Aprender como emitir nota fiscal como MEI é uma etapa fundamental para muitos microempreendedores, afinal, o documento é obrigatório na venda de produtos e prestação de serviços para pessoas jurídicas, ou seja, outras empresas.
Logo, se o seu público são outras organizações, emitir NF-e não é apenas uma possibilidade, mas um dever.
Contudo, antes que você se preocupe com encargos e descontos baseados em seu faturamento, vamos te dar uma boa notícia: como MEI, o valor do seu imposto não muda conforme o faturamento.
O encargo é fixo, definido todo início de ano e é pago por meio do DAS-MEI, a guia que você emite no Portal do Empreendedor. Logo, a nota fiscal funciona apenas como comprovação da transação financeira entre a sua empresa e um cliente PJ.
Contudo, é comum que empresários enquadrados no regime do microempreendedor individual tenham dúvidas a respeito de como emitir a nota fiscal MEI. Por isso, criamos esse guia objetivo, mas muito completo sobre o assunto.
Nosso foco é te ensinar como tirar nota fiscal como MEI, onde emitir e o que você precisa para fazer isso.
Curtiu? Então, continue a leitura do artigo para saber como gerar nota fiscal como MEI.
Vamos relembrar também quais são os benefícios desse sistema tributário brasileiro, assim como os processos necessários para começar a emissão dos documentos fiscais. Confira!
MEI precisa emitir notas fiscais?
Quem tem MEI pode emitir nota fiscal em qualquer transação de venda, contudo, ele é obrigado a fazer isso apenas em operações que envolvam pessoas jurídicas, independentemente do serviço, valor da mercadoria ou contrato assinado. Para isso, é preciso realizar um cadastro na Secretaria da Fazenda do estado do qual a empresa está registrada.
Ou seja, o Microempreendedor Individual não precisa emitir nota fiscal para o cliente final, apenas quando o consumidor for outra empresa ou órgão público.
Diante disso, a pergunta permanece, afinal, como emitir nota fiscal como MEI?
Leia também >>> GUIA DO MEI: Tudo que você precisa saber!
Quais são os tipos de Notas Fiscais MEI?
O primeiro passo para compreender como gerar nota fiscal como MEI é conhecendo os modelos disponíveis.
Afinal, se um cliente, como pessoa física, solicitar a nota fiscal, será preciso realizar a emissão do documento, que pode atender a algumas opções como:
- Nota fiscal avulsa;
- Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)
- Nota fiscal eletrônica (NFe)
- Nota fiscal de venda ao consumidor
Nota fiscal avulsa (NFA)
Esse é um dos principais modelos de Notas Fiscais para MEIs, porque a Nota Fiscal Avulsa é uma solução para os empreendedores que não realizam operações de venda de produtos e serviços com frequência.
Isso porque esse documento é emitido individualmente, em papel ou no formato eletrônico, com os campos semelhantes aos da Nota Fiscal tradicional.
Na emissão eletrônica, a NFA-e é gerada através do site da Sefaz (Secretaria da Fazenda do Estado) e o passo a passo para isso varia entre os estados.
Logo, para entender o que você deve fazer para tirar essa nota fiscal como MEI, nossa indicação é procurar a Sefaz da sua região para solucionar suas dúvidas.
Outro ponto relevante é compreender que existem dois modelos, o 55 e o 1-A. Enquanto o modelo 55 tem emissão e armazenamento eletrônico e o documento fiscal é enviado ao cliente em um arquivo no formato XML, o tipo 1-A é gerado eletronicamente, no entanto, apenas a sua versão impressa tem validade legal.
Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)
A Nota Fiscal Avulsa eletrônica é uma opção prática e eficiente, porque elimina trabalhos manuais e evita erros na digitação das informações.
Dessa forma, é possível solicitar o documento digital totalmente pela internet. Caso o serviço não seja realizado, será preciso comparecer à Secretaria da Fazenda (Sefaz) onde a empresa está registrada para buscar a nota fiscal impressa.
Para gerar esse modelo de nota fiscal como MEI, comece acessando o serviço no site da Receita Estadual e identifique-se como contribuinte enquadrado no MEI.
Depois disso, será necessário informar os dados da nota, validá-la e transmitir a nota. Por último, imprima o DANFE e baixe o arquivo XML.
Nota fiscal eletrônica (NFe)
Apesar de não precisar emitir a Nota Fiscal eletrônica, o MEI pode realizar o processo, se preferir.
Afinal, o documento serve para regularizar as informações tributárias e manter um controle organizado dos processos realizados pela empresa.
Logo, se optar por emitir Nota Fiscal eletrônica, será necessário realizar os mesmos requisitos de uma empresa que não é MEI, sobre os quais falaremos a seguir.
