A organização é uma das coisas mais importantes para a produtividade na força de vendas. Quando o trabalho não está devidamente organizado, a equipe perde tempo com tarefas que são desnecessárias ou repetitivas.
Então acaba faltando tempo para as coisas que realmente importam para os resultados: criar estratégias comerciais, atender bem aos clientes, fazer follow-up das propostas comerciais, entre outras tarefas.
Nesse sentido, algo que atrapalha bastante na organização é o retrabalho. E assim como um vilão infiltrado de filme de suspense, que chega sem ninguém perceber, o retrabalho diminui a produtividade do seu time pouco a pouco.
Você já pensou em quanto tempo você já perdeu:
- Refazendo um pedido que foi enviado com erros para o ERP?
- Refazendo relatórios por conta de erros em planilhas?
- Corrigindo pedidos por falta de informação atualizada dos produtos?
- Atualizando dados manualmente em todos os sistemas que você utiliza?
- Reativando contatos antigos por falta de um follow-up eficiente?
Pois é. Agora imagine tudo que sua equipe de força de vendas poderia fazer com esse tempo perdido com retrabalho. Que resultados incríveis sua empresa poderia alcançar evitando esse problema, não é mesmo?
É pensando nisso que, no artigo de hoje, nós trazemos 7 sugestões práticas de como evitar o retrabalho na força de vendas.
O que você verá no artigo:
1. Padronize processos e procedimentos
A padronização de processos e procedimentos é importante em todos os setores, mas deve receber ainda mais atenção na força de vendas. Afinal, além do retrabalho, a falta de padrões aumenta a ocorrência de erros — que podem gerar atritos na relação com os clientes, além de prejuízos enormes para a empresa.
Sendo assim, o primeiro passo é mapear os processos que precisam ser padronizados, para então criar etapas claras, com requisitos e responsabilidades bem definidas.
Isso diminui os mal-entendidos e evita que algum trabalho precise ser refeito porque alguém se esqueceu de um procedimento básico.
É claro que, para que isso funcione na prática, toda a equipe de força de vendas deve passar por treinamentos, além de ter acesso a materiais para consulta, em caso de dúvidas.
2. Incentive uma comunicação eficiente entre a equipe
Quantas vezes você fez alguma tarefa que já tinha sido realizada por outra pessoa do time, mas nenhum dos dois sabia disso? A falta de comunicação é uma das principais causas de retrabalho na força de vendas.
Pensando nisso, é essencial adotar ferramentas de comunicação práticas e eficientes, além de sistemas colaborativos — onde os gestores possam conferir o andamento dos trabalhos de forma prática e rápida.
Também é importante fazer reuniões periódicas de alinhamento, de modo que todos estejam cientes dos objetivos da empresa e da força de vendas. Afinal, muito retrabalho acontece por conta de expectativas mal alinhadas: o profissional fez uma coisa, mas o gestor precisava de outra.
Nesse sentido, também é essencial saber demandar as tarefas, de maneira que todos tenham plena consciência do que precisam fazer.
3. Promova o trabalho em equipe na força de vendas
Considerando que cada representante tem sua rotina, sua carteira de clientes, seu roteiro de visitas — e que, além disso, muitas metas são individuais — o trabalho em equipe pode ficar em segundo plano na força de vendas. Contudo, isso é algo indispensável para quem deseja evitar o retrabalho.
Isso porque ele diminui os esforços duplicados que citamos acima, além de possibilitar que as pessoas se apoiem para evitar erros.
4. Faça bons planejamentos de curto, médio e longo prazo
Nós sabemos que o cotidiano da força de vendas é bastante dinâmico e os cenários podem mudar com bastante rapidez. Mas isso é algo que só torna o planejamento mais importante — afinal, um bom planejamento também inclui maneiras de lidar com as adversidades.
Dito isso, bons planejamentos ajudam a evitar o retrabalho porque permite que todos saibam em que direção a empresa está andando e qual o papel de cada colaborador nesse contexto.
5. Crie metas realistas e acompanhe adequadamente
Quando a força de vendas tem metas claras e realistas, é mais fácil focar nas atividades que realmente importam para atingi-las. Além disso, a equipe se sente mais motivada para fazer seu trabalho com atenção, evitando erros que levam ao retrabalho.
Para isso, também é muito importante acompanhar as metas adequadamente, com relatórios periódicos e análises de desempenho.
Porém, os próprios relatórios podem se tornar fontes de retrabalho quando são produzidos de forma manual — afinal, podem ocorrer erros e desalinhamento de expectativas sobre eles.
Por isso, adotar um sistema de força de vendas que ofereça indicadores de performance claros e concisos ajuda bastante nisso.
6. Automatize processos quando possível
Essa, talvez, seja a dica mais importante do artigo: uma grande parte do retrabalho pode ser evitada com a automação do processo de vendas. Isso porque os processos manuais são repletos de tarefas repetitivas e duplicadas, que podem simplesmente ser eliminadas com o auxílio da tecnologia.
Dando um exemplo bastante simples, é desnecessário anotar pedidos em um sistema para depois digitar tudo novamente, ao fazer o faturamento no ERP. É possível automatizar essa comunicação, de modo que o pedido anotado junto ao cliente vá direto para o faturamento.
Mas, para isso, você precisa de um sistema que seja integrado ao ERP e possibilite esse tipo de automação — o que nos leva à última dica.
7. Implemente um sistema de força de vendas
O faturamento de pedidos é só um dos exemplos de processos que você pode automatizar com um sistema de força de vendas. O sistema da Mercos, por exemplo, é totalmente integrado com o ERP Bling.
Sendo assim, um pedido feito pelo força de vendas Mercos vai direito para o ERP Bling, sem que você tenha o retrabalho de ficar digitando.
Além disso, esse sistema permite que todos os representantes tenham acesso às políticas comerciais e tabelas de preço atualizadas, evitando erros junto ao cliente. É possível conferir até o estoque atualizado, para que nenhum produto em falta seja vendido.
Vale mencionar também que o sistema de força de vendas ajuda bastante na questão das metas e relatórios que citamos no item 5. Afinal, ele oferece diversos indicadores como:
- evolução de vendas,
- positivação de clientes,
- análise por regiões,
- curva ABC,
- saúde da carteira de clientes,
Para concluir, precisamos salientar que o sistema da Mercos tem implementação rápida, é fácil de integrar com o Bling e possui usabilidade muito simples no dia a dia. Inclusive, ele tem aplicativo para celular e funciona até sem internet. Sendo assim, você pode gostar de conhecer as soluções de força de vendas da Mercos.
Esse guest post foi escrito pela Mercos, empresa que fornece sistemas de força de vendas e e-commerce B2B, para ajudar indústrias, distribuidoras e representantes a vender mais e melhor.