Já parou para pensar que a produtividade e os resultados das empresas não estão diretamente relacionados ao tamanho delas? É fácil ver quando está inchada demais, dificultando sua empresa crescer.
Uma arquitetura organizacional muito verticalizada ou um volume muito alto de pessoas num mesmo setor pode acarretar em processos burocráticos e, com isso, perda de tempo. E isso ocorre em todos os departamentos: marketing, vendas, financeiro, etc.
Contudo, estamos percebendo que as empresas precisam ficar mais ágeis. Da mesma forma que precisam de processos mais inteligentes. Ah! Sem contar as economias que precisam ser feitas. Afinal, em momentos de crise, a redução de gastos é necessária.
O que você verá no artigo:
Ter uma empresa enxuta não é apenas “demitir”
Pelo contrário, você pode manter o número de funcionários. Mas deixar os processos mais ágeis. Este artigo mostra algumas dicas de como fazer isso: deixar processos rápidos e menos burocráticos. De forma que uma pessoa consiga fazer mais, em menos tempo (o que acaba deixando sua empresa mais enxuta com o passar do tempo).
Vamos às dicas:
1 – Dê autonomia
Treine seus times para terem autonomia de forma que consigam tomar decisões sem conflito ou burocracias. Claro, é preciso implementar um controle e uma gestão adequada. De forma que você imponha também limites.
A dica é: imponha certos limites mas, dentro dessa margem, dê liberdade e autonomia às pessoas.
Contudo, pessoas com maior autonomia têm, além de mais velocidade no exercício do trabalho, maior tendência à satisfação no trabalho.
2 – Treine sua equipe
Investir em treinamento, geralmente, demanda alto investimento. Mas os resultados são ótimos e reais.
Quando o objetivo é deixar é fazer sua empresa crescer, o treinamento ajuda os funcionários a fazer o certo, de forma mais rápida e com menos erros. O aprendizado encurta caminhos, deixando então, a empresa mais ágil, com menos erros.
3 – Deixe tudo documentado
Documente todos os processos e as atividades da empresa. Isso é fundamental para sua empresa crescer. Afinal, a gestão do conhecimento é essencial para que uma pessoa não leve consigo toda informação que conquistou.
Exemplo: vamos supor que você tem 3 pessoas no seu time de finanças. Se a profissional mais antiga sair da empresa e deixar para as outras 2, quanto tempo elas vão perder (ou, quantos erros vão cometer) até colocar a casa em ordem?
4 – Utilize software e ferramentas de gestão
Por que manter uma planilha. Se você pode ter sistemas que fazem muito mais por você?
Quando falamos em sistemas, muitos imaginam “softwares complexos”, mas isso não existe mais. Você consegue encontrar ferramentas simples e completas para gerenciar e ajudar sua empresa crescer.
Enquanto uns perdem tempo com planilhas complexas, vulneráveis a erros, faltando informação, com fórmulas diversas, etc. Outros utilizam ferramentas que automatizam e simplificam a vida dos profissionais. Veja os tipos mais comuns de ferramentas: ERP, CRM, Automação de Marketing, Gestão de projetos, BI, etc.
Bons softwares têm baixo investimento e deixam a empresa muito mais produtiva. (Veja algumas ferramentas brasileiras de gestão aqui).
5 – Corte custos
Além das contas a receber, atrasadas e previstas. É muito importante acompanhar no seu ERP as contas a serem pagas. O planejamento de gastos é fundamental e ter o controle sobre isso é essencial para quem deseja deixar a empresa enxuta.
Quem possui cultura de cortes de gastos sabe identificar o que pode ser riscado das despesas. Sua ferramenta de gestão poderá, então, te ajudar a tomar a decisão que mais impacta na realidade do seu negócio hoje. Além de te ajudar a planejar 100% da sua gestão financeira.
6 – Gerencie sua equipe comercial de perto
Além de acompanhar a questão financeira, essencial para deixar sua empresa mais enxuta. Acompanhe de perto os vendedores da empresa, fundamental para aumentar produtividade.
Acompanhar de perto não significa ser chato (se você ficar no pé, de forma desagradável, poderá perder eficiência, afinal, ninguém aguenta, né?). Você precisa gerenciar de verdade, com inteligência. Neste artigo, falamos das diferenças entre um bom e um mau gerente comercial. Vale a pena a leitura para saber como gerenciar sem ser um chato.
Algumas dicas: pelo CRM, faça gestão em “tempo real” de tudo que está acontecendo. Por exemplo, quem está com tarefas atrasadas, quem está criando mais negócios, qual fonte de captação é a mais eficaz, etc. Além de documentar as informações dos clientes, negócios e vendedores, você identifica qual a melhor estratégia para vender mais.
7 – Integre os departamentos
Quando você trabalha em equipe, você consegue mostrar que o bom desempenho do conjunto depende de todos. Assim, quem não se adapta, está fora do jogo.
Quanto mais próximos estiverem o time administrativo das vendas, melhores serão os clientes. Quanto mais próximos os gestores estiverem dos funcionários, mais autonomia eles terão. Se o marketing estiver perto das vendas, o perfil dos clientes e eficácia das campanhas será melhor entendido.
Existem várias formas de integrar o time: desde o happy hour às sextas feiras, como a integração de ferramentas com foco diferentes (exemplo: o Bling é uma ferramenta com foco na gestão financeira, que pode ser integrada ao Plug CRM, que tem foco na gestão comercial).
A integração aumenta a produtividade. Além de mostrar através de análises do dia a dia, o que pode ser enxugado do seu orçamento.
8 – Menos reuniões, mais métricas
Dica simples para sua empresa crescer: diminua seu número e seu tempo de reuniões com a equipe.
Para que o dia seja produtivo para todos, as reuniões devem ser rápidas. Defina as pautas e seja objetivo, para que acompanhamento do time não passe de 20 minutos.
É muito importante, então, definir métricas, acompanhá-las diariamente. De forma que o padrão definido seja utilizado pela empresa e pelo time.
Entra aqui um problema das planilhas: quando cada pessoa tem uma planilha, feita e configurada do seu jeito, o tempo de gestão aumenta e a produtividade cai.
Para arrecadar mais e sua empresa crescer, você não precisa aumentar gastos. Dependendo de como os recursos estão alocados. A diminuição de despesas com inteligência pode ser o grande “ponto de virada” para aumentar a produtividade. Logicamente, essa transição deve ser feita com calma, com boas análises e métricas. Além de ser liderada por um gestor que tenha vontade nessas mudanças.
Deixar uma empresa enxuta e produtiva é um fator necessário para as empresas. Com a utilização de softwares focados, que integrem sua equipe, diminuem o tempo das atividades e geram informação estratégica. Você já está num bom caminho para esses objetivos. Ahh! Sem esquecer de deixá-las motivadas.
Para ajudá-los nessa difícil missão, sugerimos que implemente um CRM e um ERP que sejam simples e facilitem sua gestão. Que tal testar o Plug CRM e o Bling, que são online, integrados e fáceis de serem customizados.
*Guest Post feito por Luis Lourenço, CEO do Plug CRM, software de CRM online para pequenas e médias empresas.
