A conciliação bancária é uma prática essencial para qualquer empresa, independentemente do porte ou segmento. Essa atividade, muitas vezes negligenciada, é fundamental para manter as finanças empresariais em ordem, evitar surpresas desagradáveis e garantir que todos os registros contábeis estejam corretos.
Em tempos de incerteza econômica, a atenção aos detalhes financeiros é fundamental para a sustentabilidade e crescimento dos negócios. Por isso, neste artigo, você vai conhecer os benefícios da conciliação bancária e descobrir como realizá-la de maneira eficiente.
O que você verá no artigo:
O que é conciliação bancária?
A conciliação bancária é um termo que se refere ao processo de conferência entre o histórico das movimentações presentes no extrato bancário e os registros de valores a pagar e a receber internos da empresa.
Em outras palavras, é a comparação entre o que está registrado nos livros contábeis (ou no sistema de gestão) e o que aparece na conta bancária, assegurando que ambas as fontes de informação estejam alinhadas.
Essa prática deve ser realizada regularmente, preferencialmente mensalmente, mas em negócios de grande movimentação financeira, pode ser feita semanal ou até diariamente.
Seu objetivo principal é verificar a precisão dos registros, assegurando que todos os lançamentos financeiros estejam corretos, tanto nos registros internos quanto no extrato bancário.
Além disso, a conciliação bancária proporciona uma visão clara das finanças da empresa, permitindo uma gestão mais eficiente do fluxo de caixa.
Elementos da conciliação bancária
Para realizar uma boa conciliação bancária, é importante estar atento a alguns elementos fundamentais:
- Extrato bancário: o documento fornecido pelo banco que detalha todas as movimentações na conta, incluindo depósitos, saques, transferências, Pix, boletos e tarifas bancárias;
- Registros internos: anotações financeiras da empresa, como livros contábeis, planilhas ou sistemas de gestão, onde são registrados todos os recebimentos e pagamentos;
- Comprovantes de pagamento: documentos que comprovam as transações realizadas, como notas fiscais, recibos, e comprovantes de transferência bancária;
- Lançamentos pendentes: transações que foram realizadas, mas ainda não foram registradas no extrato bancário ou nos registros internos, como boletos emitidos que ainda não foram pagos;
- Diferenças identificadas: discrepâncias entre o extrato bancário e os registros internos que precisam ser investigadas e corrigidas.
Tipos de conciliação bancária
A conciliação bancária pode ser realizada de duas formas principais: manualmente ou automaticamente.
Conciliação manual
Na conciliação manual, o processo é feito de forma tradicional, utilizando planilhas ou formulários para comparar os dados do extrato bancário com os registros internos.
Esse tipo de conciliação é mais suscetível a erros humanos, além de ser um processo demorado e oneroso.
Conciliação automática
A conciliação automática, por outro lado, é realizada através de sistemas de gestão empresarial que automatizam o processo de conferência.
Esses sistemas são capazes de importar os extratos bancários diretamente do banco e compará-los com os registros internos, identificando automaticamente o que está correto e o que está errado e sugerindo correções.
Além de reduzir o tempo necessário para a conciliação, esse método diminui significativamente o risco de erros e fraudes, tornando-se a escolha ideal para empresas que lidam com um grande volume de transações.
Benefícios da conciliação bancária para o seu negócio
Este processo, muitas vezes visto como uma tarefa operacional, desempenha um papel importante na saúde financeira e na longevidade dos negócios. A seguir, listamos 7 dos seus principais benefícios:
1. Melhora no controle financeiro
A conciliação bancária permite que as empresas tenham um controle mais rigoroso sobre suas finanças. Ao comparar regularmente os registros internos com os extratos bancários, é possível garantir que todos os pagamentos e recebimentos estejam devidamente registrados.
Essa certeza proporciona uma visão clara e precisa da posição financeira da empresa, facilitando a identificação de discrepâncias e ajudando a manter as contas sempre equilibradas.
E aqui vale dizer que com um controle financeiro aprimorado, a empresa pode evitar problemas como a falta de fundos, a emissão de cheques sem cobertura e outras situações que podem comprometer a sua credibilidade no mercado.
2. Redução de erros contábeis
Erros humanos são comuns em qualquer atividade manual, e a gestão financeira não é uma exceção.
Sem a conciliação bancária, pequenas falhas nos lançamentos financeiros podem passar despercebidas e se acumular ao longo do tempo, resultando em grandes discrepâncias que são difíceis de corrigir posteriormente.
