Dados da pesquisa Panorama Mercado Software, publicada em 2024, revelaram que 33,3% das empresas brasileiras vão aperfeiçoar ou adquirir o sistema ERP nos próximos anos.

Essa estatística já mostra o poder dessa ferramenta, certo? 

Ficou interessado e quer entender melhor o que é, para que serve um sistema ERP e quais benefícios esse recurso pode proporcionar para seu negócio? Basta seguir com sua leitura! 

O que é/para que serve um sistema ERP?

O sistema ERP é uma ferramenta de gestão empresarial que centraliza informações e processos de várias áreas, permite o controle integrado a partir de uma plataforma e ajuda a:

  • automatizar atividades;
  • ampliar o acesso de dados;
  • fornecer diagnósticos aprofundados sobre ações que visam aumentar a produtividade e reduzir custos.

Todas as funcionalidades da tecnologia ERP aumentam as chances do seu negócio prosperar. Afinal, as empresas são constituídas de diferentes setores, que juntos, possuem o mesmo objetivo e precisam, cada vez mais, de uma comunicação integrada, rápida e objetiva.

Atualmente, a integração de ferramentas e a comunicação interpessoal entre os funcionários de uma empresa são desafios que impactam a lucratividade do negócio.

Segundo a Martech Trends 2023, 72% das empresas de marketing e tecnologia não aproveitam o potencial das ferramentas que compram e usam. Ou seja: há um desperdício de energia e investimento com sistemas que se tornam  obsoletos ou pouco usados.

Um estudo divulgado no Harvard Business Review revelou que a comunicação efetiva no ambiente corporativo pode aumentar em até 47% o lucro de uma empresa em relação a outra.

Como surgiu o sistema integrado de gestão?

O primeiro sistema integrado de gestão surgiu há mais de um século. Trata-se de uma criação de Ford Whitman Harris, o famoso engenheiro, criou o EOQ (Economic Order Quantity), a fim de programar a sua produção.

A invenção foi utilizada por muito tempo, até que a fabricante Black & Decker desenvolveu outra solução a partir da ideia de Ford, para simplificar o planejamento e execução de atividades.

O método foi batizado como Material Requirements Planning (MRP) e, em síntese, os conceitos criados anteriormente foram integrados ao uso do computador. Algo revolucionário até 1983, quando surgiu a Manufacturing Resource Planning (MRP).

O MRP é um software criado para gerenciar compras, contratos, integrar dados e compartilhar informações entre diversos setores da mesma companhia.

Os anos passaram, a tecnologia avançou e, assim, surgiu o sistema ERP. As atualizações são frequentes e adaptadas conforme as demandas da empresa e as necessidades do mercado.

Atualmente, a combinação do sistema ERP com recursos de Inteligência Artificial (IA) é uma realidade. 

A necessidade de otimizar os fluxos operacionais, acelerar a automação de tarefas e elevar a produtividade das rotinas operacionais é cada vez mais perceptível, principalmente se você é gestor de uma organização e quer melhorar a competitividade no mercado.

Com as tecnologias inteligentes, é possível impulsionar processos e usar recursos de inteligência de dados para resolver desafios de alta complexidade e agilizar a tomada de decisão estratégica.

Qual a função de um sistema ERP?

O sistema ERP integra todas as áreas da empresa e, consequentemente, serve para:

  • facilitar a automatização de processos;
  • melhorar a execução da rotina operacional;
  • otimizar a gestão das informações e dados do negócio;
  • centralizar informações importantes, de modo estratégico, para apoiar a tomada de decisão;
  • agilizar a execução de boas práticas;
  • possibilitar a implementação de melhorias.

Isto é, o objetivo do sistema ERP é auxiliar gestores e líderes a melhorar a eficiência da rotina operacional, em todos os setores. A seguir, confira alguns exemplos!

