Muitas empresas tratam seus documentos fiscais apenas como uma obrigação, um “mal necessário”. E ao fazer isso, não têm ideia de quanto valor estão deixando de agregar aos seus serviços. Por isso, corte custos!

Documentos fiscais não são brincadeira, devem ser devidamente armazenados e escriturados, como manda a lei. Mas, é incrível explorar notas fiscais e saber onde estão seus investimentos, custos, pontos fortes e fracos do funcionamento financeiro desse negócio.

A modernização do sistema tributário facilita esse armazenamento e escrituração, e também abre margem para que o arquivo digital (o XML) seja destrinchado em campos e atributos suficientes para uma boa análise financeira.

Com a automatização da emissão e consulta dessas notas fiscais, já é possível começar uma gestão eficiente em busca do aumento de produtividade e lucratividade. A partir do momento em que a empresa não precisa se preocupar em esperar por e-mails dos fornecedores pelas notas de compra. O tempo gasto para cobrar o fornecedor ou achar os e-mails e separar as notas é praticamente nulo.

Através da organização das notas fiscais, é possível analisar separadamente seus campos e gerar relatórios contendo centenas de atributos como valor do frete, valor do produto, quantidade de produtos transportados, peso, CFOP, alíquotas, entre outros.

Distribuindo essas informações em uma linha do tempo. É possível entender como os preços por unidade, litro ou peso estão variando ao longo dos meses do ano. Com isso, a empresa pode avaliar outros fornecedores que tenham um preço menor por produto ou serviço.

Outra possibilidade é analisar os fornecedores que acompanham a empresa. Ao provar que suas entregas são fixas e a projeção para a parceria no futuro é crescente. Corte custos renegociando com essa transportadora.

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Filtrando as NFes recebidas e emitidas é possível avaliar o giro de estoque da sua empresa, levando em consideração o quanto você está comprando de determinado produto e o quanto está vendendo. Levantando a margem de lucro.

Para uma loja virtual, por exemplo, ainda existem outros fatores específicos que dependem de uma boa gestão de documentos fiscais. Como o direito de arrependimento do consumidor causando a devolução dos produtos após o recebimento do pedido.

Esse é um direito do consumidor, portanto não pode haver nenhum ônus ou cobrança extra em seu desfavor. Ficando os custos da logística reversa por conta da empresa e ainda o valor ressarcido deverá ser corrigido.

Com o controle e gerenciamento de envios além do controle das notas da mercadoria. Fica muito mais fácil fazer o balanço ao final do mês e não se atrapalhar.

Existe ainda quem gerencie múltiplas lojas, assim é muito mais complicado fazer a conferência de saída dos produtos, mas com um integrador eficaz, corte custos reduzindo esse trabalho. Por isso, muitos empreendedores optam por aderir a um sistema de gestão (ERP) para garantir mais agilidade e precisão ao dia a dia da empresa.

Em qualquer situação empresarial, a gestão de documentos é importante para manter o pagamento das obrigações em dia e evitar dores de cabeça com a Receita Federal e a possibilidade de ter as atividades interrompidas por sonegação ou mesmo improcedência.

Para o melhor auxílio do empreendedor nessa jornada, a presença de um profissional contábil é imprescindível. Ele é quem pode te ajudar a seguir com mais segurança. Analisando seus dados e possivelmente o ajudando a fazer uma curva ABC com sucesso.

*Guest post: Yasmin Amaral pertence à equipe de conteúdo dentro do time de marketing do Arquivei.