Se você trabalha com a venda de produtos, insumos, matérias-primas e não faz inventário de estoque, pode estar perdendo dinheiro e mercadorias!
Afinal, se os itens não estão registrados e não são acompanhados, podem se tornar estoque parado e até ultrapassar o prazo de validade.
Para evitar esses cenários, inventariar o estoque é a melhor saída. Você já fez algum inventário antes? No texto de hoje, explicaremos a importância dessa ferramenta e como ela deve ser feita. Confira!
O que você verá no artigo:
O que é inventário de estoque?
O inventário é uma lista que contém todos os materiais de uma empresa ou pessoa, e ajuda a controlar e estabelecer o valor de cada um. No caso do inventário de estoque, ele se refere à listagem dos produtos armazenados internamente ou em um depósito para venda.
É fundamental que o inventário do estoque seja bem detalhado, pois quanto mais informações a lista tiver, mais fácil será de controlar os itens estocados.
Por isso, a listagem deve conter as especificações de cada mercadoria, informando dados como marca, funcionalidade, tamanho e prazo de validade, se houver.
Esse controle evita erros em diversos processos. Por exemplo: não é incomum ver empresas sem controle de estoque acreditar que tem um determinado item e, quando precisa dele, percebe que está em falta.
Ao inventariar os bens, é possível gerir a reposição dos produtos com mais assertividade.
Para que serve o inventário de estoque?
De modo geral, fazer essa listagem aumenta a eficiência da empresa. Visto que garante o conhecimento de todos os bens e materiais que devem ser gerenciados.
Esse ganho de eficiência reduz perdas e imprevistos, evita a falta ou excesso de itens e diminui gastos desnecessários, como a compra de produtos que a empresa já tem.
Ou seja, um inventário do estoque pode melhorar a lucratividade do seu negócio. Afinal, ele proporciona um melhor aproveitamento dos recursos.
Por isso, é essencial que a lista tenha dados confiáveis, com a menor margem de erro possível.
Tipos de inventário de estoque
Os principais modelos de inventário de estoque que você pode utilizar em sua empresa são:
- Inventário anual
- Inventário periódico
- Inventário rotativo
- Inventário geral
- Inventário parcial
- Inventário permanente
A seguir, confira as características de cada tipo.
1. Inventário anual
O inventário anual é um modelo de periodicidade, como o nome sugere. Esse tipo de listagem é feita anualmente, em geral, na última semana do ano.
Apesar de ser interessante para alguns negócios, como as grandes empresas, ele é um modelo mais trabalhoso, que pode levar dias para ser feito.
Uma das vantagens dessa lista é a possibilidade de comparar com o registro contábil, dando um panorama dos resultados do ano.
2. Inventário periódico
Já o inventário periódico acontece em períodos determinados. Não existe um prazo obrigatório, e a frequência depende das necessidades e objetivos de cada negócio.
Para algumas empresas, existem períodos mais estratégicos para fazer a listagem dos produtos, como no caso de lojas de roupas, que costumam trocar as peças a cada nova coleção.
3. Inventário rotativo
O inventário rotativo também trabalha com intervalos determinados pela empresa, mas tem uma finalidade diferente do periódico.
Enquanto a listagem periódica contabiliza os produtos que estão em estoque, o rotativo faz isso para conferir se não há mercadorias paradas que podem ser perdidas.
Além disso, o intervalo do inventário rotativo é menor: ele pode ser diário, semanal ou mensal.
Esse modelo de listagem é muito útil para empresas que trabalham com produtos perecíveis, como redes de fast food, supermercado, etc.
Leia também: Como calcular o giro de estoque e reduzir desperdícios?
4. Inventário geral
O tipo geral se refere a listagem de todos os bens de um negócio, o que inclui os itens do estoque, mas também o maquinário, equipamentos, mobília.
Ou seja: ele não contempla apenas os produtos que serão comercializados, mas tudo o que a empresa possui.
Esse modelo de inventário é mais utilizado pela contabilidade, principalmente no que envolve a avaliação de patrimônio.
5. Inventário parcial
O inventário parcial é interessante para empresas que trabalham com mais de um produto e possuem alguns que são os carros-chefe do negócio.
Nesse caso, os itens com maior rotatividade, ou seja, que são mais procurados e vendidos, são contabilizados com mais frequência. Até porque eles precisam ser repostos mais rápido do que os outros.
Portanto, o modelo parcial é o que se refere a listagem de uma parte específica do estoque.
6. Inventário permanente
Por fim, existe o inventário permanente, em que a atualização da lista é feita a todo momento, em tempo real.
Isso significa que toda entrada e saída de mercadoria é registrada na hora, fazendo com o inventário esteja sempre atualizado.
A maior vantagem desse modelo é ter dados reais a qualquer momento, tornando a gestão mais eficiente e prática, sem depender de listagens periódicas.
Para ter esse tipo de inventário em uma empresa, sem correr o risco de erros, é preciso contar com sistemas e tecnologias que permitam a atualização automática.
Um ERP que realiza o controle integrado do estoque pode ser uma boa escolha. Assim, você consegue centralizar todos os processos do seu negócio em um único lugar.
Veja como o Bling te ajuda no controle do estoque
Diferença entre inventário e estoque
Apesar de estarem relacionados, inventário e estoque não são a mesma coisa.
O inventário é a ferramenta que ajuda a controlar e listar todos os objetos de um negócio, seja os itens de uso da própria empresa ou para venda.
Já o estoque são os produtos que uma empresa tem disponíveis para comercializar. Também é comum chamar o espaço em que as mercadorias ficam de estoque.
Dessa forma, fica fácil entender o conceito de inventário de estoque, não é? Para relembrar: é a listagem detalhada dos produtos, matérias-primas, insumos, etc, que estão à venda ou são usados para produzir mercadorias.
