Está com dificuldades de manter uma gestão completa, com tomada de decisões ágeis e precisas? Então, é fundamental conhecer a Matriz GUT, também chamada de Matriz de Priorização.
Ela é uma ferramenta de gerenciamento altamente eficaz para priorizar projetos e identificar as melhores ações para otimizar a eficiência operacional do negócio. Afinal, um pequeno problema pode gerar um grande prejuízo financeiro.
Para resolver desafios e definir um bom plano de ação de forma prática, continue a leitura e aprenda o que é a Matriz GUT, como funciona e como aplicá-la na sua empresa, além de conferir um exemplo prático para montar sua planilha de pontuação.
Acompanhe!
O que você verá no artigo:
O que é Matriz GUT?
A Matriz GUT ou Matriz de Priorização é um método de gestão de projetos usado para identificar e priorizar tarefas conforme sua classificação, que é dividida em três critérios: Gravidade, Urgência e Tendência. Cada um deles recebe uma nota para, então, gerar uma pontuação que ajuda a tomar decisões.
Criado nos anos 80 para resolver problemas complexos das indústrias dos Estados Unidos e do Japão, o modelo GUT possibilita ao gestor classificar processos, problemas e tarefas por ordem de importância dentro do ecossistema da empresa.
Ou seja, direcionar de forma mais certeira os recursos usados para melhorar a eficiência operacional. Afinal, eles são limitados e precisam ser bem gerenciados para entregar alta qualidade nos produtos/serviços e, ao mesmo tempo, dar lucro à empresa.
Com essa ferramenta intuitiva, você não terá mais dúvidas se é preciso solucionar antes o atraso de pagamento de clientes ou as despesas mais altas que a receita. A matriz te mostrará o caminho!
Para que serve a Matriz GUT?
A Matriz GUT serve para elencar quais tarefas devem ser resolvidas por ordem de prioridade em diversos contextos empresariais, como na elaboração do planejamento estratégico, gestão de projetos e processos, gerenciamento financeiro, problemas com clientes ou vendas, entre outros.
Sendo assim, sua finalidade é melhorar o fluxo de trabalho, a assertividade da tomada de decisão e o crescimento sustentável da empresa ao longo dos anos.
Quais os critérios da Matriz GUT?
A Matriz de Priorização se baseia em três critérios de classificação de atividades:
- Gravidade: analisa o impacto que o problema, a tarefa ou o processo gera na empresa a médio e longo prazo, como nos colaboradores, na produção, nas operações, nos resultados etc.
- Urgência: avalia o tempo disponível para resolver o problema, ou seja, será que ele pode esperar ou não?
- Tendência: identifica a probabilidade da questão evoluir ao longo do tempo, isto é, se o problema vai aumentar aos poucos ou de forma rápida no futuro.
Entenda abaixo, em mais detalhes, quais os critérios da Matriz GUT e como são usados para direcionar ações, estratégicas e recursos.
Gravidade (G)
Qual a gravidade do problema? O quanto ele afeta a empresa a curto, médio e longo prazo? Quais são as possíveis consequências se não resolver a situação imediatamente?
Logo, esse primeiro critério mensura o impacto do problema na organização. Por exemplo, se uma loja de calçados está com vazamento durante o mesmo período de lançamento da nova coleção, fica claro que é fundamental consertar a tubulação primeiro, pois impacta muito mais o resultado do negócio.
Além de não receber clientes, a loja pode ter produtos estragados, paredes e tetos danificados (e precisar pintar de novo), máquinas e equipamentos quebrados, e ainda gastar mais com a conta de água.
Logo, para lançar a nova coleção e atrair o público, é crucial que a estrutura esteja adequada.
No modelo GUT, a gravidade é mensurada por cinco níveis:
- Sem gravidade
- Pouco grave
- Grave
- Muito grave
- Extremamente grave
Urgência (U)
Qual o prazo disponível para solucionar a questão? Ela pode esperar? Quanto menor for o tempo, mais urgente será a atividade (e também vice-versa).
Continuando nosso exemplo, a loja com vazamento precisa ser consertada em até 2 dias antes do começo da semana, sendo que o lançamento da nova coleção tem 15 dias para acontecer. E isso mostra que ele é mais urgente para ser resolvido.
