Controlar as finanças é essencial para manter o caixa saudável, identificar oportunidades de otimização e planejar o crescimento da empresa. Com a automação financeira, você reduz atividades operacionais, melhora a produtividade de processos, como faturamento, contas a pagar e receber e folha de pagamento, além de tomar decisões com base em dados confiáveis.
A importância desse tema é tanta que a PwC realizou o estudo Finance Benchmarking, focado na eficiência financeira e nos desafios enfrentados por empresas ao redor do mundo. Segundo a pesquisa, a automação financeira continua em expansão, impulsionada por tecnologias como a inteligência artificial (IA).
O levantamento de 2024 também mostrou que o tempo dedicado a tarefas manuais automatizáveis caiu de 41% em 2014, para 28% em 2023. Entre os 17 processos financeiros analisados, três se destacam com mais chances de automação: relatórios de gestão, faturamento de clientes e contabilidade.
Se você quer acabar com trabalhos repetitivos e focar na estratégia do seu negócio, vale a pena conhecer as vantagens da automação financeira e descobrir como a tecnologia ajuda a otimizar os processos da sua empresa.
O que é automação financeira?
Automação financeira é o uso de sistemas para executar tarefas ligadas às finanças de forma automática. Empresas adotam essa solução para padronizar processos e otimizar atividades, como emissão de faturas, controle de despesas, conciliação bancária e gestão de fluxo de caixa. O resultado é mais segurança, agilidade e precisão nas rotinas.
É válido destacar que a automação em operações financeiras proporciona mais transparência nas informações, o que facilita a integração de todos os setores ligados à gestão econômica, independentemente do segmento e do porte do empreendimento.
Para entender melhor o que é automação financeira, veja exemplos de como funciona:
- integração com fontes de dados: o sistema de automação ajuda a integrar fontes de dados, como softwares de planejamento de recursos empresariais (ERP do Bling), plataforma de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) e contas bancárias. A incorporação viabiliza acessar instantaneamente informações ligadas aos números da organização;
- processamento e análise de dados: após coletar os materiais, o sistema de automação processa os dados com base em algoritmos predefinidos. Na prática, a tecnologia auxilia os empreendedores a categorizar despesas, reconhecer padrões financeiros e verificar boletos com ordens de compra;
- automação de atividades: existe a possibilidade de automatizar tarefas recorrentes por meio de critérios estabelecidos. Exemplo: depois que a empresa processa uma fatura, o sistema pode programar automaticamente o pagamento baseado na política interna;
- programação de alertas e notificações: o software cria alertas e notificações para irregularidades, datas de vencimento e eventos financeiros relevantes. Ou seja, é um facilitador que mantém os colaboradores informados e prontos para tomar as providências necessárias em tempo hábil;
- produção de relatórios: a ferramenta de automação pode registrar transações e elaborar relatórios financeiros regularmente. Desse modo, os empresários têm acesso a dados atualizados das finanças, o que auxilia a manter a conformidade com a Receita Federal.
Qual é a importância da automação financeira para as empresas?
Ao adotar a automação financeira, os empreendedores realizam as funções manuais do setor de forma mais simples e com menos intervenção humana. Portanto, ajuda a reduzir erros e retrabalhos, aumentar a produtividade e a eficiência operacional, liberar colaboradores para assuntos estratégicos e economizar recursos.
De forma geral, as empresas que não investem na automação de processos financeiros podem se prejudicar de diferentes maneiras, como:
- tomar decisões erradas por não terem acesso a dados precisos;
- elevar os custos devido a retrabalhos e imprecisões operacionais;
- ter dificuldade em prever problemas financeiros;
- deixar de lado estratégias de crescimento por excesso de atividades repetitivas.
Se você quer ter uma visão mais clara das suas finanças, realizar uma gestão mais eficiente e se manter competitivo no mercado, é indispensável implementar a automação financeira no seu empreendimento.
Quais são as vantagens e desvantagens da automação financeira?
Assim como outras tecnologias, a automação financeira apresenta vantagens e desvantagens. Entender ambos os lados é essencial para escolher a solução mais adequada para sua empresa. Confira!
Vantagens
Atualização de informações financeiras
Informações atualizadas sobre as finanças do negócio são fundamentais para uma gestão bem feita.
Com a automação financeira, você pode monitorar e analisar o desempenho da sua organização em tempo real, o que possibilita ajustes precisos e rápidos. Além disso, facilita a tomada de decisões estratégicas conforme as mudanças do mercado.
Redução de erros
Ter o suporte de um sistema automatizado ajuda a reduzir erros humanos e garantir precisão e confiabilidade no lançamento de dados, emissão de notas fiscais e conciliação bancária, por exemplo.
Os softwares seguem regras específicas para gerar resultados precisos e relatórios financeiros consistentes.