Nota fiscal de venda ao consumidor
Destinada para a venda de mercadorias, a Nota fiscal de venda ao consumidor é um modelo que pode ser preenchido manualmente.
Sendo assim, para começar a emitir esse formato, é necessário pedir uma autorização na Secretaria da Fazenda Estadual. Depois, é preciso solicitar a impressão de um bloco de Notas Fiscais.
Vale lembrar que esse modelo de nota fiscal não está disponível em todos os estados. Por isso, procure alternativas para fazer a emissão do documento.
Nota fiscal impressa ou eletrônica?
Ainda falando sobre os tipos de nota fiscal que um MEI pode emitir, o próximo passo do nosso guia é conhecer as opções de NF eletrônica e impressa.
Nota fiscal impressa
Os Microempreendedores Individuais que optarem por usar bloco de notas impresso precisam fazer uma solicitação da ‘Autorização de Impressão de Nota Fiscal (AIDF)’ junto a Secretaria da Fazenda municipal para prestação de serviço ou na Secretaria Estadual da Fazenda para vendas, ou serviços intermunicipais.
Com a autorização em mãos, fica a critério do próprio microempreendedor qual gráfica vai produzir seus blocos de nota fiscal MEI.
Nota fiscal eletrônica (NF-e)
Já para gerar nota fiscal eletrônica é preciso seguir duas etapas essenciais:
- a do credenciamento junto a Secretaria da Fazenda (Sefaz);
- solicitação do Certificado Digital, que pode ser feita em qualquer empresa credenciada, como a Certisign, parceria do Bling.
Elas servem para registrar o Microempreendedor Individual no sistema do governo e autorizar a emissão de nota fiscal eletrônica MEI.
Qual o site para emitir nota fiscal eletrônica MEI?
Os sites para emitir nota fiscal eletrônica MEI são: o novo emissor de NF-e do Sebrae para notas fiscais de produto, o portal Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) para notas de prestação de serviços e plataformas de emissão NFs, que permitem emitir diferentes tipos de notas.
A seguir, explicamos detalhadamente como funciona o processo de emissão e o que você precisa para emitir os documentos fiscais.
Como emitir nota fiscal MEI?
Agora, sim, vamos para o passo a passo de como emitir nota fiscal como MEI.
Autorização na Sefaz
O primeiro passo é entender o que você vai precisar para começar a fazer esse lançamento. Como mencionado, você precisa solicitar a autorização na Secretaria da Fazenda do estado ou região onde a empresa está registrada.
Desse modo, se a organização estiver presente em mais de uma unidade federativa, será preciso realizar o processo em cada um dos estados.
Credenciamento na Secretaria da Fazenda (Sefaz)
Acesse o site da Secretaria da Fazenda do estado e região e solicite o credenciamento e desbloqueio da sua ‘senha web’ na Sefaz.
Vale lembrar que cada prefeitura tem seus próprios procedimentos, então esse passo pode variar dependendo da sua região.
A solicitação é conhecida por senha do PFE (Posto Fiscal Eletrônico).
Além da autorização da Secretaria da Fazenda, o MEI também pode precisar do certificado digital, um tipo de assinatura eletrônica que comprova as informações transmitidas.
Certificado digital
O certificado digital para MEI funciona como um tipo de identidade eletrônica de uma pessoa física ou jurídica, que também pode ser visto como uma assinatura digital que autentica a emissão das notas fiscais eletrônicas.
O certificado pode ser encontrado em dois tipos: do tipo A1, que é um arquivo digital que fica instalado e armazenado no próprio computador ou em dispositivos móveis, como tablets e smartphones.
Outro é o tipo A3, caracterizado por ser armazenado em meios de estrutura física como um token, pen drive ou cartão magnético.
Leia mais >>> Certificado Digital A3 e A1: conheça as diferenças e escolha a melhor opção
Software para emissão da NF-e
Após concluir a autorização e adquirir o certificado digital, o Microempreendedor Individual vai precisar usar um software para emitir seus documentos fiscais.
A Resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) n.º 169/22, em vigor desde setembro de 2023, tornou obrigatória a emissão de NFS-e para os MEIs prestadores de serviço.
Para facilitar a fiscalização e padronizar o documento, o governo lançou um modelo de Nota Fiscal de Serviço eletrônica de padrão nacional e, por isso, criou os emissores públicos nacionais com versão web e mobile, que devem ser utilizados para emitir o documento. Ou seja, o site da Secretaria da Fazenda local não é mais utilizado.
O sistema emissor do governo para notas de serviço pode ser acessado de três formas:
- acesso com usuário e senha, sendo possível criar no primeiro acesso;
- acesso com certificado digital;
- acesso via GOVBR.
