A declaração de conteúdo é um formulário bastante conhecido pelas pessoas que vendem pela internet. A palavra “pessoas” foi usada com precisão, dado que empresas, com exceção dos MEIs (Microempreendedores Individuais), devem usar nota fiscal como substituta.
É isso mesmo que você entendeu: a declaração de conteúdo que é entregue aos Correios para que uma mercadoria possa ser transportada só pode ser usada por pessoas, e não empresas, que vendem na internet.
Portanto, se você usa um CNPJ para comercializar mercadorias, é preciso entregá-las aos Correios com uma nota fiscal, e não com a declaração de conteúdo.
Mas, afinal, o que é esse documento? Como fazer a declaração de conteúdo? Quando usá-la?
A seguir, apresentamos um guia que explica tudo o que você precisa saber.
Principais aprendizados deste artigo
- A declaração de conteúdo é um documento criado em 2018 como uma alternativa para quem não precisa emitir nota fiscal. Ou seja, é aplicável para Microempreendedores Individuais ou Pessoas Físicas.
- O objetivo é informar aos Correios ou transportadoras o conteúdo dos pacotes e, desta forma, oferecer mais segurança e rastreabilidade para as remessas sem valor comercial ou feitas por pessoas físicas.
- O preenchimento deve conter dados do remetente e do destinatário, descrição detalhada dos objetos, quantidade e valor. O documento precisa ser assinado e fixado na parte externa da embalagem para simplificar a conferência dos dados.
- Emitir a nota fiscal é uma prática interessante porque algumas transportadoras particulares não aceitam somente a declaração de conteúdo, ainda que o remetente seja MEI. Portanto, vale sempre checar as exigências do fornecedor logístico.
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O que é a declaração de conteúdo?
É um documento que descreve os componentes e as características de um produto que está sendo enviado pelos Correios ou transportadoras, de uma pessoa para outra. Serve para atestar a procedência do pacote e informar sobre o que está incluído, fornecendo informações detalhadas sobre a mercadoria.
O documento deve ser preenchido com:
- as principais informações de envio, como endereço de destino e origem;
- nome do destinatário e remetente;
- a descrição do produto;
- o valor;
- a quantidade de itens dentro do pacote.
A declaração de conteúdo surgiu em 2018, como uma alternativa mais simples do que a nota fiscal. A partir desta data e mediante regulamentação do governo, todos os envios passaram a exigir um identificador.
A criação deste formulário trouxe mais segurança, controle e rastreabilidade para encomendas sem valor comercial ou encaminhadas por pessoas físicas, que não têm obrigação de emitir nota.
A medida veio para solucionar questões comuns como dificuldades na fiscalização de produtos ilegais ou tributáveis e problemas em caso de extravio, visto que não havia uma comprovação do conteúdo do pacote.
Para que serve a declaração de conteúdo?
Funciona como uma substituta à nota fiscal, visto que pessoas físicas e MEIs não são obrigadas a emitir este documento. A declaração descreve os itens que estão no pacote, comprova que o envio não tem finalidade comercial e destaca o valor da mercadoria, em caso de extravio.
Ou seja, na prática, é uma forma de acompanhar o traslado de produtos pelo país quando o remetente não recolhe ICMS. É uma medida que minimiza os riscos das remessas postais para todas as partes envolvidas: remetentes, destinatários, governo e responsáveis pelo serviço logístico.
É possível enviar mercadoria sem a declaração de conteúdo?
Não. Se o pacote for postado sem uma nota fiscal (no caso de comércios) ou declaração de conteúdo, pode ser recusado pelos Correios ou pela transportadora. A encomenda também pode ser devolvida para o remetente se a ausência do documento for notada posteriormente ou até mesmo retida pela Receita Federal.
Portanto, o único jeito de enviar mercadorias em solo nacional, sem a declaração de conteúdo ou nota fiscal, é por meios ilícitos. Ou seja, contratar um serviço de frete ilegal ou fazer o translado dos itens com veículo próprio, ignorando o ICMS nessas ocasiões, o que pode gerar graves sanções.
Além disso, se você deseja crescer, é fundamental que trabalhe com empresas que atendam à lei. Ser um empreendedor de sucesso envolve responsabilidades e cumprimento de obrigações. Faça a sua parte. As regras existem também para resguardar você em caso de problemas com os envios.
Mas não se preocupe! Se você estiver na fila dos Correios enquanto lê este material, fique tranquilo: o atendente vai lhe fornecer o formulário sem custo adicional.
Quais as diferenças entre nota fiscal e declaração de conteúdo?
A declaração de conteúdo é usada, na maioria das vezes, para enviar itens pelos Correios e demais transportadores quando não há fins comerciais. Já a nota fiscal, por outro lado, é um atestado de uma transação comercial. Dessa forma, é um documento que comprova que houve uma venda.
Portanto, existem também diferenças fiscais. Ao preencher a declaração de conteúdo, o remetente informa que os itens são isentos de ICMS. Por outro lado, a nota, quando afixada no pacote, deixa evidente que seu conteúdo está relacionado à operação comercial declarada pelo documento, com seus respectivos impostos já calculados.
Ou seja, não é permitido vender um produto e enviá-lo para o seu cliente somente com a declaração de conteúdo. Somente os MEIs têm essa autorização porque não recolhem o ICMS.
Leia também: Bling notas fiscais: como emitir? Confira o passo a passo
MEI precisa enviar produtos com nota fiscal?
