Ter uma logística eficiente é um dos segredos para o sucesso de empresas que dependem de entregas, como os e-commerces. Para garantir que os resultados sejam satisfatórios, vale a pena recorrer ao OTIF.

Ao calcular esse indicador, é possível ter uma visão clara do nível de eficiência nas entregas para os clientes. Com seu uso estratégico, há como melhorar os resultados das entregas e gerar impactos positivos relevantes para o negócio.

A seguir, descubra mais sobre o OTIF e entenda como usá-lo a favor dos seus resultados!

O que é OTIF?

OTIF, sigla para On Time In Full (Na Hora e Completo, em tradução livre) é uma métrica que serve para analisar a performance logística de uma empresa. O indicador mede a eficiência das entregas ao considerar se os pedidos foram entregues dentro do prazo previsto e em conformidade com as especificações.

Portanto, não basta entregar no prazo ou na quantidade e qualidade solicitadas — é preciso atender simultaneamente a essas condições. No geral, o indicador mede quais foram as entregas de sucesso, sem falhas ou ajustes necessários.

O principal objetivo do OTIF é garantir a satisfação do cliente e aumentar a confiabilidade da cadeia de suprimentos. Na prática, ele representa a capacidade da empresa de cumprir seus compromissos de entrega, o que é essencial para ter a confiança de clientes e parceiros.

Após aprender o que é OTIF e qual seu objetivo, o próximo passo é entender o que o torna tão importante para os negócios. Continue a leitura e descubra mais sobre o On Time In Full!

Importância do OTIF para a logística

A preocupação com esse indicador se justifica pelos impactos positivos nos resultados logísticos. Ao atingir ou mesmo superar a meta de OTIF, a tendência é que a empresa se torne mais eficiente, o que desencadeia outros benefícios.

Na sequência, entenda por que o On Time In Full é tão importante na logística!

Aumento da satisfação do cliente

Quando o assunto é a satisfação do cliente, o indicador OTIF tem um papel direto. Quando essa métrica é acompanhada e otimizada, aumentam as chances de os pedidos serem entregues no prazo combinado e de acordo com as especificações.

Do ponto de vista do cliente, significa receber exatamente o que era esperado, sem atrasos, erros ou complicações. Essa eficiência cria uma experiência positiva para quem compra, além de transmitir mais previsibilidade, profissionalismo e confiança.

A satisfação dos clientes é importante por estar diretamente relacionada à fidelização. Com mais pessoas com experiências positivas, a tendência é que o negócio consolide cada vez mais sua base de clientes, o que leva à recorrência de vendas, por exemplo.

Além disso, clientes satisfeitos tendem a compartilhar suas experiências — e os insatisfeitos, também. Graças ao alto grau de satisfação, há um fortalecimento na reputação e na imagem da marca, o que gera a atração de mais clientes em potencial.

Otimização da cadeia de suprimentos

O OTIF também é uma ferramenta relevante para melhorar a cadeia de suprimentos de forma ampla. Um dos motivos é o fato de o indicador oferecer uma visão sobre a eficiência das entregas, o que permite identificar gargalos e pontos de ineficiência. Com a adoção de ações corretivas, a tendência é que esses problemas deixem de existir.

Pense no caso de um e-commerce que utiliza essa métrica e identifica que muitos pedidos têm chegado atrasado. Nessa situação, pode ser necessário rever o contrato com fornecedores, como transportadoras, para garantir a melhoria nas entregas.

Já se o problema estiver com pedidos incompletos ou fora da qualidade esperada, o foco passa a estar nos processos internos de separação e expedição de pedidos. 

Porém, só é possível fazer essas correções quando há uma identificação que o problema não é pontual. O acompanhamento desse indicador, portanto, é crucial para permitir esse tipo de análise.

Redução de custos

Ter entregas mais precisas e feitas no prazo é essencial para reduzir custos — e essa é mais uma importância de utilizar o OTIF. O fato de os pedidos chegarem corretos e no prazo combinado previne diversas despesas extras, como aquelas de logística reversa ou novas entregas.

Pense no caso de um cliente que pede 3 itens, mas recebe apenas 2. A empresa precisará custear o envio do item faltante ou mesmo estornar parte do valor pago. Ao multiplicar esse tipo de erro por dezenas ou centenas, os custos se acumulam.

Além disso, os custos da ineficiência logística também se relacionam à imagem da empresa. A insatisfação dos clientes pode custar caro para o posicionamento da marca e exigir mais esforços para atrair e converter interessados na compra.

