Cada vez mais os negócios estão se digitalizando. Em tempos em que o trabalho presencial não é mais a única realidade possível, é preciso contar com soluções digitalizadas para continuarmos produzindo e gerando valor no trabalho e na vida.
Uma assinatura digital é um procedimento que garante a validação de documentos e assinatura sem precisar se deslocar ou comparecer em cartório.
A assinatura digital garante, em uma negociação online, que o emissor é quem afirma ser, podendo realizar transações, navegar por site, adquirir produtos sem ser atacado por hackers.
Neste artigo, vamos entender um pouco mais sobre a assinatura digital, como fazer para obter uma e quais as vantagens que o procedimento agrega no seu negócio. Confira!
O que você verá no artigo:
O que é uma assinatura digital?
Para comprovar a sua identidade na internet, pessoas físicas e empresas podem se utilizar de uma assinatura digital: um recurso criado para garantir segurança dos negócios online, sejam eles comerciais ou não.
Com a assinatura digital, quem assina está comprovando que é quem diz ser e a partir disso há uma série de recursos que podem ser checados para garantir a autenticidade do objeto assinado.
A assinatura digital vale tanto para documentos, quanto para sites, e-commerce. Estes, no caso, contam com o certificado digital é obrigatório para realizar operações comerciais.
A assinatura digital funciona quando o navegador verifica a validade do certificado SSL, o que confere ao domínio o selo de site seguro. Mesmo não sendo uma garantia total, já ajuda bastante a detectar problemas online.
Assinatura eletrônica e assinatura digital são a mesma coisa?
Na verdade, elas fazem parte do mesmo ecossistema, porém são processos diferentes.
Enquanto a assinatura eletrônica é o termo utilizado para designar as espécies de identificação de documentos e outros instrumentos de meios eletrônicos, a assinatura digital é uma das espécies de assinatura eletrônica.
A assinatura eletrônica pode ser dividida em três formatos:
- Assinatura Eletrônica Simples: Não utiliza criptografia para autenticação. São aquelas assinaturas realizadas com token, login/senha, biometria, confirmação de código para celular ou e-mail e outros.
- Assinatura Eletrônica Avançada: associada a quem assina de forma unívoca, se utilizando de métodos de criptografia aplicados diretamente ao documento e permitindo a identificação de qualquer alteração realizada.
- Assinatura Electrónica Qualificada: é aquela que se utiliza de Certificado Digital.
Como se faz uma assinatura digital?
O primeiro passo é escolher uma autoridade certificadora, e o solicitante preencherá um formulário de inscrição com suas informações e assinatura.
As assinaturas digitais podem ser feitas por pessoas físicas ou jurídicas.
Para as pessoas físicas, é possível adquirir assinaturas ou certificados digitais que validem sua identidade através do CPF. Já quem encaminhar para pessoa jurídica deve validar o CNPJ ou do registro da OAB (para profissionais de direito habilitados pela ordem), entre outros.
Empresas como a Certisign, vendem certificados válidos e reconhecidos legalmente para indivíduos, na forma de cartões (que acompanham leitores), tokens ou disponíveis na nuvem, e que também devem ser renovados periodicamente.
Como funciona a assinatura digital: passo a passo
Para assinar um arquivo eletrônico é preciso utilizar um assinador digital, que é um software que vincula os elementos criptográficos do certificado digital aos documentos que serão validados. O assinador equivale à caneta que assina o papel no mundo analógico.
Para realizar uma assinatura digital na prática é bem simples, confira o passo a passo:
Envio de arquivo para assinatura:
Após feita a solicitação através da empresa que deseja validar a sua assinatura digital, basta enviar o arquivo para a assinatura. Para fazer o processo basta ter um endereço de email para o encaminhamento do material.
Adicione os assinantes:
Insira os nomes e e-mail dos assinantes, para que eles possam receber o link por e-mail e prosseguir no processo de assinatura.
Notificações por email:
Todas as assinaturas são notificadas por e-mail.
Documento assinado:
Após o processo finalizado, todos os envolvidos recebem uma cópia do documento assinado.
É possível fazer uma assinatura digital gratuita?
Sim, é possível fazer uma assinatura digital gratuita, existem diversas empresas prestando o serviço. Para que a assinatura digital tenha validade é preciso respeitar três requisitos principais: autenticidade, integridade e não repúdio.
Sempre que o serviço oferecer uma assinatura gratuita, mas que respeite esses requisitos, ela é segura e tem uma validade legal, já que a mensagem é criptografada, protegendo as informações essenciais.