Aproveite para ler: Conheça os principais erros na emissão de nota fiscal eletrônica!
Economia de tempo
Já ouviu a frase popular “Tempo é dinheiro”? Ao automatizar a sua gestão financeira, você reduz as horas gastas com tarefas manuais.
Sendo assim, sua equipe pode focar no que realmente importa para o crescimento do empreendimento: desenvolver atividades prioritárias, como análise de resultados e planejamento financeiro.
Melhoria da eficiência operacional
Empresas que apostam na automação de processos financeiros aprimoram a eficiência operacional ao eliminar funções repetitivas, diminuir falhas e agilizar rotinas, como controle de faturamento e de despesas e conciliação bancária.
Com sistemas integrados, as informações ficam centralizadas e atualizadas instantaneamente, o que contribui para escolhas estratégicas ágeis e permite que os colaboradores se dediquem a demandas mais importantes.
Otimização de custos
Além de reduzir os custos de operação e com mão de obra, a automação financeira permite mapear todas as despesas, o que melhora os processos do setor e aumenta a precisão dos dados.
Com mais controle das finanças, você identifica com facilidade as áreas com gastos excessivos e aquelas que precisam de novos investimentos, o que fortalece uma administração focada no crescimento.
Aprimoramento do controle financeiro
A automação proporciona mais domínio sobre as atividades financeiras, já que é possível rastrear, monitorar e gerenciar as transações detalhadamente.
Com esse recurso, as empresas conseguem identificar oportunidades de redução de custos e aumento de eficiência. Também podem verificar fraudes e praticar a governança financeira com mais efetividade.
Aumento da segurança de dados e da conformidade
Um bom sistema automatizado garante a proteção de dados financeiros e adere às regulamentações vigentes, o que mantém as operações da organização em dia com a legislação fiscal e contábil.
Para assegurar esses itens, os ERPs realizam backups automáticos para evitar falhas que possam causar prejuízos. Os próprios programas também armazenam e organizam documentos essenciais para a operação do negócio, como contratos e notas fiscais.
Elaboração de relatórios precisos
A automação financeira simplifica a geração de relatórios exatos. Em poucos cliques, o usuário tem uma visão clara das finanças, o que contribui para tomar decisões embasadas em números reais.
Acompanhamento do fluxo de caixa
A adoção de uma plataforma automatizada permite controlar o fluxo de caixa com dados sempre atualizados. Assim, os empresários visualizam as entradas e saídas de forma organizada, mantêm a gestão financeira eficiente e evitam surpresas desagradáveis, como a falta de liquidez.
Desvantagens
Complexidade de integração do sistema
Empresas que usam sistemas financeiros, bancos de dados e softwares desatualizados ou incompatíveis entre si podem ter mais dificuldade para integrar ferramentas de automação.
Portanto, antes de escolher um ERP, confirme se é compatível com outros recursos que seu negócio utiliza, como soluções de contabilidade, gestão de estoque e CRM.
É importante ter em mente que a criação de fluxos de dados e funções entre esses recursos exige planejamento para garantir uma experiência mais fluida.
Custo inicial de implementação
Na hora de selecionar um sistema de automação, considere os custos iniciais, pois algumas tecnologias exigem um investimento mais alto. Para saber se a solução vale a pena, analise a relação entre as vantagens e o custo em longo prazo.
Segurança de dados
Este é um ponto que merece atenção no momento de definir o software, visto que o uso de informações financeiras confidenciais exige medidas de proteção alinhadas à Lei N.º 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção e Dados – LGPD).
Vale lembrar que essa legislação protege internautas da violação de suas informações, o que oferece mais autonomia às pessoas em relação aos dados particulares. Portanto, as empresas devem seguir as regras da LGPD que tornam o compartilhamento de materiais do público mais seguro.
Dessa maneira, é primordial se certificar de que o sistema de automação financeira ofereça padrões de segurança para proteger dados sensíveis da sua organização contra ameaças cibernéticas.
Leia também: Cibersegurança para negócios: 15 dicas de segurança para sua empresa!
Resistência de colaboradores às mudanças
É comum que as mudanças de métodos de trabalho tradicionais causem resistência nos colaboradores.
Com a automação em operações financeiras não é diferente, uma vez que sua implementação pode gerar bloqueio no processo de aprendizagem de novas metodologias.
Para tornar a transição suave, pesquise se o fornecedor oferece suporte técnico e treinamento apropriado para a equipe utilizar as funções corretamente.
Escolha da tecnologia adequada
Existem diversos ERPs de automação financeira disponíveis no mercado, o que torna desafiadora a escolha do modelo ideal.
Antes de decidir, avalie estrategicamente qual tecnologia atende melhor às necessidades e ao perfil do seu negócio.
