Ter liberdade para tomar decisões profissionais, se dedicar ao próprio negócio e conquistar independência no trabalho são motivos que levam as pessoas a abrir seus empreendimentos. No entanto, muitos não percebem que, para garantir a sustentabilidade da organização nos primeiros anos e torná-la um sucesso, é essencial saber como administrar uma pequena empresa.
Para uma gestão eficaz de pequenos negócios, é necessário um planejamento que envolva diferentes áreas, como marketing, finanças, administração, recursos humanos e contabilidade.
Contudo, nem todos os empreendedores têm o conhecimento essencial para desenvolver um plano estratégico completo e implementá-lo no dia a dia.
Neste artigo, mostramos dicas simples de como gerenciar uma pequena empresa, a importância de saber como administrar pequenos negócios de forma estratégica e os benefícios de organizar um empreendimento do zero.
Continue a leitura para saber os passos essenciais para fazer a gestão de uma pequena empresa.
O que você verá no artigo:
O que é gestão de pequenos negócios?
A gestão de pequenos negócios envolve ações para garantir uma boa estruturação das empresas e fazê-las prosperar. Essa estratégia ajuda no planejamento e no controle financeiro, no desenvolvimento de pessoas, na organização do fluxo de trabalho e no fortalecimento do marketing, por exemplo.
Porém, para o gerenciamento empresarial ser efetivo, é fundamental integrar as atividades de todo o negócio. Isto é, o empreendedor deve considerar diferentes áreas, como finanças, recursos humanos, vendas, operações e comunicação, para assegurar a eficiência dos processos, atingir as metas estabelecidas e maximizar os resultados.
De forma geral, a administração de pequenos empreendimentos é similar ao sistema dos grandes negócios, uma vez que ambos apresentam objetivos em comum: crescer em um mercado competitivo.
A diferença é que nas empresas menores o empresário lida com uma equipe reduzida, cadeia produtiva mais simples e quantidade reduzida de gestores.
Por que é importante saber como administrar pequenos negócios?
A gestão de pequenos negócios envolve o planejamento estratégico e influencia as decisões administrativas dos empreendedores para atingir seus objetivos e resultados.
Essa estratégia é responsável por apontar as melhores ações e táticas, assim como ajudar gestores a encontrar as ideias adequadas para resolver os desafios empresariais.
Ao realizar um gerenciamento eficaz das áreas logísticas, financeiras e operacionais, por exemplo, é possível se adaptar com mais facilidade às mudanças do mercado.
Além disso, os empreendimentos que investem em gestão conseguem:
- aprimorar produtos e serviços;
- inovar os processos internos para torná-los mais simples e ágeis;
- maximizar recursos, como tempo, dinheiro e mão de obra;
- treinar e desenvolver pessoas;
- acompanhar as novidades do segmento de atuação.
Desse modo, saber como administrar pequenos negócios contribui para o desenvolvimento e crescimento de qualquer empresa, independentemente do ramo.
Conheça os benefícios de organizar uma empresa do zero
Organizar uma empresa do zero traz vantagens para o desenvolvimento, funcionamento e lucro dos negócios e também para os colaboradores.
Para aprender como administrar uma pequena empresa, é importante entender os benefícios da organização para o seu empreendimento.
Confira os principais!
- Tomar decisões informadas: o empreendedor toma decisões embasado em dados exatos e análises atualizadas; logo, contribui para minimizar riscos.
- Melhorar o controle financeiro: administrar corretamente contribui para monitorar entradas e saídas de dinheiro e evitar problemas de fluxo de caixa. O controle financeiro dificulta o acúmulo de dívidas e multas.
- Fazer um planejamento estratégico: a tática ajuda a definir metas claras e traçar ações para alcançá-las. Assim, fica mais fácil direcionar os esforços de maneira eficaz.
- Aumentar a produtividade: a gestão correta organiza processos e equipes e otimiza o tempo. Desse modo, aumenta a eficiência das operações e a produtividade.
