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Automação de processos: o que é e como fazer

Ellen Baratter
O que é automação de processos

Você sabe sobre o que se trata a automação de processos e como ela se dá no nosso cotidiano? Não? Então continue lendo! 

A automação de processos consiste em tirar proveito da tecnologia para realizar tarefas que até então eram feitas de forma manual. Mas, atenção: isso acontece sem a substituição da atuação dos profissionais, ou seja, a ideia é a utilização do recurso tecnológico de forma a otimizar e a facilitar as atividades realizadas pelo profissional.

Aplicar a automação de processos em uma empresa consiste em aprimorar e otimizar as etapas do fluxo de trabalho por meio da tecnologia, ao efetuar a substituição de tarefas feitas de forma manual por sistemas que automatizem esses processos.

O objetivo dessa ação é a obtenção de:

A automação de processos atua de forma positiva, podendo impactar na rotina de trabalho dos colaboradores e melhorando inclusive até a captação de clientes.

Se você ficou interessado nesse assunto, prossiga a leitura que vamos explicar mais a fundo o que é a automação de processos, como fazê-la, quais seus objetivos e muito mais!

O que é automação de processos?

A automação de processos objetiva transformar atividades manuais em atividades automatizadas, e é realizada com auxílio da tecnologia, por exemplo: o envio de e-mails aos clientes utilizando uma ferramenta própria para essa tarefa, que faz o envio em massa, ao invés de enviar cada e-mail individual.

Com a tecnologia, as transformações digitais e a aceleração das soluções online na pandemia, a automação tornou-se uma questão de sobrevivência para inúmeras empresas, especialmente aquelas que adotaram o home office ou o trabalho híbrido.

Todo o panorama de automação de processos para aprimoramento do fluxo de trabalho está totalmente atrelado à tecnologia, que oferece inúmeros benefícios para o mercado de trabalho. Ela transforma a forma como as pessoas trabalham, possibilitando a criação de novos empregos, e também de funções que nem sequer imaginávamos que algum dia existiriam.

Mas, quando se fala sobre o assunto, é comum surgir uma dúvida bem pertinente, confira a seguir.

Diferença entre automação e automatização de processos

Essa dúvida não é incomum, já que os dois termos têm significados diferentes, ainda que muitas vezes as pessoas os utilizem como sinônimos.

Dessa forma, a automatização está relacionada a automatizar processos, geralmente auxiliando no trabalho humano em processos que atuam de forma repetitiva, como por exemplo: gerar alertas ou manter um sistema funcionando.

A automação, por sua vez, relaciona-se à inteligência das tarefas automatizadas, ou seja, além de executar a tarefa, o sistema pode aprender com seu desempenho e até mesmo tomar decisões sozinho. Portanto, além de gerar alertas e se manter funcionando, ele pode inclusive acionar outros sistemas, fazer escolhas, ou mudar a execução da tarefa, sem necessitar de ajuda humana.

Para facilitar, apenas lembre-se de que a automatização executa o trabalho sozinha, mas não analisa seu desempenho e precisa de constante monitoramento. Já no caso da automação, ela também executa o trabalho sozinha e necessita de monitoramento, mas consegue analisar seu trabalho em tempo real e tomar decisões. 

Objetivos da automação de processos

O principal objetivo é aprimorar o progresso do fluxo de trabalho em uma organização, possibilitando:

Resumidamente, o principal objetivo da automação de processos é a diminuição de execução humana nas tarefas operacionais, de forma que a equipe gestora e o time de colaboradores dediquem-se sobre questões mais estratégicas, além de melhorar a eficiência de forma geral.

Por que optar pela automatização de processos?

Ao optar pela automação na sua empresa você consegue:

Ou seja, a automação faz com que as atividades na sua empresa fiquem muito mais organizadas, além de fazer parte do processo de transformação digital pelo qual as empresas inevitavelmente passam, trazendo significativas vantagens no cotidiano do negócio.

