A gestão de uma loja física ou virtual só é completa se você sabe como organizar um estoque. Afinal, isso significa fazer o controle das mercadorias que são a fonte de renda da sua empresa. 

Problemas causados pela falta de organização de estoque físico

O pensamento é bastante simples: sem produtos você não realiza vendas e sem vender sua empresa não é capaz de se manter no mercado, pagar suas contas e lucrar.

Produtos que estragam ou ficam parados por muito tempo no estoque representam prejuízo financeiro.

Isso acontece porque você investe na compra da mercadoria, paga por ela, mas o valor não é recuperado. 

Mas, os danos não param por aí! A falta de organização de estoque físico pode causar insatisfação nos clientes. 

Imagine que um consumidor acessa a sua loja virtual, compra um produto e faz o pagamento. Na hora que você recebe o pedido e vai separá-lo, percebe que não há mais itens disponíveis.

Nesses casos, será necessário cancelar a compra e isso gera a quebra da expectativa e insatisfação (mesmo que você devolva o dinheiro ao comprador).

Em uma loja física problemas similares também podem acontecer. A falta de organização no estoque pode, por exemplo, danificar uma peça. Mais uma vez, o resultado é insatisfação, além de custos com trocas e devoluções.

Em larga escala, o acúmulo de problemas gerados pela falta de organização de estoque impactam:

• a imagem da empresa;
• o fluxo de caixa;
• a força de crescimento;
• a capacidade de continuação do negócio. 

Diante de tudo isso, a pergunta que fica é: como organizar um estoque físico para evitar que todos esses problemas tenham impacto nos seus resultados?

Como organizar um estoque físico: checklist

Esperamos que você tenha compreendido o tamanho da importância de dominar as técnicas para organizar o estoque da loja. Falta agora dar o próximo passo: entender como fazer isso.

Cada empresa tem algumas particularidades que precisam ser respeitadas, contudo, existem estágios básicos que devem ser seguidos. Confira, a seguir, quais são eles e acompanhe o checklist de como organizar um estoque: 

1. Faça o mapeamento e a contagem de produtos
2. Classifique e registre as mercadorias
3. Gere um código de identificação para cada item
4. Organize o armazém
5. Faça a gestão contínua das entradas e saídas de mercadorias
6. Realize recontagens periódicas
7. Escolha uma ferramenta de gestão

1. Faça o mapeamento e a contagem de produtos

Comece com a contagem de estoque que, como o próprio nome sugere, envolve contar quantos itens de cada produto estão armazenados. 

Isso é importante para que você tenha uma visão clara sobre as suas mercadorias e o que está ou não está disponível.

Esse estágio também contribui para que você identifique quais itens precisam ser repostos e o que está em excesso. 

Informações como essa auxiliam na criação de estratégias, como uma campanha de queima de estoque para recuperar parte do dinheiro investido na compra de mercadorias que não fizeram sucesso entre os consumidores. 

Leia também: Como e por que fazer um inventário do estoque

Fazer essa contagem, entretanto, é a etapa mais entediante do processo de organizar o estoque da empresa. 

Afinal, será necessário listar todas as mercadorias, classificá-las e contar quantas estão disponíveis.

Geração de etiquetas para facilitar a contagem

Uma alternativa para que essa seja a última vez que você precise fazer a contagem manual é adotar o sistema do Bling, que gera etiquetas com código de barras para cada produto. 

Com esse recurso você só precisa usar um leitor para ter acesso, e atualizar, informações como a quantidade de produtos.

Conheça mais sobre a ferramenta de geração de etiquetas do Bling no vídeo abaixo. 

2. Classifique e registre os produtos

Antes de organizar qualquer ação para repor ou queimar estoque, é preciso catalogar as informações capturadas.

Para isso, ao fazer a contagem de produtos, registre:

• nome para o item;
• características;
• quantidade.  

Observe o exemplo de uma tabela simples abaixo. 

Esse inventário oferece uma visão real do seu estoque atual. Elas também são importantes para compreender o comportamento do cliente.

