Um estudo apresentado no XVIII Congresso Internacional de Custos, em 2023, revelou uma relação positiva entre a gestão de estoque e a rentabilidade no varejo brasileiro. Desse modo, fazer um bom controle de estoque na livraria é indispensável.
Essa prática melhora o giro de produtos, evita desperdícios e reduz os custos gerais com armazenagem. Para obter esses e outros resultados, entretanto, é fundamental adotar boas práticas.
A seguir, descubra como acertar na gestão do armazenamento da sua livraria!
O que você verá no artigo:
Como funciona o estoque de uma livraria?
O estoque de uma livraria funciona como um dos pilares do negócio, já que garante a disponibilidade dos livros procurados pelo público no momento da compra.
O seu funcionamento é composto por diversas etapas e a primeira delas é a entrada dos produtos. O cadastro dos itens deve ser feito de forma padronizada, com informações que apoiem o controle interno.
O estoque de uma livraria também envolve o monitoramento de entradas e saídas, o que pode incluir a ajuda da tecnologia. O foco do gerenciamento deve estar em garantir a quantidade e a variedade adequadas de livros para o público, conforme o período de vendas.
Agora que você sabe como se faz um controle do estoque numa livraria, é preciso entender o que torna essa etapa tão relevante. Continue a ler e saiba mais!
Importância do controle de estoque na livraria
Acertar no controle de estoque da livraria faz toda a diferença para os resultados do negócio. Quanto mais preciso for esse acompanhamento, maiores são as chances de aproveitar as oportunidades de vendas sem perder a gestão financeira de vista.
A seguir, entenda o que torna esse controle tão relevante!
Favorece a gestão de produtos variados
Livrarias atendem normalmente a públicos amplos, com produtos variados de diferentes gêneros, autores e editoras. O controle de estoque é essencial nessa tarefa, já que ajuda a monitorar quais títulos estão disponíveis, quais precisam de reposição e quais têm pouca saída.
Esse acompanhamento também é importante para garantir uma análise precisa das vendas, o que ajuda a planejar melhor as próximas compras. Com mais dados em mãos, fica mais fácil montar um mix de produtos variados e que atenda adequadamente ao público.
Outro impacto positivo desse controle é que o estoque permanece dinâmico e relevante. Considerar os diferentes perfis de leitores aumenta os resultados ao longo do tempo.
Torna a busca mais ágil e eficiente
Um bom controle de estoque na livraria é fundamental para facilitar a busca por produtos. Ao segmentar os livros por gêneros, por exemplo, é possível criar áreas ou vitrines temáticas com menos esforço.
A organização também pode ser feita por autor, editora e até se são best-sellers ou lançamentos. O fato é que acertar nesse gerenciamento traz mais visibilidade e permite que o time localize com rapidez o que um cliente deseja ou os produtos necessários para a reposição de prateleiras.
A rapidez na busca por um produto é importante, ainda, para evitar erros. Quando a equipe localiza com rapidez os títulos desejados, há menos risco de serem feitos novos pedidos de livros que, na verdade, ainda não foram vendidos.
Facilita o atendimento ao cliente
O atendimento ao cliente também é favorecido por um controle de estoque na livraria. A organização e a visibilidade fazem com que a equipe saiba exatamente quais livros estão disponíveis, o que agiliza o atendimento e aumenta sua efetividade.
Na hora de recomendar ou encontrar produtos menos comuns, o controle do estoque faz ainda mais diferença. Essa solução promove uma experiência positiva para os clientes da livraria e aumenta sua satisfação.
Esse ponto é fundamental para consolidar a imagem do negócio como um local de qualidade e com atendimento adequado. Além de levar à fidelização, essas características podem gerar indicações para novos clientes.
Evita a perda de vendas por falta de itens
Ter atenção ao controle de estoque da livraria é fundamental para evitar a chamada ruptura de estoque. Essa situação acontece quando ainda há demanda (pessoas que querem comprar), mas não há oferta (livros para vender).
Pense no caso de um livro viral na internet que atrai grande demanda. Sem o controle adequado, todo o estoque pode ser vendido. Quando outros clientes forem à livraria para procurar a obra e não encontrarem, eles podem desistir da compra.
Na prática, a falta de produtos leva à perda de vendas que praticamente estavam fechadas — e essas oportunidades perdidas podem custar caro.
Com uma boa organização, por outro lado, é possível monitorar o nível do estoque para realizar reposições rápidas. Também há como prever a demanda com mais precisão, o que aumenta a disponibilidade dos itens mais procurados.
Como se faz um controle do estoque numa livraria?
Para obter todos os benefícios relacionados a esse gerenciamento, você deve adotar etapas estratégicas no seu armazenamento. Descubra quais são!
Implementação de um sistema de gestão de estoque
O uso de um sistema ERP, como o Bling, facilita a gestão do inventário na livraria. Um sistema desse tipo oferece funcionalidades essenciais, como o registro de informações detalhadas de cada produto, acompanhamento do histórico de vendas e geração de relatórios.