Como você viu, monitorar o OTIF também ajuda a identificar ineficiências — as quais geram custos que podem ser reduzidos. Com uma atuação mais eficiente, há uma redução nos desperdícios e um aproveitamento melhor dos recursos, inclusive os financeiros.

Como calcular o OTIF?

Para utilizar o OTIF no seu planejamento é essencial entender como fazer o cálculo e interpretar o resultado. Com as informações necessárias em mãos, é possível tomar decisões embasadas e com maiores chances de sucesso.

Na sequência, veja como calcular o OTIF corretamente!

Fórmula do On Time In Full

A fórmula do OTIF considera dois aspectos principais: se a entrega foi feita no prazo combinado (On Time) e se cumpriu as especificações do pedido (In Full). Para calcular o indicador, aplique a seguinte equação:

OTIF = (Número de entregas no prazo e completas / Número total de entregas) x 100

No final, você terá um resultado percentual que indica qual é a performance da empresa na parte logística. Isso ocorre porque o resultado mostra, proporcionalmente, quantas entregas que atendem aos critérios OTIF foram realizadas, em relação a tudo o que foi entregue.

Na hora de utilizar a fórmula, é recomendado avaliar períodos específicos, a depender da demanda logística do negócio. Se a empresa realiza muitos envios, o cálculo pode ser feito numa base mensal, semanal ou até diária. Se o número de entregas for menor, é possível usar períodos maiores, como o trimestre ou semestre.

A mudança no período de avaliação também ajuda a ter uma visão ampla ou mais específica de determinados períodos, como fases de alta demanda. É o caso de analisar todo o trimestre e fazer uma análise específica dos períodos da Black Friday e do Natal, por exemplo.

Exemplo prático do OTIF na logística

Para entender melhor, vamos considerar uma loja virtual que realizou 200 entregas durante um mês. Dessas entregas, 170 ocorreram no prazo acordado e de acordo com todas as especificações do pedido. As outras 30 tiveram atrasos ou apresentaram itens faltantes.

Na hora de calcular o OTIF, usamos a fórmula:

OTIF = (170 / 200) x 100 = 85%

O resultado demonstra que, do total de entregas, 85% foram feitas dentro das condições adequadas, sem erros, retrabalhos ou custos extras. Se o cálculo do mês anterior indicar que o OTIF foi de 80%, então é sinal que houve evolução na eficiência logística, certo?

Agora vamos considerar o exemplo de outra loja virtual que realizou 500 entregas no mês. Do total, 300 entregas foram feitas no prazo e em conformidade com os pedidos. 

Ao observar apenas o número, parece que essa segunda loja teve um desempenho melhor já que entregou 300 pedidos no prazo, contra 170 da outra.

Porém, ao calcular o OTIF temos:

OTIF = (300 / 500) x 100 = 50%

Note a importância do cálculo ser proporcional. Se considerássemos apenas os números gerais, a percepção sobre a eficiência da segunda empresa estaria incorreta. Com o cálculo adequado, fica claro que a primeira loja tem uma logística mais eficiente que a segunda, apesar de ter feito menos envios ao total no mesmo período.

Interpretação do indicador OTIF

Além de calcular o OTIF é essencial saber como analisar esse indicador, já que esse tipo de informação determina quais medidas adotar, certo? No geral, quanto mais alto o OTIF, melhor é a performance logística da empresa. Já um OTIF baixo indica gargalos ou falhas nos processos de entrega, as quais devem ser ajustadas para atender melhor aos clientes.

Para ter uma base de comparação, valores considerados excelentes começam entre 90 e 95%, com o objetivo de atingir 100%. No entanto, há empresas com metas mais agressivas.

Como publicou a Forbes, em 2020 a rede Walmart passou a exigir um OTIF de 98% dos seus parceiros. Isso significa que, de cada 100 entregas, 98 delas deveriam ser precisas, com o risco de haver a cobrança de uma multa sobre o valor do pedido.

Como você viu, o OTIF também pode ser avaliado em relação a resultados anteriores. Um OTIF abaixo de 90% pode ser considerado um resultado positivo se significar um aumento desde a última medição, por exemplo.

Como implementar e otimizar o OTIF?

Medir, acompanhar e otimizar o OTIF permite aumentar a eficiência logística do negócio, mas é preciso saber como implementar o uso desse indicador. A seguir, você descobre o que fazer para acertar nessa tarefa!