Nessa metodologia, os níveis de urgência são:
- Sem urgência
- Pouco urgente
- Urgente
- Muito urgente
- Extremamente urgente
Tendência (T)
Qual o potencial de evolução do problema ao longo do tempo? Ele crescerá aos poucos ou de forma abrupta?
Ao medir a probabilidade da piora da situação, você consegue analisar quais tarefas devem ser priorizadas para evitar a tão temida “bola de neve”.
Se a loja de calçados não resolver o problema, pode ser que em 2 dias esteja inundada e perca a maior parte de seus recursos materiais.
O critério de tendência é dividido em:
- Sem tendência de piorar
- Piorar em longo prazo
- Piorar em médio prazo
- Piorar em curto prazo
- Agravar rápido
Continue a leitura e confira como funciona a Matriz GUT a partir da análise desses três critérios!
Saiba mais: Como um sistema de gestão de vendas pode ajudar sua empresa?
Como funciona a Matriz GUT?
A metodologia GUT usa um sistema de pontuação para cada um de seus critérios, gravidade, urgência e tendência. Como são divididos em cinco níveis, os resultados variam entre 1 e 5.
Veja abaixo um resumo das escalas usadas em cada critério.
| Nota / Nível | Gravidade (G) | Urgência (U) | Tendência (T) |
| 5 | Extremamente grave | Extremamente urgente | Agrava rápido |
| 4 | Muito grave | Muito urgente | Piora em curto prazo |
| 3 | Grave | Urgente | Piora em médio prazo |
| 2 | Pouco grave | Pouco urgente | Piora em longo prazo |
| 1 | Sem gravidade | Sem urgência | Sem tendência de piorar |
A combinação das notas define por ordem de importância qual problema deve ser solucionado primeiro. Para encontrar a pontuação, use o cálculo da multiplicação de três fatores:
(G) x (U) x (T)
O resultado máximo da matriz GUT é de 125 pontos e o menor, de 1. O mais alto deve ser prioridade na tomada de decisão.
Exemplo de Matriz GUT
Para entender o método na prática, confira um exemplo de Matriz GUT feito em uma planilha, de modo simples e objetivo.
| Problema / Situação | Gravidade (G) | Urgência (U) | Tendência (T) | (G) x (U) x (T) |
| Vazamento na loja física | 5 | 5 | 5 | 125 |
| Falta de organização dos processos | 4 | 4 | 3 | 48 |
| Estoque cheio | 4 | 4 | 4 | 64 |
| Baixa conversão de leads em vendas | 5 | 4 | 2 | 40 |
| Falta de controle do fluxo de caixa | 4 | 4 | 4 | 64 |
Ou seja, o vazamento na loja física deve ser a primeira ação a ser tomada diante da importância da situação, seguida por estoque cheio e falta de controle do fluxo de caixa, baixa conversão de leads em vendas e falta de organização dos processos.
E o que fazer caso dois cenários fiquem empatados? Qual deve ser o prioritário? Nesse caso, o empate está entre os problemas do estoque cheio e a falta de gestão do fluxo de caixa. Afinal, eles estão inter-relacionados.
Para entender qual deve ser priorizado, pense só: ao organizar o fluxo de caixa, você pode analisar as vendas e saber os produtos mais e menos vendidos e, assim, melhorar o planejamento de compra para manter o estoque com a quantidade adequada de cada produto, conforme a demanda dos seus clientes.
Sendo assim, iniciar a ação pela melhora do controle do fluxo de caixa impactará diretamente a otimização do estoque.
Percebeu como esse método facilita a visualização das tarefas da sua empresa? Confira mais vantagens dessa ferramenta!
Quais os benefícios da Matriz GUT para gestores?
Além de melhorar a tomada de decisão com a visualização integral dos problemas a serem resolvidos, existem outros benefícios da Matriz GUT para gestores de pequenas e médias empresas:
- pode ser usada por negócios de qualquer tamanho ou setor, ou apenas para uma área específica, como vendas, financeiro, estoque e atendimento ao cliente;
- melhora a precisão e eficiência do planejamento estratégico corporativo;
- é facilmente aplicada, sem precisar de cálculos complexos;
- ajuda a reduzir custos operacionais, como desperdícios e gargalos nos processos;
- contribui para o aumento do lucro do negócio, pois agiliza a solução de problemas, diminuindo prejuízos futuros com a priorização errada de tarefas.