Gestão financeira

Cuidar da saúde financeira de uma empresa é um desafio, mas graças aos sistemas integrados, é possível melhorar a gestão financeira do negócio.

Ao sincronizar entradas e saídas de modo automatizado, você terá uma visão ampla sobre o faturamento e poderá fazer o controle e fluxo de caixa com muito mais eficiência.

Operações de compra e venda

Se você tem uma loja e faz compras com frequência, mas precisa organizar o sistema de compra e venda, está na hora de aprender como o sistema ERP trabalha a seu favor.

Ao integrar um sistema de ERP ao seu negócio, você:

  • organiza o processo de trabalho;
  • identifica com mais propriedade a necessidade de repor ou não um produto;
  • reduz despesas, com a falta ou excesso de produtos no estoque;
  • obtém informações com mais facilidade para se comunicar com seus fornecedores;
  • sistematiza o controle de mercadorias e giro de estoque.

Gestão de vendas

Não é novidade que investir em uma boa gestão de vendas interfere na lucratividade do seu negócio. Entretanto, um sistema ERP pode te ajudar a vender mais e melhor, devido às seguintes funcionalidades:

  • acompanhamento dos pedidos de compra em tempo real;
  • emissão de nota fiscal;
  • mais proximidade com a jornada do cliente;
  • integração com ferramentas que auxiliam no atendimento ao cliente – do primeiro contato ao pós-venda;
  • possibilidade de integração do sistema ERP com plataformas de e-commerce e marketplaces.

Gestão de informação

A gestão de informação com qualidade é fundamental para o sucesso da sua empresa, sobretudo na tomada de decisão. Um sistema ERP é indicado para essa função porque:

  • permite o cadastro de clientes e fornecedores em uma única plataforma;
  • funciona de modo integrado. Ou seja, as informações de boletos e notas fiscais são interligadas.

Sistema fiscal

Emitir nota fiscal é uma obrigatoriedade de qualquer empresa e seu cliente agradece. Diante dos desafios diários, emitir notas fiscais e enviar documentos para o cliente pode ser desafiador quando este processo é manual.

Felizmente, existem sistemas integrados que facilitam essas atividades apenas com o preenchimento do setup, no cadastro inicial. Em resumo: após cadastrar seu cliente no sistema, você terá acesso às informações para emitir notas fiscais e tudo o que é necessário, sem ter que investir em outras ferramentas.

Gestão logística 

Se você trabalha com uma loja virtual ou física, saiba que é possível melhorar a gestão logística com um sistema ERP e poupar energia na execução de tarefas. 

Com o sistema Bling, por exemplo, é possível realizar várias atividades em um só lugar, como:

  • gestão de pedidos;
  • separação de produtos para envio e controle de saídas;
  • emissão de remessa e código de rastreio;
  • impressão de etiquetas (personalizadas e padrão para identificação de transporte);
  • gestão de logística reversa;
  • checklist de conferência de cada pedido para minimizar erros.

Na prática, esses recursos te ajudam a otimizar o tempo. A melhoria da produtividade também é uma consequência, visto que os sistemas são excelentes para a redução de erros.

Como implementar um sistema ERP?

Implementar um sistema ERP na sua empresa envolve, no mínimo, cinco etapas:

  • identificação de problemas e definição de um projeto para resolvê-los;
  • avaliação das ferramentas disponíveis no mercado;
  • migração de dados para o sistema ERP;
  • envolvimento da equipe;
  • monitoramento de resultados.

A seguir, o passo a passo de como implantar um sistema ERP.

1. Identificação de problemas e definição de projeto

Antes de implementar novas ferramentas, você precisa identificar as principais dificuldades do negócio. Assim, é possível elaborar um projeto de melhorias e incluir na proposta as expectativas em relação ao sistema ERP. 

Você pode definir as prioridades de gestão conforme o grau de dificuldade e os testes são sempre bem-vindos.

