Ser um Microempreendedor Individual (MEI) é uma ótima forma de formalizar seu negócio e aproveitar benefícios como impostos simplificados e acesso à previdência. Mas uma dúvida comum entre os profissionais dessa categoria é: como emitir nota fiscal MEI?
Se você vende produtos ou presta serviços, a nota fiscal é essencial para comprovar as transações da sua empresa, especialmente quando o cliente é uma outra empresa (PJ). E, ao contrário do que se imagina, o processo de emissão é mais simples do que parece, graças a ferramentas integradas que tornam esse processo muito mais rápido e prático.
Neste artigo, você vai aprender:
- O que é uma nota fiscal e para que ela serve;
- Se o MEI precisa emitir nota fiscal e em quais casos;
- Quais são os tipos de notas fiscais disponíveis para MEIs;
- Como emitir nota fiscal MEI passo a passo;
- Quais aplicativos e sistemas você pode usar para facilitar sua emissão;
- O que muda com a NFS-e Nacional;
- E, claro, como um sistema como o Bling pode transformar a sua gestão e deixar sua vida de MEI muito mais simples.
Ao final, você terá todas as informações para emitir sua primeira nota fiscal como MEI sem dor de cabeça. Preparado? Então vamos lá!
O que é uma nota fiscal e por que ela é importante?
Uma nota fiscal é um documento que registra uma transação comercial, como a venda de um produto ou a prestação de um serviço.
De maneira simples, podemos dizer que ela serve como comprovante oficial para o governo, o cliente e você, garantindo que tudo esteja dentro da lei. Para o MEI, a nota fiscal é essencial para:
- Comprovar a venda de produtos ou serviços;
- Manter sua empresa regularizada perante a Receita Federal;
- Facilitar sua contabilidade e o pagamento de impostos;
- Manter a organização financeira, registrando todas as suas transações de forma clara;
- Transmitir segurança e confiança para seus clientes, especialmente empresas.
E aqui vai uma informação importante: como MEI, o valor do imposto não muda com a quantidade de notas fiscais emitidas. Você paga sempre o DAS-MEI, que é fixo todo mês. Ou seja, não há motivo para não emitir notas fiscais.
MEI precisa emitir nota fiscal?
O Microempreendedor Individual não precisa emitir nota fiscal para o consumidor final (pessoa física), exceto se o cliente solicitar.
Porém, quando a venda ou serviço é realizado para outra empresa (pessoa jurídica) ou órgão público, a emissão da nota fiscal é obrigatória, independentemente do valor ou contrato.
Ou seja: se você vende um produto para um consumidor comum, não precisa emitir nota. Mas se fechar negócio com uma loja, mercado ou com qualquer outro tipo de empresa, precisa gerar o documento fiscal e claro, saber exatamente como emitir nota fiscal como MEI.
Quais são os tipos de notas fiscais para MEI?
Para saber como emitir nota fiscal MEI, é essencial conhecer os diferentes modelos de notas fiscais disponíveis.
Afinal, cada uma tem suas particularidades, e a escolha depende do tipo de transação e da frequência com que você emite notas. Confira os principais tipos:
Nota Fiscal Avulsa (NFA)
É indicada para quem emite poucas notas durante o ano. Pode ser feita em papel ou online, pelo site da Sefaz. Nesse formato, cada nota é emitida individualmente.
Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)
Versão digital da NFA, que facilita o preenchimento e evita erros manuais. Pode ser emitida pelo portal da Receita Estadual.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
É a versão mais completa e moderna. O documento é 100% eletrônico e enviado ao cliente em formato XML, além do DANFE impresso como representação simplificada.
Nota Fiscal de Venda ao Consumidor
É o modelo mais simples, geralmente emitido em bloco de papel. No entanto, não está disponível em todos os estados e exige autorização da Sefaz para ser utilizado.
Como emitir nota fiscal MEI: passo a passo
Agora que você já conhece os tipos de notas fiscais, vamos ao que interessa: aprender como emitir nota fiscal MEI. Veja:
1. Solicite Autorização na Sefaz
Para começar, você precisa estar autorizado pela Secretaria da Fazenda do estado onde seu MEI está registrado.
Acesse o site da Sefaz, solicite o credenciamento e desbloqueie sua senha web. Esse processo varia por estado, então é importante consultar as regras locais.
2. Obtenha um Certificado Digital (se necessário)
Embora não seja obrigatório, o certificado digital funciona como uma assinatura eletrônica que autentica suas notas fiscais. Pode ser do tipo:
- A1: arquivo instalado no computador ou celular.
