Muitas pessoas não sabem o que é contar com um back office dentro da operação empresarial ou então qual é o papel desempenhado pelas pessoas que fazem parte dessa equipe. Nós vamos te mostrar o que é e sua importância dentro dos procedimentos das empresas.

Afinal: o que é um back office?

Fazendo a apropriação do termo em inglês, o back office é literalmente a “parte de trás do escritório”. Mas… Como assim?

Vamos imaginar uma operação de vendas: o cliente entra em sua loja e logo é atendido por um vendedor. Após escolher os produtos que deseja, direciona-se ao caixa e finaliza sua compra.

Parece um procedimento bem simples, mas poucas pessoas sabem realmente quais foram todas as funções exercidas para que, quando o cliente entrasse em sua loja, tudo estivesse devidamente organizado — e isso implica desde a distribuição dos produtos até mesmo à precificação correta.

E quem é responsável por isso? A equipe de back office, que está presente no departamento de compras, de cobranças, de estoque e de toda a operação por trás daquela tida como principal que, nesse caso, é a equipe de vendas.

Como identificar o back office em cada operação?

Como mencionamos, o back office faz parte de toda operação nos “bastidores” da empresa. Então, tudo aquilo que não está na linha de frente faz parte dessa função. Mas como podemos identificar as funções exercidas de acordo com cada setor?

É mais simples do que imaginamos! Nos setores administrativos e financeiros, por exemplo, basicamente todos os colaboradores realizam funções que se encaixam como back office: planejamento de contas a pagar e receber, emissão de nota fiscal, controle do fluxo de caixa, entre diversas outras.

Já nos setores de controle de estoque e logística, por exemplo, toda a parte de solicitação de compras e supervisão do processo de entrega fazem parte de uma operação backoffice.

Percebe o quão importante essa função é para a sua empresa? Transitando por todos os processos, ela é fundamental para que cada etapa aconteça de maneira eficiente e o seu cliente, por fim, perceba a competência da empresa como um todo.

O papel do back office dentro do seu e-commerce

Você deve estar se perguntando como funciona o papel do back office dentro do e-commerce, certo? Pois ele tem a mesma (ou talvez maior) importância.

Afinal, sua loja virtual tem uma vitrine de produtos, onde o cliente precisa encontrar todas as informações necessárias para concluir sua compra com a máxima satisfação. Mas, além disso, receber a mercadoria no prazo correto também faz parte desse processo.

E adivinha quem são os responsáveis por fazer tudo isso acontecer com eficiência? Exatamente: a equipe de back office.

Seja para a sua equipe o gestor que ela precisa

Para potencializar ainda mais o trabalho de sua equipe de back office, você precisa desempenhar algumas técnicas de gestão que podem fazer toda a diferença.

Dentre elas, podemos destacar a necessidade de ter um planejamento para as atividades rotineiras, bem como a criação de metas e objetivos para incentivar seus colaboradores. Além disso, acompanhar de perto e com frequência o desenvolvimento dessas funções te permite renovar constantemente as propostas de melhorias para a empresa como um todo.

Como otimizar ainda mais a produtividade da sua equipe de back office?

Em nosso post “5 provas de que um ERP pode ajudar em suas vendas” nós mostramos os benefícios de contar com um software de gestão empresarial para aprimorar as atividades de seus colaboradores e otimizar suas vendas.

Essas vantagens refletem também na produtividade da sua equipe de back office. Afinal, como já mencionamos algumas vezes, a comunicação unificada é fundamental para o bom andamento das funções de qualquer empresa.

Portanto, ter um sistema ERP que garanta tanto essa comunicação mais eficiente quanto a automatização de processos burocráticos rotineiros torna-se um potente recurso para sua empresa. Isso gera uma redução significativa de erros e otimiza o tempo de produção de seus colaboradores.

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Em resumo, podemos perceber como o back office é fundamental para que todas as operações da empresa funcionem em perfeita harmonia e eficiência, certo?!

Para garantir a máxima capacidade de produção de sua equipe, você pode contar com Bling — um sistema ERP online e simples de usar. Se ainda não é cliente, faça um teste grátis por 30 dias e descubra todas as vantagens de ser Bling!