Outro ponto positivo é que com um sistema de gestão de estoque você mantém o inventário atualizado em tempo real. Conforme as vendas acontecem, você acompanha a quantidade de unidades de cada obra, o que ajuda no controle de estoque por livro ou gênero, por exemplo.
Um bom ERP também gera relatórios que ajudam a tomar decisões melhores. Essa é uma forma de identificar quais opções têm maior ou menor demanda, o que permite ajustar as decisões de compra para a reposição.
Registro e codificação de produtos
Com um bom sistema implementado, é hora de se dedicar à organização do estoque para facilitar o controle. Uma das melhores maneiras de alcançar esse resultado é pelo registro e codificação de produtos.
Considere criar códigos únicos para cada título, como números sequenciais ou até o uso do International Standard Book Number (ISBN), o código padronizado internacionalmente. Desse modo, a identificação e a organização dos livros são facilitadas.
Também é importante associar cada um dos códigos a informações relevantes, como título, autor, gênero, editora e até a quantidade disponível. Quanto mais dados você tiver, mais efetivo se torna a gestão do inventário.
Método de controle de entradas e saídas
Embora registrar informações completas seja importante, não é suficiente para controlar com efetividade os produtos armazenados. Também é essencial considerar os fluxos de movimentação, o que exige um controle de entradas e saídas.
As entradas de títulos podem ocorrer tanto pela compra junto aos distribuidores e editoras quanto por devoluções de clientes. Já as saídas acontecem pelas vendas ou pelas movimentações logísticas, como entre unidades diferentes da livraria.
O fato é que toda entrada e saída devem ter um registro e precisam de categorização. Esse cuidado é essencial para o acompanhamento em tempo real ser realmente representativo do momento do estoque.
As informações de entrada e saída ajudam a planejar as estratégias de compra, a identificar livros com maior e menor giro e a evitar perdas. Logo, é uma etapa determinante para a eficiência do processo.
Inventário regular e auditorias de estoque
Além do acompanhamento periódico em tempo real, é indispensável realizar um inventário regular, que funciona como uma contagem dos produtos armazenados. O processo permite comparar o estoque físico (real) com os registros, o que evita perdas, danos e erros de registro.
O inventário para controle de estoque pode ser feito com base em editora, gênero ou outra categoria relevante. O importante é ter uma visão confiável dos produtos disponíveis para ajustar as estratégias.
Vale considerar também a realização de auditorias periódicas. Essas etapas exigem uma atenção redobrada na comparação e no acompanhamento de informações, e ajudam a evitar erros e extravios. Ao final, há mais confiabilidade sobre as informações presentes nos registros e relatórios de estoque.
Curva ABC para priorização de produtos
Pela necessidade de ter um estoque eficiente, vale a pena utilizar a curva ABC para priorizar os produtos. Essa estratégia classifica os produtos em três categorias:
- tipo A: são os livros com alta saída por serem os mais vendidos e exigem reposição frequente;
- tipo B: são os livros com média saída, com demanda moderada e que são importantes para diversificar o catálogo;
- tipo C: são os livros com menor saída por serem menos procurados ou mais específicos.
Ao categorizar seus produtos usando essa técnica, você identifica quais são os títulos mais importantes para repor com frequência e quais devem estar disponíveis em menor quantidade. Assim, há como manter o equilíbrio no estoque e melhorar a rentabilidade.
Adote estratégias para otimizar o estoque e reduzir custos
Além de adotar as dicas anteriores, é preciso ter atenção para reduzir os custos com o estoque e melhorar o desempenho financeiro da livraria.
Uma das formas de fazer isso é com a análise de demanda e sazonalidade. Identifique quais são os livros com maior saída em períodos específicos, como lançamentos ou obras escolares. O ajuste temporário do estoque com base nessas informações evita excessos ou faltas.
Também é indicado controlar os fornecedores, em especial quanto aos prazos de reposição. Um bom gerenciamento de fornecedores inclui criar e manter uma boa relação, com negociação de prazos e condições para uma reposição rápida das obras mais vendidas.
E para tomar as melhores decisões, gere e avalie relatórios de estoque e vendas. Com o Bling, você gera diversas análises que permitem identificar oportunidades de economizar e de ser mais estratégico e competitivo.
Acerte no controle de estoque da livraria para se destacar
Como você acompanhou, fazer um bom controle de estoque na livraria é essencial para o sucesso. Além de melhorar a performance financeira, você se destaca dos concorrentes, então vale a pena adotar as dicas de organização e gerenciamento para fazer o seu negócio crescer.
Com o Bling, fica muito mais simples cuidar do seu negócio com eficiência e agilidade. Aproveite funcionalidades como a gestão de entradas e saídas, controle de múltiplos armazenamentos, uso da curva ABC e relatórios detalhados para tornar seu dia a dia mais fácil.