Mas é preciso tomar cuidado na hora de optar por serviços que não deixem os requisitos de segurança claros para o assinante.
É seguro assinar digitalmente?
Sempre que a assinatura digital seguir as boas práticas na concepção da verificação, como é o caso do registro de evidências sobre o titular, a assinatura eletrônica é segura. Sua validação é fundamental para que se torne um processo seguro.
A assinatura eletrônica possui validade jurídica?
No caso da assinatura digital, quando conta com a utilização de um Certificado Digital, a validade jurídica dos documentos eletrônicos é atribuída por meio de assinatura com certificado digital no padrão ICP-Brasil e seus efeitos podem ser tidos como equivalentes aos de um reconhecimento de firma.
Já a assinatura eletrônica, feita sem o Certificado Digital, tem validade jurídica de acordo com as evidências colhidas no processo de assinaturas.
Qual a importância de uma assinatura digital para empresa?
Nos tempos em que vivemos, a tecnologia é uma aliada ao negócio, e sempre que facilitar os processos do dia a dia, será de grande importância para a empresa.
O empreendedor de e-commerce conta com facilidades como a da assinatura digital, para que a gestão fique mais descomplicada e a documentação sempre em ordem. Confira algumas das principais vantagens em contar com uma assinatura digital:
Redução de custos
O primeiro item a ser destacado é que uma assinatura digital é capaz de reduzir as despesas do escritório ou departamento jurídico.
Ou seja, gera economia para o negócio, já que ao garantir validade jurídica aos documentos assinados digitalmente, torna-se desnecessário autenticá-lo ou reconhecer as firmas nele constantes em cartório.
Essa redução de custos também gera redução de tempo gasto nas tramitações presenciais, deslocamentos e energia dos colaboradores para a realização de uma assinatura.
Outro custo a menos é o de impressão física de materiais, o que acaba também se transformando em economia com departamento jurídico, postagem de documentos físicos e outras funções que deixam de existir quando o documento é firmado e rastreado digitalmente.
Sustentabilidade
Ainda falando sobre redução de custos, mas também pensando no ponto de vista da sustentabilidade, imprimir menos documentos físicos acaba gerando benefícios como redução de impressão, cópia, armazenamento, espaço físico, diminuindo, consequentemente, contas de energia elétrica e aluguéis e recursos naturais.
Quanto menos papel, menos utensílios e materiais de escritório, menos energia elétrica, ele está, automaticamente, contribuindo para a preservação ambiental.
Praticidade
Imagine ter que sair do escritório ou home office, pegar trânsito, encarar uma fila de banco ou cartório para fazer a assinatura de um documento.
Agora compare o mesmo processo sendo feito digitalmente, apenas com alguns cliques e sem precisar se deslocar, perder tempo e energia de trabalho.
A praticidade é certamente uma das principais vantagens em ter a assinatura digital de documentos, já que as partes envolvidas precisam apenas de um dispositivo informatizado (seja um celular, computador, tablet) e acesso à internet.
Sem burocracia, espera ou deslocamento físico, é possível realizar a assinatura digital dos documentos necessários, retornando em economia de tempo e dinheiro.
Quais tipos de documentos podem ter assinatura digital?
As assinaturas digitais podem ser usadas por pessoas e empresas nos mais diversos setores. Quando utilizado por empresas podem ser usadas para assinar propostas, aquisições e até mesmo para fazer licitações. Outros documentos que podem ter assinatura digital:
- Contratos e propostas;
- Processos judiciais e administrativos;
- Declaração de renda e outros serviços prestados pela Receita Federal;
- Obtenção e envio de documentos aos cartórios;
- Transações com instituições financeiras;
Há diferença entre o certificado digital e a assinatura digital?
A principal diferença técnica entre uma assinatura digital e um certificado digital é que um certificado vincula uma assinatura digital a uma entidade, enquanto uma assinatura digital garante que os dados ou informações permaneçam seguros a partir do ponto em que foram emitidos.
É importante entender os tipos de Certificado Digital para compreender as questões abrangentes que diferenciam as modalidades.
Assinatura Digital: Resumo
- A assinatura digital confere legalidade a transações diferentes que a empresa pode assinar sem precisar se deslocar;
- Ela possui validade jurídica e deve ser feita com entidades certificadoras, mesmo que de forma gratuita, mas que garanta autenticidade do documento;
- Podem ser assinados digitalmente contratos, propostas, documentos, transações financeiras entre outros documentos.