De tempos em tempos, a Receita Federal realiza mudanças significativas nos procedimentos de criação de documentos de ordem fiscal no país, como foi o caso do Ajuste Sinief n.º 43/2023. Este sistema trouxe uma das mais importantes alterações recentes, que afetou muitos empreendedores e abordou um dos maiores erros na emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e) da atualidade: a desatualização dos dados.
Para evitar surpresas desagradáveis e até sanções, como suspensão da Inscrição Estadual ou aplicação de multas, é essencial manter as informações cadastrais corretas e todas as pendências devidamente regularizadas. Desta forma, além de evitar erros ao emitir nota fiscal, você garante a integridade e segurança fiscal da sua empresa.
Para te ajudar com este assunto, preparamos um guia com os 7 principais erros na emissão de nota fiscal eletrônica e como evitá-los.
Continue a leitura e bom aprendizado!
O que você verá no artigo:
O que são os erros de emissão de nota fiscal eletrônica?
Erros na emissão de nota fiscal eletrônica são problemas relativamente comuns que ocorrem ao preencher, processar ou registrar o documento de forma incompleta ou incorreta. Estas questões geralmente resultam na rejeição ou bloqueio da nota e, em casos mais graves, em sanções ao empreendedor, como advertências, multas ou suspensão do CNPJ e das atividades.
Estes riscos reforçam a importância de uma gestão fiscal atenta e de sistemas que garantam a conformidade com as exigências legais. Assim, você evita custos adicionais e prejuízos, tanto para o bolso quanto para a reputação do seu negócio.
Os 7 maiores erros na emissão de nota fiscal eletrônica
Como demonstra o Ajuste Sinief, mesmo um pequeno deslize na digitação dos números pode ocasionar erro ao emitir a nota fiscal e consequências graves para a empresa. Para te ajudar a evitar ocorrências negativas, confira a seguir os principais erros de emissão e como evitá-los!
1. Dados incompletos ou incorretos
Dados incorretos, como CPF ou CNPJ, número da Inscrição Estadual, endereço ou preenchimento equivocado de produtos e serviços (tipo, quantidade, valor, impostos relacionados), são as causas mais comuns de erros na emissão de nota fiscal eletrônica. Informações inconsistentes fazem com que o sistema da Secretaria da Fazenda (SeFaz) rejeite a NF-e e impossibilite sua validação.
A melhor forma para evitar problemas nesta etapa é reforçar a atenção no preenchimento das informações e revisar os dados antes da emissão ou transmissão do documento.
2. Inadequação do Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP)
O CFOP é elemento essencial na emissão de NF-e, pois identifica a natureza das operações, como compra, venda, devolução ou transferência de produtos ou serviços. Ao utilizar o código errado, você afeta diretamente a apuração de impostos, classificação contábil e validação da nota.
Para evitar problemas, é recomendável que as empresas verifiquem detalhadamente o CFOP antes da emissão do documento fiscal. É importante levar em consideração o tipo de operação e a legislação aplicável a cada caso.
3. Erro na tributação e alíquotas de impostos
O preenchimento incorreto de alíquotas de impostos, como ICMS, IPI ou PIS/COFINS, resulta em valores errados e prejudica o cálculo fiscal. É imprescindível revisar esses dados para evitar inconsistências na aplicação dos tributos, rejeição da NF-e e penalidades.
Para evitar os prejuízos deste erro, lembre-se de conferir as alíquotas atentamente antes da emissão. Tenha em mente que, a depender do tipo de produto ou serviço, o valor pode mudar e, portanto, você deve sempre ter atenção aos detalhes e particularidades de cada caso.
Ficou em dúvida na tributação? Veja nosso post sobre impostos na nota fiscal ou refresque a memória com este infográfico:
4. Descrição incorreta de produtos ou serviços
A descrição dos produtos ou serviços deve ser correta e detalhada, com informações como quantidade, valor e NCM (nomenclatura comum do Mercosul). A inserção de dados precisos assegura que órgãos fiscais, destinatários e a própria empresa identifiquem corretamente a natureza do documento.
