Um sistema ERP é uma ferramenta completa de gestão que tem como objetivo principal integrar os processos dentro de uma empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte.
A integração proporcionada pelo sistema ERP auxilia gestores na coleta, armazenagem e avaliação de dados e informações, necessárias para melhor tomada de decisões e a consequente redução de custos e melhora da qualidade dos processos.
Quem é dono do próprio negócio sabe o quanto é importante contar com as ferramentas adequadas para melhorar a gestão e, sem dúvida, aprender como implantar um sistema ERP é um passo importante para isso.
Entre tantos processos burocráticos que fazem parte do dia a dia de um empreendedor, as tecnologias surgem para aumentar a produtividade, reduzir erros e ampliar a eficiência. E é nesse cenário que surge o sistema ERP.
Neste guia reunimos as principais informações sobre sistema integrado de gestão e tudo que você deve saber para aumentar a eficiência do seu negócio enquanto reduz custos.
Neste artigo você vai conferir:
- O que é um sistema ERP e para que serve?
- Para que empresas o ERP se encaixa?
- Como surgiu o sistema integrado de gestão?
- O que é ERP: exemplos de funcionalidades
- Como o sistema ERP funciona na prática?
- Quais são as vantagens do ERP para empresas?
- Sistema ERP e segurança de dados
O que você verá no artigo:
O que é um sistema ERP e para que serve?
Sistema ERP ou Enterprise Resource Planning, é uma ferramenta de gestão empresarial que centraliza informações e processos de várias áreas da empresa, permitindo um controle integrado a partir de uma única plataforma. Em conjunto, automatiza a execução de atividades e amplia a acessibilidade aos dados
A partir dos dados que são armazenados pelo software, são feitos diversos diagnósticos aprofundados a respeito das medidas que seriam necessárias para aumentar a produtividade e reduzir os gastos.
Graças à praticidade do uso e aos benefícios que o sistema ERP traz para o dia a dia, diversos gestores já estão usando a tecnologia para aumentar a eficiência do próprio negócio.
Com a integração que proporciona, diferentes setores da empresa podem se comunicar de forma mais rápida e objetiva.
Sabendo que um dos maiores problemas em empresas é a falta de clareza na comunicação, implantar um sistema ERP é a solução para oferecer mais suporte na tomada de decisão, contribuindo para o crescimento e a rentabilidade do negócio.
Como surgiu o sistema integrado de gestão?
Apesar de ser considerada uma tecnologia que mudou a maneira como as empresas trabalham nas últimas décadas, a história da invenção do ERP data de mais de 100 anos.
Ford Whitman Harris, o famoso engenheiro, criou o EOQ (Economic Order Quantity), a fim de programar a sua produção.
Essa invenção foi utilizada por muito tempo, até que a fabricante Black & Decker desenvolveu uma outra solução a partir da ideia de Ford, para que fosse mais simples realizar o planejamento das necessidades de materiais.
Esse novo método passou a ser chamado de Material Requirements Planning, ou simplesmente MRP.
Basicamente, os conceitos criado por Ford, o EOQ, foram integrados a um computador para que pudessem ser utilizados de maneira mais simples e rápida. Essa ferramenta foi considerada revolucionária, até que em 1983 surgiu a MRP II (Manufacturing Resource Planning).
Nesse novo momento da tecnologia, foram incorporados ao que já existia alguns módulos diferenciados, além de componentes da arquitetura de software para que outras atividades também fossem contempladas por esse sistema, como a parte de compras e de gerenciamento de contratos.
A partir da MRP II, foi possível realizar a integração de dados e compartilhar informações com outros setores da mesma companhia, resultando em melhora da produção e redução de desperdício.
A partir das necessidades que foram sentidas ao longo das outras décadas, o sistema continuou evoluindo, dando origem ao ERP, fazendo com que as atualizações frequentes se tornassem parte do sistema, a fim de trazer sempre as melhores funcionalidades, de acordo com a necessidade de cada empresa.
Qual é a função do sistema ERP?
Agora que você domina o que é o ERP e qual foi a sua origem, seguimos para entender qual é a fundação desse sistema dentro das empresas.
Como dissemos, o ERP é um sistema completo para a gestão empresarial.
Basicamente, sua função é auxiliar os gestores a melhorarem os processos dentro das empresas, a partir da integração das funções de diversas áreas, entre elas:
- Faturamento: os resultados da empresa passam a ficar atrelados ao sistema que, de forma automática, sincroniza entradas e saídas de capital;
- Financeiro: conta com controle e fluxo de caixa automatizados.
- Compras: auxilia na organização de compras de produtos ou matéria prima de fornecedores, evitando despesas relacionadas a falta ou excesso de estoque.