Analise a logística atual

Antes de realizar qualquer mudança é indispensável fazer um diagnóstico da situação atual. O foco é entender como tem sido o desempenho da empresa nesse sentido, o que servirá como ponto de partida.

Comece pela análise do OTIF do período mais recente, como do último mês ou último trimestre. Em seguida, avalie se os principais problemas foram a entrega fora do prazo ou o envio fora das características de conformidade.

A partir disso, é possível entender o que merece atenção para gerar os impactos desejados. Porém, nesse momento inicial o foco está em diagnosticar a situação e levantar os possíveis problemas causadores do desempenho.

Defina metas para esse indicador

Ao implementar o uso do OTIF, também é essencial estabelecer metas claras para esse indicador. É por isso que é tão importante fazer o diagnóstico inicial, já que você entende qual é o patamar atual.

Para determinar os objetivos, é importante ser realista. Se o OTIF atual está em 50%, é improvável alcançar uma performance de 90% em apenas um mês. Quanto mais complexas forem as operações, mais tempo é necessário para implementar todas as mudanças necessárias.

Com a evolução do indicador, as metas podem e devem ser reajustadas, de modo que seja possível alcançar resultados maiores. Porém, essa evolução também precisa acompanhar a capacidade logística da empresa.

Outro ponto a considerar é a definição de metas intermediárias que ajudem a alcançar o OTIF desejado. Em vez de focar apenas na melhoria do indicador, é possível estabelecer resultados como reduzir o tempo de processamento de pedidos e ampliar o controle de estoque.

Otimize o estoque

Uma das etapas essenciais para melhorar o OTIF é a otimização do estoque. Uma boa gestão do armazenamento garante, primeiramente, que os produtos estejam disponíveis quando os clientes desejam comprá-los. No e-commerce, em especial, esse cuidado evita que o envio atrase por ser necessário aguardar o fornecedor.

Também é fundamental fazer um controle adequado para garantir que as saídas do estoque correspondam às expedições dos pedidos. Com a integração adequada, evitam-se erros como o envio de produtos incorretos ou faltantes.

Para tornar esse processo mais simples, você pode contar com a tecnologia, como um ERP. Com o Bling, você faz o controle de estoque em tempo real e ainda o integra a outros processos, como a parte de vendas. Com uma visão unificada, a gestão de estoque se torna muito mais eficiente e contribui para uma logística eficiente.

Aprimore as operações logísticas

Além da parte relacionada ao estoque, é essencial aprimorar as demais operações logísticas. Cada etapa do processo requer atenção, desde o recebimento dos produtos por parte dos fornecedores até o despacho para a entrega pela transportadora.

Internamente, é necessário otimizar os processos relacionados à separação e ao envio de pedidos. Nesse caso, vale a pena unir o controle de estoque a processos padronizados para separar os pedidos, embalá-los e prepará-los para o envio.

Externamente, o foco está nos parceiros logísticos. É essencial garantir que as transportadoras cumpram as condições de entrega — tanto em relação ao prazo quanto à integridade das encomendas. Para tanto, priorize a gestão de fornecedores.

A automação de processos é especialmente útil em etapas como emissão de notas e rastreamento de entregas. É por isso que vale a pena contar com o Bling como aliado. Com esse sistema de gestão, é fácil fazer a gestão de pedidos, integrar o controle de estoque com a logística e rastrear entregas. 

Monitore e avalie continuamente

Após implementar as melhorias, é necessário acompanhar a evolução dos processos logísticos. As metas definidas anteriormente precisam de verificação contínua, com a intenção de verificar se os parâmetros foram alcançados.

Além de coletar os resultados, é preciso interpretá-los. Fora o próprio resultado de OTIF, vale acompanhar a evolução das outras métricas. A partir disso, é mais fácil identificar quais são os pontos ou processos que precisam de correção ou que podem ser otimizados.

O Bling também ajuda nessa tarefa, tanto por coletar e centralizar dados quanto por gerar relatórios completos. Ao emitir essas análises periodicamente, é possível aprimorar o que tem dado certo, em busca de cada vez mais eficiência.

Transforme a logística do seu negócio

Como você viu, medir e acompanhar o OTIF é capaz de transformar a forma como a sua empresa realiza entregas. Com base nesse indicador, é possível melhorar a experiência do cliente, ter mais confiabilidade no mercado e reduzir custos.

Com o Bling, você conta com diversas funcionalidades que otimizam a gestão e ainda aproveita mais de 20 integrações logísticas, o que permite atuar com diferentes parceiros.

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