Como fazer a Matriz GUT?
Agora que você já conhece tudo sobre esse método para priorizar ações de modo prático e funcional, aprenda como fazer a matriz GUT e aplicar no seu negócio sempre que estiver diante de tomadas de decisão complexas.
1. Mapeie todas as demandas pendentes
O primeiro passo é listar todos os processos, os problemas ou as tarefas que precisam ser resolvidos, até mesmo os que estão em andamento.
Se precisar, converse com as equipes e entenda se há alguma demanda esquecida. É importante elencar tudo o que necessita de resolução, desde o micro até o macro.
O uso da Matriz SWOT, ferramenta de gestão para identificar os pontos fortes e fracos da empresa e as ameaças e oportunidades do mercado, pode ser útil nesse momento de listagem de projetos.
Leia também: Análise SWOT: passo a passo para fazer a da sua empresa
2. Pontue as demandas de acordo com os critérios da GUT
Com base nos três critérios da GUT (gravidade, urgência e tendência), dê notas de 1 a 5 para cada demanda.
É importante analisar de forma ampla e integrada os problemas a serem resolvidos para realmente atribuir a pontuação adequada. Quanto mais você conhecer o negócio, mais certeiro será o resultado.
3. Faça os cálculos da Matriz GUT
Depois de dar notas para todas as tarefas, multiplique as pontuações de cada critério para identificar a ordem de importância das demandas.
Um projeto de implementação de um sistema de gestão pode ser a solução para várias demandas de uma marca, por exemplo. Sendo assim, ele pode ganhar nota 4 para gravidade, 5 para urgência e 4 para tendência, acumulando uma pontuação de 80.
4. Defina a ordem de prioridade dos problemas
Quanto mais alta for a pontuação, maior será sua prioridade. Logo, organize os projetos da maior para a menor nota, definindo a ordem que devem ser executados.
Caso haja empate entre uma ou mais demandas, é possível aplicar a Matriz SWOT para visualizar quais são os pontos estratégicos da empresa e, como consequência, impactam mais seus resultados.
Afinal, é provável que o negócio não tenha recursos para tocar todas as demandas ao mesmo tempo, sendo assim, a melhor forma é entender o critério de desempate. Além da análise SWOT, é possível conversar com as equipes e pedir a opinião delas sobre o ranking dos projetos.
5. Monte um plano de ação
Ao visualizar a ordem de suas demandas de acordo com seu impacto no negócio, é hora de planejar e montar um plano de ação para solucionar determinado problema.
Nele, você pode incluir:
- O que precisa ser resolvido e por que?;
- O que será feito?;
- Quais serão os responsáveis?;
- Quando será feito (data de início e final)?;
- Quais serão as etapas/tarefas e suas respectivas metas?;
- Quanto custa?.
6. Compartilhe o plano com as equipes
Para ter eficiência na execução das tarefas, é fundamental compartilhar os resultados da Matriz GUT e o plano de ação com os envolvidos, e estar aberto a ouvir novas ideias.
Dessa forma, os colaboradores se sentem reconhecidos e ficam mais motivados e engajados, melhorando sua produtividade e eficácia no trabalho.
Quanto mais alinhadas as equipes estiverem, melhores serão os resultados entregues.
7. Acompanhe os resultados
Só é possível saber se as ações estão resolvendo os problemas se houver a correta mensuração dos resultados. Para isso, defina indicadores de desempenho para monitorar a evolução dos processos.
Caso precise, faça ajustes estratégicos para finalizar a demanda no prazo esperado.
Uma das melhores formas de acompanhar os resultados do negócio é por meio de um sistema de gestão on-line. O software ERP permite monitorar de perto se o plano está dando certo.
Mudanças na equipe de vendas, por exemplo, devem gerar melhorias no faturamento; no marketing, aumento da captação de leads e fidelização de clientes; no financeiro, otimização de processos e redução de custos; entre outros.
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- controle do fluxo de caixa;
- aquisição do certificado digital A1;
- entre outras.
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