Se você está planejando seus primeiros passos no universo do empreendedorismo, uma das dúvidas que devem ter surgido é se MEI pode ter funcionário, certo?
É um questionamento totalmente pertinente, afinal, as regras para o MEI são bem diferentes das aplicadas para outras categorias de empresas enquadradas no Simples Nacional, como as microempresas (ME) e as empresas de pequeno porte (EPP).
Além do limite de faturamento e das cargas tributárias, a possibilidade de contratação de empregados também é definida por lei — e pode ser importante na sua decisão de abrir um CNPJ ou não.
Portanto, se você quer esclarecer sua dúvida de uma vez por todas, fique com a gente.
No artigo de hoje, você vai descobrir se MEI pode ter funcionário, quanto custa para manter um empregado devidamente registrado e quais as implicações de exceder o permitido para a categoria.
O que você verá no artigo:
Afinal, MEI pode ter funcionários?
Sim, a legislação em vigor atualmente permite que o MEI possa contratar um colaborador, seja funcionário ou estagiário. A contratação deve ser formalizada e realizada de acordo com as normas legais, a fim de assegurar que o empregado tenha acesso aos benefícios previdenciários e trabalhistas.
Como você deve imaginar, a contratação de funcionário não é obrigatória para o MEI, mas a possibilidade de contar com um colaborador devidamente registrado pode ser indispensável para a operação de pequenos empreendimentos de diversos nichos do mercado.
Especialmente os que envolvem a fabricação de produtos, casos em que apenas a mão-de-obra do próprio empreendedor pode não ser o suficiente para dar conta de todas as atividades.
Imagine ser o único responsável por encontrar e negociar com fornecedores, fabricar seus próprios produtos, planejar a executar as estratégias de marketing, vender, cuidar da logística de distribuição e entrega, atendimento ao cliente, pós-venda e ainda manter as finanças em dia. É bastante coisa, concorda?
Leia também: Como abrir MEI gratuitamente em 2024 e outras dúvidas frequentes
MEI pode contratar quantos funcionários?
Até a presente data (2024), o MEI pode contratar apenas um empregado, que deve ter idade superior a 16 anos, receber pelo menos um salário mínimo ou o piso salarial da categoria, além de ter garantidos todos os direitos trabalhistas, como férias e 13º salário, por exemplo.
Essas regras são definidas pela Lei Complementar 128/2008, que dispõe sobre as alterações nas normas de tratamento e favorecimento das micro e pequenas empresas.
No entanto, existe um Projeto de Lei Complementar (PLP 128/2021) em tramitação no Legislativo, com a proposta de aumentar tanto o limite atual de faturamento do MEI quanto o número de funcionários que podem ser contratados pela categoria.
Se aprovado, o MEI poderá contratar até 2 funcionários e faturar até R$ 130 mil anualmente.
O que acontece se o MEI contratar mais de um funcionário?
Se o MEI contratar mais de um funcionário, ele deixa de ser MEI. Na prática, isso quer dizer que deixa de recolher seus tributos pelo SIMEI e passa a pagar os impostos do Simples Nacional, como microempresa (ME) ou empresa de pequeno porte (EPP).
Claro que existem casos de MEIs que decidiram infringir a legislação e contratar informalmente um colaborador, sem registrá-lo.
Nesses casos, além dos riscos legais de operar fora do permitido para a categoria, você também fica sujeito a possíveis processos trabalhistas.
Se o seu funcionário não registrado solicitar judicialmente o reconhecimento do vínculo empregatício, você terá que arcar com todos os custos que não foram pagos durante o período em que ele trabalhou para sua empresa, o que inclui:
- FGTS;
- INSS;
- férias;
- 13º salário;
- horas-extras;
- aviso prévio;
- adicional noturno (quando houver);
- adicional de insalubridade ou periculosidade (quando houver).
Ou seja, mantenha-se dentro da lei, com apenas um funcionário e seus devidos custos referentes ao emprego formal.
