Quando um processo falha ou uma atitude fora do esperado precisa ser tomada, é hora de colocar em prática a operação de retaguarda, o back office, para garantir a qualidade do trabalho, mesmo em uma situação adversa.

Por isso, os setores de uma empresa devem manter uma boa comunicação entre si, com o administrativo, o estoque, a logística e o financeiro trabalhando de forma integrada.

A solução funciona como uma retaguarda para solucionar problemas de forma imediata, portanto, todas as áreas dos bastidores da empresa são consideradas um back office, dando suporte ao cliente sempre que necessário.

Muitas pessoas não sabem o que é o back office dentro da operação empresarial ou qual é o papel desempenhado pelas pessoas que fazem parte dessa equipe. 

Continue a leitura do artigo e entenda o conceito, as funções e sua importância dentro dos procedimentos das empresas.

O que é back office?

O back office é a parte da empresa formada pelo pessoal administrativo e operacional que dá suporte ao restante do negócio, inclusive ao front office, que inclui funções de vendas, marketing e atendimento ao cliente que interagem diretamente com os clientes.

Imagine uma operação de vendas: o cliente entra em sua loja e logo é atendido por um vendedor. Após escolher os produtos que deseja, direciona-se ao caixa e finaliza sua compra.

Parece um procedimento bem simples, mas poucas pessoas sabem realmente quais foram todas as funções envolvidas para que, quando o cliente entrasse na loja, tudo estivesse devidamente organizado — e isso implica desde a distribuição dos produtos nas prateleiras até mesmo à precificação correta.

E quem é responsável por essas etapas? A equipe de back office, que está presente no departamento de compras, de cobranças, de estoque e de toda a operação por trás daquela tida como principal que, nesse caso, é a equipe de vendas.

Com a equipe da “parte de trás do escritório” operando na retaguarda dos processos, o gestor corrige erros na operação que possam afetar os resultados, minimizando os efeitos para o time da linha de frente.

No cenário de um e-commerce, devido às características da compra, o processo ganha um destaque ainda maior, pois exerce o papel de suporte. Os profissionais envolvidos na linha de frente continuam indispensáveis, pois garantem a continuidade da operação, sem prejudicar os clientes.

Contrapondo ao front office, o back office é o suporte operacional para a gestão do negócio e dentro dessa gestão estão funções importantes como marketing, financeiro, contabilidade, jurídico, entre outras.

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Qual a importância do back office para as empresas?

Os profissionais envolvidos na área de back office administrativo têm o papel de identificar problemas e gerar soluções, antes que uma falha em um processo impacte a experiência de compra do cliente. A partir dessa identificação, um plano de ação é gerado. 

Dai a importância do back office para realizar a gestão interna da empresa e tomar para si a função de fazer as coisas acontecerem, mesmo quando algo sair do esperado.

Além disso, a equipe faz a gestão de custos para otimizar processos essenciais, como redução de custos, definição de metas, acompanhamento de resultados e análise de dados. 

O back office é um processo importante tanto para quem trabalha no varejo físico quanto no comércio eletrônico e até mesmo na indústria.

Como identificar o back office em cada operação?

O back office faz parte de toda operação nos “bastidores” da empresa. Então, tudo aquilo que não está na linha de frente faz parte dessa função. Porém, como identificar as tarefas exercidas de acordo com cada setor?

É mais simples do que você imagina! Nos setores administrativos e financeiros, por exemplo, basicamente todos os colaboradores realizam funções que se encaixam como back office: planejamento de contas a pagar e receber, emissão de nota fiscal, controle do fluxo de caixa, entre diversas outras.

Já nos setores de controle de estoque e logística, por exemplo, toda a parte de contato com fornecedores, solicitação de compras e supervisão do processo de entrega fazem parte da operação de back office.

Percebe o quão importante é essa função para as empresas? Transitando por todos os processos, ela é fundamental para que cada etapa aconteça de maneira eficiente e o seu cliente, por fim, perceba a competência da empresa toda.

O back office se aplica a todas as empresas?

O back office se aplica, sim, a empresas de todos os portes, como uma forma de dar suporte para solucionar os problemas e adversidades de forma imediata.

Geralmente, o processo é realizado por profissionais que prestam serviços indiretos. Um exemplo é em um estabelecimento comercial no qual a atividade não compete a quem vende, mas quem está por trás da operação. 

Existe um grupo grande que participa do processo, mas não realiza a atividade fim, que, no caso, é vender. É importante reconhecer que nada acontece sem a retaguarda dos setores complementares.

O papel do back office dentro do seu e-commerce

Você deve estar se perguntando como o back office funciona dentro do e-commerce, certo? Pois ele tem a mesma (ou talvez maior) importância.

Afinal, a loja virtual tem uma vitrine de produtos, onde o cliente precisa encontrar todas as informações necessárias para concluir sua compra com a máxima satisfação. Mas, além disso, receber a mercadoria no prazo correto também faz parte desse processo.

E adivinha quem são os responsáveis por fazer tudo isso acontecer com eficiência? Exatamente: a equipe de back office.

Para potencializar o trabalho da equipe de back office, ter boas técnicas de gestão faz toda a diferença. Dentre elas, destaca-se a necessidade de ter um planejamento para as atividades rotineiras, bem como a criação de metas e objetivos para incentivar os colaboradores. 

Além disso, acompanhar de perto e com frequência o andamento das funções permite renovar constantemente as propostas de melhorias para a empresa.

Cuidar do back office é uma segurança para a empresa

Ou seja, nenhuma empresa sobrevive somente com uma área funcionando. É a junção das equipes e das suas competências que ajuda a alcançar os objetivos planejados. Ter operações de back office é uma segurança para que em momentos difíceis, a empresa se mantenha ativa.

Modernizar as operações e dar autonomia para as equipes se organizarem também é importante para que o colaborador entenda a importância de manter processos aparelhados e uma retaguarda eficiente. 

O back office é uma tarefa prioritária e deve existir nos negócios de todos os portes, desde as grandes empresas até as organizações que estão se estruturando.

Quais os benefícios de uma gestão de back office automatizada?

Os controles de gestão manuais facilitam o surgimento de problemas. Isso porque falhas humanas acontecem com maior frequência quando é necessário cadastrar dados da movimentação de produtos ou serviços. 

A tecnologia torna o trabalho mais dinâmico e assertivo e um sistema de gestão ERP é a ferramenta ideal para facilitar a execução das tarefas. 

As falhas ainda prejudicam e atrasam os resultados, por isso, não vale correr riscos e viver preocupado. Automatizar é o melhor caminho para gerir e organizar a equipe e montar uma estratégia de back office eficiente.

Um ERP aprimora as habilidades de seus colaboradores e otimiza as vendas, beneficiando o nível de produtividade da equipe de back office. Afinal, a comunicação unificada é fundamental para o bom andamento das funções de qualquer empresa, lembra.

Portanto, um software de gestão empresarial garante tanto a comunicação mais eficiente quanto a automatização de processos burocráticos rotineiros, tornando-se um potente recurso para sua empresa. 

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