Implantada desde 2006 no Brasil. A Nota Fiscal eletrônica (NFe) é um documento que vem para substituir a nota fiscal tradicional, aquela de papel. De acordo com definição da nossa legislação, a Nota Fiscal eletrônica é “um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente. Com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes”. Ou seja, é um certificado com validade jurídica de que determinada operação foi acertada entre duas partes.
A emissão da NFe é obrigatória para diversos tipos de operações financeiras. Desde vendedores de fabricantes de carros, passando por importadores, até em negócios como serrarias ou pequenas empresas. A exceção é para quem é MEI (Micro Empreendedor Individual).
Essa ferramenta traz inúmeras vantagens. A primeira é a economia na redução de impressões do documento fiscal. Se você emite 100 notas impressas por dia, ao final do mês você terá gastado muito para imprimir e arquivar cerca de 2.000 mil notas. A NFe, ao contrário, possuí um custo muito menor de armazenamento, já que ele é digital. Além de ser mais barato, o documento eletrônico é mais fácil de ser gerenciado. Já que podem ser facilmente recuperados e intercâmbio de informações.
Para implantar a Nota Fiscal eletrônica no seu negócio, é preciso pedir o credenciamento junto à Secretaria da Fazenda de seu estado e ter um certificado digital. Em seguida, é preciso fazer uma mudança de gestão dos seus documentos fiscais, o que envolve várias áreas da sua empresa. Desde a parte fiscal, contabilidade e até mesmo o marketing.
Para deixar esse processo claro, vamos dar um passo a passo. Confira!
O que você verá no artigo:
Descubra se sua empresa precisa emitir NFe
Para descobrir se seu negócio é obrigado a emitir a Nota Fiscal eletrônica, é preciso fazer uma consulta à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu Estado. Lá estarão listadas, de acordo com a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE), quais negócios devem emitir NFe e em qual prazo.
Você pode descobrir o sua classificação de acordo com o CNAE consultando pelo CNPJ da sua empresa.
Procure a certificação
O certificado digital é a prova de que o documento que você está emitindo tem validade fiscal e jurídica. Esse processo é realizado por empresas autorizadas pelo governo e importantíssimo para garantir a legalidade da sua emissão.
Aprenda a usar o sistema
O Governo oferece, de forma completamente gratuita, um programa de computador que faz a confecção e o envio da Nota Fiscal eletrônica. E para que os empreendedores e gestores possam conhecer e testar de forma correta o sistema que irão utilizar. É disponibilizado uma plataforma de testes para o programa de emissão de NFe.
Essa plataforma tem validade de 90 dias e nela é possível simular operações como a emissão e envio de notas fiscais. Para ter acesso à ferramenta, basta se cadastrar no SEFAZ do seu estado na modalidade de testes. Após o prazo, sua empresa já estará pronta para emitir a NFe de maneira segura e simples.
Ou adote um software completo
No entanto, sua empresa pode necessitar uma ferramenta mais completa, que “converse” de maneira mais fluida e eficaz com o seu próprio sistema de gestão interna. Saiba que existem softwares completos de gestão que, além de te ajudar a controlar seu estoque, suas propostas de venda e suas finanças, fazem a emissão de NFe de maneira prática e padronizada.
Os benefícios desse tipo de sistema são inúmeros. Começando pelo fato de que o método sem assistência da emissão de NFe exige um grande esforço de digitação humana. O que eleva custos com mão de obra e aumenta a possibilidade de erros. No caso de softwares como o Bling!, esse processo é completamente automatizado. Além disso, o sistema de gestão virtual também é capaz de realizar cálculos de impostos da NFe (ICMS, IPI, PIS, COFINS, ST, II) e enviá-los a SEFAZ do seu estado.
Convém lembrar ainda que o software também facilita o envio e recebimento de notas. Garantindo maior possibilidade de planejamento e verificação de dados de uma mesma empresa ou de sua empresa com clientes, fornecedores e parceiros.
Como vimos, uma boa opção para o sofware de gestão de NFe é o Bling!: o seu uso é gratuito nos primeiros 30 dias. Sua interface é simples e ele possibilita a emissão das NFe tanto de negócios físicos quanto virtuais.
Você está preparado para emitir a Nota Fiscal Eletrônica? Compartilhe conosco suas dúvidas!