Por falar nisso, veja quanto custa, para o MEI, manter um empregado.
Qual o custo de um funcionário registrado no MEI?
Além do salário e dos custos referentes aos direitos trabalhistas (férias, 13º salário, horas-extras), o MEI precisa pagar os tributos referentes ao vínculo empregatício. Esses tributos totalizam 11% do salário bruto do funcionário: 8% recolhidos para o FGTS e 3% pagos para o INSS.
Vamos de exemplo?
Se o seu funcionário recebe 1 salário mínimo — R$1412,00 —, o custo mensal para mantê-lo é:
- salário: R$ 1412,00;
- FGTS (8% do salário): R$ 112,96;
- INSS (3% do salário): R$ 42,36;
- férias (12,33% do salário): R$ 174,09;
- 13º salário (9,25% do salário): R$ 130,61;
- provisão de multa para rescisão (3,25% do salário): R$ 45,18.
Total: R$ 1917,20 por mês.
MEI precisa de contador para registrar funcionário?
Não, o MEI não precisa obrigatoriamente de um contador para registrar um funcionário. Todo o registro é realizado pelo eSocial e o próprio MEI pode cadastrar e gerenciar as obrigações e direitos trabalhistas e previdenciários do empregado. Porém, se houver dificuldades, pode contratar um contador para ajudar no processo.
Como fazer o registro de um funcionário no MEI? Documentos e passo a passo
Em primeiro lugar, se você pensa em contratar um funcionário para o seu negócio, é preciso olhar para o piso salarial da categoria. Como o salário do funcionário não é decidido pelo MEI, e sim, pela legislação, é importante saber quanto um funcionário vai custar para a empresa.
Para saber quais os custos com esse funcionário, faça os cálculos que apresentamos no exemplo acima: basta inserir o valor referente ao piso salarial da categoria.
Concluída essa etapa preliminar, providencie os documentos.
Documentação necessária para registrar o funcionário
Com relação ao registro, segundo o Sebrae, para o MEI ter um funcionário são necessários os seguintes documentos:
- RG;
- CPF;
- cartão PIS (Programa de Integração Social);
- carteira de trabalho e previdência social (CTPS);
- reservista militar (para maiores de 18 anos);
- certidão de nascimento;
- certidão de casamento;
- declaração de dependentes;
- atestado médico para admissão;
- declaração de requisição do vale-transporte.
Depois de organizar os documentos necessários, é hora de fazer o contrato de trabalho para formalizar o funcionário. Nesse documento, constam informações como salário, jornada de trabalho e benefícios.
Cadastro no eSocial e no PIS
Para quem não sabe, o eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.
A plataforma funciona como uma ferramenta que registra e formaliza as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais dos empregados e empregadores, e por isso é tão importante que o MEI faça o cadastro do funcionário.
Caso o novo funcionário não tenha PIS, também é obrigatório seu cadastro e registro.
Para facilitar todo o processo, confira um passo a passo com todas as etapas necessárias para registrar o funcionário.
Registro de funcionário: passo a passo
1. Cadastro do funcionário no eSocial
Se o MEI nunca teve um funcionário, o primeiro passo é acessar o portal do eSocial, gerar o código de acesso do CNPJ e fazer o login.
O cadastro do empregado também é feito por meio do eSocial, conforme as instruções específicas do portal.
2. Anotação na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e na CTPS Digital
Com a Lei da Liberdade Econômica (13.874/2019), a CTPS passou a ter uma versão digital. As informações registradas no eSocial são automaticamente transferidas para a CTPS Digital do empregado, que é identificada pelo número do CPF.
Registre todas as informações necessárias, como data de admissão, remuneração e quaisquer condições especiais referentes ao contrato. Essa medida é essencial para formalizar a relação de emprego e assegurar que os direitos trabalhistas do funcionário sejam respeitados.
O empregador — no caso, o MEI — tem 5 dias úteis para fazer as anotações.
