O que é DANFe? Qual sua finalidade? A emissão é obrigatória? Esse documento tem validade fiscal? E como se emite? Perguntas desse tipo são comuns entre empresários que estão começando um negócio e se deparam com uma série de siglas que se referem a taxas, documentos e operações fiscais ou contábeis.
Por isso, neste post preparamos um conteúdo com as respostas para as principais dúvidas sobre o que é DANFe. Um documento que se torna cada vez mais comum no dia a dia dos empreendedores (e precisa ser desmistificado). Confira!
O que você verá no artigo:
Afinal, o que é DANFe?
Quando a Nota Fiscal eletrônica surgiu, trouxe alguns termos novos para o cotidiano dos empresários e deixou muitos deles confusos. Inclusive com o tal “DANFe”. Mas o fato é que esse assunto é bastante simples.
Você precisa saber que a sigla é a abreviação do termo “Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica” e se refere a uma síntese da Nota Fiscal eletrônica (NF-e). Ou seja, é um papel impresso com uma versão simplificada da NF-e. Portanto, é preciso seriedade e precisão, porque havendo divergência entre os dados da NF-e e do DANFe, a multa para o emissor pode chegar a 100% do valor da operação.
Cabe ressaltar que o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica não substitui a NF-e, apenas serve para simplificar a consulta da NF-e no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz), e também não possui validade jurídica.
Para que serve o DANFe?
Agora que você já sabe o que é DANFe, conhecerá sua finalidade. O principal uso desse registro é durante o transporte de mercadorias até o destinatário. Disponibilizando dados básicos sobre a operação em curso (quem emitiu, quem vai receber, valores envolvidos na operação, etc.). No entanto, como esse documento não tem valor fiscal, não há necessidade de ser arquivado após o recebimento.
A informação mais importante que consta no documento é a “chave da nota”, formada por 44 números. A “chave da nota” identifica a Nota Fiscal eletrônica e permite que o documento seja consultado.
Como imprimir DANFe?
O documento pode ser impresso em papel comum (folha A4). A Receita Federal disponibiliza um layout padrão, mas a empresa pode adotar outro modelo, desde que: mantenha os campos do modelo atual; informe a chave de acesso e o código de barras em todas as páginas; se utilizar o verso, respeite a dimensão de 10X15 para uso de carimbos; reserve um canhoto para o destinatário atestar o recebimento.
O DANFe poderá ser impresso apenas depois que a Sefaz autorizar a emissão da NF-e. E atenção: o emissor de NF-e não pode imprimir o DANFe antes que a Sefaz autorize, exceto em caso de contingência.
Imprimir DANFe em contingência – Formulário de Segurança (FS)
Nesta situação, o DANFe não pode ser impresso em papel comum – é preciso utilizar um papel especial, chamado “papel moeda”. A impressão do DANFe em Formulário de Segurança precisa de duas vias e deve conter (em marca d’água) o aviso “DANFe em contingência, impresso em decorrência de problemas técnicos”.
Uma dessas vias deve ficar com o emissor e a outra enviada ao destinatário. Assim como o DANFe impresso em papel comum, a via do destinatário acompanha a mercadoria.
Você deve estar atento para o fato de que toda emissão em contingência deve ser lavrada no Registo de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência, modelo 6 (informe-se com seu contador).
Imprimir DANFe em contingência – DPEC
Este modelo traz o resumo das principais informações contidas na Nota Fiscal eletrônica e é uma alternativa que dispensa o uso do Formulário de Segurança para o empresário que precisa imprimir o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica.
Esse recurso pode ser adotado por qualquer emissor impossibilitado de transmitir e/ou receber o retorno de autorização da Sefaz. Pode ser enviado via Web Service ou por upload para o ambiente nacional.
A emissão de DANFe em contingência pelo DPEC (Declaração Prévia de Emissão em Contingência), pode ser impressa em papel comum. Entretanto, deve conter uma marca d’água indicando que foi impresso em DPEC.
Torne a emissão de DANFe mais simples
Uma alternativa bastante procurada pelos empreendedores para simplificar a emissão de DANFe é recorrer a um bom sistema de gestão online (ERP). No momento em que a NF-e é gerada pelo sistema (em arquivo XML), o DANFe já é disponibilizado em formato pdf para impressão. Simultaneamente, o documento é enviado por e-mail para o cliente.
O ERP se comunica com a Secretaria da Fazenda na qual a empresa está inscrita e envia as informações da NF-e que o cliente gerou. O sistema da Sefaz recebe esses dados e valida a nota, então é gerado o XML e o DANFe, que já pode ser impresso e anexado ao envio da mercadoria. Isso significa que emitir DANFe por um ERP oferece mais economia de tempo ao seu dia a dia e, consequentemente, otimização das tarefas.
Agora que você já sabe o que é DANFe e como emitir o documento com mais facilidade, que tal ler nosso texto sobre como um sistema de gestão torna as encomendas de e-commerce mais ágies?