Veja, no vídeo abaixo, como fazer o controle do estoque no Bling:
Qual a importância do inventário na rotina do estoque?
Já deu para entender que o inventário é crucial para a gestão do estoque, não é? Afinal, é ele que permite acompanhar a quantidade e quais produtos continuam disponíveis. Além de ter informações mais detalhadas de cada um deles.
Falando especificamente dos ganhos da listagem para a gestão do estoque, podemos citar:
- acompanhamento da quantidade de cada item em estoque;
- planejamento mais eficiente das compras;
- controle de perdas, roubos e avarias;
- redução de custos desnecessários;
- melhora no atendimento ao cliente.
Como fazer um inventário de estoque?
Um passo a passo eficiente para inventariar o estoque é:
- Escolher o momento ideal
- Organizar e identificar os espaços
- Contar cada item
- Especificar as características de cada produto
- Crie um código para cada item
A seguir, confira cada passo com mais detalhes.
1. Escolher o momento ideal
É fundamental evitar a contagem dos itens do estoque em dias de grande fluxo de entradas e saídas para prevenir erros.
O mais recomendado é escolher um dia em que o estoque está estagnado: durante a madrugada ou em finais de semana e feriados.
2. Organizar e identificar os espaços
Organizar o espaço torna o trabalho mais eficiente e diminui as dificuldades. E agrupar os materiais em categorias é mais agradável visualmente e facilita a contagem.
Além disso, no momento da contagem, é muito importante definir o número de gavetas, armários, prateleiras, entre outros. Depois, para facilitar o registro, basta associar os materiais a esses locais.
3. Contar cada item
Para minimizar a margem de erro é essencial contar cada item, um por um. Embora seja cansativo, dessa forma o resultado é mais preciso.
Por exemplo: o gestor não deve confiar que em uma caixa há x latas de tintas. Visto que pode acontecer de ter unidades a menos ou mais que passaram despercebidas.
Para se ter ainda mais eficiência, uma segunda contagem deve ser realizada para conferir as quantidades. Principalmente quando a empresa depende somente de recursos humanos, sem o auxílio dos eletrônicos.
4. Especificar as características de cada produto
Para que o inventário fique mais organizado, o gestor deve atribuir uma categoria para cada tipo de item da lista. Por exemplo: bebidas, alimentos, eletrodomésticos, camisas, informática, entre outros.
Defina as principais características desses itens, como o tamanho, voltagem, unidade de medida, cor ou qualquer outro aspecto que considerar relevante. Por fim, o preço de custo também deve ser especificado.
5. Criar um código para cada item
Após finalizar a lista de produtos, será preciso criar um código para cada. A função desse código é facilitar a identificação de entradas e saídas, o que evita erros no inventário.
O código pode ser numérico ou um conjunto com números e letras. Além disso, é possível aproveitar o código de barras que aparece na embalagem de cada item.
Depois de fazer o inventário do estoque, é muito importante atualizá-lo com frequência. Não se esqueça de ser detalhista e ter muita organização.
4 vantagens de usar um software para inventário de estoque
Muitas pessoas ainda fazem o controle do estoque no formato de planilha, especialmente empresas de pequeno porte. No entanto, à medida que seu negócio cresce, investir em uma gestão automatizada pode ser interessante. Entre as principais vantagens de usar um sistema para isso, estão:
1. Monitoramento em tempo real
Um dos maiores benefícios de usar um software é conseguir fazer um inventário permanente, que atualiza automaticamente a entrada ou saída de produtos.
Dessa forma, sua equipe não precisa se preocupar em fazer esse registro de forma manual, e ainda pode ter uma visão completa do estoque em poucos cliques.
Sem contar que a atualização em tempo real ajuda o setor de compras a saber o que precisa ser reposto e o que está disponível, evitando investimentos desnecessários.
2. Agilidade na atualização do inventário
Se você tem muitos produtos, insumos, etc, em estoque, pode levar horas e até dias para fazer o inventário, quando necessário. Esse tempo poderia ser investido em outros processos do seu negócio, caso você contasse com um sistema para fazer essa tarefa.
Além disso, a tecnologia pode tornar as atividades manuais mais práticas, como o uso de leitores de código de barras para contabilizar os produtos.
Isso reduz as chances de erro e, melhor ainda, economiza tempo!
3. Acesso a relatórios e dados
Muitos softwares de inventário disponibilizam relatórios e análises de estoque. Essa funcionalidade é um bônus que ajuda a entender os produtos de maior giro, os menos procurados, a sazonalidade das vendas, entre outros.
Essas informações são valiosas para uma empresa, pois interferem desde a compra de novas mercadorias até a lucratividade.
4. Integração com outros setores
Uma das maiores vantagens da gestão empresarial integrada é a melhora da comunicação e troca de informações entre os setores de um negócio. E esse é um ganho ao usar uma plataforma para gerir o estoque: ela pode emitir ordem de compra para produtos em falta, notificar vendas, organizar o contato dos fornecedores, gerenciar o cadastro de produtos, entre outros.
Faça o controle do seu estoque com o ERP Bling!
O ERP Bling também é um sistema de controle de estoque online que te ajuda de forma rápida, prática e integrada a atualizar o seu inventário.
Com o Bling você pode:
- Sincronizar o estoque de múltiplos canais (loja física, online, marketplace);
- Registrar o seu catálogo de produtos;
- Automatizar a entrada e saída de mercadorias.
Além de ter diversos benefícios, como:
- Guardar os dados de clientes e fornecedores;
- Enviar ordens de compra;
- Emitir relatórios personalizados do estoque.
Gostou? Então, aproveite para fazer um teste grátis e experimente tudo que o nosso sistema pode te oferecer para uma gestão mais eficiente.