A recusa de NF-e é um tema que pode gerar diversas dúvidas e trazer muita insegurança para o empreendedor. Afinal, são muitas regras, e normalmente uma pequena empresa não conta com um contador à disposição o tempo inteiro.
Mas, não se preocupe, pois dúvidas relacionadas à contabilidade são muito comuns entre empresários. Logo, você não está sozinho nessa empreitada.
Portanto, para auxiliar empreendedores como você, criamos este artigo. Saiba o que é a recusa de NF-e, quais são os tipos de manifestação do destinatário, como fazer a recusa de NF-e e como o Bling pode te auxiliar nesse processo. E então, vamos lá?
Principais aprendizados
- As causas mais comuns para a recusa são valores divergentes, produtos incorretos, dados inconsistentes do destinatário e desacordo com condições comerciais;
- Os 4 tipos de manifestação que o destinatário pode registrar são ciência da operação, confirmação da operação, desconhecimento da operação e operação não realizada (que é a usada para formalizar a recusa);
- O processo de como efetuar a recusa utiliza a funcionalidade “Manifestação do Destinatário” que pode ser encontrada em um sistema emissor ou ERP.
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O que é a recusa de NF-e?
Trata-se da rejeição de uma nota fiscal eletrônica pelo destinatário, após a autorização do Fisco, quando há divergências comerciais ou operacionais. Assim, o emissor mantém validade legal, porém o comprador não aceita a operação, o que exige correções, ajustes contratuais e novo faturamento, conforme o caso.
Além disso, a recusa de NF-e costuma ocorrer por motivos ligados à negociação ou aos dados da transação, e não a erros fiscais formais. Entre as causas mais comuns, destacam-se:
- valores divergentes do pedido;
- produtos incorretos ou em quantidade errada;
- dados do destinatário inconsistentes;
- desacordo com condições comerciais acordadas.
Portanto, ao receber esse retorno, a empresa precisa agir de forma estratégica para manter a conformidade e o relacionamento comercial.
Para isso, deve analisar com atenção o motivo informado, realizar os ajustes necessários no pedido ou no cadastro, emitir um novo documento fiscal quando aplicável e alinhar com o cliente o que ele espera, para não acontecer de novo.
Leia também: Troca ou devolução de mercadoria, o que fazer?
Como fazer a recusa de NF-e?
Para recusar, acesse um sistema emissor ou ERP que ofereça a funcionalidade de Manifestação do Destinatário. Em seguida, localize a nota fiscal recebida por meio da chave de acesso, selecione a opção de manifestação, escolha o evento “Operação não realizada” e informe o motivo da recusa à SEFAZ.
É importante destacar que a recusa não se confunde com o cancelamento da NF-e, que é uma ação exclusiva do emissor.
Ao manifestar a recusa, o destinatário apenas registra oficialmente que a operação não ocorreu, além de manter arquivados o protocolo da manifestação, a justificativa apresentada e as comunicações com o fornecedor para fins de controle e auditoria.
Além disso, lembre-se de que você não deve aceitar o recebimento de nenhum dos itens comprados na nota fiscal. Ou seja, é indispensável recusar o produto do entregador. Nesse momento, a informação da renúncia deve ser registrada no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).
Quais são os tipos de manifestação do destinatário?
Existem 4 tipos:
- Ciência da operação: opcional e serve apenas para manifestar ciência da operação realizada;
- Confirmação da operação: o destinatário atesta que tudo ocorreu dentro dos conformes durante a confirmação de operação, o que impossibilita o cancelamento;
- Desconhecimento da operação: o destinatário não solicitou a operação; serve também como uma forma de recusa que o isenta de qualquer relação com a Nota Fiscal em questão;
- Operação não realizada: o destinatário confirma que determinada entrega não ocorreu.
Para iniciar o processo de recusa, basta que você entre no sistema de gestão empresarial que você utiliza para emitir NF-e e pesquise pelo documento em questão. Após encontrá-lo, selecione a opção Manifestação do Destinatário ou Gerenciamento de Manifestação. Escolha qualquer um dos tipos de manifestação do destinatário e finalize o processo.
Transforme a recusa de NF-e em um processo controlado com Bling!
A recusa de NF-e é um evento que exige atenção e ação imediata, mas sua gestão não precisa ser um desafio permanente. Como vimos, além de evitar multas e problemas com o Fisco, um processo bem estruturado protege o relacionamento com clientes e parceiros, além de garantir a continuidade das operações e a saúde financeira de seu negócio.
Para isso, a chave está em transformar a medida em um processo controlado e eficiente com a ferramenta certa ao seu lado.
A plataforma do Bling, por exemplo, é uma excelente alternativa, pois centraliza e automatiza a emissão, o gerenciamento e a correção e reenvio de NF-e recusadas em um único lugar, com alertas e orientações objetivas. Tudo integrado ao seu fluxo de vendas e estoque.
Portanto, deixe a complexidade das notas fiscais com quem entende do assunto e transforme essa obrigação em uma vantagem para seu negócio. Simplifique sua gestão fiscal hoje mesmo e automatize sua rotina com o sistema de emissão de NF-e do Bling!
FAQ
Quando fazer a recusa de uma Nota Fiscal Eletrônica?
Faz-se quando o destinatário percebe inconsistência entre o que é recebido e o que está no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) ou na NF-e. A discordância também ocorre se houver qualquer erro nas informações. Logo, o processo de recusa da NF-e serve como segurança para quem comprou uma mercadoria.
Qual o prazo para fazer a recusa de NF-e?
O destinatário tem até 180 dias, mas é recomendado fazê-lo o mais rápido possível (em até 10 dias) e conferir a legislação estadual. Esse período garante tempo suficiente para verificar possíveis inconsistências, evitar responsabilidades indevidas e assegurar que a operação registrada não seja vinculada erroneamente ao contribuinte.
Como é feita a recusa da NF-e?
A recusa é feita por meio da funcionalidade de Manifestação do Destinatário disponível nos sistemas autorizadores da Receita. Acesse o portal ou software integrado, selecione a nota eletrônica recebida e marque “Operação não realizada”, formalizando a rejeição e resguardando você de negligências das obrigações tributárias.
