Certificado digital: como emitir? Qual a validade?

Podemos definir o que é certificado digital como uma assinatura virtual para pessoas físicas e jurídicas. Com essa autenticação, a empresa pode realizar uma série de transações fiscais obrigatórias, como verificar a autenticidade da nota fiscal eletrônica (NFe).

Além disso, o certificado digital serve para assinar documentos de qualquer lugar, com validade jurídica igual à do CPF e à do CNPJ.

Se você é um novo empreendedor, com certeza precisa conhecer os tipos de certificado digital e como obter; afinal, por meio dele, sua empresa conseguirá realizar uma série de transações fiscais obrigatórias.

Neste conteúdo, entenda a diferença entre certificado A1 e A3, as vantagens que esse documento tem a oferecer e como comprar o seu com segurança.

Principais aprendizados

• Podemos definir o que é certificado digital como uma identidade eletrônica que comprova a autenticidade de pessoas ou empresas em ambientes digitais. Permite assinar documentos, acessar serviços online, emitir notas fiscais e realizar transações com segurança jurídica.
• Os principais tipos de certificado digital são o e-CPF (identifica pessoas físicas), o e-CNPJ (representa empresas) e o certificado NF-e (destinado à emissão de notas fiscais eletrônicas). Cada modalidade atende a diferentes necessidades fiscais, empresariais e administrativas.
• A diferença entre certificado A1 e A3 é que o primeiro é armazenado no computador ou servidor, com validade de um ano, enquanto o segundo fica em token ou cartão, oferecendo proteção física e validade estendida.
• Como vantagens do certificado digital, podemos destacar autenticidade, integridade e validade jurídica em operações eletrônicas. O documento também reduz burocracias, agiliza processos, fortalece a segurança das informações e facilita o acesso a diversos serviços públicos e privados.

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O que é certificado digital?

É uma assinatura eletrônica para pessoa física ou empresa. Essa tecnologia utiliza chaves criptográficas, em arquivo digital ou token, para gerar essa identidade exclusiva e segura. Na prática, funciona como uma identidade virtual que permite a identificação segura do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos.

Geralmente, esse documento é utilizado para comprovar as informações de transações tributárias, como emissão de notas fiscais e contratos.

Com o certificado digital, as empresas mantêm a regularidade fiscal perante o governo e cumprem obrigações essenciais, como o envio de declarações e prestações de contas à Receita Federal .

A anatomia do certificado é composta por:

• Informações da pessoa ou da empresa;
• Chave pública associada ao CPF ou CNPJ cadastrado;
• Assinatura digital de empresa que é a Autoridade Certificadora Confiável.

Para que serve o certificado digital?

Esse documento permite acessar serviços públicos e privados com segurança, emitir notas fiscais, cumprir obrigações fiscais, assinar contratos, autenticar documentos e realizar transações eletrônicas com validade jurídica. Além disso, simplifica processos, reduz burocracias, acelera operações e oferece mais proteção para empresas, profissionais e pessoas físicas nas atividades digitais.

Diversas razões justificam a emissão desse documento. No tópico a seguir, entenda as vantagens do certificado digital.

Quais as vantagens do certificado digital?

Os principais benefícios são:

• garante autenticidade, integridade e validade jurídica para documentos e transações eletrônicas.
• reduz custos ao eliminar papel, impressão, reconhecimento de firma e envio físico de documentos.
• agiliza processos com assinaturas e operações realizadas totalmente online.
• aumenta a praticidade ao permitir acesso remoto a serviços e assinaturas.
• contribui para a sustentabilidade ao diminuir o consumo de papel e deslocamentos.
• protege informações e torna processos empresariais mais seguros, eficientes e confiáveis.

Entenda detalhadamente cada uma das vantagens do certificado digital.

Autenticidade, integridade e validade jurídica

O certificado comprova a identidade de quem assina um documento e garante que seu conteúdo não seja alterado após a assinatura. Além disso, a assinatura eletrônica tem validade jurídica, o que confe segurança às transações.

Um contrato firmado digitalmente, por exemplo, tem o mesmo reconhecimento legal de um documento assinado à mão.

Redução de custos

Ao eliminar a necessidade de imprimir documentos, reconhecer firma em cartório e realizar envios físicos, o certificado reduz despesas operacionais, como armazenamento de papéis e deslocamentos.