2. Avaliação das ferramentas

Avalie as opções de ferramentas disponíveis no mercado. Confira algumas dicas:

  • considere os recursos em nuvem;
  • pesquise o preço, mas escolha a ferramenta pelo valor agregado para o seu negócio;
  • compreenda as funcionalidades incluídas no escopo da ferramenta;
  • avalie a segurança de dados do sistema;
  • faça um alinhamento entre o uso da ferramenta e as necessidades do negócio.

3. Migração de dados

Se você deseja aprender como implantar um sistema ERP com sucesso, saiba que a migração de dados é uma das etapas mais importantes desta jornada. Esse processo ocorre em duas situações: quando o sistema atual fica obsoleto e nos casos em que há atualizações disponíveis no mercado.

Em pequenas empresas, a migração de dados é feita com backups, e usar um HD externo adianta grande parte do trabalho. Nas grandes empresas, o volume de dados geralmente é maior. 

Recomendamos que você busque ajuda profissional para inserir as informações na nuvem de modo seguro.

Afinal, todas as empresas têm informações confidenciais e é preciso investir na cibersegurança, sobretudo no caso de dados sensíveis dos clientes.

Lembre-se: a Lei Geral de Proteção e Dados (LGPD) foi aprovada em 2018 para assegurar a privacidade e o tratamento adequado de dados pessoais. As empresas que não cumprem a legislação recebem uma multa de 2% do faturamento, no último exercício, conforme Art.52 da Lei 13.709/2018.

Confira outros conteúdos de migração de dados podem ser úteis para você e sua equipe nesta empreitada:

4. Envolvimento da equipe

Implementar um sistema de gestão integrada impacta o trabalho de diversas equipes que compõem o seu negócio. Certifique-se que todos os membros do time estão na mesma página e envolva sua equipe nos processos de contratação, implementação e integração à nova rotina. 

O mais importante é manter a transparência, falar sobre as expectativas de melhoria dos processos organizacionais e, assim, garantir o engajamento dos funcionários.

5. Monitoramento de resultados

Após a implementação do sistema ERP, é indispensável acompanhar se os objetivos da organização são atingidos. Ao monitorar os resultados, você pode ajustar a rota, ao mesmo tempo que o uso da ferramenta e os processos passam por melhorias contínuas.

Qual é o melhor sistema ERP, de acordo com a empresa?

O sistema ERP pode ser implementado em empresas de diversos tamanhos, de micro a grandes negócios, de segmentos variados, no e-commerce ou loja física.

Não importa se você tem um negócio online ou uma operação híbrida, sua empresa pode crescer de forma muito mais saudável e produtiva com as integrações que um software de gestão oferece.

Entretanto, você deve estar se perguntando: qual é o melhor sistema ERP, de acordo com as especificidades da minha empresa? Depende do seu objetivo, da quantidade de setores e dos desafios da empresa.

O sistema ERP na nuvem garante mais segurança para a empresa e você pode acessá-lo, a qualquer momento, de qualquer lugar. O único requisito é ter conexão com a internet.

Uma das vantagens do modelo ERP na nuvem é a capacidade de preservação dos dados em servidores remotos. Geralmente, o custo é mais baixo também.

O ERP local, por sua vez, é instalado em uma máquina da sua companhia. Você e sua equipe podem acessá-lo sempre que necessário, mas somente dos dispositivos escolhidos como base.

Esse sistema é altamente personalizável, mas oferece algumas desvantagens, como:

  • alto custo;
  • necessidade de atenção de uma equipe própria de TI caso precise de manutenção;
  • possibilidade de apresentar problemas em atualizações;
  • é menos seguro, já que a sua empresa fica responsável por esse ponto também.

Ao escolher um sistema ERP para sua empresa, tenha em mente que a ferramenta precisa de uma classificação viável e segura para o seu negócio. São fatores que impactam a viabilidade do sistema: funcionalidades, aplicação e local de armazenamento das informações e segurança dos dados.