- Estoque: controle e giro de estoque integrados;
- Gestão de Vendas: organização e gerência das vendas, acompanhando de perto a jornada de compra do cliente;
- Integração com e-commerces: fazer a integração com centenas de plataformas de e-commerce e marketplaces, gerenciando a sua loja virtual com organização e facilidade;
- Cadastro de clientes e fornecedores: em um único sistema é possível cadastrar clientes e fornecedores, interligando as informações para emissão de notas fiscais e boletos bancários;
- Fiscal: emissão de notas fiscais e envio de documentos ao cliente com o preenchimento do setup apenas no cadastro inicial.
Em suma, a função do sistema ERP é integrar todas as áreas da empresa, facilitar a execução e o gerenciamento das informações e dados do negócio, oferecendo informações suficientes para a tomada de decisão e otimização de processos, ampliando a rapidez na execução de boas práticas e implementação de melhorias.
Para quais empresas o ERP se encaixa?
O ERP se encaixa para empresas de diversos tamanhos, de micro a grandes negócios, de segmentos variados, e no e-commerce ou loja física. Negócios online e também operações híbridas têm muito a se beneficiar com as integrações que o sistema oferece, já que unifica processos básicos de gestão e converte maior organização para o negócio.
Como o sistema ERP funciona na prática?
No dia a dia, as empresas possuem grande fluxo de informações a serem controladas. O sistema ERP, por sua vez, atua centralizando todas essas informações em uma única plataforma.
Com isso, todo o fluxo de dados corporativos fica mais fluido, além de ser compartilhado com maior facilidade.
Um outro benefício é que unificar essas informações em um sistema pode eliminar a duplicidade de informações, responsável por atrasar o trabalho de diversos profissionais.
Gestores que desejam insights mais valiosos sobre o próprio negócio necessitam de uma ferramenta como essa.
O sistema pode auxiliar, por exemplo, o departamento de logística para e-commerce em empresas que atuam em lojas virtuais. Nesses casos, o ERP identifica a disponibilidade dos produtos no estoque e atualiza automaticamente as informações evitando erros no processo.
Por fim, o sistema ERP também é bastante prático para:
- administração das contas a pagar e receber;
- monitorando as vendas;
- auxiliando no acompanhamento dos pedidos.
Leia também: Qual melhor ERP para E-commerce?
E já que falamos sobre sistema de ERP para lojas virtuais, que tal conferir as dicas que estão no vídeo abaixo? Acompanhe!
Para que serve o sistema de ERP?
A redução de custos e centralização das informações são as principais vantagens de usar um sistema ERP, mas não são as únicas. A seguir, listamos algumas das principais vantagens do ERP para empresas que incluem:
- Mais economia
- Mais escalabilidade
- Mais flexibilidade
- Mais modernidade
- Mais integração
- Mais segurança
Mais produtividade
Concentrar todas as informações da empresa em um único sistema automatizado significa menos retrabalho.
Sem precisar perder tempo buscando dados que já estão no sistema ERP, o empreendedor ou a equipe tem um ganho de produtividade da empresa no dia a dia, conseguindo focar no que realmente importa para manter a empresa funcionando de forma saudável.
Mais economia
Mais produtividade corresponde a mais ganhos. Com uma operação mais enxuta, fica fácil garantir o controle financeiro do negócio. Um sistema ERP também elimina a necessidade de softwares e plataformas diferentes: a gestão acontece em um só lugar, cortando gastos com fornecedores distintos.
Com o gerenciador financeiro do sistema de ERP do Bling!, você gerencia o seu negócio e organiza todos os seus pagamentos em um só lugar.
Além de poder contar com um gerenciador financeiro, emissor de notas fiscais, emissor de boletos registrados e certificado digital, tudo isso em um só lugar.
Mais escalabilidade
O objetivo de toda empresa é crescer, certo? Nesse processo de crescimento é importante ter uma estrutura maleável, que consiga acompanhar a evolução do negócio.
O sistema ERP tem essa vantagem: ele se adapta conforme a demanda da companhia, sem deixar o empresário na mão.
Mais flexibilidade
Fazer o controle da empresa em qualquer lugar é fundamental para quem é responsável por um pequeno negócio. É comum que uma única pessoa assuma papéis diferentes. Com o sistema ERP disponível em versão mobile, por exemplo, o empreendedor pode acompanhar o que acontece na empresa a qualquer momento, em qualquer lugar.
Mais modernidade
Não dá mais para fazer controle manual da sua empresa na era em que vivemos, não é mesmo?
O sistema ERP é uma forma acessível e simplificada de colocar o seu negócio no mundo moderno e da automação.
Mais integração
Um sistema ERP permite a centralização de emissão de nota fiscal, controle de estoque, frente de caixa, logística e o financeiro da empresa em um só lugar. Essa integração de serviços é uma excelente maneira de otimizar a rotina e alcançar melhores resultados estratégicos.
Dentro do Bling! é possível:
- emitir notas fiscais preenchendo as informações que devem ser incluídas no documento apenas uma vez;
- cadastrar e controlar as informações e os produtos do estoque;
- controlar a movimentação do caixa e registrar as vendas na frente de caixa;
- gerenciar envio dos produtos a partir de integrações logísticas;
- controlar suas contas e seu orçamento, executando uma gestão financeira eficiente, e muito mais.
