Você já deve ter ouvido aquela famosa frase — “o que não pode ser medido não pode ser gerenciado” —, atribuída ao consultor e estatístico estadunidense William Edwards Deming. Isso se aplica diretamente aos resultados da força de vendas e à necessidade de um sistema de controle de vendas. Afinal, o departamento comercial é um dos setores de uma empresa que mais precisa focar no desempenho. Se as vendas vão mal, toda a empresa vai mal. 

Pensando nisso, ter ferramentas para controlar e gerenciar as vendas é algo extremamente importante para que todos saibam para onde direcionar seus esforços. 

Por exemplo: você sabe que precisa fortalecer suas vendas, já que os estoques estão altos e o faturamento está diminuindo… — mas como você vai saber o que melhorar se não tem dados para identificar o problema? E mesmo que você pense em alguma ação, como poderá saber se elas estão trazendo resultados?

Na verdade, o sistema de controle de vendas é importante mesmo antes disso: com ele, você pode agir para manter os bons resultados, antes mesmo que algum impacto nos estoques ou no faturamento seja observado. 

Porém, para que isso seja possível, o sistema para controle de vendas é essencial — para não dizer indispensável. Afinal, ele permite que você e sua equipe acompanhem os indicadores de desempenho, observe os resultados das ações e tenha ideias para manter (ou melhorar) suas vendas, sempre que necessário.

Por outro lado, se você está pesquisando sobre este assunto, é porque você já identificou esta necessidade na sua força de vendas, não é mesmo? Então, você precisa saber como funciona um sistema para controle de vendas, quais são as suas funções e como utilizá-lo — e é isso que vamos explicar nos próximos parágrafos. 

O que é um sistema de controle de vendas e como funciona?

O termo sistema para controle de vendas pode ser usado para designar qualquer tecnologia utilizada para gerenciar as ações comerciais de uma empresa, registrar os pedidos e vendas, bem como mensurar seus resultados. As funções exatas desse sistema podem variar muito, até porque não existe um tipo único de tecnologia que faça esse trabalho.

Veja bem: se você gerencia suas vendas manualmente, com anotações em papel e planilhas, você já tem um sistema para controle de vendas. Um sistema manual, é claro, mas esse é um tipo de sistema para controle de vendas, de qualquer forma. 

Ou seja: mais importante que a ferramenta, é o resultado que ela produz para a empresa.

A grande questão, a partir disso, é encontrar ferramentas que auxiliem nesse gerenciamento, para que ele seja feito de modo mais eficiente. Afinal, se você ainda usa anotações em papel e planilhas, você acaba perdendo muitas informações, pode cometer erros nos registros, além de ter bastante retrabalho (anotando, repassando e revisando informações). 

Olhando para esse cenário, um bom sistema de controle de vendas deve ser composto por dois sistemas, trabalhando em conjunto:

• Um sistema de força de vendas, que tem funcionalidades específicas para vendedores e gestores na “linha de frente”, com foco no trabalho junto aos clientes. 
• Um sistema de gestão ERP, que atua na “retaguarda”, com as outras ações necessárias para vender, como emissão de notas fiscais, controle de estoque, financeiro, etc. 

Como dissemos, o ideal é que esses dois sistemas trabalhem em conjunto — cada um com as suas especificidades, mas atuando de forma integrada. Com a integração entre ERP e força de vendas, você pode aproveitar o melhor de cada sistema para obter um controle de vendas completo e eficiente. 

Além disso, como vamos explicar mais à frente, a integração entre os sistemas dispensa você de anotar, repassar e revisar informações manualmente. Ou seja, ele também ajuda a diminuir o retrabalho, fazendo com que lhe sobre mais tempo para tarefas realmente úteis. 

O papel do força de vendas para o controle

Quando falamos do sistema para controle de vendas, o força de vendas tem funcionalidades indispensáveis a esse processo. 