Na emissão de notas fiscais eletrônicas, por exemplo, todo o processo acontece digitalmente, diminuindo custos e aumentando a eficiência administrativa.

Mais agilidade nos processos

Documentos podem ser assinados, enviados e validados em poucos minutos, independentemente da localização das partes envolvidas. Essa característica acelera processos internos e negociações.

Em vez de aguardar assinaturas presenciais ou o envio de documentos pelos Correios, tudo pode ser concluído imediatamente pela internet.

Mais praticidade no dia a dia

O certificado permite acessar serviços públicos, emitir documentos fiscais e assinar contratos sem sair de casa ou do escritório, o que simplifica diversas atividades administrativas.

Um contador, por exemplo, consegue enviar declarações e cumprir obrigações fiscais de vários clientes remotamente, economizando tempo e facilitando sua rotina profissional.

Sustentabilidade

Ao substituir documentos impressos por arquivos eletrônicos, o certificado reduz o consumo de papel, tinta e outros materiais. Também diminui a necessidade de deslocamentos para cartórios ou empresas, reduzindo impactos ambientais.

Proteção das informações

O certificado utiliza tecnologias de criptografia para proteger dados durante assinaturas e transações eletrônicas. Dessa maneira, dificulta fraudes, acessos não autorizados e alterações indevidas em documentos.

Como resultado, empresas e profissionais realizam operações digitais com mais confiança, preservando informações sensíveis e fortalecendo a segurança de seus processos.

Como existem diferentes aplicações, é importante escolher a modalidade mais adequada para cada necessidade. A seguir, conheça os principais tipos de certificado digital e entenda em quais situações cada um é mais indicado.

Quais são os tipos de certificado digital?

Os destaques são:

• e-CPF: identifica pessoas físicas para assinar documentos, acessar serviços públicos e cumprir obrigações fiscais;
• e-CNPJ: representa empresas em operações fiscais, tributárias e administrativas realizadas pela internet;
• NF-e: utilizado para emitir notas fiscais eletrônicas com autenticidade, segurança e conformidade com a legislação.

Conheça melhor cada um dos tipos de certificado digital.

e-CPF

O e-CPF é indicado para pessoas físicas que precisam acessar plataformas governamentais, assinar documentos eletronicamente ou representar interesses em processos digitais.

Profissionais liberais, advogados e contadores, por exemplo, utilizam esse certificado para enviar declarações (como imposto de renda), consultar informações fiscais e formalizar contratos sem depender de procedimentos presenciais, tornando a rotina mais prática e eficiente.

e-CNPJ

O e-CNPJ identifica a empresa nas transações eletrônicas e facilita o cumprimento de diversas obrigações legais. Com essa versão, é possível acessar sistemas da Receita Federal, enviar declarações, assinar documentos corporativos e realizar operações fiscais com segurança.

É uma ferramenta indispensável para empresas que desejam centralizar processos e reduzir etapas burocráticas no dia a dia.

NF-e

O certificado para NF-e é utilizado principalmente para autenticar a emissão de notas fiscais eletrônicas, garantindo que o documento seja reconhecido pelos órgãos fiscais.

Na prática, uma loja, indústria ou distribuidora consegue emitir notas rapidamente, com validade jurídica e segurança, além de integrar esse processo a sistemas de gestão para automatizar a rotina fiscal.

Qual a diferença entre certificado A1 e A3?

A tabela abaixo ilustra as principais diferenças:

Entenda com mais detalhes as diferenças entre certificado A1 e A3.

Certificado A1

O certificado modelo A1 é armazenado diretamente no computador. Funciona por meio de chaves criptografadas, uma pública e outra privada.

A pública é enviada para a Autoridade Certificadora (AC), já a privada fica no computador, protegida por um login.

Esse sistema evita operações fraudulentas, já que os dados não podem ser decodificados sem a combinação de ambas as chaves. Nos casos de invasões e ameaças virtuais, o certificado pode ser desativado.

Uma das grandes vantagens do modelo A1 é o seu dinamismo, já que é possível operá-lo a partir do computador.

Caso precise emitir notas fiscais, por exemplo, basta enviar o certificado para o software emissor. Assim, você emite documentos de maneira prática, segura e sem excesso de papéis.

Certificado A3

O certificado modelo A3 é diferente porque conta com uma mídia de armazenamento predeterminada, ou seja, um dispositivo que pode ser um cartão ou um token.

