Micro e pequenos empreendedores têm a obrigação de estar em conformidade fiscal. Aqueles que atuam como prestadores de serviços, nesse sentido, devem conhecer tudo sobre a nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e).
Isso porque, seguindo as tendências de digitalização de processos, o Estado brasileiro desenvolveu e implantou o projeto NFS-e, para que a nota fiscal impressa finalmente fosse substituída.
Todos os prestadores de serviço, portanto, tiveram de se adaptar a essa medida, que visa automatizar processos fiscais. Apesar disso, o novo conceito pode trazer estranheza – inclusive, para aqueles que estão ingressando no mundo dos negócios.
Não à toa, o Bling! separou um guia completo e exclusivo sobre o assunto.
O que você verá no artigo:
O que é nota fiscal de serviços eletrônica?
A nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e) é, entre tantos modelos de nota fiscal, utilizada para que empresas formalizem a prestação de serviços junto à prefeitura.
Desenvolvida pela Receita Federal e Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf), é um documento 100% digital que visa trazer benefícios às administrações tributárias, uma vez que padroniza e fornece mais qualidade de informações, aumentando o controle na arrecadação dos Impostos Sobre Serviços (ISS).
Como funciona a emissão da NFS-e?
A nota fiscal de serviços eletrônica é gerada através de serviços automatizados oferecidos aos contribuintes. Para tanto, o responsável deve preencher todos os dados necessários, os quais serão processados, analisados e validados para que, enfim, o documento seja emitido.
Vale ressaltar, entretanto, que nem todas as cidades já aderiram ao modelo completamente digital. Além disso, por mais que o empreendedor esteja credenciado em um dos milhares de municípios que já adotaram a NFS-e, não existe nenhum padrão nacional de emissão.
Sistemas de gestão empresarial, nesse sentido, são grandes aliados dos empreendedores, visto que integram com todos os formatos estabelecidos por diversos órgãos municipais.
Quando deve ser emitida a nota fiscal de serviços?
Todo empreendedor tem a obrigação de emitir notas fiscais. Prestadores de serviços, portanto, precisam gerar NFS-e para seus clientes, a fim de estar em conformidade com a Receita Federal.
Assim, independentemente se a empresa se enquadrada no Simples Nacional, Empresa de Pequeno Porte (EPP) ou Lucro Presumido, ela deve realizar esse emissão. Inclusive, em alguns casos, MEIs e pessoas físicas estão sujeitas à geração deste documento.
Por fim, vale reforçar que a obrigatoriedade se estende tanto para serviços digitais (cursos online, palestras digitais, sistemas de gestão, etc.), quanto para offline (faculdades, academias, consultórios médicos, etc.).
Aqueles que não cumprem com as normas fiscais, por sua vez, estão sujeitos a todas as penalidades de um crime de sonegação de impostos.
Como emitir uma nota fiscal de serviços eletrônica?
Existem duas maneiras de emitir uma nota fiscal de serviços eletrônica: via sistemas públicos, oferecidos por alguns municípios brasileiros, ou por meio de softwares de gestão integrados.
Soluções como ERPs são opções mais práticas, visto que qualquer pessoa que deseja emitir uma NFS-e, através de sistemas municipais, precisará de um credenciamento, o qual geralmente começa no site da prefeitura e é concluído após uma visita presencial, onde o empreendedor deve apresentar todos os documentos solicitados.
Em ambos os casos, entretanto, o emissor deve ficar atento a algumas etapas. São elas:
- escolher entre os métodos de emissão, intermediação ou substituição;
- selecionar a atividade desenvolvida pela empresa emissora, de acordo com a lista fornecida por cada prefeitura;
- detalhar todos os itens que compõem a nota fiscal, incluindo descrição, horas de trabalho e valor de cada serviço.
Como consultar a NFS-e emitida?
Quando a nota fiscal eletrônica é emitida diretamente no sistema da prefeitura em que o empreendedor está registrado, ele deve fazer a busca manual no próprio site.
A NFS-e pode ser consultada através de pesquisas por datas, CPF ou CNPJ do tomador de serviços. Entretanto, vale ressaltar que alguns municípios limitam o arquivamento das notas por um tempo definido.
