Os documentos digitais trouxeram mais segurança e praticidade para as empresas lidarem com questões burocráticas no dia a dia. Uma dúvida frequente, principalmente de microempreendedores individuais, é se o Certificado Digital é obrigatório. 

Essa ferramenta garante autenticidade nas transações eletrônicas, seja para emitir notas fiscais, acessar o portal e-CAC ou para participar de licitações. Na prática, nem todos os empreendedores devem ter esse documento, mas em alguns casos é necessário. 

Neste conteúdo, saiba quem precisa de Certificado Digital e quais os tipos de empresa dessa ferramenta de autenticação obrigatoriamente.  

Continue a leitura!

O que é Certificado Digital?

O Certificado Digital funciona como uma identidade, tanto de pessoas quanto de empresas, mas de forma digital, como o próprio nome indica. A ferramenta serve para autenticar e assinar documentos digitalmente de forma segura.

Toda vez que é necessário usar o documento, o sistema gera uma assinatura digital ― o que oferece mais segurança e agilidade nas transações jurídicas. Além disso, permite emitir notas fiscais e assinar contratos, pois a ferramenta tem a mesma validade que uma assinatura manuscrita. 

Quais empresas são obrigadas a ter Certificado Digital? 

Conforme a Medida Provisória 2.200-2, de 24/08/2001, o Certificado Digital é obrigatório para algumas empresas e depende de quais situações se enquadram. Ou seja, varia de acordo com o regime tributário, porte e necessidade de envio de informações trabalhistas e previdenciárias ao Governo Federal. 

A seguir, entenda melhor quem precisa de Certificado Digital e por quais motivos.

Empresas que emitem NF-e 

As empresas precisam do Certificado Digital para emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e). Isso porque funciona como uma assinatura eletrônica que comprova a validade do documento fiscal. 

Empresas com mais de 5 funcionários

Todas as empresas com mais de 5 colaboradores, inclusive, as optantes pelo Simples Nacional, devem obrigatoriamente ter um Certificado Digital. É importante ter o documento para fins de recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço  (FGTS), além de outros encargos trabalhistas. 

Emissão de relatórios do eSocial.

O Governo criou o eSocial para simplificar dados da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), como contribuições sindicais, horas extras e salários. Portanto, as empresas com mais de 11 funcionários devem ter o Certificado Digital para emitir relatórios. 

Envio de informações ao SPED

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) é uma ferramenta que a Receita Federal criou para encaminhar informações fiscais, contábeis e previdenciárias aos órgãos de registro. Por meio do documento digital, as empresas validam e assinam os dados digitalmente. 

Entrega de declarações 

O Certificado Digital é obrigatório para empresas inscritas no regime do Lucro Real ou Lucro Presumido. Esses regimes de tributação permitem que as instituições recolham os impostos de acordo com a margem de lucro. Assim, por meio do documento digital, é possível enviar as declarações de forma prática. 

Leia também: como calcular o Lucro Real na sua empresa? Fórmulas e taxas.

Grandes empresas 

Grandes empresas e setores específicos, como da saúde e contabilidade, precisam ter o Certificado Digital. No caso de clínicas e hospitais, por exemplo, é fundamental para emitir receitas médicas e acessar prontuários eletrônicos. No setor de contabilidade, facilita a gestão de documentos contábeis e fiscais. 

MEI precisa de Certificado Digital?​ 

O Certificado Digital é obrigatório para o microempreendedor individual que precisa emitir nota fiscal com certificação digital. Nesse caso, a legislação do estado ou município exige que o MEI  adquira a ferramenta. 

Precisa de Certificado Digital para emitir nota fiscal? 

O Certificado Digital é obrigatório em alguns estados, cidades e áreas de atuação da empresa. No caso de prestação de serviços, a maioria dos municípios permite a emissão de notas fiscais sem a necessidade desse documento.

Assinatura digital precisa de certificado​?

Sim, o Certificado Digital funciona como um documento de identificação eletrônica que comprova a sua identidade e garante a autenticidade da assinatura. Além disso, a ferramenta oferece segurança e validade jurídica em qualquer transação, assim como uma assinatura manuscrita. 

O que acontece se não tiver Certificado Digital? 

Quando o Certificado Digital é obrigatório, as empresas não conseguem enviar informações fiscais e trabalhistas ao governo. Também têm dificuldades de emitir documentos, encaminhar declarações e pagar tributos ― o que pode incidir em multas. 

Como escolher um Certificado Digital? 

Existem dois modelos de Certificado Digital que se diferenciam pela forma de armazenamento. Por exemplo, o A1 é instalado no computador do usuário, enquanto o A3 em dispositivos físicos, como cartões inteligentes ou tokens. 

O modelo A1 é mais prático, principalmente para quem costuma acessar o documento em vários dispositivos. Por outro lado, não é tão seguro, pois depende da segurança do computador. Já o A3 é ideal para empresas que lidam com informações sigilosas. 

Isso porque os tokens e os cartões contam com uma chave privada que fica protegida em um hardware específico. Em resumo, o A1 é suficiente para pessoas físicas e tem um custo menor, mas quando se trata de empresas de grande porte, o ideal é optar pelo modelo A3. 

Como adquirir um Certificado Digital? Passo a passo 

Obter o Certificado Digital é um procedimento simples, no entanto, é importante ter alguns cuidados para fazer a melhor escolha. A seguir, acompanhe os passos para conseguir o seu: 

  1. escolha uma certificadora credenciada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira);
  2. defina o tipo de certificado conforme o perfil da empresa;
  3. faça o pagamento e agende um horário para validar os documentos;
  4. após a aprovação, o usuário recebe um e-mail com os dados do certificado e as orientações para instalá-lo.  

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Se o Certificado Digital é obrigatório para sua empresa, precisa providenciá-lo para estar em conformidade com as leis e facilitar a sua rotina empresarial. O Bling oferece o documento eletrônico em parceria com a Certisign, empresa especialista em identificação e segurança digital.  

O certificado proporciona vantagens, como:

  • estrutura segura; 
  • praticidade e confiança;
  • autenticação nos sistemas do governo;
  • assinatura de declarações e documentos digitais;
  • reconhecimento de transações;
  • emissão de notas fiscais eletrônicas;
  • facilidade de instalação;
  • um dos melhores preços do mercado.

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