Para manter um negócio ativo e em crescimento, é preciso melhorar continuamente seus processos para atingir as metas e conquistar os objetivos desejados. Correto?
É por isso que você precisa conhecer o ciclo PDCA, uma metodologia que estimula o aprimoramento contínuo dos processos que envolvem a administração de um negócio.
Utilizar essa ferramenta é uma forma de manter em dia o controle de qualidade da sua empresa, tanto em relação aos produtos e serviços, quanto aos processos internos.
Interessante, não é? Então, se você quer saber mais sobre esse assunto e conhecer, em detalhes, essa ferramenta, continue lendo este guia até o final.
Você vai aprender como funcionam as etapas do ciclo, como implementá-las em sua empresa e os seus principais benefícios. Vamos lá!
O que você verá no artigo:
Afinal, o que é PDCA?
O ciclo PDCA é uma metodologia gerencial utilizada para identificar gargalos em processos empresariais e definir um plano de ação para solucionar esses problemas. Em outras palavras, é uma filosofia de aprimoramento contínuo que pode ser aplicada por qualquer tipo de negócio.
Seu objetivo não é criar ou definir processos, mas identificar pontos de melhorias naqueles já existentes. É uma maneira de aperfeiçoar os meios atuais para potencializar os resultados.
Dessa forma, o método PDCA é usado para identificar problemas. Isso porque uma vez que a empresa sabe quais são suas maiores falhas, é possível reunir o time para propor uma solução.
Para que serve o ciclo PDCA?
Em resumo, o ciclo PDCA serve, principalmente, para fazer um controle de qualidade dos processos de uma empresa, encontrando oportunidades de aperfeiçoar desde atividades internas até mesmo os produtos vendidos.
O ciclo pode ser utilizado em diversas áreas de um negócio, desde o recrutamento de colaboradores, o atendimento ao cliente até o desenvolvimento de produtos/serviços.
Em todo cenário, o objetivo é o mesmo: identificar problemas e encontrar maneiras assertivas de solucioná-los.
Vale lembrar que o método não possui um começo, meio e fim. Por ser considerado um ciclo, entende-se que o processo de encontrar falhas e resolvê-las nunca acaba, o que torna o PDCA uma filosofia empresarial de melhoria contínua.
Qual é o principal objetivo do ciclo PDCA?
Ao usar a metodologia PDCA, uma empresa busca manter seus processos bem alinhados e melhores executados. Esse alinhamento permite que todos os setores e times estejam em harmonia, “falando a mesma língua”, e consigam chegar mais próximos dos objetivos estratégicos e comerciais da organização.
Como resultado, o negócio consegue:
- padronizar processos;
- estabelecer uma cultura de aprendizado contínuo;
- identificar erros e corrigi-los rapidamente;
- facilitar as tomadas de decisões, entre outros.
Quando usar o ciclo PDCA?
Se partirmos do princípio que sempre há um ponto a se melhorar, não existe um momento específico para usar o PDCA. Até mesmo em períodos em que sua empresa está apresentando ótimos indicadores, a metodologia pode contribuir para lapidar ainda mais a sua performance.
No entanto, por ser um método focado na melhoria de processos, negócios que estão com problemas organizacionais e financeiros podem precisar de ferramentas gerenciais com mais urgência.
Por isso, se esse é o caso do seu negócio, não perca tempo e comece a aplicar o ciclo na sua rotina. Afinal, seu uso pode contribuir com a melhora dos processos e até mesmo com o desenvolvimento de diferenciais competitivos.
Etapas do ciclo PDCA
Essa metodologia é formada por quatro etapas, cada uma representada por uma letra da sigla PDCA:
- Planejamento (plan);
- Execução (do);
- Validação (check);
- Ação (act).
A seguir, entenda para que serve e como funciona cada uma dessas etapas.
Planejamento
A etapa 1 é a de planejamento e consiste em fazer uma análise do cenário atual para, então, definir o plano para melhorá-lo.
Aqui, é importante ter em mente qual questão você deseja trabalhar primeiro: é um processo interno? É o planejamento de um serviço? É o aprimoramento de um produto?
Não adianta tentar aplicar o ciclo na empresa como um todo, pois você não conseguirá sair do lugar. É preciso ser específico, olhando para cada “problema” em seu tempo.