A conciliação, quando feita de maneira regular, ajuda a detectar esses erros rapidamente, possibilitando sua correção antes que causem impactos significativos.
Entre os principais erros, destacam-se a identificação de duplicidade de lançamentos, transações omitidas ou registradas incorretamente, e até mesmo erros nos cálculos de valores.
3. Detecção precoce de fraudes
Transações não autorizadas, desvios de recursos e outras práticas fraudulentas podem ser rapidamente identificados quando a empresa compara regularmente seus registros internos com os extratos bancários.
Ao detectar essas irregularidades precocemente, a empresa pode tomar medidas imediatas para investigar e resolver o problema, minimizando os impactos financeiros e preservando sua integridade e reputação no mercado.
4. Facilita a tomada de decisões estratégicas
Para tomar decisões estratégicas, é essencial que a gestão da empresa tenha acesso a informações financeiras precisas e atualizadas.
E nesse contexto, a conciliação bancária garante que os dados financeiros sejam confiáveis, proporcionando uma base sólida para a análise de desempenho, planejamento financeiro e tomada de decisões.
Com as finanças em ordem, a empresa pode identificar com maior precisão oportunidades de investimento, avaliar a viabilidade de novos projetos e ajustar sua estratégia conforme necessário para alcançar os objetivos de negócios.
5. Economia de tempo e recursos
Embora a conciliação financeira seja vista por alguns como uma tarefa trabalhosa, especialmente quando realizada manualmente, a automação desse processo através de sistemas de gestão empresarial como o Bling pode resultar em economia significativa de tempo e recursos.
A automação reduz a necessidade de intervenções manuais, minimiza erros e acelera a identificação de discrepâncias.
Dessa forma, libera a equipe financeira para focar em atividades mais estratégicas, como a análise de desempenho financeiro e o planejamento de investimentos, aumentando a eficiência operacional da empresa.
6. Cumprimento das obrigações fiscais e legais
A conciliação bancária garante que todos os registros financeiros estejam corretos, facilitando a prestação de contas aos órgãos fiscais e evitando problemas como multas, penalidades e auditorias indesejadas.
Além disso, a conciliação regular ajuda a preparar a empresa para o fechamento contábil anual e outras obrigações contábeis e fiscais, reduzindo o estresse e o risco de erros durante esses processos.
7. Melhoria nas relações com fornecedores e clientes
Por fim, cabe ressaltar que a confiabilidade nas transações financeiras também é fundamental para manter boas relações comerciais.
Nesse sentido, a conciliação bancária garante que todos os pagamentos a fornecedores e recebimentos de clientes sejam registrados e processados corretamente, evitando atrasos e conflitos, e garantindo que as transações ocorram de maneira fluida e conforme o planejado.
Ao manter uma boa reputação financeira, a empresa fortalece suas relações comerciais, o que pode resultar em melhores condições de negociação, maior fidelização de clientes e um relacionamento mais sólido com os fornecedores.
Conciliação bancária ou conciliação contábil?
Muitas vezes, os termos “conciliação bancária” e “conciliação contábil” são usados de forma intercambiável, o que pode gerar confusão.
No entanto, ambos se referem ao mesmo processo de comparação entre os registros internos da empresa e os extratos bancários. A diferença está basicamente no contexto em que são usados.
Isso porque a “conciliação bancária” geralmente refere-se ao processo específico de conferir as contas bancárias, enquanto “conciliação contábil” pode envolver outras áreas, como a conciliação de contas de fornecedores, clientes ou impostos.
Quem precisa fazer conciliação bancária?
De maneira simples, essa é uma prática que deve ser adotada por qualquer negócio, independentemente do tamanho ou do segmento de mercado.
Isso significa que empresas grandes, com um grande volume de transações, necessitam de uma conciliação frequente para garantir que todas as operações estejam registradas corretamente e evitar problemas financeiros.
Por outro lado, pequenas empresas, mesmo com menor volume de transações, também precisam realizar a conciliação para manter suas finanças em ordem e evitar surpresas desagradáveis.
Microempreendedores Individuais (MEIs) também podem se beneficiar da conciliação bancária. Até mesmo porque manter as contas em dia e bem organizadas é crucial para garantir a saúde financeira de micro e pequenos negócios, identificando oportunidades de economia e facilitando a prestação de contas ao fisco.
Como fazer uma conciliação bancária eficiente?
