Fazer o fechamento de caixa, apesar de simples, exige atenção total dos gestores. Principalmente quando a responsabilidade do caixa passa por mais de uma pessoa.
O fechamento precisa ser feito com cuidado e atenção para que nenhum erro seja cometido, ou, em caso de falha, que ela seja corrigida rapidamente, sem atrasar sua operação.
Contudo, no dia a dia corrido em nossas empresas, não é incomum que sejamos surpreendidos por inconsistências.
A boa notícia, entretanto, é que existem diversas formas de evitar essas falhas e acabar ou minimizar os problemas que ocorrem ao fechar seu caixa.
E para te ajudar a gerenciar tudo isso, escrevemos este artigo. Aqui você terá toda informação necessária para te auxiliar no fechamento de caixa, entre elas:
- O que é o fechamento de caixa?
- Qual a principal função do fechamento de caixa?
- Dicas de como fazer um fechamento de caixa (passo a passo)
- [Bônus] Como fazer fechamento de caixa manual/no caderno – PDV
Portanto, siga com a gente!
O que você verá no artigo:
O que é o fechamento de caixa?
O fechamento de caixa é o nome que damos ao processo de conferir todas as transações financeiras que ocorreram em um determinado período de tempo. Normalmente um dia, mas dependendo da empresa pode ser uma semana ou mesmo um outro período específico.
Uma padaria, por exemplo, precisa começar o dia com dinheiro em caixa para usar de troco para os clientes que pagam em dinheiro, não é mesmo?
Esse dinheiro, usado como troco, precisa ser descontado no final do dia, para que ele não seja contabilizado como um valor de entrada novo.
Ou seja, ele deve ser subtraído do valor total que está em caixa para que, então, você possa fazer a contabilização das receitas da empresa durante aquele dia.
Depois de fazer essa dedução, o resultado final gerado no fechamento de caixa será o balanço financeiro daquele dia. Considerando, todos os valores que entraram e saíram do caixa.
Alguns gestores separam os pagamentos realizados durante o dia de seu fechamento de caixa, e os organizam em outro local.
Isso vai depender do seu estilo de gestão, ou mesmo do período utilizado para esse fechamento. O importante é que tudo seja contabilizado e nada fique para trás.
Leia também: O que é gestão financeira de empresas e como fazer?
Qual a principal função do fechamento de caixa?
A principal função do fechamento de caixa é garantir que a sua empresa registre corretamente as informações de entrada e saída financeira.
Quando este valor não está correto e você perceber diferenças entre o resultado e o que está efetivamente em seu caixa, é hora de ir procurar onde a inconsistência aconteceu.
O fechamento de caixa garante exatamente isso: que você tenha ao final do dia um alinhamento preciso entre o que foi registrado e o que realmente aconteceu em seu fluxo de caixa.
Dicas de como fazer um fechamento de caixa (passo a passo)
Agora que já vimos então qual a principal função desse processo gerencial, veremos algumas dicas e um passo a passo de como fazer um fechamento de caixa mais eficiente.
Primeiro passo – Defina o período
Definir um período para fazer o seu fechamento de caixa é a primeira coisa que você precisa fazer. Se você tem uma loja física, o padrão é fazê-lo todos os dias ao fechar a sua loja.
Segundo passo – Reúna todas as informações
Reúna todos os registros e anotações de vendas e pagamentos. Isso precisa estar pronto e organizado sempre ao final do seu dia.
Se você estiver tendo trabalho com isso, é sinal de que sua empresa pode estar precisando da ajuda de algum software de gestão, como o Bling.
Falaremos ao final do texto um pouco mais sobre o uso do Bling e como ele pode ajudar sua empresa.
Terceiro passo – Faça os cálculos
Com todas as informações em mãos, é hora de você fazer todos os cálculos. Some todas as entradas de dinheiro e subtraia as saídas.
O resultado final é o seu balanço de caixa daquele dia.
Quarto passo – Seus cálculos fecharam?
Assim que você fizer os cálculos, é preciso que o resultado do balanço financeiro, tenha exatamente os mesmos valores que você está vendo em sua frente e contabilizando no caixa.
Não adianta estar registrado que você vendeu R$1.000 reais e em seu caixa só existir R$930. Se isso acontecer, é preciso descobrir onde estão estes R$70 de diferença.
Outra coisa que pode acontecer, é encontrar em caixa, um montante maior do que está registrado no documento de controle de entradas e saídas financeiras. Nesses casos, também é preciso encontrar onde está o erro.
[Bônus] Como fazer fechamento de caixa manual / no caderno – PDV
Para você fazer o fechamento de caixa manualmente, em um caderno, você vai seguir as mesmas etapas vistas acima. A única diferença é que você terá de ter um cuidado maior, já que ficará mais fácil ocorrer problemas em seu fechamento de caixa.
O maior problema em um fechamento de caixa manual é esquecer de anotar uma entrada ou saída, e precisar fazer todos os cálculos manualmente.
Isso dá ainda mais trabalho se você depender de outras pessoas para esse serviço.
Quando chegar lá no final do dia, se você encontrar uma diferença no fechamento, terá uma grande dificuldade de resolver.
Portanto, não recomendamos que você faça o fechamento de caixa manualmente em um caderno.
Hoje você tem muitas opções para não depender disso e evitar dores de cabeça. A principal delas que podemos te apresentar é o Bling.
Um sistema de gestão online que facilita a vida de pequenos e médios empresários que precisam organizar a vida financeira de sua empresa.
Ele conta com recursos como:
- fechamento de caixa
- emissão de nota fiscal;
- gestão de estoque;
- gerenciamento de vendas;
- emissão de boletos registrados;
- integrações com e-commerces e marketplaces;
- integrações logísticas;
- conta digital;
- aquisição de certificado digital e muitos outros serviços.
De maneira resumida, para você que gerencia uma pequena empresa, o Bling vai te ajudar com seus processos operacionais e financeiros, tornando-os mais ágeis, ao centralizar tudo o que você precisa em uma única ferramenta.
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