- A3: armazenado em dispositivos físicos, como token ou cartão.
No Bling, você compra o certificado digital e-CNPJ A1 e garante a emissão de notas fiscais eletrônicas de um jeito fácil e seguro, com ótimo custo e validade de 1 ano. Saiba mais.
3. Escolha um sistema para a emissão das notas fiscais MEI
Saber como emitir nota fiscal MEI também inclui compreender que você precisa de um software emissor. Algumas opções incluem:
- Emissor do Sebrae: gratuito, ideal para emissão de NF-e de produtos.
- Portal NFS-e Nacional: obrigatório para MEIs prestadores de serviços desde setembro de 2023, acessível via usuário/senha, certificado digital ou GOV.BR.
- ERPs na nuvem, como o Bling: automatizam todo o processo de emissão de notas ficais e ainda oferecem integração com outras áreas do negócio, como estoque, finanças e logística.
4. Preencha os dados da nota
Nos sistemas emissores, basta preencher:
- Dados da sua empresa (nome, CNPJ, endereço).
- Informações do cliente (nome, CPF/CNPJ).
- Detalhes do produto ou serviço (descrição, quantidade, valor).
- Valores totais, incluindo impostos (calculados automaticamente).
- Informações adicionais, como observações.
Com um sistema de gestão integrado, como o Bling, muitas dessas informações são preenchidas automaticamente, tornando a emissão quase instantânea.
5. Valide e envie a nota
Após preencher, valide a nota no sistema e envie o arquivo XML para o cliente. No Bling, o envio é automático, e você também pode imprimir o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).
6. Armazene o documento
Guarde o arquivo XML e o DANFE por pelo menos 5 anos, conforme exigência legal. O Bling armazena suas notas automaticamente, facilitando o acesso ao histórico.
O que muda com a NFS-e Nacional?
Desde setembro de 2023, a emissão de notas fiscais para MEIs prestadores de serviços mudou com a introdução da NFS-e Nacional, conforme a Resolução CGSN nº 169/22.
Antes, cada município tinha seu próprio sistema, o que gerava confusão. Agora, o portal NFS-e Nacional padroniza o processo, oferecendo:
- Acesso unificado: um único portal (web ou app) para todos os MEIs do Brasil.
- Emissão simplificada: os dados são preenchidos automaticamente com base no cadastro do MEI.
- Gratuito: sem custos para emissão, ideal para quem está começando.
Isso traz mais padronização e facilita a fiscalização, mas também pode gerar dúvidas sobre como emitir nota fiscal como MEI, principalmente para quem não está acostumado com o preenchimento de vários dados.
Por isso, contar com um sistema que automatize essa emissão é uma forma de ganhar tempo e evitar erros.
Aplicativos para emitir nota fiscal como MEI
Para tornar a emissão de notas fiscais para MEIs ainda mais prática, aplicativos e sistemas de gestão são grandes aliados.
Enquanto prestadores de serviços devem usar o portal ou app da NFS-e Nacional, MEIs que vendem produtos e querem integrar a emissão de notas com a gestão do negócio, podem contar com ferramentas como:
- NFS-e Nacional: app gratuito do governo para emitir notas de serviço. É simples, mas não integra outras áreas do negócio.
- Emissor NF-e do Sebrae: gratuito e voltado para vendas de produtos, ideal para quem emite poucas notas.
- Bling: um sistema de gestão integrado que emite NF-e, NFS-e e NFC-e, além de oferecer controle de estoque, de vendas, gestão financeira e integrações com e-commerces e marketplaces. Perfeito para quem busca centralizar a gestão.
Vantagens de usar um sistema de emissão de nota fiscal
Adotar um sistema de emissão de nota fiscal é uma das decisões mais estratégicas que um microempreendedor individual pode tomar para organizar seu negócio.
Mais do que uma obrigação legal, a emissão correta de notas fiscais traz credibilidade, segurança e eficiência para as operações, além de facilitar a gestão financeira e o relacionamento com clientes e fornecedores.
A seguir, você confere as principais vantagens de utilizar um sistema de emissão de nota fiscal e como ele pode transformar a rotina como MEI.
Automação de processos
Um dos maiores benefícios de usar um sistema emissor de notas fiscais para MEIs é a automação do processo.
Até mesmo porque emitir nota fiscal como MEI manualmente pode ser trabalhoso, especialmente se você precisa preencher dados repetitivos ou calcular impostos.