Além do software municipal, o empreendedor também pode contar com soluções terceiras, nas quais ele emitiu as notas, para fazer a consulta.
Como cancelar uma NFS-e?
Todo empreendedor deve fornecer ao seu cliente condições de reembolso ou garantia incondicional em seus serviços. Contudo, nesses casos, é fundamental que ele saiba como emitir uma nota fiscal eletrônica de cancelamento para evitar impostos além do necessário.
O prazo disponível para cancelamento irá depender das regras de cada prefeitura. Por isso, é importante conhecê-lo bem, pois fora dele será necessário entrar com um processo administrativo para realizar o mesmo processo.
As notas fiscais canceladas devem ser anexadas ao pedido e podem ser emitidas tanto por meio da prefeitura, quanto por sistemas de gestão.
Por fim, também é importante saber que a solicitação está sujeita à aprovação ou não do município, que tem um prazo médio de 30 dias para dar a resposta.
Preciso de um certificado digital para emitir NFS-e?
O certificado digital é um documento fundamental para garantir a segurança e a integridade jurídica das notas fiscais. Apesar disso, há alguns casos em que ele é dispensável.
Algumas prefeituras, por mais que sejam minoria, não o têm como necessário. Além disso, aqueles que estão enquadrados na categoria MEI também não tem a obrigação de utilizá-lo quando a emissão é feita diretamente pelo site municipal.
Quais são os benefícios da nota fiscal de serviços eletrônica?
Como todos já devem saber, a nota fiscal é fundamental para que o empreendedor esteja legalizado junto ao Estado. Por isso, vale dizer que ao optar pela versão eletrônica ele terá muito mais benefícios em relação à tradicional.
O primeiro, sem dúvidas, é a redução de gastos com insumos gráficos. Muitas empresas têm de emitir grandes lotes de notas por mês com a digitalização. Portanto, toda a impressão passa a ser dispensável.
A digitalização também traz uma série de outras facilidades. O armazenamento, por exemplo, é uma delas, visto que o acervo físico traz problemas, como dificuldade para encontrar ou até perda de documentos. Isso, por sua vez, contribui para a conformidade fiscal de um negócio.
A agilidade e segurança da NFS-e ainda se estende ao saber que ela pode ser integrada a sistemas de pagamento, fluxo de caixa e municipais.
O que são data de competência e data de emissão da NFS-e?
Boa parte das prefeituras exige que a data de competência seja exibida no corpo da nota. E, por mais que essa nomenclatura possa gerar estranheza em um primeiro momento, o conceito é simples.
Enquanto a data de emissão corresponde ao dia em que a nota foi gerada, a data de competência representa a data em que o serviço foi prestado. Nesse sentido, o empreendedor pode emitir a nota mesmo depois de vender seu serviço.
Entretanto, é importante conhecer as regras a qual está sujeito, visto que alguns municípios colocam limites para as diferenças entre as datas de emissão e competência.
ERP: emissor de nota fiscal de serviços eletrônica
ERP é um sistema de gestão empresarial que todo empreendedor deve considerar para otimizar o controle fiscal, jurídico, financeiro e logístico de seu negócio.
Ele é capaz de automatizar processos que antes eram feitos manualmente, fornecendo mais agilidade e precisão a tarefas burocráticas, para que todos os responsáveis pelo negócio possam focar seus esforços em tarefas de alto valor.
Um ERP, inclusive, promove muito mais praticidade na emissão da NFS-e se comparado aos sistemas de qualquer prefeitura. Além disso, devido às suas integrações, esse serviço permite ao empreendedor melhor visibilidade sobre controle de impostos, recebíveis e fluxo de caixa como um todo.
O Bling!, por exemplo, é um ERP na nuvem completo. Ele pode ser acessado diretamente do navegador de internet e possui todos os módulos necessários para a gestão de micro e pequenos empreendedores. Além disso, o sistema também faz a emissão do certificado digital, a fim de facilitar o processo de emissão de notas fiscais eletrônicas.