Cuidar da gestão das despesas corporativas é essencial para qualquer empresa de qualquer setor. Afinal de contas, o quanto se gasta em um negócio, seja na parte operacional ou corporativa, impacta diretamente o faturamento e o crescimento dele.
Dessa forma, cabe aos gestores, colaboradores e líderes agirem em conjunto para planejar e executar a gestão eficiente das despesas corporativas da empresa. Assim, com todos cientes da importância de se fazer isso e caminhando lado a lado nesse propósito, os benefícios serão grandes e duradouros.
Pensando nisso, hoje trouxemos um guia completo sobre esse assunto para você, sua importância, conceitos e como você pode aplicá-lo em seu negócio. Portanto, não deixe de ler até o final, pois temos muita coisa importante para conversar.
O que você verá no artigo:
O que são despesas corporativas?
Despesas corporativas são todos os gastos que os colaboradores geram quando executam alguma ação a serviço da empresa. Desse modo, a CLT determina que esses gastos sejam pagos pelo empregador e não repassados ao empregado. Inclusive, o pagamento dessas despesas não podem integrar o salário dele.
Os métodos de arcar com esses gastos podem ser: reembolso, cartão corporativo ou adiantamento. Assim, no caso do reembolso, ou ajuda de custo, o valor das despesas, como alimentação e diárias de viagem, não devem ultrapassar 50% do salário do funcionário. Caso contrário, elas devem sofrer recolhimento de FGTS e demais tributos trabalhistas.
Vale lembrar que deixar despesas corporativas por conta do colaborador é uma prática ilegal, passível de ação trabalhista e multa.
Por que uma gestão eficiente de despesas corporativas é importante
Como dissemos, todos os gastos em um negócio impactam diretamente no faturamento dele, além de poder até mesmo causar a falência se essas despesas não forem controladas.
Afinal, quando se fala em despesas corporativas, elas dizem respeito ao que é gasto com viagens, reuniões e outras ações dos colaboradores enquanto estão em serviço.
Dessa forma, se isso não for bem gerenciado, os prejuízos financeiros podem ser imensos e prejudicar em muito o sucesso do negócio. Por isso, conscientizar todos os colaboradores e dar diretrizes claras sobre como esses gastos devem ser controlados, é de suma importância.
Como implementar uma gestão eficiente de despesas corporativas
Controlar gastos não é uma tarefa fácil. Tanto na vida pessoal quanto no mundo dos negócios. Porém, em ambos os casos, o eixo principal é ser organizado e traçar um plano estratégico bem estruturado de ação.
Então, para te ajudar com isso, trouxemos um passo a passo de como implementar uma gestão eficiente de despesas corporativas. Acompanhe e confira.
Definir uma política clara de despesas
Um ponto importante para implementar uma gestão eficiente das despesas de seu negócio, é definir uma política clara.
Para isso, é importante seguir alguns passos. Primeiro, é necessário estudar quais são as despesas da sua empresa e mapeá-las para entender quais delas fazem sentido e quais podem ser suprimidas.
Depois, é preciso definir qual é o objetivo da gestão de suas despesas e formalizar as políticas. É importante comunicar essas políticas para que todos na empresa tenham acesso e entendam as regras.
Por fim, é importante retornar ao estudo dessas políticas frequentemente para garantir que elas sejam sempre efetivas e estejam de acordo com as metas da sua empresa.
Depois de algum tempo, o processo de adaptação de seus funcionários e outros colaboradores vai se tornar mais fácil.
Sendo assim, você terá mais controle de suas despesas, bem como de suas receitas, garantindo um futuro financeiro saudável para o empreendimento.
Utilizar ferramentas de controle de gastos
Hoje em dia, com o avanço tecnológico acelerado pelo qual passamos todos os dias, muitas ferramentas estão disponíveis para ajudar na gestão de despesas corporativas. Um exemplo prático disso são os softwares e apps de reembolso, que podem ser usados para automatizar o ressarcimento de gastos feitos pelos colaboradores em serviço.
Esse tipo de tecnologia ajuda em muito nesse aspecto, tanto por tornar mais ágil e seguro o processo, quanto por manter documentada cada saída de dinheiro e seu destino. Assim, caso haja excesso de gastos ou até mesmo suspeita de fraudes, é fácil identificar a raiz do problema e onde estão as barrigas orçamentárias a serem cortadas e as sangrias a serem estancadas.
Um bom software ERP de gestão para empresas também contribui para a melhor compreensão da equipe acerca dos gastos e da necessidade de ser responsável com eles. Afinal, quando se visualiza esses dados, fica mais fácil entender a importância da questão.