- Adaptar-se às transformações do mercado: com uma boa administração, a empresa consegue se adaptar rapidamente às mudanças do mercado e às necessidades dos clientes.
- Fortalecer a marca: administrar bem auxilia na construção de uma reputação sólida e na conquista da confiança e satisfação dos clientes.
- Ter um ambiente de trabalho mais confortável: um local organizado incentiva os colaboradores a exercerem suas funções de forma mais eficaz, o que contribui para o bem-estar e conforto no trabalho.
- Melhorar a comunicação: a organização contribui para aperfeiçoar a comunicação interna. Assim, as trocas de informações entre colaboradores e gestores ficam mais claras e objetivas.
- Aprimorar a gestão de processos: com o gerenciamento de procedimentos internos, é mais simples identificar falhas e pontos de melhoria e otimizar o uso dos recursos.
- Aumentar a segurança: fazer uma boa gestão aumenta a segurança de dados e deixa os processos de trabalho mais rápidos.
Como organizar uma empresa do zero?
Agora que você conhece os benefícios de estruturar um negócio, chegou a hora de saber como organizar uma empresa do zero. Acompanhe!
1. Implemente a gestão de processos
A gestão de processos é um modelo de gerenciamento no qual a empresa organiza o fluxo de trabalho por meio de procedimentos para garantir um padrão operacional de qualidade.
Ao adotar esse método, você tem uma visão objetiva do negócio, o que favorece a implementação de melhorias e a tomada de decisão.
Com a prática, também é possível assumir o controle das atividades e promover a interação entre as tarefas realizadas por diferentes setores.
É importante ressaltar que a falta de processos compromete as operações, assim como o desempenho dos profissionais. Portanto, para organizar seu empreendimento, estude esse tema para implementá-lo da forma mais adequada.
Aproveite para ler: Processos internos: 6 dicas para otimizar sua gestão
2. Digitalize os documentos
Para manter uma boa organização da sua empresa, elimine os papéis desnecessários e digitalize o máximo de documentos que puder. Além de ocupar espaço, as folhas não contribuem para a sustentabilidade do planeta.
Apesar do esforço, muitas vezes, ainda será necessário guardar documentações na versão impressa. Para isso, adquira um arquivo físico para organizar melhor.
Quando for possível catalogar registros virtualmente, se você não tiver um sistema de arquivo on-line, siga as etapas abaixo:
- digitalize os recibos do seu negócio;
- utilize serviços de faturamento e pagamento digital para eliminar papéis;
- invista em treinamentos a distância para os colaboradores saberem como proceder com os novos processos de arquivamento;
- tenha um sistema em nuvem de backup para empresas;
- use ferramentas, como o Google Drive, para arquivar os dados. É um recurso gratuito e simples de utilizar.
3. Utilize ferramentas de produtividade
Para organizar sua empresa, é imprescindível usar ferramentas de produtividade, como aplicativos e softwares.
Esse tipo de recurso contribui para aprimorar a gestão, melhorar a comunicação com colaboradores, clientes e fornecedores e otimizar a execução de tarefas.
Antes de baixar diferentes apps ou plataformas, avalie as necessidades e os sistemas ideais para seu empreendimento. Veja exemplos:
- Trello: recurso de gestão de projetos para organizar ideias e atividades em quadros on-line. Com essa solução, você compartilha informações e arquivos com sua equipe e define datas de entrega de tarefas. Existem duas versões: gratuita e paga.
- Dropbox: plataforma que armazena, compartilha e sincroniza arquivos virtuais na nuvem para agilizar o acesso de documentos, fotos e vídeos de qualquer dispositivo e lugar. Você pode utilizar a opção paga ou gratuita.
- Google Calendar: agenda virtual para criar eventos, tarefas e compromissos pelo computador ou celular. Esse aplicativo permite o compartilhamento de agendas com equipes e o recebimento de notificações. É prático de usar e gratuito.
