A emissão de Nota Fiscal eletrônica é obrigatória para muitos segmentos. Mas poucas empresas levam realmente a sério a necessidade de estabelecer o gerenciamento da NFe com eficiência. E o quanto isso pode trazer vantagem competitiva à sua organização.
Seja quando há a ocorrência de uma indisponibilidade nos webservices da Sefaz e a empresa perde dinheiro com entregas atrasadas (além da consequente perda de confiança do cliente). Seja quando esta é convocada pelo Fisco a prestar contas de suas atividades e não consegue organizar documentação para defesa. Existe uma infinidade de falhas em sua cadeia de serviços que poderiam ser evitadas por meio do gerenciamento da NFe.
Hoje você descobrirá que existem muitas maneiras de reduzir custos e maximizar a eficiência de seu negócio. Uma delas é simplesmente controlando adequadamente sua nota fiscal eletrônica!
O que você verá no artigo:
Por que controlar a nota fiscal eletrônica?
Quando falamos em reduzir custos em uma empresa, a ideia mais comum é o corte (de recursos, de mão de obra ou na estrutura organizacional). Todavia, esquece-se de que a maneira mais indolor, eficiente e inteligente de reduzir despesas é eliminando falhas no processo produtivo da organização.
Uma das mais comuns é a negligência das empresas em controlar o registro e a emissão de suas NFes (DANFE). Ocasionando os problemas citados acima, que desembocam em perda de produtividade, realização de despesas desnecessárias, punições pecuniárias impostas pelo Fisco e a perda de credibilidade da empresa.
Como fazer o gerenciamento da NFe?
Confira abaixo algumas dicas para fazer o gerenciamento da NFe em sua empresa:
Adquira o hábito de imprimir suas DANFES
Embora não seja necessário armazenar sua DANFE (resumo da NFe que acompanha a mercadoria) para controle em data posterior. Monitorar pelo menos 1 vez por semana o status das notas fiscais eletrônicas é essencial para evitar descumprimento de prazos de entrega de produtos, inconsistências de dados registrados para apresentação ao Fisco, descontrole no fluxo de estoque. Bem como o esquecimento de validações no site da Sefaz. Acompanhamento periódico é tarefa simples e pode salvar sua empresa de prejuízos repentinos incalculáveis pela falta de organização!
Escolha um bom software de gestão empresarial (ERP)
Essa é a mais suprema das recomendações. Com a correria intensa do dia a dia corporativo, a necessidade de bater metas crescentes, a obrigação de manter contato permanente com sua base de clientes. Além de ter que se preocupar em desenvolver novas estratégias de mercado, a organização e controle de um oceano de arquivos XML (extensão da NFe) se torna tarefa quase impossível.
Daí a necessidade de termos ao nosso lado as facilidades de bons sistemas de gestão empresarial (ERP), capazes de armazenar e classificar suas notas fiscais eletrônicas automaticamente, de acordo com nossos próprios critérios. Um sistema que nos possibilite controlar o estoque de forma integrada ao registro da nota fiscal eletrônica. Mantendo o Estoque de Segurança e a regularidade no Ponto de Pedido. Um sistema que integre o gerenciamento das notas às plataformas de controle de custos do setor financeiro, garantindo que todos na empresa falem a mesma língua.
Controle as etapas de processos e pagamentos
Os sistemas de gestão online de excelência permitem a emissão de relatórios de entrega de produtos, informações detalhadas sobre cada nota fiscal eletrônica emitida, monitoramento constante da disponibilidade dos servidores da Sefaz. Além de importação dos pedidos de sua loja online diretamente para que o sistema gere a NFe. Com todos esses dados em mãos, o controle de processos se torna não somente facilitado. Mas um diferencial estratégico imprescindível para que a empresa melhore seus resultados globais.
Bom, você já percebeu que deixar de controlar o fluxo de suas notas fiscais pode ser extremamente perigoso à saúde financeira de sua empresa, não é mesmo?
Ficou com alguma dúvida de como um sistema de gestão online pode te ajudar a gerenciar não somente suas notas. Mas todo o fluxo de processos em sua empresa? Acesse o site do Bling! e descubra as melhores soluções em gestão online para sua organização!