Dessa forma, é possível utilizar o certificado em qualquer computador e em diversas tarefas tributárias que exigem a assinatura da empresa.

Por ser um hardware separado, o modelo A3 oferece maior mobilidade e eficiência para que a empresa possa comprovar sua identidade em informações contábeis.

Esse modelo tem validade de um a cinco anos, dependendo do local de armazenamento.

No vídeo abaixo, confira como obter certificado digital A3 no ERP Bling:

O Certificado A1 é o mais recomendado pelo Bling, que oferece o Certisign com validade de um ano.

Ao adquirir a certificação, você não precisa se preocupar com a compatibilidade. Afinal, no Bling, é possível emitir as notas fiscais eletrônicas.

Para que serve o certificado digital para MEI?

O certificado digital permite ao MEI acessar serviços governamentais com mais segurança, assinar documentos eletronicamente, emitir determinados tipos de notas fiscais quando exigido e conceder procurações digitais a um contador. Além de agilizar processos, essa tecnologia reduz burocracias e garante validade jurídica às operações realizadas pela internet.

Alguns municípios solicitam o certificado digital para MEI como um comprovante. Fora isso, seu uso é opcional e o microempreendedor só precisa ter sua identidade digital quando o cliente – pessoa jurídica – solicitar a nota fiscal eletrônica.

No caso de microempreendedores que possuem funcionários, segundo a lei, o certificado digital continua sendo facultativo. Algumas transações tributárias, no entanto, vão exigir o uso do documento digital.

A verdade é que o certificado digital traz vantagens para o uso prático da emissão da nota fiscal eletrônica e garante que o microempreendedor individual fique em dia com o governo. 

Atrelado a um ERP, um sistema integrado de gestão empresarial, a lista de benefícios fica ainda maior, já que as obrigações fiscais passam a ser cumpridas de forma automatizada.

Vale lembrar ainda que as pessoas jurídicas que estiverem com a situação cadastral do CNPJ com o status de inapta, suspensa ou cancelada não podem fazer a solicitação do certificado digital para MEI.

Qual tipo de certificado digital para MEI?

O e-CPF costuma ser suficiente para o MEI que precisa acessar serviços públicos, assinar documentos eletronicamente e cumprir obrigações fiscais em nome próprio. Já o e-CNPJ pode ser mais indicado quando a atividade exige representar formalmente a empresa em sistemas governamentais ou realizar operações empresariais com maior frequência.

Saber qual tipo de certificado digital para MEI exige atenção a alguns fatores. Primeiro, é importante lembrar que o microempreendedor individual não é obrigado a adquirir o certificado digital, a não ser que escolha emitir a Nota Fiscal Eletrônica.

Nesse caso, como o certificado digital é uma tecnologia atrelada à Nota Fiscal, o uso do documento vai facilitar o processo de emissão das notas eletrônicas e outras transações.

O tipo de certificado digital para MEI também vai depender do objetivo do microempreendedor. Os modelos A1 e A3 têm armazenamento e validade diferentes, então esses são pontos que podem ajudar na hora da decisão.

A Certisign, Autoridade Certificadora que é parceira do Bling, oferece o Certificado Digital e-CNPJ, que é a identidade digital da pessoa jurídica no meio eletrônico. Com o e-CNPJ, é possível assinar documentos com validade jurídica, se comunicar com a Receita e emitir NF-e e NFC-e.

Esse documento digital traz vantagens para o uso prático da emissão da nota fiscal eletrônica e garante que o microempreendedor individual fique em dia com o governo.

Atrelado a um ERP, um sistema integrado de gestão empresarial, a lista de benefícios fica ainda maior, já que as obrigações fiscais passam a ser cumpridas de forma automatizada.

Quando o certificado digital é obrigatório?

A exigência obrigatória depende do porte da organização, do regime tributário, da atividade exercida e, principalmente, das obrigações fiscais e trabalhistas que precisam ser cumpridas. Na prática, empresas que emitem determinados tipos de documentos fiscais eletrônicos normalmente precisam de um certificado digital para garantir a autenticidade das informações transmitidas.

A mesma lógica vale para diversas declarações enviadas à Receita Federal e para sistemas governamentais que exigem uma identificação eletrônica com validade jurídica.

eSocial

Outro exemplo envolve o eSocial, plataforma utilizada para o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Dependendo do perfil da empresa e da obrigação acessória, o certificado pode ser exigido para autenticar os envios e assegurar a integridade dos dados compartilhados.