No primeiro fator, estão as funcionalidades, como cadastros feitos a partir de formulários divididos em campos. A gestão de informação com qualidade é essencial, e um sistema ERP exibe os dados da operação da empresa de modo dinâmico, em um lugar apenas. 

A partir dessas informações, você poderá fazer análises de sucesso do seu negócio.

A aplicação prática dos sistemas e o local de armazenamento de informações são associados a fatores que interferem na qualidade de um banco de dados da empresa. Informação é poder, e você precisa de um espaço seguro para inserir o que é relevante para a operação.

O terceiro destaque é a segurança de dados. Você precisa garantir que todos os dados estão bem protegidos na nuvem. Assista um vídeo completo sobre o assunto:

Vantagens do sistema ERP 

A redução de custos e centralização das informações são as principais vantagens de usar um sistema ERP, mas não são as únicas. A seguir, listamos as principais vantagens do ERP para empresas que incluem:

  • economia;
  • escalabilidade;
  • flexibilidade;
  • modernidade;
  • integração de dados.

Além disso, lembre que concentrar todas as informações da empresa em um único sistema automatizado significa menos retrabalho. Sem perder tempo ao procurar dados que já estão no sistema ERP, você e sua equipe terão um ganho de produtividade da empresa.

O resultado: sobra mais tempo para focar no que mais importa. Abaixo, a descrição das vantagens.

Economia

Mais produtividade corresponde a mais ganhos. Com uma operação mais enxuta, fica fácil garantir o controle financeiro do negócio. Um sistema ERP elimina a necessidade de softwares e plataformas diferentes: a gestão acontece em um só lugar, cortando gastos com fornecedores distintos. 

Dica: com o gerenciador financeiro do sistema de ERP do Bling, você gerencia o seu negócio e organiza todos os seus pagamentos em um só lugar. Além da gestão financeira, consegue emitir notas, acompanhar os lucros e emitir boletos com uma plataforma apenas.

Escalabilidade

O objetivo da sua empresa é crescer, certo? Para alcançá-lo, é importante ter uma estrutura maleável, na qual você possa acompanhar a evolução do negócio. 

O sistema ERP oferece esta vantagem, pois pode ser adaptado conforme a demanda da companhia, sem deixar o empresário na mão.

Flexibilidade

Fazer o controle da empresa em qualquer lugar é fundamental para quem é responsável por um pequeno negócio. É comum que uma pessoa assuma papéis diferentes. 

Com o sistema ERP disponível em versão mobile, por exemplo, você pode acompanhar o que acontece na empresa a qualquer momento, na palma da sua mão.

Modernidade

Não dá mais para fazer controle manual da sua empresa na era em que vivemos, não é mesmo? O sistema ERP é uma forma acessível e simplificada de colocar o seu negócio no mundo moderno e da automação.

Integração de dados

Um sistema ERP permite a centralização de emissão de nota fiscal, controle de estoque, frente de caixa, logística e o financeiro da empresa em um só lugar. Ou seja, uma excelente maneira de alcançar melhores resultados.

O sistema Bling ERP

Dentro do sistema Bling ERP, é possível:

  • emitir notas fiscais, sem preencher as mesmas informações todas as vezes (o sistema salva);
  • cadastrar produtos;
  • controlar as informações e os produtos do estoque;
  • gerenciar a movimentação do caixa;
  • registrar as vendas na frente de caixa;
  • fazer a gestão do envio dos produtos a partir de integrações logísticas;
  • construir uma gestão financeira inteligente e eficaz, com controle de contas, orçamento, e muito mais!

Experimente o Bling ERP. TESTE GRÁTIS a ferramenta e ganhe tempo cuidando do que realmente importa para o seu negócio.

Tempo é dinheiro e, ao longo deste conteúdo, você descobre o que é o sistema ERP e quais são as vantagens de implementá-lo. Queremos te ajudar a crescer e você pode começar hoje mesmo. Na dúvida?

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