Não. O Microempreendedor Individual não tem a obrigação de encaminhar suas encomendas com a nota fiscal. Vale lembrar que a emissão do documento não é exigida quando o consumidor é uma pessoa física. Portanto, é possível despachar o produto somente mediante o preenchimento da declaração de conteúdo.
Esta liberação ocorre devido à natureza simplificada deste tipo de empresa no Brasil. O MEI é um regime que foi criado para formalizar o trabalho autônomo de forma barata e desburocratizada. Além disso, como mencionamos anteriormente, esses empresários não recolhem ICMS.
Ainda assim, gerar a nota fiscal pode ser uma prática interessante por dois motivos: traz mais segurança para as transações e garante fluidez no processo logístico. Isto porque, hoje em dia, alguns parceiros logísticos privados exigem o documento. Na Shopee, os vendedores que utilizam transportadoras, por exemplo, precisam apresentar a nota para fazer o encaminhamento.
Agora, se você atua somente com os Correios, precisa somente saber preencher adequadamente sua declaração de conteúdo.
Como preencher a declaração de conteúdo?
O modelo dos Correios é bastante simples. É preciso informar os seguintes dados de remetente e destinatário:
- nome completo;
- endereço de entrega, com cidade, estado e CEP completo;
- CNPJ ou CPF;
- descrição de todos os produtos que estão no pacote;
- total de itens dentro da embalagem e o valor final.
Após o preenchimento, o remetente deverá assinar e anexar o papel na parte externa do pacote. É recomendável escrever o detalhamento com exatidão. Evite informações genéricas como “roupa” ou “objeto pessoal”. Prefira “camiseta de algodão tamanho M”, por exemplo. Ser mais específico facilita o rastreio e indenização, em caso de perdas.
Por fim, a própria agência fará o procedimento interno de pesagem e escreverá este dado no formulário.
Onde colocar a declaração de conteúdo?
Sempre do lado de fora da embalagem, para que seja de fácil acesso a quem precisar ler o conteúdo desse documento. Desta forma, a pessoa não precisará violar o pacote e gerar desconforto para o destinatário. É importante cobrir o papel com um plástico transparente para protegê-lo de danos.
É importante também prendê-la para que não se solte com facilidade. Assim, você evita imprevistos e problemas de envio causados pela ausência do documento. Lembre-se também de preencher com letra facilmente legível ou então pelo computador.
Todas essas dicas visam evitar qualquer tipo de transtorno ou impedimento de envio da mercadoria.
É necessário fazer declaração de conteúdo para outras transportadoras?
Sim, a declaração de conteúdo é obrigatória quando não há uma nota fiscal afixada no pacote. Portanto, não importa qual é a transportadora: sempre será solicitada a declaração ou a nota fiscal associada ao pacote. Além disso, alguns fornecedores demandam a geração da nota mesmo para quem é MEI.
Veja as exigências de algumas transportadoras:
- Azul Cargo Express: aceita declaração apenas para envios de pessoas físicas para pessoas físicas;
- FedEx: só aceita pacotes com nota fiscal;
- Braspress: a declaração só é aceita por remetentes isentos de ICMS, ou seja, nem mesmo os MEIs podem enviar sem nota fiscal;
- LATAM Cargo: aceita nota fiscal, exceto para envios com destinos próximos às fronteiras – com o objetivo de evitar contrabando;
- Buslog: aceita declaração apenas para postagens sem fins comerciais.
Como você pode ver, nem todas as transportadoras privadas aceitam a declaração de conteúdo, portanto, verifique se a transportadora escolhida por você faz uso desse formulário.
Logística de entrega para lojas online: como otimizar?
A declaração de conteúdo ou a emissão de nota fiscal são tarefas que integram um processo logístico muito maior, que só termina quando o cliente recebe a compra. Existem vários outros cuidados, como embalagem adequada, preenchimento correto dos dados e cumprimento de prazos, que precisam ser tomados.
Também é importante acompanhar o pedido durante todo o trajeto, por meio de códigos de rastreio e atualizações automáticas para o consumidor. São questões assim que fazem a diferença para quem compra e podem trazer benefícios e otimizações de rotina para o vendedor.
Para facilitar todos esses procedimentos, seja você MEI ou empreendedor registrado como ME, EPP e outros tipos de negócio, é possível contar com integrações logísticas como as que são oferecidas pelo Bling.
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FAQ
Quem precisa emitir a declaração de conteúdo?
Pessoas físicas que enviam mercadorias pelos Correios e transportadoras sem finalidade comercial precisam preencher e anexar este documento ao pacote. Além disso, Microempreendedores Individuais podem utilizar o formulário em situações em que não há a obrigação de emitir nota fiscal. O papel identifica os itens dentro da embalagem.
Quando a declaração de conteúdo é obrigatória?
Sempre que não for obrigatória a nota fiscal relacionada à encomenda. É por isso que o preenchimento se aplica a pessoas físicas e microempreendedores em remessas sem valor comercial. A ausência do documento pode fazer com que a encomenda seja recusada no balcão ou devolvida para o remetente.
A declaração de conteúdo substitui a nota fiscal para empresas?
Não. Pessoas jurídicas que utilizam CNPJ são obrigadas a emitir nota fiscal para todas as operações comerciais. A declaração de conteúdo é aceita somente para envios feitos por pessoas físicas ou microempreendedores individuais isentos do recolhimento de ICMS. Burlar esta regra pode gerar problemas com a Receita Federal.