Depois que o processo que se deseja otimizar é escolhido, é hora de pensar nos objetivos dessa análise. Onde sua empresa deseja chegar com isso?
É fundamental que as metas sejam alinhadas para que, ao final, o resultado possa ser mensurado.
Em seguida, você deve reunir seu time para começar a traçar o plano de ação. Nessa parte, é crucial que as pessoas que trabalham com você estejam presentes.
Isso porque, além de poderem identificar problemas que você não conhece ou viu, elas provavelmente vão participar das tarefas necessárias para cumprir o objetivo.
Uma dica: faça o plano de ação o mais detalhado que puder, incluindo os responsáveis por cada etapa, os prazos e afins.
Leia também: Planejamento estratégico: o que é e como fazer o da empresa?
Execução
O momento da execução é a hora de colocar o que foi planejado em prática.
Nessa fase, a metodologia PDCA defende a aplicação de treinamentos que ajudem o time a executar o plano descrito.
Outro aspecto importante dessa segunda etapa é o registro de dados para ser possível monitorar o processo e mensurar os resultados ao final.
Validação
Como o nome sugere, a etapa de validação é o momento de analisar os resultados e conferir se os objetivos definidos no início do ciclo foram alcançados.
Essa fase também serve para identificar falhas e erros que possam ter acontecido na etapa de execução. Dessa forma, é possível saber o que precisa ser ajustado.
Ação
Por fim, tudo o que foi identificado de negativo na etapa anterior precisa passar por um ajuste. Essa é a fase da ação, que consiste em colocar ações em prática para corrigir as falhas detectadas no passo anterior.
Aqui, fica clara a razão do método PDCA ser chamado de ciclo: ao levar soluções para os problemas identificados, o time volta ao estágio de planejamento (dessa vez, considerando os novos resultados alcançados).
E é assim que todas as fases se repetem, entrando novamente no ciclo de melhoria na busca pelo aprimoramento constante.
Benefícios do ciclo PDCA para um negócio
Agora ficou claro o que é e como o PDCA funciona, não é? Mas se você ainda está na dúvida se vale a pena incluir esse método na rotina do seu negócio, confira alguns benefícios que vão te convencer!
Auxilia a solução de problemas
Esse é, sem dúvidas, o principal benefício do PDCA. Afinal, se o objetivo é identificar gargalos em processos empresariais, o ciclo contribui para solucionar problemas que o negócio esteja enfrentando.
Um fato interessante sobre a metodologia é que, embora seja comum no universo empresarial, o método também pode ser aplicado em contextos pessoais. Por exemplo: você pode usar o ciclo para aprimorar sua rotina ou seus métodos de estudo.
Melhora a qualidade de produtos/serviços
Como dito, o ciclo PDCA pode ser usado como uma ferramenta de controle de qualidade. Isso porque a melhoria contínua é a principal base desse método!
Logo, ao incluir as etapas em sua empresa, é possível fazer uma gestão da qualidade constante dos produtos e serviços que você oferece. Dessa forma, fica muito mais fácil identificar oportunidades de melhorar suas soluções.
Contribui para a tomada de decisões
Você se lembra de que o registro de dados faz parte do ciclo? Ao ter essas informações catalogadas, você consegue tomar decisões baseadas em dados concretos, e não pelo achismo.
Assim, ao saber exatamente os resultados de cada ação, é possível olhar para sua empresa de uma maneira mais abrangente, mantendo aquilo que está funcionando e revendo aspectos que apresentam um resultado negativo.
Leia também: Como a inteligência de dados pode tornar a empresa mais competitiva?
Como fazer PDCA?
Para aplicar o ciclo PDCA, não tem muito segredo: basta seguir as etapas da metodologia que citamos acima. Porém, para tornar o processo ainda mais claro, que tal descobrir o que fazer em cada fase? Confira!
1. Planeje as melhorias
O primeiro passo para fazer o ciclo PDCA é identificar as oportunidades de melhorias e fazer um cronograma para implementar as mudanças.
Nessa fase, é crucial que o gestor faça um plano com o máximo de detalhes possíveis, para não surgirem dúvidas durante sua implementação.