Para começar, o força de vendas simplifica bastante os processos da equipe comercial, já que ela pode gerenciar todos os pedidos num só lugar. Além disso, os pedidos ficam registrados no sistema, dispensando o retrabalho de digitar as informações para salvá-las ou enviá-las. 

Em um bom sistema de força de vendas, os vendedores também contam com um catálogo digital para auxiliar no atendimento aos clientes. Na hora do atendimento, seus vendedores têm acesso ao histórico completo do cliente e a sugestões, como produtos para reposição, promoções e lançamentos. E ainda funciona offline, ou seja, mesmo sem internet ele irá conseguir emitir os pedidos.

Caso sua empresa tenha políticas comerciais diferentes para certos clientes ou linhas de produtos, elas serão aplicadas automaticamente, evitando erros e falhas comuns ao processo. E para complementar o trabalho de campo dos vendedores junto ao cliente, você conta com o e-commerce B2B — ideal para televendas, especialmente em pedidos de reposição.

Ainda assim, o mais importante para o controle de vendas são os registros e os indicadores de desempenho. Com um sistema de força de vendas, é possível emitir relatório em poucos cliques e acompanhar informações como:

• evolução de vendas e metas do exercício,
• positivação de clientes que compraram por período,
• análise das vendas por regiões,
• curva ABC dos clientes que trazem mais retorno,
• saúde da carteira de clientes,
• conversão de vendas no e-commerce.

Isso nos remete ao pensamento sobre medir e gerenciar, que trouxemos logo no início: para ter um sistema de controle de vendas eficiente, você precisa dessas informações. Com elas, você consegue identificar se o trabalho da equipe comercial está de acordo com a expectativa, se é necessário fazer alguma mudança e quais mudanças serão essas, se existirem. 

Assim, você deixa de agir somente com base nas percepções pessoais — que são essenciais, é claro, mas nem sempre são fiéis à realidade. Tomar decisões baseadas em dados é muito mais produtivo para suas vendas e para sua empresa. 

A integração entre sistemas para controle de vendas

Por mais que o sistema de força de vendas seja extremamente útil, ele não engloba todas as funções necessárias em um sistema para controle de vendas. Até mesmo porque as vendas não dizem respeito somente ao departamento comercial, aos vendedores e seus gestores. Isto é, vários outros setores precisam se envolver no circuito para que os pedidos sejam atendidos.

É aí que o sistema de gestão ERP se torna útil para o controle de vendas. 

No ERP, os pedidos emitidos pelos vendedores são devidamente registrados para que todos os outros setores possam fazer suas partes: o faturamento pode organizar os produtos para o envio, o controle de estoque pode descontar os produtos vendidos, o financeiro pode incluir o valor no fluxo de caixa, o fiscal pode emitir as notas e pagar todos os tributos… E por aí vai. 

Mas observe que um sistema complementa as funções do outro para que você consiga ter pleno controle sobre as vendas e gerenciá-las de forma mais eficiente. Quando você precisa atuar junto aos clientes e acompanhar indicadores de desempenho do trabalho de campo, é o força de vendas que você utiliza. Mas para ter uma visão mais ampla do controle de vendas e os reflexos disso em toda a empresa, você recorre ao ERP. 

É por isso que a integração entre os dois sistemas para controle de vendas é tão importante. Com a integração, os dados de um sistema são sincronizados com o outro e você não precisa repassar ou digitar informações novamente. A utilização dos dois sistemas, cada um em suas funções, ocorre sem atritos — de forma bastante prática e segura. 

Também é por isso que a Mercos oferece total integração entre o seu sistema de força de vendas e o Bling ERP. Combinados, os dois sistemas tornam o controle de vendas bem mais eficiente, mas também mais simples. Todos os pedidos e suas informações são sincronizados entre o força de vendas Mercos e o Bling ERP, de modo que todos os envolvidos podem fazer seu trabalho sem complicações e sem tarefas repetitivas. 

Por fim, além de oferecer a integração entre os sistemas, o Mercos oferece condições especiais aos clientes Bling. Para conhecê-las, acesse o site da Mercos.