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Mais segurança
Ter mais segurança nos processos é indispensável para qualquer empresa nos dias de hoje. Um sistema ERP como o Bling! garante que os dados da sua companhia estão seguros, principalmente quando falamos de um ERP em nuvem.
Os riscos de fraude ou invasão são menores, como explicamos abaixo.
Como o sistema ERP garante a segurança de seus dados?
Uma das explicações para o sucesso do sistema ERP é a garantia da segurança dos dados. Para que uma empresa tenha um crescimento saudável, é essencial contar com um software de gestão que não apenas contribua com as atividades operacionais, mas também forneça os subsídios para a segurança das informações.
Afinal, proteger os dados é algo essencial para ter um bom relacionamento com os clientes e se destacar entre os concorrentes.
Uma maneira de garantir mais proteção às informações é usar um sistema que trabalha em nuvem.
Por contar com mecanismos de proteção distintos, o sistema ERP em nuvem oferece mais camadas de segurança.
Para que o sistema ERP seja classificado como uma opção viável e segura ao seu negócio, ele possui algumas camadas – que, normalmente, podem ser divididas em três.
Na primeira camada ficam as funcionalidades, como os cadastros a partir de formulários divididos em campos, os processos e outros dados que são essenciais para a operação da empresa. Nesta camada estão dados que ajudarão a realizar as análises do negócio.
Em uma outra camada está a aplicação, em que são armazenadas as informações de uma maneira lógica no banco de dados.
Para trazer mais segurança, a terceira camada é formada a partir de conexões, para garantir que os dados estarão bem protegidos na nuvem.
Qual o melhor sistema ERP para pequenas empresas?
Afinal, o que é melhor? O sistema ERP local ou ERP na nuvem?
Como falamos, um sistema ERP na nuvem garante mais segurança para a empresa. Mas quais são as diferenças entre um ERP local e um modelo que funciona em cloud?
Basicamente, o ERP local é instalado em uma máquina da sua companhia, usando esse equipamento escolhido como base e os seus servidores para funcionar. Ele também exige a atenção de uma equipe própria de TI caso precise de manutenção.
A vantagem é que ele é altamente personalizável. O ERP local tem desvantagens importantes como:
- custo mais alto;
- Possibilidade de apresentar problemas em atualizações;
- é menos seguro, já que a sua empresa fica responsável por esse ponto também.
O sistema ERP na nuvem é acessado pela internet, a partir de qualquer lugar, e tem os dados preservados em servidores remotos. Além da segurança e mobilidade, tem custos menores.
Como escolher um sistema ERP e implementá-lo?
Algumas etapas são importantes para implementar um sistema ERP:
- Identifique os problemas: a ferramenta oferece múltiplos recursos, contudo, antes de implementar o sistema é fundamental compreender as principais dificuldades do negócio e como a plataforma pode ajudar a solucionar. Isso alinhar expectativas e auxilia na priorização da gestão;
- Avalie as opções disponíveis no mercado, considerando os recursos em nuvem, o preço, as funcionalidades que fazem parte do escopo, a facilidade de implementação, segurança de dados oferecida, e o alinhamento às necessidades do negócio;
- Faça a migração de dados: essa é a etapa de integrar e migrar os dados das ferramentas atualmente usadas pelo negócio, para o ERP, faça isso de maneira atenta e segura;
- Envolva a sua equipe: por ser um sistema de integração que impacta o trabalho de múltiplos setores do negócio, é fundamental que todo o time da organização esteja envolvido no processo de contratação, implementação e integração, garantindo engajamento e transparência na melhora dos processos organizacionais;
- Monitore os resultados: após a implementação é indispensável acompanhar se os objetivos que a organização tinha para o ERP estão sendo alcançados. Faça ajustes e melhore os processos de forma contínua.
No vídeo abaixo compartilhamos outras dicas valiosas de como implementar o sistema ERP
Agora que você já sabe o que é um sistema ERP, veja como um cliente do Bling alcançou 30% de crescimento ao utilizá-lo no gerenciamento da sua empresa. Um case de sucesso que mostra como isso aconteceu em menos de 1 ano!
Como apresentamos ao longo deste guia, o Bling é um ERP completo para pequenas empresas com múltiplas funcionalidades incluindo:
- emissão de nota fiscal;
- integração com e-commerce e marketplace;
- gestão de estoque;
- integrações logísticas;
- controle de vendas;
- acompanhamento de contas e orçamentos e muito mais.
Estamos falando de uma solução completa para micro e pequenas empresas que buscam uma solução de baixo custo, porém poderosa para fazer com que a gestão de sua empresa seja feita da forma mais eficiente possível.
Conheça suas funcionalidades, os planos disponíveis e experimente agora tudo o que o Bling pode te oferecer!