O emissor de nota fiscal facilita a geração de documentos fiscais eletrônicos, minimizando a burocracia e agilizando uma série de processos. Ao contratar um sistema eficiente, o empreendedor consegue centralizar as informações em uma única plataforma e conectar diversas áreas da empresa.
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O que você verá no artigo:
O que é um emissor de nota fiscal eletrônica?
É um sistema que torna a comunicação com a Sefaz uma tarefa mais simples. Isso porque o emissor de nota fiscal gera os principais modelos de documentos eletrônicos com todas as informações preenchidas e validadas corretamente. Muito mais do que isso, um bom emissor de nota fiscal eletrônica também assina o documento com o Certificado Digital e o envia para o cliente de maneira automatizada.
Notas fiscais eletrônicas: por que elas são tão importantes?
Emitir nota fiscal é uma tarefa que requer atenção especial em empresas de todos os tamanhos. Isso porque o documento formaliza a venda de um produto ou serviço, registrando as transações de faturamento e a cobrança de impostos.
A nota fiscal eletrônica (NF-e) veio para substituir a tradicional nota fiscal impressa no papel, o que ajuda a reduzir a sonegação e gastos com a armazenagem do papel — isso, por sua vez, diminui os custos operacionais e facilita a fiscalização dos órgãos responsáveis.
Como funciona o emissor de nota fiscal?
Antes de entender o funcionamento do emissor de nota fiscal, é preciso entender como emitir as notas em si. São três fases:
- Certificação — adquira um certificado digital, isto é, o documento que confere e valida as informações da empresa.
- Credenciamento — em seguida, credencie o negócio na Secretaria da Fazenda do estado responsável. Faça isso em todas as UFs em que a empresa estiver.
- Contratação de um sistema — por fim, contrate um sistema emissor de notas fiscais eletrônicas.
Com tais fases concluídas, é hora de entender como o sistema faz a emissão de notas fiscais eletrônicas. A operação segue os seguintes passos:
- O sistema recebe as informações de compra ou venda de produtos ou serviços.
- Valida a transação.
- Envia a NF-e ao dono do negócio ou prestador de serviço.
- Gera um documento auxiliar para acompanhar a mercadoria.
- Envia os dados para a autenticação da Secretaria da Fazenda.
- Gera um cupom fiscal destinado ao cliente.
- Emite relatórios fiscais de fechamento de caixa.
Benefícios de contratar um emissor de nota fiscal
Além de minimizar a burocracia e simplificar a fiscalização dos órgãos responsáveis, a contratação de um emissor de nota fiscal auxilia na redução de gastos operacionais, como impressão e armazenagem dos documentos.
Para as empresas de médio e grande porte, as vantagens não param por aí, já que um ERP oferece ferramentas para controlar os processos tributários, além de muitas outras frentes do negócio. O Bling, por exemplo, calcula automaticamente os impostos das notas fiscais ICMS, ST, Difal, IPI, Cofins e mais.
Com isso, fica mais fácil enviar o documento para a validação dos órgãos responsáveis, e, consequentemente, a equipe tem mais tempo para focar em tarefas estratégicas. São alguns outros benefícios que você ganhará ao contratar um bom emissor de notas fiscais:
- Maior controle dos documentos;
- Melhoria no planejamento tributário;
- Eliminação dos trabalhos manuais;
- Configuração simples e prática;
- Integração com a gestão financeira;
- Envio automático de notas fiscais para clientes.
5 dicas para escolher um bom software emissor de notas fiscais
Na hora de escolher um emissor de notas fiscais, é sempre importante avaliar alguns critérios. Saiba quais são eles.
1. Suporte técnico
De nada adianta contratar um emissor de nota fiscal se ele não oferece suporte técnico quando você mais precisa. Afinal, é comum surgirem dúvidas em certos procedimentos, principalmente se a prefeitura da sua região tem alguma exigência especial.
Por isso, é importante optar por um sistema que auxilie quando uma dúvida surgir ou até mesmo quando o software apresentar instabilidade. Assim, você não perde tempo tentando resolver o problema sozinho.
2. Integração com a frente de caixa
Ter um emissor de notas fiscais integrado à frente de caixa facilita a gestão financeira do negócio. Isso porque o contador pode ter acesso a relatórios que mostram exatamente aquilo que acontece na empresa.
Por exemplo, se a equipe financeira precisar dos arquivos XML das notas fiscais, eles estarão disponíveis em apenas alguns cliques. Assim, é possível centralizar as informações e aumentar a produtividade.
3. Cálculo automático de impostos
Um bom emissor de notas fiscais armazena as informações de cadastro, clientes e produtos com os principais impostos das NFs, como o ICMS, ST, Difal, Cofins, PIS e outros.
Ao calcular automaticamente a taxa tributária, a empresa atende as exigências legais da Sefaz e evita o retrabalho.
4. Armazenamento em nuvem
Armazenar suas notas fiscais na nuvem traz uma série de benefícios às empresas. Isso porque basta estar conectado à internet para acessar os principais modelos de documentos eletrônicos, sem precisar instalar programas no computador. Assim, o processo passa a ser mais dinâmico e acertado.
Além disso, uma das vantagens de ter um emissor com armazenamento em nuvem é a segurança. Se um hacker tentar atacar seu sistema, por exemplo, um dos mecanismos de proteção é a criptografia com os servidores, que garante o arquivamento seguro de senhas e dados.
5. Extensão mobile
Surgiu um imprevisto e você não está com o computador por perto? Nesse caso, o ideal seria acompanhar o andamento das atividades via dispositivo móvel, como um tablet ou smartphone.
A extensão mobile permite acessar as mesmas ferramentas do sistema emissor na palma das mãos, fora do ambiente de trabalho e com total agilidade.
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O Bling é um ERP de gestão empresarial que facilita o processo de emissão de notas fiscais. Além de gerar documentos eletrônicos, o software também controla diversas frentes do seu negócio, como estoque, fluxo de caixa e vendas — tudo isso em uma plataforma 100% online e com responsividade para celular e tablet.
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