- Google Meet: aplicativo que cria reuniões por vídeo ou áudio, com até 250 participantes, pelo computador, celular e tablet. Existe na versão gratuita e paga e permite compartilhar a tela, enviar mensagens de texto e gravar os encontros.
4. Organize seu computador
O computador é uma das ferramentas mais usadas na rotina profissional. Portanto, para facilitar a execução das atividades, é indispensável organizar o seu equipamento.
Para isso, recomendamos limpar a área de trabalho com frequência, atualizar o software com regularidade, configurar o sistema de arquivamento digital e analisar o estado do backup de dados.
5. Controle as despesas
Empreendedores que não organizam as finanças podem prejudicar o negócio, uma vez que a desorganização contribui para o gasto excessivo e desnecessário e para a perda do controle dos custos mensais.
Logo, para manter o equilíbrio financeiro, gerencie os ganhos e as despesas com os colaboradores, a manutenção de equipamentos e os serviços e produtos que oferece, por exemplo.
Leia também: Receitas e despesas de uma empresa: como organizar?
6. Estruture a comunicação interna
A falta de comunicação clara nas empresas prejudica o andamento do trabalho, além de contribuir para a perda de tempo dos colaboradores em tarefas desnecessárias, como o uso excessivo de e-mails.
Para organizar o seu negócio adequadamente, estruture a comunicação interna. A definição de um canal digital, por exemplo, facilita a conversa com a equipe. Assim, otimiza as tarefas e o tempo gasto na execução das funções, o que contribui com o aumento da produtividade.
Como administrar uma pequena empresa em 10 dicas!
Para saber como administrar uma pequena empresa, é essencial ter um olhar atento e amplo para diferentes áreas do negócio.
Listamos as principais dicas para você realizar uma gestão de sucesso. Veja!
1. Conheça seu mercado de atuação
Entender como funciona o seu segmento de atuação é primordial para criar diferenciais, se destacar da concorrência e tornar sua empresa desejada pelo público.
Para isso, você deve analisar o mercado para conhecer as principais tendências, o perfil dos potenciais clientes, os fornecedores e os concorrentes.
Uma forma simples de obter essas informações é usar a Análise SWOT. É uma ferramenta de planejamento estratégico que ajuda a identificar as forças e fraquezas do ambiente interno (do empreendimento) e as oportunidades e ameaças da área externa.
Com essas informações em mãos, você analisa se a sua ideia de negócio é viável e rentável ou se precisa de melhorias.
2. Faça um planejamento estratégico
O planejamento estratégico é uma etapa relevante a seguir para ter uma boa gestão. Com o recurso, você avalia a realidade da sua empresa, o papel que irá desempenhar no mercado, aonde quer chegar e quais serão os passos para atingir os objetivos.
Nesse documento, devem constar a missão, a visão e os valores da organização, além das metas para direcionar suas ações.
Como toda documentação que guia um negócio, revise o seu plano com frequência para ajustar (se for preciso) e manter as informações atualizadas. Só assim, será possível alcançar os resultados esperados.
3. Gerencie as finanças
Para saber como administrar uma pequena empresa, é crucial gerir as finanças rigorosamente. Logo, você deve acompanhar as receitas, as despesas e o fluxo de caixa constantemente para garantir a liquidez do negócio e ter informações exatas para as tomadas de decisão.
Para simplificar o controle financeiro, utilize ferramentas como o sistema ERP do Bling para registrar e analisar os dados econômicos.
4. Cuide da gestão de estoque
Se você deseja aprender como gerenciar uma pequena empresa, invista na gestão de estoque.
Ter um bom controle de depósito pode beneficiar seu negócio da seguinte forma:
- planejar as compras;
- calcular o giro das mercadorias. Dessa maneira, ajuda a reduzir custos desnecessários e aumentar a margem de lucro;
- garantir a expedição correta dos pedidos, o que contribui para a satisfação dos clientes;
- conhecer os gastos e as saídas da organização e facilitar o planejamento financeiro;
- melhorar o relacionamento com os fornecedores;
- otimizar os processos de suprimento e a aprimorar a logística empresarial.
