Se, por um lado, o bom desempenho das vendas depende de fatores tão diferentes entre si (como o crescimento do mercado, o acirramento da concorrência e a qualidade dos produtos e serviços, por exemplo), por outro, o controle de custos mais eficiente pode ser feito, em grande parte, sem qualquer interferência do ambiente externo.

Em tempos de grandes desafios econômicos como o que vivemos, as organizações que conseguem fazer mais gastando menos saem na frente de seus concorrentes na busca por maior rentabilidade no negócio. Por isso, é fundamental que os empreendedores conheçam as principais técnicas que podem contribuir para um controle de custos mais criterioso das despesas.

Saiba como controlar seus custos com eficiência:

Organize a bagunça

Assim como no orçamento doméstico, algumas empresas perdem o controle dos gastos somente por não terem um acompanhamento rígido das finanças, seja fazendo vista grossa a pequenas despesas (como reembolsos de alimentação ou material de escritório) ou pecando na organização das notas fiscais recebidas.

Por isso, é fundamental definir processos claros para o recebimento e armazenamento desses documentos. Você pode separar o que é relativo a despesas e à receita e organizá-los segundo critérios como:

• Despesas com aluguel e condomínio;
• contas de água e luz;
• vendas para determinado cliente;
• investimentos obtidos, etc.

Somente assim sua empresa poderá fazer uso de ferramentas como o fluxo de caixa, garantindo que todas as entradas e saídas estejam devidamente documentadas e que haja recursos para honrar seus compromissos.

Crie fluxos de aprovação

Para obter um controle de custos mais eficiente, também é indispensável que sua empresa tenha regras para os profissionais e equipes que geram despesas em suas tarefas. Para fazer isso, basta analisar quais equipes e profissionais devem obter permissão para autorizar as compras e utilizar sistemas automatizados para que os pedidos e aprovações fluam da melhor maneira possível.

Analise as pedras no sapato

Com todas as despesas levantadas e organizadas, sua empresa também será capaz de avaliar quais gastos mais comprometem o faturamento. Assim, ficará bem mais fácil pensar em formas de gastar menos para atingir os mesmos objetivos de negócio.

Abrace a tecnologia

Se, há pouco tempo atrás, as pequenas e médias empresas não tinham os recursos necessários para investir em sistemas de gestão robustos como seus concorrentes mais predadores, hoje a realidade já é bem diferente. Atualmente, cabe somente a você e sua equipe pesquisar e investir em ferramentas que ajudam não somente a controlar as despesas no negócio, mas também a integrar os processos e aumentar a produtividade como um todo.

Ainda que o futuro seja difícil de ser previsto, uma boa dose de organização e esforço garante à sua empresa oportunidades incríveis para alcançar um patamar superior de eficiência e, consequentemente, de rentabilidade. Não se esqueça de compartilhar com a gente nos comentários, dizendo se ficou com alguma dúvida e contando como você faz na sua empresa para realizar um bom controle de custos.