Receita Federal

O acesso a serviços da Receita Federal também pode exigir um certificado em determinadas situações. No portal e-CAC, por exemplo, o documento eletrônico permite utilizar funcionalidades voltadas a pessoas jurídicas e representantes legais, além de facilitar a realização de diversos procedimentos sem a necessidade de atendimento presencial.

Além disso, algumas empresas optam por utilizar o certificado mesmo quando não é obrigatório. Isso acontece porque a tecnologia reduz burocracias, agiliza assinaturas de contratos, facilita o relacionamento com órgãos públicos e aumenta a segurança das operações realizadas pela internet.

Por esse motivo, antes de adquirir um certificado, vale verificar quais exigências se aplicam ao seu negócio. Assim, você evita custos desnecessários e escolhe a solução mais adequada para atender às suas necessidades operacionais e fiscais.

Quais são os erros ao usar o certificado digital?

Um dos erros mais frequentes é deixar o certificado vencer. Após o fim da validade, o documento deixa de funcionar imediatamente, impedindo assinatura eletrônica, emissão de notas fiscais e acesso a diversos serviços. Por isso, acompanhar a data de expiração e providenciar a renovação com antecedência evita interrupções nas atividades.

Outro problema comum é esquecer ou bloquear a senha, principalmente no modelo A3. Como há um limite de tentativas para digitá-la corretamente, insistir em combinações incorretas pode bloquear o dispositivo e exigir procedimentos específicos para regularizar a situação.

Também é habitual encontrar dificuldades na instalação ou configuração. Isso porque drivers desatualizados, certificados instalados incorretamente ou incompatibilidades com navegadores e sistemas operacionais podem impedir o reconhecimento do certificado.

Portanto, manter o computador atualizado e seguir as orientações da Autoridade Certificadora reduz bastante esse tipo de ocorrência.

Cuidados com o certificado A1 e A3

No caso do certificado A1, um cuidado importante é manter uma cópia de segurança quando permitido pela política da empresa. Se o computador apresentar falhas ou os arquivos forem perdidos sem backup, será necessário emitir um novo certificado para voltar a utilizá-lo.

Já quem utiliza o A3 deve redobrar a atenção com o token ou cartão criptográfico. Isso porque perda, roubo ou danos físicos ao dispositivo podem impedir o acesso ao certificado. Nessas situações, o recomendado é solicitar a revogação imediatamente para evitar qualquer risco de uso indevido.

Por fim, vale lembrar que o certificado digital é um recurso de segurança e deve ser tratado como um documento importante. Logo, evitar compartilhar senhas, manter os dispositivos protegidos e utilizar apenas computadores confiáveis ajuda a preservar a integridade das informações e garante o funcionamento seguro ao longo de toda a sua validade.

Como obter certificado digital?

O passo a passo a seguir pode te orientar:

1. Escolha o tipo de certificado: defina a modalidade mais adequada, como e-CPF, e-CNPJ ou NF-e, além do modelo A1 ou A3.
2. Selecione uma Autoridade Certificadora: contrate uma empresa credenciada pela ICP-Brasil para emitir o certificado.
3. Envie a documentação: apresente os documentos exigidos para validar sua identidade ou a da empresa.
4. Realize a validação: confirme seus dados presencialmente ou por videoconferência, quando disponível.
5. Emita e instale o certificado: após a aprovação, faça a instalação ou receba o dispositivo para começar a utilizá-lo.

Compreenda as etapas de como obter certificado digital.

Escolha o tipo de certificado

O primeiro passo é identificar o certificado que atende melhor às suas necessidades. Pessoas físicas normalmente utilizam o e-CPF, enquanto empresas recorrem ao e-CNPJ ou ao certificado para emissão de NF-e.

Também é importante decidir entre os modelos A1 e A3, considerando validade, mobilidade e necessidade de integração com sistemas.

Selecione uma Autoridade Certificadora

A emissão deve ser feita por uma Autoridade Certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Essas instituições seguem normas que garantem a autenticidade e a segurança do processo.

Antes de contratar, vale comparar atendimento, suporte, formatos disponíveis e opções de renovação para encontrar a solução mais adequada.