Estabelecer processos claros de prestação de contas
A prestação de contas é um processo fundamental para a transparência e a gestão financeira de uma empresa. E essa é uma etapa que deve ser feita de forma clara e eficiente.
Para estabelecer processos claros, é importante seguir algumas etapas, como:
- Elaborar uma previsão de todas as despesas, a fim de prever os principais gastos da rotina de sua empresa. Nessa previsão, devem constar todos os custos mensais com matéria-prima, por exemplo, além dos salários de todos os funcionários e outras despesas. Essa é uma das maneiras mais utilizadas para organizar a prestação de contas das empresas;
- Considerar as regras de seu negócio;
- Ter uma tecnologia de ponta para auxiliar sua empresa.
A tecnologia é a maior aliada de seu negócio, agora de estabelecer os processos para que a prestação de contas seja feita. Sendo assim, automatizar cada processo é fundamental, para garantir resultados mais assertivos.
Busque por ferramentas de gestão para auxiliar na prestação de contas, como plataformas de despesas, acompanhamento de fluxo de caixa, entre várias outras.
Treinar e engajar os funcionários
Por fim, uma das etapas mais importantes para implementar uma gestão eficiente das despesas corporativas, é o treinamento e engajamento dos funcionários.
Afinal, nenhum negócio vai para frente, sem uma equipe que veste a camisa da empresa e visa sempre aprimorar suas habilidades.
E com a gestão de despesas não é diferente. Afinal, quando os funcionários entendem a importância de controlar os gastos, todo esse processo fica mais fácil.
Ademais, é importante que todos entendam como é importante fazer esse controle de forma eficiente, sem afetar a produtividade e a qualidade do trabalho.
Além disso, implementar treinamentos constantes neste departamento, contribui para que os gestores identifiquem áreas onde a economia pode ser maior, ou onde gastos desnecessários podem ser cortados.
Isso traz mais eficiência da gestão e permite que você utilize ferramentas, como parcerias com seus fornecedores, por exemplo, visando uma maior economia a longo prazo.
Benefícios de uma gestão eficiente de despesas corporativas
Agora você já sabe tudo o que precisa fazer para implementar uma gestão eficiente de despesas corporativas.
Sendo assim, vejamos quais os benefícios que esse tipo de iniciativa pode trazer para você e para sua empresa!
Maior controle de gastos
Ao fazer uma gestão eficiente de despesas corporativas, é possível que você veja, de forma mais clara, onde está gastando. Sendo assim, é possível determinar onde você pode cortar gastos para economizar.
Além disso, com essa iniciativa a saúde financeira de seu negócio tende a melhorar mais rapidamente. E depois de um certo tempo, você terá mais recursos e mais liberdade para investir em outras áreas de seu empreendimento, para crescer e se solidificar no mercado.
Aumento na produtividade da equipe
A desmotivação por conta da dubiedade da gestão de despesas corporativas pode diminuir a produtividade do time. Porém, com clareza e responsabilidade, o gestor consegue dar mais solidez para que a equipe possa trabalhar com tranquilidade.
Sem contar que, tendo os recursos necessários para executar as ações, a equipe age com mais rapidez e eficiência.
Diminuição de erros e retrabalhos
É muito comum que erros sejam cometidos durante um processo mal definido na gestão de despesas corporativas.
Além dos prejuízos financeiros, isso pode gerar retrabalho e afetar a produtividade e sua equipe.
Sendo assim, apostar em uma gestão eficiente e assertiva pode ajudar, ao mesmo tempo, você a evitar gastos desnecessários e aumentar a produtividade.
Conclusão
Hoje em dia, fazer uma gestão eficiente das despesas corporativas tornou-se uma etapa indispensável para a sustentabilidade das empresas no mercado. Afinal, não é possível sobreviver quando se tem um “ralo de dinheiro” dentro de seu negócio.
Há alguns anos, para fazer a gestão dos gastos, as empresas precisam ter uma equipe de funcionários inteira, só para preencher formulários, fazer a prestação de contas, cuidar da política de reembolso, além dos outros vários aspectos desse setor.
Contudo, hoje em dia, visto a era digital e a grande expansão da tecnologia, já é possível tornar esse processo muito mais simples e prático. Afinal, com apenas alguns cliques, você pode conferir todo o histórico financeiro, gerar relatórios e consultar os balanços de sua empresa.
Além disso, com algumas dicas, é possível implementar políticas mais claras e fáceis de seguir, sempre visando os melhores resultados possíveis na gestão de despesas corporativas.
Então, não perca tempo. Utilize nossas dicas e comece já a cuidar do setor financeiro de seu negócio com mais assertividade e eficiência. Dessa forma, você garante mais saúde financeira e uma maior lucratividade para seu negócio a longo prazo!