3. Gere um código de identificação para cada item

Para finalizar a etapa de inventário, em que você lista, organiza e contabiliza a quantidade de itens de cada produto existente em seu armazém, sugerimos a geração de um código de identificação para cada mercadoria. Isso vai facilitar a organização do estoque físico.

O código auxilia na gestão do item, contribuindo para a identificação do produto que foi vendido e que precisa ser separado e enviado ao cliente, evitando que você despache um item diferente do que foi comprado.

Imagine que você venda duas camisas masculinas azuis, sendo uma de gola olímpica e outra com gola “V”. 

Ao separar um pedido usando as informações do produto como base, existe uma chance significativa de você se confundir enquanto separa os produtos.

Afinal, grande parte das características descritas são similares, o que aumenta as suas chances de erros. 

A partir do uso do código, você garante a assertividade na gestão, eliminando riscos de erros na gestão de cada mercadoria. 

O código pode ser numérico, ou um conjunto com números e letras. A ele damos o nome de SKU, que funciona como a referência do produto.

Com o sistema do Bling, você pode gerar o SKU de cada produto automaticamente, e incluir no código de barras. 

4. Organize o armazém

A organização do ambiente físico do armazém é fundamental para a gestão do estoque. 

Afinal, a falta de arrumação causa a perda de produtos, não só porque você não encontra o item, mas também por gerar prejuízos causados por embalagens danificadas e validades vencidas.

Além da limpeza do ambiente, também é recomendado que haja uma área de separação de mercadorias.

Pode ser uma mesa grande, com espaço para avaliar o pedido, separar, embalar e despachar os produtos, seja em venda física ou online. 

Após essa etapa é fundamental que os itens que não foram enviados, sejam devolvidos ao local exato de onde foram retirados, no armazém. 

Como organizar o estoque de uma loja de roupas

Em empresas físicas, como lojas de roupas, em que é comum que os produtos entrem e saiam do armazém com grande frequência, é preciso atenção redobrada para que não haja perda de produtos ou desorganização.

Especialmente, em períodos de grande movimentação na loja, como Natal, contrate um profissional estoquista.

Ele vai garantir a organização dos produtos nos espaços corretos, evitando que você perca vendas por não encontrar um item desejado pelo cliente, devido a bagunça do armazém.

Fora desses períodos, e caso a sua loja não tenha amplo fluxo de clientes, crie uma dinâmica de organização que envolva os próprios vendedores.   

Metodologias de organização de estoque

Como citamos anteriormente, existem diferentes formas de organização dos produtos no armazém, entre elas duas se destacam:

• Peps (Primeiro a entrar, primeiro a sair): no método, os primeiros produtos a entrarem no armazém serão os primeiros a saírem;
• Ueps (Último a entrar, primeiro a sair): é exatamente o oposto da primeira. Nele, os últimos produtos a entrarem serão os primeiros a saírem do estoque.

Escolher a metodologia de gestão de estoque, contribui para a definição da forma que você irá organizar os produtos no armazém e nas prateleiras. 

Para entender qual modelo escolher e conhecer diferentes tipos de estoque que a sua empresa pode ter, indicamos a leitura do artigo, “Controle de estoque: principais metodologias”.  

5. Faça a gestão contínua das entradas e saídas de mercadorias

Um checklist de organização de estoque precisa considerar a gestão contínua das entradas e saídas de produtos. 

Sem esse acompanhamento, em poucos dias, mesmo as empresas com baixo fluxo de vendas, tendem a ficar desatualizadas em suas informações, sendo esse o primeiro sinal de desorganização. 

Logo, é imprescindível que a companhia use uma ferramenta que registre todas as vendas e atualize automaticamente o volume de mercadorias, garantindo a atualização das informações.

Ao fazer esse rastreio, você evita os problemas de venda de produto inexistente e torna mais eficiente a reposição de produtos que estão com estoque reduzido. 

Outro benefício de aprender como organizar o estoque físico da empresa é observar quais produtos são os preferidos dos clientes e quais possuem um menor giro de estoque. 

Isso torna a tomada de decisão mais inteligente e assertiva.

6. Faça recontagens periódicas

A contagem de produtos não deve ser feita apenas para organizar um estoque bagunçado, ao contrário, deve fazer parte de um processo contínuo de gestão. 