Neste aspecto, além de conhecer o NCM relacionado aos produtos ou serviços, é importante atentar às informações de transação para evitar cancelamento ou erro na emissão da nota fiscal eletrônica, ou, ainda, sanções mais graves, como multas ou ações judiciais por ação fraudulenta.
5. Falha na assinatura digital
A assinatura digital é uma etapa essencial na emissão de NF-e para garantir a autenticidade e integridade dos dados. Por meio de um certificado digital, a subscrição assegura emissão da nota pela empresa e que seu conteúdo não foi alterado durante o processo de transmissão para a SeFaz. Se houver falha neste ponto, não ocorre a transmissão do documento.
Para evitar problemas por este tipo de erro, garanta que a validade dos certificados, ou seja, sem expiração ou revogação por algum motivo. Certifique-se também de que as configurações no sistema estejam corretas, atualizadas e dentro da validade.
6. Falha de conexão com a Secretaria da Fazenda
Problemas técnicos, como instabilidades ou falhas de comunicação com o sistema SeFaz, podem impedir a validação da nota fiscal. Neste caso, o próprio site barra o envio do documento até que surja uma solução interna para a questão.
Em situações assim, não há o que fazer, a não ser esperar o restabelecimento do sistema. Experimente atualizar a página ou fechar e reabrir o aplicativo até que a funcionalidade volte ao normal.
7. Numeração sequencial incorreta
A numeração da NF-e deve ser sequencial e única. Em caso de falhas, como duplicidade ou ausência de um número, a nota será rejeitada. Geralmente, este tipo de problema ocorre quando há erro de comunicação com o sistema SeFaz e, portanto, o próprio software rejeita a transmissão do documento.
Aqui, como no caso anterior, há pouco a fazer. O ideal, é aguardar que a instabilidade passe e, então, retomar a emissão da nota fiscal normalmente.
Evitar estes erros na emissão de notas fiscais eletrônicas requer atenção e a correta autenticação dos sistemas e dados. Também é válido contar com instruções claras e auxílio especializado na hora de criar os documentos.
Como evitar erros? 5 dicas para emitir nota fiscal com segurança!
Evitar erros na emissão de nota fiscal é essencial para garantir a conformidade fiscal e eficiência operacional dos negócios. Para te ajudar neste aspecto, confira as dicas que separamos.
1. Revisão e validação dos dados
Antes de concluir a emissão do documento, revise e certifique-se de que todos os dados estejam corretos. Releia o conteúdo, confira os números, os tipos de alíquotas e todas as informações. Neste momento, contar com um sistema de conferência automática ou softwares ERP (planejamento de recursos operacionais) ajuda a economizar tempo e garante mais segurança às transações.
2. Capacitação das equipes
Treine os funcionários envolvidos na emissão de notas fiscais e os capacite sobre as boas práticas, funcionalidades das ferramentas e requisitos legais. Treinamentos regulares sobre os sistemas, formas de preenchimento das informações e interpretação de CFOPs ajudam a minimizar os erros.
3. Atualização fiscal constante
A legislação fiscal é dinâmica e sofre atualizações frequentes, portanto, é importante acompanhar as mudanças. Reserve um tempo para atualizar seus conhecimentos sobre o Manual de Orientações do Contribuinte (MOC), ajustes do SINIEF e legislações aplicáveis ao seu nicho de atuação.
4. Gestão de certificado digital
O certificado digital deve ser válido, atualizado e configurado corretamente para que a emissão da NF-e ocorra sem problemas. Portanto, lembre-se de monitorar a validade e renová-lo sempre dentro do prazo estipulado.
Veja também: Como saber se tenho certificado digital? Onde encontrá-lo?
5. Automação do processo de emissão
Usar sistemas de gestão integrados (ERP) permite automatizar os procedimentos de emissão de notas fiscais e evitar os erros mais comuns. Além disso, possibilita que você integre seus softwares ao banco de dados da SeFaz, que revisa os dados automaticamente antes do envio do documento.
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