Portanto, para gerir seu estoque adequadamente, faça um inventário dos produtos com quantidade, identificação e classificação dos itens armazenados.
Além disso, não se esqueça de cadastrar todos os itens que entram e saem da empresa e conferir, periodicamente, as possíveis perdas ou inconsistências.
Para simplificar o gerenciamento, você pode usar o sistema de controle de estoque do Bling, um recurso integrado aos seus canais de venda.
5. Documente suas relações em contrato
Em qualquer acordo que você fizer com pessoas físicas ou jurídicas, faça um contrato para assegurar os direitos e deveres dos envolvidos. É uma forma de gerar transparência e eficiência administrativa.
Existem diferentes situações nas quais você pode utilizar o documento:
- compra de reposição de matérias-primas com fornecedores;
- prestação de serviços;
- contratações de colaboradores;
- registros de transporte de mercadorias.
6. Defina um planejamento de marketing
Definir um bom planejamento de marketing vai te ajudar a desenvolver ações para divulgar seu negócio, atingir o público-alvo, promover seu produto ou serviço, construir uma imagem positiva da sua marca e ampliar as vendas.
Portanto, invista em estratégias digitais efetivas, como:
- criar publicações úteis para as redes sociais em que seus consumidores estejam presentes;
- produzir conteúdos em blog (se tiver um site) com técnicas de SEO para atrair clientes e aumentar a visibilidade do seu negócio em buscadores, como o Google;
- desenvolver anúncios pagos em redes sociais.
Lembre-se de atualizar seu plano sempre que tiver alguma mudança na empresa para mantê-la competitiva diante da concorrência.
7. Foque na gestão de pessoas
Independentemente do tamanho da sua empresa e da quantidade de colaboradores, para gerir bem o seu negócio, invista na gestão de pessoas.
No entanto, não basta contratar profissionais qualificados; você deve oferecer treinamentos periódicos para todos dominarem os processos de trabalho e as ferramentas usadas no dia a dia.
Desse modo, é possível aprimorar o conhecimento técnico e a qualidade do trabalho e, consequentemente, melhorar o atendimento ao cliente.
8. Estabeleça as funções e responsabilidades da equipe
Definir as tarefas e responsabilidades dos colaboradores claramente melhora a eficiência, reduz os retrabalhos e aumenta a produtividade do empreendimento.
Com esse objetivo, converse com sua equipe e descubra os pontos fortes e fracos de cada um. Dessa forma, você divide as funções conforme as habilidades individuais e todos ficam mais satisfeitos.
9. Avalie o desempenho dos colaboradores
A equipe de trabalho é a base de toda empresa, uma vez que é a responsável por tocar as atividades e fazer o empreendimento crescer.
Portanto, além de contratar pessoas talentosas e comprometidas com os objetivos do negócio, todo empreendedor deve desenvolver ações para manter a qualidade da mão de obra.
Então, faça avaliações periódicas para alinhar as expectativas, motivar os profissionais, obter a opinião sobre as atividades desempenhadas e ajustar o desempenho segundo as metas estabelecidas.
10. Invista no atendimento e relacionamento com os clientes
Oferecer uma boa experiência de compra para os consumidores vai além do fechamento da transação comercial.
Para um cliente ter uma jornada satisfatória, é necessário despertar boas sensações desde o momento em que ele descobre o produto ou serviço até o pós-venda.
Na prática, significa realizar uma comunicação clara para divulgar o que vende, cumprir o prazo de entrega, oferecer um atendimento de qualidade e manter um bom relacionamento após a aquisição.
Para atender a esse último ponto, ofereça canais de comunicação para receber a opinião dos compradores sobre o processo de compra ou esclarecer eventuais dúvidas.