Selecionamos alguns dos benefícios que mais se destacam para abordarmos com detalhes nos próximos subtópicos:

Otimização do tempo

Uma das primeiras vantagens que fica possível notar ao efetivar a automação dos processos é a otimização do tempo para a realização das tarefas, como por exemplo: a elaboração de um relatório, ao invés de ser feito manualmente, exigindo a atenção de um ou mais profissionais voltados exclusivamente para isso, pode ser rapidamente elaborado somente com a utilização de um software adequado.

Aumento da produtividade

Ao optar pela automação dos processos, consequentemente o seu time de colaboradores ganha em produtividade, pois o esforço que estaria sendo empregado para uma determinada tarefa vai ser direcionado para outra. Isso deixará seus colaboradores mais satisfeitos ao eliminarem da sua rotina atividades repetitivas que impactam no resultado a ser apresentado ao fim do dia.

Padronização dos processos

A automação também contribui de forma a gerar uma padronização dos processos internos do seu negócio, uma vez que a partir do momento em que certas tarefas passam a ser realizadas com ajuda de softwares e outras ferramentas tecnológicas, evita-se que cada colaborador realize a tarefa do seu jeito, consequentemente, estabelecendo um padrão de qualidade nos seus processos e mantendo-os com um padrão mais elevado de eficiência.

Minimização de erros

Outro motivo importante de optar pela automação de processos que vale muito a pena é no que diz respeito à diminuição de erros, porque as tarefas repetitivas que requerem digitação, análise de dados ou outras de cunho semelhante são passíveis de falha humana. Isso, infelizmente, não é raro de ocorrer, por mais que o profissional seja esforçado e atento à sua função. Como na automação quem vai realizar a tarefa é uma máquina, mesmo que eventualmente possa acontecer um erro, as chances são consideravelmente menores em comparação com a atuação de um colaborador humano.

Redução de custos

Ao reduzir custos, uma empresa também consegue aumentar os lucros, e a automação de processos contribui para isso. Pois com a diminuição do tempo total de execução de determinada tarefa, consequentemente, há redução da necessidade de vários profissionais para exercerem um único tipo de atividade. Isso possibilita que a empresa tenha a chance de realocar esses colaboradores, direcionando-os para outras funções que contribuirão de forma mais eficiente para o crescimento do negócio.

Aumento do poder competitivo

Quanto mais processos sua empresa conseguir executar no menor tempo possível, mais competitiva a sua empresa se torna. A automação de processos contribui em vários aspectos, como, por exemplo, entregar os produtos aos clientes mais rápido com prazos menores, solucionar tickets de atendimento com maior agilidade, dentre outras possibilidades. 

Escalabilidade

A automação de processos também ajuda a escalar o seu negócio, ou seja, possibilita que seja possível crescer sem ter gastos extras ou fazer novos investimentos, mesmo que seja necessário, no início, investir em alguma solução que culmine na automação. A longo prazo, basta replicar os processos e promover a escalabilidade do negócio.

Vantagens e desvantagens da automação

A principal vantagem da automação de processos, obviamente, é a transformação de tarefas repetitivas em tarefas automatizadas.

Se existe alguma desvantagem quanto a esse processo, pode ser a parte da compreensão dos colaboradores de que isso não se trata de uma estratégia que vai substituí-los ou tirarem o seu emprego, mas, na verdade, a ideia é justamente otimizar o cotidiano de trabalhos destes.

Especialmente nas questões que dizem respeito ao atendimento ao cliente, ou tarefas similares, é sumariamente importante que sua empresa não deixe que o atendimento pautado somente na tecnologia prevaleça sobre o atendimento humanizado. 

Nossa dica aqui é usar soluções que automatizam os processos de atendimento, mas que também permitam ao cliente falar facilmente com um agente humano, se este assim preferir.

Como fazer a automação de processos no seu negócio passo a passo

Como fazer a automação de processos em sua empresa? Devo realmente fazê-la?

