As Notas Fiscais vêm passando por diversas mudanças e mesmo quem trabalha com elas todos os dias acaba se perdendo em detalhes. O que pode trazer problemas com o descumprimento de obrigações fiscais e até perda de informações importantes que podem ser analisadas delas.
Mas quais outras utilidades tem as Notas fiscais?
Muitos empreendedores cometem o erro de enxergar as NFes simplesmente como um empecilho burocrático. Desconhecem seu imenso potencial de fornecer informações fundamentais para tomadas de decisões gerenciais mais inteligentes. Informações estas que, muitas vezes, só seriam conseguidas por meio de extensos (e potencialmente dispendiosos) trabalhos com consultorias.
Compilamos aqui alguns dos maiores (e mais comuns) erros cometidos pelas empresas quando o assunto são as Notas fiscais e sugestões de como passar a acertar daqui para frente!
1. Pensar que a DANFe ou o papel impresso é a Nota Fiscal
Uma confusão muito comum! O papel impresso é uma versão simplificada da NFe, chamada de DANFe (Documento Auxiliar de NFe), que tem informações resumidas dos dados presentes na nota. Ele NÃO é uma nota e NÃO possui validade jurídica. A Nota Fiscal Eletrônica é um arquivo digital com extensão XML. Que foi assinado digitalmente e autorizado pelas Secretarias estaduais de Fazenda. Se houver divergência entre os dados da NFe e da DANFe, as multas podem chegar a 100% do valor da operação. Escrevemos um pouco mais sobre isso uma outra vez.
2. Não armazenar as NFes
Perigosíssimo: é uma obrigação fiscal de qualquer empresa armazenar todas as notas fiscais eletrônicas, tanto emitidas quanto recebidas, por um período mínimo de cinco anos mais o ano corrente. Quem não guarda as notas corre o risco de sofrer sanções e ser multado. Dependendo do conteúdo, ou sua versão, um único documento pode ter até 300 campos digitáveis e pequenas divergências ou inconsistências podem render multas de até mil reais por documento.
3. Não arquivar os documentos de forma organizada e segura
Imagine que você guarde todos os arquivos de Notas fiscais em uma pasta no seu computador. Agora, como você faria para encontrar uma nota recebida de um fornecedor em maio de 2014? Se você tiver organizado as informações em pastas, por data, nome, fica mais fácil. Mas se o seu computador queimar, ou seu disco travar, você terá um enorme “abacaxi” nas mãos. Existem programas e serviços especializados em Gestão de NFes no mercado, alguns oferecidos por preços bastante acessíveis. Que armazenam essas informações na nuvem e permitem buscar e filtrar as notas muito mais facilmente.
4. Depender do fornecedor para receber a nota fiscal anexada por e-mail
Diversos problemas tornam depender exclusivamente do fornecedor uma má ideia. Por exemplo, caixas de e-mail lotam com frequência, o emissor se esquece de enviar o documento e, não raro, ele pode nem ter sido enviado. Em suma, a empresa não recebe a nota e perde um documento fiscal importante.
Serviços específicos de Gestão de Notas fiscais representam a melhor solução. Pois monitoram e captam as notas direto das Secretarias da Fazenda, imediatamente após a emissão. Garantindo que qualquer documento emitido para empresa seja checado, conferido e validado. Evitando, inclusive, riscos com a eventual emissão de notas frias.
5. Não verificar a validade jurídica dos XMLs que você recebe e guarda
Uma NFe possui dois “carimbos” de segurança: a Assinatura Digital, que é carimbada no momento da emissão e certifica a identidade do emissor da nota. E o Protocolo de Autorização, que garante que a emissão da nota foi autorizada junto à Secretaria da Fazenda. Somente checando essas informações é que você consegue garantir que aquela nota é verdadeira.
6. Pensar que a Gestão de Notas fiscais se baseia em guardar notas para simplesmente evitar multas e para a contabilidade fazer seu trabalho
As notas fiscais eletrônicas são extremamente ricas em informação – tem muito mais dados lá do que você vê na DANFe – e eles podem ser usados para o bem da sua empresa, guiando decisões gerenciais. Por exemplo, uma empresa de medicamentos pode verificar real-time a validade de um lote de produtos (o que resulta em economia de tempo e mais agilidade nos processos desde a compra de insumos, até a substituição dos mesmos nas gôndolas).
E você, cometia esses erros? Percebeu a importância de receber suas notas direto da SEFAZ e sempre guardar todas?
Então, uma boa notícia: cliente Bling tem 45 dias grátis em qualquer plano do Arquivei, além de 20% de desconto na mensalidade por um ano! Experimente já!
Vitor de Araujo, formado em Ciência da Computação na USP, é co-fundador do Arquivei e catalisador de sucesso de clientes.