Além dessas estratégias, promoções e programas de fidelidade são ações de marketing usadas pelas empresas para estreitar laços com o público por meio da oferta de benefícios.
Lembre-se: clientes satisfeitos são mais propensos a voltar e indicar a sua empresa para outras pessoas.
Como administrar o dinheiro de uma pequena empresa?
Para fazer uma boa gestão, você também deve aprender como administrar o dinheiro de uma pequena empresa. Existem ações básicas que podem te ajudar a gerenciar melhor as finanças do seu empreendimento:
- separe as despesas pessoais das empresariais;
- elabore um orçamento mensal;
- negocie com fornecedores;
- pague as contas em dia;
- tenha uma reserva de emergência;
- utilize ferramentas de gestão financeira.
Separe as despesas pessoais das empresariais
Misturar as contas pessoais com as da empresa pode gerar confusão em relação às questões fiscais e dificultar o controle financeiro.
A melhor maneira de administrar o dinheiro de um pequeno empreendimento é definir um orçamento pessoal e um comercial e respeitá-los de forma rígida e separada. Assim, as despesas da sua organização não interferem nas finanças pessoais e vice-versa.
Aproveite para abrir uma conta exclusiva para seu negócio.
Elabore um orçamento mensal
Desenvolver um orçamento mensal ajuda qualquer empreendedor a planejar e controlar as receitas e despesas da empresa.
Essa ferramenta serve como um mapa financeiro, ou seja, contribui para ter uma visão clara de quanto de dinheiro entra e sai. Dessa forma, é possível evitar gastos desnecessários, garantir que o fluxo de caixa seja sempre positivo e ter uma gestão mais eficiente.
Negocie com fornecedores
Antes de contratar um serviço ou comprar material de fornecedores, negocie melhores condições, como prazos de parcelamento ou descontos para pagar à vista. É uma forma de otimizar o uso do capital.
Você também deve avaliar os termos de compra, como multas por atraso de pagamento e períodos de carência para não ter que quitar cobranças inesperadas.
Veja também: como fazer a gestão de fornecedores
Pague as contas em dia
Pagar as contas no vencimento ajuda a gerenciar o dinheiro de uma pequena empresa de forma mais eficiente. Quitar impostos atrasados, por exemplo, pode resultar em penalidades sérias com os órgãos fiscalizadores.
Para não esquecer de liquidar as despesas mensais do seu empreendimento, use o Google Calendar, que mencionamos para lembrar da data limite.
Tenha uma reserva financeira
Separe parte dos lucros para criar um fundo de emergência. Assim, você garante a estabilidade financeira do negócio.
Essa reserva funciona como uma segurança econômica para custear gastos inesperados ou períodos de baixa, como atraso de pagamento de clientes, reparos no estabelecimento ou queda nas vendas.
Quem se prepara para esse tipo de situação evita recorrer a empréstimos ou linhas de crédito.
Utilize ferramentas de gestão financeira
Ao usar uma ferramenta de gestão financeira, como o sistema ERP do Bling, você tem um aliado na administração do dinheiro do seu negócio.
Além de ajudar no planejamento e no acompanhamento das finanças, o recurso auxilia na automatização de processos, como o controle de pagamentos, assim como na identificação de gargalos e oportunidades de melhorias.
Afinal, como administrar uma pequena empresa de forma eficiente?
Saber como administrar uma pequena empresa do zero pode ser desafiador, especialmente para quem ainda não conhece as melhores práticas de gestão. Neste artigo, mostramos passos simples e diretos que facilitam o gerenciamento do seu negócio.
Conhecer o mercado, administrar as finanças com cuidado e investir na capacitação da equipe são ações fundamentais para o sucesso, seja qual for o tamanho ou segmento da sua empresa.
Porém, como a rotina do pequeno empresário é intensa, contar com um sistema ERP integrado e fácil de usar, como o do Bling, pode ser a chave para automatizar tarefas essenciais, como emissão de notas fiscais, controle de estoque e finanças.
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