Manter um fluxo de caixa estável é muito importante para o sucesso de um negócio. Significa uma gestão financeira que controla todas as movimentações e um bom equilíbrio entre entradas e saídas de dinheiro.
Um fundo adequado garante a continuidade das operações, o que reforça ainda mais a importância desse equilíbrio. No entanto, alguns fatores desestabilizam esse processo e ocasionam problemas com o fluxo de caixa.
Ficou curioso para saber quais são? Então, conheça a seguir os principais fatores que geram erros no fluxo e como cuidar do fluxo de caixa!
O que você verá no artigo:
1. Despesas elevadas com a administração
Se a empresa tem gastos elevados com administração, como salários de funcionários administrativos, aluguel de escritório e despesas com contabilidade, além de processos operacionais complexos, o fluxo de caixa desequilibra-se devido às constantes saídas de recursos.
Retiradas de pró-labore e outras feitas pelo empresário em momentos de baixa nos recebimentos, como pagamento de contas e compras pessoais, também contribuem para a falta de equilíbrio financeiro.
2. Diminuição repentina de vendas
Quando as vendas diminuem repentinamente, menos recursos entram no fluxo de caixa, o que deixa o saldo instável e desvantajoso para o negócio.
Por exemplo, em períodos de baixa temporada no setor de turismo, como no inverno para destinos de praia, as empresas enfrentam uma redução nas vendas de pacotes de viagem.
Essa situação é ainda mais crítica para empresas que enfrentam sazonalidade. Com resultados cíclicos, é essencial que a gestão planeje adequadamente os prazos das contas a pagar, como o pagamento de fornecedores de materiais sazonais, para evitar problemas de liquidez.
3. Processos pouco eficientes
Quando um processo é ineficiente, consome mais recursos do que os resultados justificam, e o fluxo de caixa é afetado.
Por exemplo, o controle manual de estoque em uma loja de varejo muitas vezes resulta em erros de contagem e atrasos na reposição de produtos, levando a perdas financeiras.
Automatizar tarefas é uma maneira eficaz de melhorar esses desempenhos. Um sistema ERP, por exemplo, torna os processos mais ágeis e otimizados, integra tarefas, melhora o fluxo de informações e reduz os gastos com processos ineficientes.
4. Planejamento inadequado de descontos e vantagens
Oferecer descontos e vantagens ajuda a atrair novos ou atuais clientes, a impulsionar as vendas e a aumentar o faturamento. No entanto, essa estratégia torna-se arriscada sem um planejamento cuidadoso.
Dar muitas concessões reduz a margem de lucro do seu negócio e os recursos disponíveis no caixa, o que resulta em prejuízos acumulados.
5. Falta de planejamento na política salarial
Outro fator que precisa de planejamento é a política salarial. É muito importante valorizar os colaboradores, no entanto, é fundamental ter atenção ao custo dessa valorização do ponto de vista da remuneração.
Salários muito mais altos incluem mais encargos e descontos, aumentando as movimentações de saída do fluxo de caixa.
Se esses salários não estiverem associados a resultados, então seu negócio gasta mais sem obter retorno — o que não é nada bom para sua gestão.
6. Baixo giro de estoque
O giro de estoque mede o tempo necessário para substituir completamente o estoque. Quanto mais rápido o giro, maior o sucesso dos produtos e menor a quantidade de itens parados nas prateleiras.
Por outro lado, uma rotatividade baixa implica pagamentos aos fornecedores enquanto os produtos permanecem estagnados, o que torna o estoque insustentável e impacta negativamente o fluxo de caixa.
7. Falta de categorização
A falta de categorização das informações do controle de fluxo de caixa prejudica a tomada de decisões empresariais. Por exemplo, imagine uma empresa de consultoria que não categoriza suas despesas corretamente.
Sem uma divisão clara entre custos operacionais, como aluguel e salários, e custos variáveis, como materiais para projetos específicos, fica difícil identificar quais são os principais pontos de desperdício ou oportunidades de economia.
Para alcançar esse objetivo, desenvolva planos de contas, que consistem na organização dos gastos em grupos e categorias. Com essa técnica, a empresa identifica áreas em que é possível reduzir os custos, tanto nas saídas quanto nas entradas de recursos.
8. Previsões não realistas
No contexto empresarial, o otimismo nem sempre é a ferramenta mais coerente, concorda?
Por exemplo, imagine uma empresa que, baseada em projeções otimistas de vendas, decide aumentar suas despesas operacionais sem considerar a realidade do mercado. Se as vendas não atingirem as expectativas, o resultado é um desequilíbrio no fluxo de caixa, com mais saídas do que entradas de recursos.
Os dados acumulados da empresa frequentemente mostram tendências futuras. No entanto, é essencial contar com análises realistas e considerar os aspectos específicos do negócio e suas reais capacidades de atingir metas financeiras.
9. Falta de atualização constante do fluxo de caixa
A gestão financeira da empresa exige atualização diária, com registro minucioso de todos os pequenos gastos e entradas, para refletir com precisão a movimentação real.
Por exemplo, um gasto pequeno não registrado em um único dia, quando se acumula ao longo do mês, afeta consideravelmente o resultado mensal.
10. Dependência de recursos futuros
Um dos erros mais comuns no fluxo de caixa ocorre ao registrar a entrada de valores de vendas a prazo antes de recebê-los efetivamente.
Para evitar esse problema, adote práticas rigorosas de gestão, como não incluir valores de vendas a prazo antes de contabilizá-los no registro financeiro.
11. Falta de controle de custos de produção
Quando a gestão dos custos de produção não é devidamente monitorada e controlada, ocorrem desperdícios financeiros.
Por exemplo, custos variáveis como matéria-prima, mão de obra e despesas operacionais não gerenciadas de forma eficiente acarretam gastos excessivos que prejudicam a lucratividade e o fluxo de caixa da empresa.
É fundamental implementar sistemas eficazes de controle para identificar áreas de otimização e garantir a utilização de recursos de maneira eficiente.
12. Mistura de contas pessoais com contas da empresa
Não fazer uma separação clara entre os recursos pessoais dos proprietários e os recursos da empresa é um dos principais erros no controle de fluxo financeiro.
Ao misturar as finanças pessoais e empresariais, o risco de descontrole financeiro, falta de transparência e até mesmo problemas legais aumentam consideravelmente.
Estabeleça uma disciplina rigorosa para manter as contas separadas, evite saques não autorizados e registre todas as transações de maneira adequada, categorizando-as conforme a natureza pessoal ou empresarial.
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