Embora possa parecer complexa à primeira vista, com uma abordagem estruturada e o uso de ferramentas adequadas, ela pode ser realizada de maneira eficiente. Abaixo, descrevemos 7 passos para realizar a conciliação bancária de forma eficaz:
1. Reúna todos os documentos necessários
O primeiro passo para realizar a conciliação bancária é reunir todos os documentos e registros necessários para comparar os dados e identificar possíveis discrepâncias.
Isso inclui, por exemplo, extratos bancários do período que você deseja conciliar e registros internos de todas as transações financeiras realizadas pela empresa, como pagamentos, recebimentos, transferências, cheques emitidos, depósitos, entre outros.
Além disso, notas fiscais eletrônicas e comprovantes de pagamentos também são de grande utilidade na hora de verificar as transações.
2. Compare os saldos inicial e final
Com os documentos em mãos, o próximo passo é comparar os saldos inicial e final do período nos registros internos da empresa com os saldos do extrato bancário.
Essa comparação ajuda a garantir que não haja discrepâncias significativas logo no início do processo. Se houver diferenças entre os saldos, é um sinal de que algo pode estar incorreto e precisa ser investigado mais a fundo.
3. Verifique todas as transações
Após verificar os saldos, é hora de analisar todas as transações do período. Esse, aliás, é o coração da conciliação bancária:
- Compare os pagamentos e recebimentos registrados no sistema interno com os que aparecem no extrato bancário. Certifique-se de que todos os valores e datas correspondam;
- Verifique se todas as transferências internas entre contas da empresa foram corretamente registradas e se correspondem às entradas e saídas no extrato bancário;
- Se a empresa utiliza cheques, é crucial verificar se todos os cheques emitidos foram compensados e se os valores estão corretos. Cheques que ainda não foram compensados devem ser anotados para verificação futura.
4. Identifique e resolva as divergências nos lançamentos financeiros
Durante o processo de verificação, é possível que você encontre discrepâncias entre os registros internos e o extrato bancário.
Estas diferenças podem ocorrer por diversos motivos, como pagamentos ou recebimentos duplicados, omitidos ou erros de digitação.
Ao identificar uma discrepância, é essencial investigá-la imediatamente para entender a origem do erro e corrigi-lo.
Por exemplo, se um pagamento foi registrado duas vezes no sistema interno, você deve remover o registro duplicado para que o saldo seja ajustado corretamente.
5. Realize os ajustes necessários
Após identificar as discrepâncias e suas causas, é hora de realizar os ajustes necessários nos registros internos, ou seja, a correção de valores, a inserção de transações que foram omitidas, ou a remoção de registros duplicados.
Se for identificado que o erro ocorreu no banco, entre em contato com a instituição para solicitar a correção. Em casos de erros internos, entretanto, é fundamental revisar os processos para evitar que a situação se repita.
Além disso, é importante documentar todas as correções realizadas para manter um histórico claro das ações tomadas.
6. Documente o processo de conciliação bancária
Uma boa prática de gestão financeira é documentar todo o processo de conciliação bancária. A documentação ajuda a criar um histórico da conciliação e pode ser útil em auditorias ou revisões futuras, além de ser uma referência para a equipe financeira.
Por isso, documente os relatórios de todas as transações reconciliadas e as notas sobre qualquer discrepância encontrada e como foi resolvida. Ainda, tenha sempre guardadas as cópias dos documentos utilizados durante o processo, como extratos bancários e notas fiscais.
7. Conte com um sistema de gestão empresarial
Automatizar o processo de conciliação bancária pode reduzir significativamente o tempo e o esforço necessários para concluir a tarefa, além de minimizar o risco de erros.
Um sistema de gestão empresarial, como o Bling, é uma ferramenta poderosa nesse sentido, pois oferece funcionalidades de gestão financeira que permitem automatizar grande parte do processo de conciliação bancária, garantindo precisão e agilidade.
Com o Bling, é possível:
- Importar extratos bancários diretamente para o sistema;
- Realizar a conciliação de forma automática, comparando os registros internos com os extratos bancários em poucos cliques;
- Conciliar uma única movimentação bancária com múltiplos lançamentos no Bling;
- Gerar relatórios detalhados sobre o processo de conciliação, ajudando na transparência e na organização das finanças;
- Integrar a conciliação bancária com outras funcionalidades do sistema, como controle de contas a pagar e a receber, o que facilita o gerenciamento financeiro da empresa como um todo.
Seja você um grande empresário ou um microempreendedor individual, a conciliação bancária deve ser uma prática constante em sua rotina financeira. Experimente o Bling grátis por 30 dias e tome decisões mais embasadas para o crescimento do seu negócio.