Envie a documentação

Após contratar o serviço, será necessário apresentar os documentos solicitados para confirmar sua identidade ou a representação legal da empresa. Em geral, são exigidos documentos pessoais, comprovantes e registros empresariais, quando aplicável.

Ter essas informações organizadas agiliza a análise e reduz o risco de pendências durante o processo.

Realize a validação

A etapa de validação confirma que os dados informados pertencem realmente ao solicitante. Dependendo da Autoridade Certificadora, esse procedimento pode acontecer presencialmente ou por videoconferência.

Após a checagem dos documentos e da identidade, o pedido segue para emissão, garantindo mais segurança e confiabilidade ao certificado.

Emita e instale o certificado

Depois da aprovação, o certificado é disponibilizado para instalação no computador ou servidor (no caso do A1) ou gravado em um token ou cartão (no caso do A3). Após essa etapa, já pode ser utilizado para assinar documentos, emitir notas fiscais e acessar diversos serviços digitais com segurança.

Agora que você já sabe para que serve o certificado digital, as vantagens, seus tipos, a diferença entre certificado A1 e A3 e como emitir, fica mais fácil escolher a opção adequada e aproveitar todos os benefícios dessa tecnologia no dia a dia.

Leia também: Como excluir um certificado digital vencido? [Tutorial]

FAQ – Dúvidas sobre o que é certificado digital e para que serve

O que garante a autenticidade do certificado digital?

A autenticidade é assegurada por tecnologias de criptografia e pela infraestrutura da ICP-Brasil, responsável por regulamentar a certificação digital no país. Esse conjunto de mecanismos confirma a identidade do titular, protege os dados contra alterações indevidas e garante que documentos e transações mantenham validade jurídica e segurança durante o processo.

Qual certificado devo escolher?

A escolha depende do perfil de uso e das atividades realizadas. O e-CPF atende pessoas físicas, enquanto o e-CNPJ é indicado para empresas. Já o modelo A1 costuma ser mais adequado para automações e integrações, enquanto o A3 é bom para quem prefere armazenar o certificado em um dispositivo físico.

Como funciona o certificado online?

Após a emissão, o certificado é utilizado para validar a identidade do titular durante assinaturas, autenticação e transações eletrônicas. Sempre que acionado, aplica recursos criptográficos que confirmam a autoria, preservam a integridade das informações e garantem validade jurídica às operações realizadas pela internet com segurança.

Como comprar certificado digital?

O processo começa com a escolha de uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil. Em seguida, basta selecionar o tipo de certificado, enviar a documentação exigida, realizar a validação de identidade e concluir a emissão. Após a aprovação, o certificado já pode ser instalado e utilizado normalmente.

O MEI é obrigado a ter certificado digital?

Nem sempre. A obrigatoriedade depende das operações realizadas e das exigências dos órgãos competentes. Em muitos casos, o microempreendedor individual consegue cumprir suas obrigações sem certificado. No entanto, pode ser necessário para emitir determinados documentos fiscais ou acessar serviços específicos disponibilizados pelos órgãos públicos, como envio de procurações eletrônicas.

Qual o melhor tipo de certificado digital para minha empresa?

Empresas que automatizam processos e emitem grande volume de documentos costumam se beneficiar do certificado A1. Já organizações que preferem armazenar o certificado em um dispositivo físico podem optar pelo A3. A escolha também depende da rotina operacional, das integrações utilizadas e das necessidades de segurança.

É possível emitir o certificado digital online?

Sim. Muitas Autoridades Certificadoras oferecem emissão totalmente online por videoconferência, desde que o solicitante atenda aos requisitos estabelecidos, como apresentar documento de identificação oficial com foto. Após a validação da identidade e aprovação da documentação, o certificado é emitido digitalmente, tornando o processo mais rápido, prático e acessível.

Qual a validade do certificado digital A1 e A3?

O certificado A1 tem validade de um ano e fica instalado no computador, servidor ou ambiente em nuvem compatível. Já o A3 pode ter validade entre um e cinco anos, dependendo da contratação, sendo armazenado em token USB ou cartão com chip para uso físico.

Como saber se um documento assinado digitalmente foi alterado depois da assinatura?

Qualquer modificação feita após a assinatura invalida a verificação de integridade do documento. Ao abrir o arquivo em um leitor compatível, o sistema informa se a assinatura continua válida ou se houve alterações posteriores. Dessa forma, é possível identificar rapidamente eventuais mudanças e preservar a confiabilidade das informações.

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