Uma das maiores dúvidas de quem deseja adotar uma tecnologia para otimizar a gestão da empresa, é o tempo de implantação do ERP ou de outra ferramenta que vai começar a fazer parte do dia a dia da equipe.
Afinal, uma nova ferramenta exige atualização de dados, inserção de informações (como dados fiscais, produtos e de clientes), além, é claro, de exigir que todo o time aprenda como usar a plataforma.
No entanto, você, melhor do que ninguém, você sabe que o dia a dia da empresa é corrido. Isso é uma verdade para negócios de todos os portes, seja organizações com centenas de colaboradores ou negócios em que o empreendedor é quem realiza todas as ações.
Então, um sistema de ERP que demora a ser implementado pode se tornar mais um problema no meio da rotina da empresa, não é mesmo?
Mas, não desanime, porque a boa notícia é que com a tecnologia atual, o tempo de implantação do ERP pode ser reduzido.
Além disso, com um bom sistema de ERP, você vai sentir que o investimento de tempo na implementação vai valer muito a pena!
O que você verá no artigo:
Qual é o tempo de implantação do ERP?
O tempo de implementação do ERP varia de acordo com o volume de informações que a empresa possui e dos recursos que ela está adotando. Isso significa que é possível configurar o sistema no mesmo dia ou em algumas semanas. Por exemplo, quanto maior o volume de produtos para atualizar, maior o tempo de implementação.
Empresas com 5 mil produtos podem demorar alguns dias para fazer a integração completa, já empresas com 30 itens, podem fazer isso em 24 horas.
Contudo, o tempo investido na adoção da ferramenta é rapidamente recuperado com a automação de uma série de atividades, que passam a acontecer a partir da adoção do recurso.
Por exemplo, você não precisa mais preencher o fluxo de caixa manualmente a cada venda. O próprio sistema faz isso e você tem as informações atualizadas em tempo real.
O ERP é para a sua empresa?
Sim, o ERP é para a sua empresa e para todas as demais, independente do setor ou do porte. Se é uma loja virtual ou física, se vende produtos ou trabalha no setor de serviços. Esse é um sistema de gestão que integra processos, aumenta a produtividade e reduz erros.
Contudo, quando falamos sobre o tempo de implementação do ERP é comum que grandes empresas demorem um pouco mais para conseguir realizar esse processo.
Afinal, quanto maior o negócio, mais áreas, profissionais, dados e processos estão envolvidos na gestão.
Logo, a complexidade e o tempo de implementação também são amplificados.
O tempo gasto na implementação do ERP é, entretanto, um tempo investido e não desperdiçado.
Afinal, a partir da centralização de dados, informações e processos da empresa, o ERP vai aumentar a velocidade com que as atividades dos setores da organização são realizadas.
O resultado é que em poucos dias você recupera o tempo investido na implementação da tecnologia e poderá sentir a agilidade na execução das ações, na coleta de dados e a na atuação de atividades como:
- criação de relatórios;
- emissão de notas fiscais;
- atualização de estoque;
- controle de vendas;
- fluxo de caixa.
Pense em todas as horas que você gasta fazendo o acompanhamento dessas áreas e logo terá certeza que o tempo de implementação do ERP será muito bem aplicado.
Indicam que você assista ao vídeo abaixo para conhecer um pouco mais sobre as atividades que um ERP pode executar. Aproveite para conhecer o ERP do Bling e entender suas funcionalidades e como elas se adaptam à sua rotina.
Como implantar um sistema ERP?
Agora que você conhece o tempo de implementação de um ERP, seguimos para algumas etapas que devem ser cumpridas para ele ter todo o potencial aproveitado por sua empresa. Confira, a seguir, quais são esses cuidados.
Identifique os problemas
Todas as vezes que você precisar implementar uma ferramenta para a execução dos processos da empresa, precisa, primeiro, avaliar quais são os principais problemas que possui, e como o sistema vai te ajudar a resolvê-los.
Dessa forma, você alinha expectativas com a equipe interna e com a empresa que gerencia o software contratado.
Além disso, pode priorizar os recursos que são mais importantes para o momento do negócio e começar a implementação por eles.
Avalie as opções disponíveis no mercado
Encontrar a ferramenta que se adapta à sua necessidade é um passo importante para garantir o sucesso do uso e da adaptação do sistema ao seu dia a dia.
Logo, uma vez que você já tenha uma lista com todos os objetivos que possui para a ferramenta e quais áreas espera que ela ajude a organizar, é hora de ir ao mercado escolher o que se adequa a sua demanda.
Algumas dicas são relevantes para isso, por exemplo:
- prefira um ERP em nuvem online do que uma ferramenta offline que precisa de instalação e dependa de atualizações manuais;
- observe se o sistema oferece suporte ao qual você pode recorrer em caso de dúvidas ou problemas. Esse atendimento pode ser por chat, ticket, telefone e tutoriais);
- pondere sobre o custo-benefício, avaliando em conjunto o preço e as funcionalidades oferecidas.
No vídeo abaixo explicamos mais detalhadamente o que você precisa observar para escolher entre as opções de ERP.
Faça a migração de dados
Definindo o software que será usado pelo negócio e feita a contratação, é hora de migrar os dados de planilhas e outros sistemas para o seu novo ERP.
Tenha bastante atenção nessa etapa, para que tudo seja realizado de maneira adequada.
Somente assim, você poderá aproveitar ao máximo todo o potencial do ERP.
Aproveite também para fazer uma limpa, filtrando tudo o que achar desnecessário ou incorreto. Mas, tenha cuidado para não apagar informações importantes.
Se a equipe for extensa e houver muitos funcionários em cada área, designe um responsável de cada setor, em que você confia, para atualizar as informações. Assim, você ganha tempo e já coloca a equipe para usar a ferramenta.
Enfim, faça a migração de dados de maneira atenta e segura.
Envolva a sua equipe
Por falar em colaboradores, sem dúvida eles precisam ser envolvidos em todas as etapas da implementação do ERP.
Afinal, o sistema será usado por eles, desde a inserção de dados até o uso no dia a dia e o acesso a relatórios.
Por isso, a dica é que eles sejam treinados no sistema e também que todos os objetivos e benefícios da ferramenta sejam apresentados. Dessa forma, o engajamento tende a ser maior e os resultados a curto, médio e longo prazo, também.
Monitore os resultados
Com a inserção de dados na ferramenta é hora de colocá-la para funcionar.
Esse é o tipo de tecnologia que deve ser acessada o tempo todo, afinal, ela integra recursos, processos e permite a execução de atividades gerenciais, dentro de uma única plataforma.
Logo, se você não está centralizando toda a gestão dentro do ERP, alguma coisa está errada.
Converse com a empresa da qual você contratou o serviço e otimize continuamente o trabalho que envolve o canal.
Acompanhe se os objetivos da organização estão sendo alcançados. Faça ajustes e melhore os processos de forma contínua.
A dica final é que você teste antes de contratar o ERP, dessa forma, tudo o que falamos aqui poderá ser avaliado na prática.
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