Você já se deparou com falhas ao emitir a NF-e, como erros na sequência numérica do documento? Se sim, saiba que é necessário inutilizar a nota fiscal para não ter problemas fiscais e jurídicos.
Quando não há uma numeração correta, o sistema fiscal entende que houve uma falha ao enviar a NF-e ou a empresa omitiu os rendimentos. Para não se complicar, saiba qual a diferença entre cancelar e inutilizar uma nota fiscal, como fazer a inutilização e consultar uma NF-e que você invalidou.
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O que você verá no artigo:
O que é inutilizar uma nota fiscal?
Inutilizar a nota fiscal é uma forma de invalidar o documento se a sequência numérica for irregular. Ou seja, toda NF-e tem uma série de números, por exemplo, 1001, 1002 e 1003. Se a próxima numeração for 1020, houve uma quebra subsequente, que deveria ser 1004.
Normalmente, essa situação acontece, principalmente, devido a falhas no software do emissor de nota fiscal. Dessa forma, é essencial notificar a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para não haver prejuízos fiscais e jurídicos.
Qual a diferença entre cancelar e inutilizar uma nota fiscal?
O cancelamento ocorre nos casos em que a empresa já emitiu a nota fiscal, mas houve um erro de digitação no valor da compra ou prestação de serviço, por exemplo. Agora a inutilização da NF-e acontece quando há falhas na sequência numérica das notas.
Nesse caso, não houve a emissão e o envio da nota fiscal para os órgãos responsáveis. Portanto, a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e a Receita Federal não a receberam para constatar o rendimento da venda de produtos ou prestação de serviços.
Quais os motivos para inutilizar uma nota fiscal?
Além de falhas no sistema que gerou a NF-e, há outras razões para inutilizar uma nota fiscal, como:
- usuários que substituem o antigo modelo 1 ou 1A de documento fiscal para a NF-e e dão prosseguimento à sequência anterior;
- quando existe algum contratempo que impede o envio ou recebimento do documento fiscal eletrônico;
- notas fiscais que uma empresa não utiliza toda numeração em um determinado período e decide inutilizá-las;
Em todos os casos, o sistema gerou somente a sequência numérica da nota, mas não houve a emissão do documento. Desse modo, as autoridades fiscais podem entender que a empresa omite os faturamentos.
A lei no 8.846, de 21 de janeiro de 1994, classifica esse ato como sonegação fiscal ― crime sujeito à multa ou até prisão de dois a cinco anos.
Como inutilizar uma nota fiscal?
Para inutilizar uma nota fiscal é preciso comunicar a Secretaria da Fazenda por meio do sistema emissor e seguir os seguintes passos:
- clique em “Emissão de NF-e” para acessar o painel de gerenciamento;
- acesse o ícone “Inutilizar Numeração”;
- na aba “Ano”, preencha com os dois últimos algarismos que correspondem ao período;
- no campo “Série”, insira o número da nota fiscal eletrônica;
- em seguida, preencha nos campos “numeração inicial” e “numeração final”, a sequência numérica da NF-e que deseja inutilizar;
- na área “Motivo”, insira a justificativa para inutilizar nota fiscal;
- para finalizar o processo, clique em “Inutilizar”.
Além de saber como inutilizar uma nota fiscal, é importante lançá-la nos livros fiscais, mesmo sem valor monetário. Essa ação garante o controle dos processos da empresa e, se houver alguma fiscalização, você tem como comprovar a regularização do documento.
Até quanto tempo posso inutilizar uma NF-e?
Conforme o Inciso II do Artigo 18 da Portaria CAT 162 de 2008, o emitente deve inutilizar a numeração de nota fiscal em até 10 dias da quebra da sequência numérica. Se o contribuinte não notificar a SEFAZ após esse período, pode incidir em multa conforme a legislação em vigor de cada estado.
Isso porque, por meio de fiscalizações, os órgãos responsáveis identificam divergências na emissão do documento. Para evitar inconvenientes, é importante ficar atento, então se você perceber diferenças na sequência numérica, envie uma justificativa para inutilizar a nota fiscal quanto antes.
O que acontece se o emitente não inutilizar uma nota fiscal?
Se o contribuinte não inutilizar uma nota fiscal em caso de sequência numérica incorreta, por exemplo, pode gerar algumas consequências, como:
- inconsistência no sistema fiscal;
- multas conforme a legislação do estado;
- problemas em auditorias fiscais;
- bloqueio no envio de uma nova NF-e até o emitente regularizar a situação.
Por isso, quando notar falha na emissão de um documento, confira se não ocorreu erro na numeração para evitar tais complicações. Além disso, ao pedir a inutilização, é necessário justificar o motivo de forma clara para que a SEFAZ aceite a solicitação.
Como consultar uma nota fiscal eletrônica inutilizada?
É possível confirmar a inutilização da NF-e por meio do portal da SEFAZ ou no sistema de gestão empresarial, caso o contribuinte utilize um. A seguir, veja como consultar uma nota fiscal eletrônica inutilizada por meio desses dois canais.
Portal SEFAZ
- Acesse o site da SEFAZ do estado onde você registrou a sua empresa;
- Clique na área de “Consulta de Inutilização de NF-e”;
- Preencha os campos com o CNPJ da empresa, número da nota e o ano correspondente à inutilização;
- Por fim, confirme para consultar.
Após esse procedimento, o sistema informa todas as notas fiscais que você emitiu no ano e os detalhes sobre os documentos que você inutilizou.
Sistema de gestão da empresa
- Acesse o módulo de NF-e do sistema;
- Localize as abas “Histórico de Inutilização” ou “Consulta de NF-e Inutilizadas”;
- Selecione a numeração ou o intervalo que deseja consultar e inicie a busca.
Os passos variam conforme o sistema de gestão que a empresa utiliza, mas, em geral, funciona dessa forma.
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