Contudo, como indicamos acima, para que o controle de mercadorias seja mais eficiente e possa ser realizado em menos tempo, a sugestão é o uso de etiquetas com código de barras. 

Dessa forma, basta passar o leitor na mercadoria, para que ele atualize o sistema automaticamente. 

Leia também: Como funcionam os códigos de barras?

7. Escolha uma ferramenta de gestão

Ao longo deste guia falamos sobre como tornar o processo de organização de estoque mais eficiente e rápido a partir da implementação da tecnologia.

A importância de adotar uma ferramenta para realizar esse controle está relacionada às múltiplas funções que ela pode realizar e automatizar, aumentando a segurança e eficiência da organização do estoque físico e virtual. 

Na lista de recursos que você encontra em um sistema de controle de estoque estão:

• gerenciar o catálogo de produtos;
• controlar entradas e saídas de mercadorias e atualizar informações sobre o volume de cada item;
• fazer a contagem em poucos segundos com geração de etiquetas e leitor de código de barras;
• sincronizar o estoque aos múltiplos canais de venda (online e offline);
• automatizar os lançamentos de estoque através das notas fiscais de compra e venda e mais.

O sistema de gestão de estoque do Bling é um ERP que, além da gestão de estoque, ainda integra múltiplos setores do negócio, como vendas, gestão financeira, fluxo de caixa, emissão de notas fiscais e mais.

Se houver uma venda, a disponibilidade do produto é atualizada automaticamente em todos os canais em que ele está sendo apresentado, evitando erros e reduzindo retrabalho.

Contudo, além da gestão de estoque integrada, com o um ERP também é possível:

• cadastrar fornecedores;
• armazenar dados das empresas e dos produtos;
• emitir relatórios de estoque personalizados;
• controlar compras, enviando diretamente ordens de compra aos fornecedores. 

No vídeo abaixo você conhece mais sobre o ERP do Bling e entende porque ele é essencial para a sua empresa. Confira agora!

Como organizar um estoque de alimentos?

Para encerrar esse checklist de como organizar um estoque físico, não poderíamos deixar de falar sobre a gestão de alimentos. 

Afinal, produtos perecíveis possuem algumas características únicas, que tornam o controle um pouco diferente. Então, confira a seguir, como organizar um estoque de alimentos:

1. Conheça as exigências da Vigilância Sanitária: o Regulamento técnico de boas práticas para serviços de alimentação é um material da Anvisa que discorre sobre boas práticas que precisam ser seguidas para atender as demandas do controle sanitário na área de alimentos visando a proteção e a saúde da população. É fundamental que você conheça esse documento e as normas apresentadas nele;
2. Mantenha o estoque limpo e ventilado: crie um cronograma de limpeza de acordo com os produtos armazenados e use produtos especialmente indicados para esse tipo de ambiente, como esterilizadores e desinfetantes para locais que armazenam alimentos. Use um sistema que ajude a controlar a temperatura e a incidência de luz no local;
3. Use etiquetas para facilitar a identificação dos produtos. Lembre-se de incluir nome, data da compra, data da fabricação, data de validade, e outras informações relevantes; 
4. Adote o método Peps para que os primeiros produtos a entrarem no armazém também sejam os primeiros a sair. Assim você evita que a data de validade seja ultrapassada; 
5. Tenha cuidado extra ao empilhar produtos para que as embalagens não sejam prejudicadas.

Com esses cuidados extras, as demais etapas para organizar um estoque de alimentos devem seguir as dicas gerais.

Lembrando que todas essas etapas são facilitadas com a adoção de um sistema de gestão como o Bling, que além de controlar o estoque, ainda:

• garante a sincronização do fluxo de caixa,;
• organiza a logística;
• emite notas fiscais;
• gera etiquetas;
• integra loja física e virtual, e mais. 

Tudo isso em uma mesma plataforma que facilita o seu trabalho e confere organização aos seus processos. Conheça já o ERP do Bling e facilite a gestão do seu negócio, com preço acessível, ideal para pequenas, médias e grandes empresas.