A segunda resposta é SIM! A transformação digital nas empresas já é uma realidade para um grande número de organizações que utilizam as mais diversas tecnologias disponíveis – até mesmo desenvolvendo suas próprias – tudo para tornar o negócio cada vez mais dotado de soluções práticas, de inovação e de agilidade, consequentemente melhorando a experiência da sua clientela.

Para responder a primeira pergunta, devemos levar em conta quais etapas do fluxo de trabalho podem ser automatizadas.

A seguir, é feita a definição dos investimentos necessários e também a experimentação de uso da ferramenta no cotidiano de trabalho, além de um treinamento para a equipe de colaboradores.

Efetuar esses passos simples resulta num aumento da produtividade e menos questões burocráticas, já que esta é uma transformação que causará tanto mudanças culturais quanto estruturais para todos na organização. 

A seguir elencamos um esquema de estratégias básicas e efetivas para que você possa começar com a automação de processos na sua empresa sem mais delongas: 

Inicie com tarefas simples e repetitivas

Essas atividades costumam trazer maior retorno de produtividade num curto prazo de tempo e otimizar a distribuição de tempo para as tarefas das equipes. Ao invés do colaborador dedicar-se ao preenchimento manual de um relatório, por exemplo, esse tempo pode ser melhor aproveitado se utilizado para trabalhar na análise de KPIs. 

Invista no treinamento da equipe

Sempre que existem mudanças no modus operandi da empresa é necessário que a equipe seja treinada, que esteja ciente do novo método que será utilizado e da importância de tal opção para o crescimento do negócio.

Colocar atenção nessa parte evita que ocorram problemas no fluxo de trabalho ou falhas na comunicação, por isso é imprescindível que seja feito um treinamento de todos os profissionais que estarão envolvidos no processo de mudança, para que estes compreendam o funcionamento dos sistemas, seus pormenores etc.

Ao realizar uma mudança é importante que todos no time estejam cientes sobre o que esperar à frente.

Sempre faça o monitoramento dos processos 

Ao realizar o acompanhamento dos processos, busque verificar e realizar um monitoramento contínuo, se o processo está ocorrendo conforme o esperado e se as metas e objetivos estabelecidos estão sendo atingidos.

Essa fase será muito facilitada se a empresa já contar com um processo automatizado, já que assim as informações do processo já estarão em um sistema e a confiabilidade das informações será maior. 

O monitoramento então poderá ser feito de forma automática e serão enviados alertas para os casos que precisam de ajustes.

A partir do que for apurado, os gestores dos processos podem avaliar o andamento das atividades e identificar situações que necessitam de aprimoramento, ou ainda possíveis falhas e gargalos.

Priorize seus clientes

Ao colocar em prática a automação dos processos na sua empresa, você traz maior impacto no valor que sua marca entrega para o cliente, já que a melhora na experiência que ele terá e a atenção recebida torna muito provável a fidelização dele.

Utilize um software de gestão de empresa

Colocar um software em seu negócio acelera o processo de automação além de facilitá-lo e torná-lo mais eficiente. 

Comumente chamamos de software de gestão de empresa ou sistema ERP, eles são ideais para auxiliar na automação dos processos da sua empresa, já que dentro da plataforma é possível cadastrar informações e ter processos mais eficientes.

E o Bling é a melhor escolha nesta categoria. Com o Bling, é possível automatizar os processos burocráticos de rotina da empresa, além de permitir acompanhar em tempo real todas as métricas e indicadores relacionados, bem como o andamento de cada etapa de cada processo.

No Bling, você pode automatizar:

Colocar em prática a automação no seu negócio é necessário!

A automação não é uma opção, e sim uma necessidade, devido às tecnologias que fazem parte do nosso cotidiano.

Contar com essa dinâmica mais assertiva ajuda a aprimorar seu fluxo de trabalho, corrigindo falhas e conquistando os objetivos estratégicos da sua empresa.

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