Com um sistema, a emissão de notas fiscais é simplificada. Após o cadastro da sua empresa, de clientes e impostos, o sistema preenche automaticamente esses campos.
Dessa forma, a nota fiscal é emitida em segundos e pode ser enviada digitalmente ao cliente. Essa automação elimina tarefas manuais e burocráticas, deixando você livre para focar em atividades estratégicas para o seu negócio.
Integração com outras áreas do negócio
Diferente de emissores gratuitos, um sistema de gestão integrado já conecta a emissão de notas fiscais a outras funções essenciais.
Com ele, você pode gerenciar estoque, vendas, finanças e até integrações com marketplaces em um só lugar. Por exemplo, ao emitir nota fiscal MEI para uma venda online, o sistema atualiza automaticamente o estoque e registra o pagamento no fluxo de caixa.
Essa integração elimina a necessidade de planilhas separadas, mantendo tudo organizado e acessível, o que é ideal para MEIs que precisam de praticidade.
Armazenamento seguro e acessível
Com um ERP 100% online, todas as notas fiscais emitidas são salvas automaticamente na nuvem, garantindo que você tenha acesso ao histórico a qualquer momento.
A legislação exige que as notas (XML e DANFE) sejam guardadas por 5 anos, e fazer isso manualmente pode ser um desafio.
Por outro lado, um sistema de gestão integrado como o Bling resolve esse problema, armazenando seus documentos de forma segura e organizada.
Isso não só facilita a consulta de notas antigas, mas também ajuda na comunicação com seu contador, já que você pode compartilhar os arquivos diretamente do sistema, com mais segurança e controle.
Envio automático para clientes
Outra grande vantagem é o envio automático de notas fiscais. Após ter aprendido como emitir nota fiscal MEI, o sistema envia o arquivo XML para o cliente por e-mail, sem que você precise fazer isso manualmente.
Isso economiza tempo e garante que o cliente receba o documento rapidamente, o que é especialmente importante para vendas a pessoas jurídicas.
Além disso, o sistema emissor gera o DANFE para impressão, facilitando entregas ou comprovações físicas quando necessário. Essa funcionalidade agrega profissionalismo ao seu negócio.
Suporte especializado
Usar um sistema de emissão de notas fiscais dá acesso a um suporte especializado, algo que os emissores gratuitos do governo muitas vezes não oferecem.
Durante o processo de emissão de notas fiscais para MEIs, podem surgir dúvidas sobre preenchimento, integração com a Sefaz ou uso do certificado digital.
O Bling, por exemplo, oferece suporte via chat, e-mail ou telefone, ajudando a resolver problemas rapidamente. Para MEIs que estão começando e ainda se adaptando às obrigações fiscais, esse suporte é um diferencial que traz confiança e segurança.
Escalabilidade para o crescimento
Por fim, um sistema de gestão integrado é desenvolvido para acompanhar o crescimento do seu negócio.
Se você começar a vender mais ou abrir uma loja virtual, por exemplo, o Bling permite integrar novos canais de venda e gerenciar um volume maior de notas fiscais sem complicações.
Isso faz dele uma ferramenta escalável, ideal para MEIs que querem expandir com organização e eficiência.
Confira no vídeo abaixo um passo a passo rapidinho para você ver como é simples começar a emitir nota fiscal com o Bling:
O que o MEI precisa saber além da emissão?
Emitir notas fiscais como MEI é só uma parte da regularização das atividades desse profissional. Além disso, é importante:
- Pagar a contribuição mensal do DAS, que varia entre R$ 76,90 e R$ 81,90 (valores de 2025);
- Manter controle organizado das suas vendas e despesas;
- Renovar seu certificado digital dentro do prazo de validade (1 a 5 anos, dependendo do modelo).
Onde emitir nota fiscal MEI com mais praticidade?
Embora o governo disponibilize plataformas gratuitas, elas podem ser limitadas e pouco práticas. Para quem deseja saber como emitir nota fiscal como MEI, crescer e manter tudo organizado, o ideal é contar com um sistema ERP.
Com o Bling, você não apenas emite notas fiscais eletrônicas com facilidade, como também integra sua gestão financeira, vendas, estoque e até mesmo e-commerce em uma única plataforma.
Assim, você economiza tempo, reduz erros e pode focar no que realmente importa: fazer seu negócio crescer. Experimente o Bling grátis por 30 dias e descubra na prática como ele pode simplificar a sua vida como empreendedor!
