Já sabemos da importância que os processos logísticos têm para a estratégia empresarial e como eles podem afetar os resultados e a experiência clientes com o seu negócio. Sendo assim, é crucial elaborar métricas e indicadores de desempenho que ajudem a monitorar os fluxos de trabalho. Um desses controles é o on time, in full (OTIF).
Quer saber o que significa esse termo e o que ele representa e como pode ajudar a aprimorar o relacionamento com os consumidores? Confira o nosso artigo de hoje e otimize suas rotinas agora mesmo!
O que você verá no artigo:
O que é on time, in full (OTIF)?
O on time, in full — o produto certo, no tempo certo, em português —, também conhecido como OTIF, é um indicador de desempenho que ajuda a monitorar a qualidade dos produtos e serviços.
O objetivo é identificar falhas e adotar ações que ajudem aprimorar os processos e aumentar a satisfação dos clientes. Em outras palavras, ele ajuda a estabelecer e melhorar o nível de serviço que é oferecido.
Conceitualmente, on time representa os produtos que devem ser entregues em determinado dia, horário e local, acordados com o cliente. Já o in full significa os produtos e serviços que devem atender às características e especificações combinadas com o consumidor. Isso quer dizer:
- quantidade;
- dimensões;
- qualidade;
- perfeito estado de conservação.
Portanto, se não houve atrasos ou adiantamentos, pode-se dizer que você está on time. Por outro lado, in full é quando se entrega exatamente o que foi solicitado. Dessa forma, OTIF também pode ser definido como o grau de compromisso que sua empresa tem com os clientes.
Por que ele é importante?
O on time, in full permite avaliar, de uma só vez, todo o processo produtivo de uma empresa, já que fornece uma visão mais ampla da logística, desde o momento em que o pedido de venda é criado, até o momento da entrega.
Como ele pode ser calculado?
Como o indicador leva em consideração as duas variáveis já citadas (on time e in full), basta analisar o volume de entrega e relacioná-lo a elas. Se temos, por exemplo, 1.000 pedidos entregues no mês e destes, 850 foram entregues no prazo e 980 estavam dentro das especificações, deve-se usar porcentagens para avaliar os critérios. Portanto:
- on time = 85% ou 0,85;
- in full = 98% ou 0,98.
Considerados os índices, a fórmula para encontrar o OTIF será:
PERCENTUAL DE PEDIDOS ON TIME x PERCENTUAL DE PEDIDOS IN FULL
Ou seja, OTIF = 0,85 x 0,98 = 0,833 = 83.3%
Como se vê, todos os requisitos devem ser atendidos simultaneamente para que só assim se alcance o status pleno de 100%, o que quer dizer que o OTIF chegou ao máximo. Isso o torna um indicador rigoroso, visto que qualquer falha (entrega em atraso, adiantada ou com quantidades divergentes) já prejudica o desempenho.
Como funciona um processo de expedição de produtos?
Para entender melhor como funciona a expedição dos produtos e quais falhas podem ocorrer durante o processo — prejudicando o on time, in full —, listamos as etapas que fazem parte do ciclo de vida de um pedido. Veja:
- recebimento do pedido, quando o cliente faz a compra;
- separação dos produtos no estoque;
- conferência dos pedidos (se estão de acordo com o que foi passado pelo setor de vendas);
- consolidação das cargas para envio;
- carregamento e liberação do veículo.
Ao longo de todo o processo é preciso estar atento à acuracidade das informações inseridas e buscadas no sistema, nas atividades manuais (que podem envolver erros ou danos aos produtos durante a movimentação) e ao planejamento de transportes (evitando atrasos ao mesmo tempo em que se alcança eficiência).
Quais são os principais erros logísticos que afetam a experiência do consumidor?
A experiência que os clientes têm ao comprar em uma empresa é um dos pontos que influenciam diretamente na vantagem competitiva do negócio. Apesar disso, nem sempre o atendimento alcança a excelência e podem ocorrer erros durante o processo, os quais afetarão o relacionamento entre as partes. Confira algumas dessas falhas nos tópicos a seguir.