Ou seja, inclua todas as informações relevantes: responsáveis, data, prazo, função etc. Além disso, garanta que a equipe tenha as ferramentas e a estrutura necessária para desempenhar cada passo.
Lembre-se também de que, antes de fazer o planejamento, você precisa saber exatamente a realidade de determinado setor, produto ou outros. Para isso, reúna todas as informações sobre o processo atual.
2. Implemente o plano
Aqui, você e seu time vão sair do campo das ideias para a ação. É hora de colocar o planejamento em prática, testando sua eficácia.
Vale lembrar que mais estratégico do que ter um plano de vários passos, é definir as ações mais assertivas, que vão trazer bons resultados. Então, não se apegue tanto à quantidade. Isso porque, às vezes, tudo que um determinado setor precisa é de um treinamento, por exemplo.
3. Confira os resultados
Depois de seguir o plano, é hora de verificar se a ação (ou ações) funcionou. Ou seja, que trouxeram o resultado esperado.
É aqui que a melhoria contínua começa, pois além de saber as falhas do processo, produto, serviço, entre outros, você agora sabe quais os gargalos do seu plano de ação.
Então, fica mais fácil ajustar o planejamento para ficar cada vez mais próximo do objetivo inicial.
Em outras palavras, a etapa de verificação serve para medir tanto o resultado das ações planejadas, quanto da execução de cada uma delas.
4. Ajuste o plano e a execução, se necessário
Por último, é hora de agir com foco nos ajustes, revendo o planejamento inicial e também os métodos de execução de cada ação.
Como você já sabe o que deu certo e o que não funcionou tão bem, fica mais fácil identificar o que precisa ser mudado no novo ciclo PDCA.
Essa etapa é uma das mais importantes para conseguir chegar às melhorias desejadas. Afinal, se você para na fase de análise de resultados, mas não faz os ajustes necessários, não consegue corrigir os erros de fato.
Exemplo de ciclo PDCA aplicado em um e-commerce
Para tornar todas essas informações ainda mais claras, que tal criarmos um ciclo para uma empresa hipotética?
Imagine que seja dono de um e-commerce de produtos naturais que, nos últimos meses, recebeu muitas reclamações em relação à entrega das mercadorias, principalmente sobre o prazo, que muitas vezes não é cumprido.
Nesse cenário, usar o ciclo PDCA para analisar e aprimorar o processo de entrega faz todo o sentido, concorda?
Vamos começar?
- Meta: o principal objetivo é reduzir o tempo médio do envio de produtos em até 50% nos próximos 3 meses;
- Planejamento: procurar novos fornecedores de transporte e implementar um sistema de gestão de estoque para manter o armazém organizado;
- Execução: renegociação com os fornecedores atuais para reduzir o tempo de entrega (ter mais pontualidade) e implementação de um sistema de gerenciamento de estoque 100% online;
- Verificação: apesar da renegociação, o tempo de entrega se manteve igual e as queixas a respeito de atrasos não diminuíram; por outro lado, o sistema de estoque funcionou adequadamente e ajudou a manter o armazém organizado, além de facilitar o processo de compra de novos produtos;
- Ação: buscar novos parceiros logísticos para realizar as entregas, uma vez que a renegociação não teve o resultado esperado.
Aqui, vemos que o primeiro ciclo ajudou a melhorar um problema (a organização do estoque), mas não foi o suficiente para solucionar a questão dos atrasos. Logo, um novo ciclo deve ser iniciado, agora com foco no setor logístico da empresa.
Saiba mais: O que é controle de estoque: passo a passo para uso estratégico
Um ERP pode facilitar a gestão da sua empresa!
Agora não restam dúvidas de que o método PDCA pode ser muito benéfico para qualquer tipo de negócio, não é?
Porém, como você aprendeu, para conseguir colocá-lo em prática, é preciso ter um panorama dos processos atuais da empresa. Afinal, só é possível melhorar aquilo que você já faz e conhece.
Nesse aspecto, contar com um ERP para fazer a gestão empresarial pode ser um superbenefício, principalmente porque o sistema ajuda a centralizar todas as áreas e processos do seu negócio, deixando tudo registrado em um único local.
Por isso, se você ainda não utiliza um sistema integrado de gestão, não perca mais tempo! Com um ERP como o Bling, é possível:
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- fazer o controle do estoque;
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