Já os MEIs que compram ou vendem produtos, têm a opção de utilizar o Emissor NF-e do Sebrae, gratuito em todo país, para emitir duas notas fiscais eletrônicas.
Porém, para centralizar sua gestão financeira em um lugar só e facilitar a gestão dos documentos emitidos, você pode utilizar um software especializado na emissão de notas.
Um bom software que disponibiliza serviços de integração com todas as plataformas do negócio e ainda emite nota fiscal eletrônica (NF-e) automática, sendo a solução mais prática e eficiente para quem é MEI.
Afinal, além de ser fácil de implementar e usar, a ferramenta reúne várias atividades necessárias para a gestão fiscal e financeira de um negócio. Além de permitir a emissão de diferentes tipos de NF-e.
O sistema do Bling, por exemplo, permite que você tenha acesso a funcionalidades como:
- emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e, NFS-e, NFC-e);
- envio automático das notas fiscais eletrônicas para seu cliente;
- integração com a SEFAZ do seu estado.
O mesmo software também possibilita que você compre o seu certificado digital, tudo de forma integrada a simples.
Preenchimento da Nota Fiscal eletrônica (NF-e)
Preencher a NF-e é a etapa mais simples de todo o processo porque com um bom software, você terá os campos com indicação clara do que precisa ser informado.
De maneira geral, os dados a serem preenchidos são:
- Identificação da empresa emitente, como nome, endereço, CNPJ, etc.
- Identificação do destinatário como nome, endereço, CPF/CNPJ;
- Produtos e serviços vendidos, como descrição, quantidade, valor, etc.;
- Valores totais da nota eletrônica, incluindo valores de impostos;
- Informações adicionais como observações, recibos, etc.
Estes são apenas alguns dos campos de preenchimento que podem ser encontrados na Nota Eletrônica. É importante verificar as especificidades da legislação de cada estado ou país para saber quais campos são obrigatórios e quais são opcionais.
Uma das grandes vantagens é que após os requisitos de vendas ou serviços prestados serem cadastrados, a emissão da nota fica praticamente automática em um sistema ERP.
O que mais o MEI precisa saber após emitir a primeira nota fiscal?
Os primeiros passos para emissão da Nota Fiscal eletrônica MEI já foram apresentados. Porém, para ser um MEI e se manter regularizado, você precisa:
- Pagar taxa mensal que varia entre R$ 71,60 e R$ 76,60 (valores 2024) para todas as atividades profissionais, como indústrias, prestação de serviços e comércio.
- Esses valores são relativos ao salário mínimo nacional e é por meio do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) que o Microempreendedor Individual faz sua contribuição mensal para Previdência Social (INSS), ICMS e ISS.
Por fim, é importante saber que o certificado digital pode ter duração de 1 a 5 anos, dependendo do tipo que foi adquirido.
Onde emitir nota fiscal do MEI?
Como mencionado, a melhor opção para emitir NF-e é usando um software especializado.
Os softwares pagos são vantajosos por oferecerem mais opções para o MEI atender um volume maior de venda e serviço, automatizar a gestão financeira e facilitar a emissão de nota fiscal eletrônica.
Uma loja online, por exemplo, tem diversas vantagens em utilizar um emissor de nota fiscal eletrônica para ajudar na parte de gestão financeira, já que o emissor vai detalhar as vendas e gerar as notas com maior praticidade.
Além disso, existem outros critérios que você deve ficar de olho quando for escolher um emissor de nota fiscal eletrônica são:
- as notas emitidas ficam salvas: importante opção para que Microempreendedores Individuais tenham acesso ao seu histórico de operações;
- envio automático de nota fiscal eletrônica: o programa gera uma nota automática para o cliente em algumas transações;
- comunicação entre gestão e contador: os programas geram nota fiscal eletrônica e mostram exatamente o que está acontecendo para a pessoa que entende de leis financeiras: o contador;
- suporte especializado: os provedores do sistema disponibilizam suporte para esclarecer dúvidas e dificuldades;
- integração com o sistema de cobrança: verificar se existe compatibilidade do programa que gera a nota fiscal eletrônica e as empresas de cobrança da venda ou serviço.
Tudo isso e muito mais você encontra no sistema de emissão de nota fiscal do Bling.
Com um preço super acessível para Microempreendedores Individuais, o sistema de gestão Bling também é um emissor de nota fiscal online que te ajuda de forma rápida, prática e integrada a emitir suas NF-e.
Além disso, ele centraliza outras áreas da empresa, como estoque, vendas, finanças, e até mesmo e-commerce e marketplaces. Tudo isso em uma ferramenta única, completa e fácil de usar!
Confira no vídeo abaixo um passo a passo rapidinho para você ver como é simples começar a emitir Nota Fiscal Eletrônica com o Bling.
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