Indisponibilidade de produtos
O equilíbrio dos estoques deve atender à previsão de demanda, ao mesmo tempo em que se evita faltas e excessos. Quanto os setores de vendas, compras e gestão de estoque não se comunicam adequadamente ou fazem análises inadequadas, pode ocorrer a indisponibilidade — que causa insatisfação dos clientes e os fazem procurar os concorrentes.
Avarias e extravios
As avarias e extravios podem ocorrer tanto durante os processos internos (movimentação dos produtos durante a separação) quanto nos externos (transportes).
Atrasos
Qualquer pedido está sujeito a atrasos, que podem ocorrer por diversos motivos, como:
- problemas nos processos internos;
- indisponibilidade do produto no estoque físico (mesmo que no sistema — estoque contábil — ele estivesse disponível);
- falhas na consolidação das cargas;
- demora na disponibilização do veículo;
- problemas na estrada;
- retenção em postos fiscais.
Envio de pedidos trocados ou errados
Esse tipo de erro ocorre internamente, decorrente de falhas na rotina de separação, conferência e consolidação das cargas. Envolve altos custos de devoluções e reenvios — que não devem gerar ônus para os clientes.
Quais ações podem ser adotadas para otimizar o processo logístico?
Existem diversas ações que podem ser adotadas para otimizar o processo logístico e, consequentemente melhorar o OTIF. Conheça algumas delas, a seguir.
Mapeamento de processos
O mapeamento dos processos consiste no estudo dos métodos de trabalho, em busca de falhas e ineficiências que precisam ser corrigidas, aprimorando o desempenho das atividades.
Eliminação de tarefas desnecessárias
Durante o mapeamento dos fluxos de trabalho, é possível identificar algumas etapas que não agregam valor ao resultado final. Ao eliminá-las, ganha-se eficiência, os custos diminuem e a qualidade dos serviços aumenta.
Benchmarking
O Benchmarking consiste no estudo dos concorrentes e identificação das melhores práticas de mercado. Por meio dele, identifica-se o que os concorrentes estão fazendo de melhor e a viabilidade de adotar essas medidas na empresa.
Logística colaborativa
Além da tecnologia, muitas empresas como a Natura, estão buscando aumentar a agilidade nas entregas e também oferecer a modalidade de same day delivery para seus consumidores, apostando na logística colaborativa — por meio do crowdshipping, onde pessoas comuns fazem as entregas utilizando meios próprios (como bicicleta, moto e carro), também chamado de “Uber das entregas”.
O on time, in full é um indicador que, ao mesmo tempo em que ajuda a identificar as falhas nos métodos de trabalho, orienta os gestores para uma tomada de decisão mais acertada e eficiente, apontando quais processos logísticos precisam de atenção e aprimoramento.
Investimento em tecnologia
O investimento em tecnologia é, sem dúvida, uma das melhores formas de corrigir erros, padronizar os processos, tornar a execução das atividades mais ágil e acertada, garantir eficiência operacional, entre outros benefícios obtidos com a automatização.
Um exemplo disso, é o que a Cadence realizou. Ela investiu em um software TMS para solucionar problemas operacionais, aumentar a inteligência logística e otimizar a rotina em diversas frentes, incluindo a gestão de pedidos, monitoramento das entregas e avaliação das transportadoras.
Um dos fatores de sucesso na aplicação de tecnologia na logística é escolher sistemas compatíveis, que permitem troca de informações, facilitando a comunicação, planejamento e melhorando o tempo de resposta.
A Intelipost é uma plataforma em nuvem para gestão e otimização da logística, também conhecido como TMS. O software integra de forma inteligente com as mais diversas plataformas e sistemas, entre eles a Bling! Se você quer elevar o nível dos seus processos de entrega, você precisa conhecer os módulos da solução! Agende uma demonstração clicando aqui e converse com um consultor.