Quais processos financeiros automatizar na sua empresa?
A automação financeira traz mais agilidade, controle e precisão para as rotinas empresariais. Afinal, quais processos realmente fazem diferença quando automatizados?
A seguir, veja os principais exemplos e como cada um contribui para melhorar a sua gestão.
1. Faturamento automatizado
Dê adeus à emissão e cobrança de faturas feitas manualmente!
O sistema de automação gera e emite boletos para os compradores de maneira planejada, acompanha pagamentos com agilidade e envia lembretes para os clientes a qualquer hora.
Com esse recurso, você elimina o trabalho operacional que ocupa boa parte do seu tempo e pode se dedicar a tarefas táticas para desenvolver sua empresa.
2. Processamento de folha de pagamento
Já pensou em calcular salários, deduções e impostos dos colaboradores e distribuir contracheques por meio de uma ferramenta automatizada?
O software de folha de pagamento agiliza a rotina financeira dos empreendedores e dificulta deslizes durante esse processo.
3. Conciliação bancária automática
A automação possibilita integrar o sistema de contabilidade do empreendimento com o bancário para conciliar automaticamente os registros financeiros internos. Assim, você identifica diferenças de valores com mais rapidez.
4. Gerenciamento de contas a pagar e a receber
A plataforma de automação proporciona conferir faturas com ordens de compra e pagamentos, o que simplifica o gerenciamento de entrada e saída de recursos, assim como o fluxo de caixa.
5. Elaboração de relatórios financeiros precisos
Ferramentas automatizadas ajudam a coletar e armazenar dados confiáveis de várias fontes, sem intervenção manual.
Com informações precisas, os empresários podem gerar relatórios sobre o desempenho financeiro, ter uma visão clara do negócio e tomar decisões embasadas em números atualizados.
6. Previsão de fluxo de caixa automatizada
Adote um sistema ERP que ajude a prever o fluxo de caixa com base em receitas e despesas projetadas. Dessa forma, você evita problemas de liquidez e controla com mais segurança suas finanças.
Conheça as soluções de automação de processos financeiros do Bling
Agora que você sabe quais processos automatizar no seu empreendimento, que tal tornar a administração financeira mais eficaz com o suporte de uma solução 100% integrada ao ERP do Bling?
A Bling Conta Digital integra suas finanças ao nosso software. O resultado é uma experiência única, automatizada e escalável.
Com a automação financeira, você organiza suas transações, movimenta pagamentos e recebimentos, realiza conciliações com praticidade e acessa serviços estratégicos, como crédito e antecipação de recebíveis.
Todas essas funcionalidades operam de forma conectada ao nosso sistema, otimizam a rotina do setor e fortalecem o crescimento da sua empresa.
Confira, a seguir, os principais recursos disponíveis na Conta PJ gratuita do Bling.
Meios de pagamentos integrados
Você pode oferecer Pix, boletos personalizados e links de pagamento aos seus clientes para pagar e receber dinheiro de um jeito seguro. Além disso, você ganha agilidade na quitação de fornecedores.
São boas opções para controlar as finanças e economizar tempo.
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Soluções de crédito
Quer crédito exclusivo para ter capital de giro e antecipar recebíveis em vendas parceladas pelo cartão de crédito no link de pagamento? Tem no Bling!
Essas alternativas ajudam a manter o fluxo de caixa no verde, equilibrar pagamentos ou investir em novas oportunidades para crescer o negócio.
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Gestão completa pelo Internet Banking
Gerencie suas finanças em um único lugar. Com o Internet Banking da Bling Conta Digital, você cobra clientes, paga contas, emite boletos, consulta saldos e acompanha todas as movimentações em tempo real.
Vale ressaltar que cada pagamento e recebimento pela Conta PJ do Bling tem uma camada extra de proteção: duplo fator de autenticação e um sistema antifraude avançado para garantir operações seguras.
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Otimize a gestão financeira da sua empresa com o Bling!
Adotar a automação financeira é essencial para empresas que buscam mais eficiência nas operações, eliminar tarefas manuais e tomar decisões com base em dados atualizados.
Antes de optar por uma solução, é importante avaliar as reais necessidades do seu negócio e identificar quais processos merecem prioridade, como o controle de faturamento, a conciliação bancária ou a gestão de contas a pagar e a receber.
A automação oferece diversas vantagens, mas também exige atenção para a tecnologia escolhida acompanhar os objetivos do empreendimento e facilitar uma transição prática e segura.
A Conta Digital do Bling é a aliada ideal para empreendedores que desejam integrar transações e finanças em um único sistema, com total controle dentro do nosso ERP.
Acesse o site do Bling, faça um teste gratuito e dê o próximo passo rumo a uma gestão financeira mais inteligente!