3. Devolução da CTPS
Entregue a CTPS ao empregado em até 48 horas após a anotação. É recomendável criar um termo de recibo para documentar essa devolução, com uma declaração do tipo: “Eu, [nome do empregado], recebi a CTPS número [XXXXX], de [nome do empregador]”.
No caso de preenchimento digital, os registros eletrônicos gerados pelo empregador nos sistemas informatizados da CTPS em meio digital equivalem às anotações.
4. Elaboração do contrato de trabalho
O MEI deve preparar um contrato de trabalho, preferencialmente por escrito, para oficializar as condições de trabalho, como data de início, duração do contrato, horário de trabalho, intervalo de almoço, salário e outras condições pertinentes.
5. Elaboração da folha de pagamento mensal
Mensalmente, o MEI deve fechar a folha de pagamento no eSocial. O sistema realiza os cálculos automaticamente, gera o recibo do empregado e também a guia unificada dos encargos.
Você pode adicionar eventos como descontos de vale-transporte, horas extras e adiantamentos.
6. Recolhimento do INSS e do FGTS
Desde 2022, os pagamentos do INSS e FGTS são unificados pela Guia DAE (Documento de Arrecadação do eSocial).
As informações devem ser enviadas pelo eSocial e o pagamento da guia deve ser efetuado até o dia 7 do mês seguinte. Se a data cair em um dia sem expediente bancário, o pagamento deve ser antecipado para o dia útil anterior.
7. Arquivamento dos documentos
Mantenha arquivados todos os documentos comprobatórios de cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias por um período de até 30 anos. Essa documentação é essencial para eventuais fiscalizações e comprovações futuras.
Como contratar estagiários sendo MEI?
Caso o MEI opte por um estagiário em vez de um funcionário registrado, é preciso se atentar às leis referentes ao Termo de Compromisso do Estágio (TCE). Esse termo deve ser assinado não só pelo estagiário e empregador, como pela instituição de ensino.
O TCE deve conter informações como:
- objetivos do estágio;
- principais atividades realizadas pelo estagiário;
- carga horária da jornada de trabalho;
- valor da bolsa-estágio / ajuda de custo;
- nome do supervisor responsável;
- prazo do contrato.
Além disso, para estudantes de educação especial e do ensino fundamental, o limite de horas trabalhadas é de 4 horas diárias ou de 20 horas semanais. Já para estudantes do ensino médio ou universitário, é de 6 horas diárias ou 30 semanais.
Por conta desses limites é preciso ver qual tipo de jovem estudante se encaixa melhor na atividade do seu negócio.
Como pode perceber, ao contratar um funcionário ou estagiário, você, como MEI, precisa manter todas as informações organizadas e centralizadas, para facilitar o acesso sempre que for necessário.
Além disso, se optar por não contratar os serviços de um contador, é recomendável utilizar algum sistema de gestão empresarial — ERP — que simplifique não apenas os processos operacionais, mas também auxilie a organizar as finanças e a contabilidade.
Como um ERP pode ajudar um MEI com funcionário?
Um ERP pode ser muito útil para um MEI com funcionário, pois automatiza a gestão da folha de pagamento e garante, assim, o cumprimento de obrigações fiscais e trabalhistas.
Além disso, ajuda no planejamento financeiro ao prever despesas futuras como férias e 13º salário.
Assim, um ERP melhora a eficiência, reduz erros e assegura a conformidade legal do MEI como empregador.
Gerencie os pagamentos do seu funcionário com o Bling
Agora que você já sabe que MEI pode ter funcionário, que tal contar com o Bling para descomplicar o seu trabalho como empregador?
O recurso de pagamentos automático do Bling auxilia o MEI — e outras categorias de empresas — na organização, controle e centralização das informações sobre funcionários e pagamento de remuneração.
Realizados por meio da Conta Digital PJ Bling, os pagamentos automáticos eliminam a necessidade de intervenção manual do empreendedor, além de permitir a conciliação financeira e acesso das informações pelo seu contador, caso você precise dos serviços de um profissional. Veja só!
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