A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um recurso facilitador para quem quer agilidade e segurança na compra de produtos ou contratação de serviços, assim como para o lado de quem vende os mesmos. A NF-e serve para comprovar serviços contratados ou prestados por uma empresa, e entre os maiores benefícios estão a agilidade na automatização dos processos e otimização no setor de logística.
Pode-se dizer que emitir nota fiscal é uma prestação de contas para a Receita Federal, além de auxiliar no controle da contabilidade da empresa. Por ser um documento, todo o cuidado é pouco, mas contando com um sistema emissor de notas fiscais, o preenchimento é facilitado, o que diminui as chances de erro no processo.
Os casos de cancelamento de notas fiscais são comuns por motivos de erros de digitação, falha de cálculos ou desistência de negociação. Mas antes mesmo de saber o motivo, é importante identificar em que condições você pode dar seguimento a ação de cancelamento.
O que você verá no artigo:
Exigências para cancelar uma Nota Fiscal Eletrônica
O procedimento sempre vai depender de o documento ter sido emitido e recebido com aprovação pelo Fisco, que é a autoridade fazendária do país. Ela tem a função de controlar e fiscalizar o cumprimento da legislação tributária em suas mais variadas esferas. A NF-e trouxe para o mercado novas regras e prazos para o cancelamento desse tipo de documento.
Atualmente, o cancelamento só poderá ser realizado pelo emissor antes de decorridas 24 horas da autorização da SEFAZ (Secretaria da Fazenda). Caso contrário, o procedimento não poderá ser efetuado e será necessário recorrer à SEFAZ para realizar o cancelamento da NF-e. Além do prazo estimado, outra exigência é que o documento fiscal não poderá ter saído do estabelecimento de origem e o destinatário não poderá confirmar a ciência da NF-e emitida.
Os principais motivos de cancelamento
De forma geral, uma NF-e precisa ser cancelada quando ocorre alguma falha durante o processo de emissão, geralmente na fase de validação do documento por parte da Secretaria da Fazenda Estadual. Confira alguns dos principais motivos que levam ao cancelamentos de NF-e:
1) Preenchimento incorreto:
Esse é sem dúvidas o motivo campeão de solicitação de cancelamento. Isso por que esse tipo de problema pode ocorrer tanto com os dados cadastrais do cliente, quantidades, valores, descontos e até mesmo informações gerais. Além disso, os códigos (CST, CFOP, CEST, NCM) também podem ser salvos com erros. Nestes casos, não existe outra alternativa a não ser solicitar o cancelamento dentro do prazo de 24 horas.
2) Data incorreta:
Com o agito do dia a dia, não é difícil errar as datas na hora do preenchimento da emissão da nota. E como isso implica também na programação de faturamentos dos boletos, o mais indicado é cancelar o documento em tempo.
3) Erros nos cálculos dos tributos:
Quando o assunto é valores errados também não há outra opção a não ser cancelar a nota. Isso por que ninguém está disposto a pagar por taxas indevidas, assim como não deixarão de pagar tributos devidos por erros nos cálculos.
Os passos para o cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica:
Quando se fala em emitir notas fiscais, deve-se levar em conta a facilidade que os emissores de NF-e integrados ao sistema da empresa podem oferecer. Portanto, a melhor forma de cancelar uma NF-e é também pelo emissor de origem, onde através do sistema, em poucos cliques, se pode solicitar o cancelamento da nota. Após esse processo, o órgão retornará o documento fiscal com a informação de cancelado e ele não produzirá mais os efeitos fiscais e financeiros sobre a sua empresa.
Mas é importante destacar que mesmo cancelada, a NF-e ainda deverá compor o livro fiscal da empresa. A falta de uma única NF-e, mesmo que esteja com status de cancelada, pode gerar multas e sanções para seu negócio, até por que a numeração seguirá considerando o documento cancelado.
E quando o procedimento já estourou o prazo?
O documento fiscal poderá ser cancelado após 24 horas da sua emissão, conforme já mencionado. Mas após este período o procedimento não será tão simples, e a opção de solicitar pelo emissor de notas fiscais já não é possível.
Para alguns casos, existe a possibilidade de solucionar alguns erros sem ter que solicitar o cancelamento da NF-e, podendo ser utilizada a carta de correção eletrônica. Porém, ela também tem algumas limitações, como não permitir a alteração dos dados substanciais do remetente ou destinatário, de modo que substitua alguns desses polos, assim como não é possível alterar a data de emissão do documento fiscal. Também é importante mencionar que esse procedimento exige a autorização por parte da Secretaria da Fazenda Estadual.
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