A gestão de estoque é um dos principais processos logísticos para qualquer empresa, seja ela pequena, média ou grande. Apesar de sua relevância, não são todos os empreendedores que sabem quais são as melhores práticas do bom gerenciamento de estoque.

Em meio a isso, temos que deixar claro que o controle adequado sobre os produtos disponíveis em estoque é fundamental para o sucesso de uma empresa como um todo. Afinal de contas, a venda de produtos é a base para que ela exista e tenha uma boa lucratividade.

Contudo, ainda é muito comum encontrar lojistas com dificuldade de lidar com o armazenamento de mercadorias. Muitos deles lidam todos os dias com a falta e excesso de produtos, ou até mesmo uma grande quantidade de itens parados.

Quer entender tudo sobre gestão de estoque? Acompanhe os tópicos deste artigo!

O que é gestão de estoque?

Gestão de estoque, também chamado de controle de estoque, é um processo fundamental para garantir o planejamento, execução e acompanhamento dos recursos armazenados dentro de uma empresa. 

Ela é capaz de reduzir custos por meio do giro ou da redução de investimentos e gastos. Além disso, também ajuda a otimizar a eficiência operacional dos processos de suprimento.

Em outras palavras, é possível afirmar que o gerenciamento de estoque vai muito além do espaço físico utilizado para armazenar mercadorias a serem comercializadas por uma empresa. 

Na verdade, a gestão de estoque é o que permite que o gestor ou dono de negócio obtenha dados precisos sobre os itens disponíveis para a venda, a quantidade a ser encomendada, etc. E tudo isso torna possível a programação de novas compras, melhor definição de datas de entrega, entre outras ações importantes.

Por que fazer uma boa gestão de estoque é importante?

A gestão de estoque é importante porque garante a quantidade ideal de mercadorias armazenadas para as empresas funcionarem plenamente, evitando tanto o excesso quanto a escassez de produtos.

Ao longo do ano, as empresas podem sofrer variações consideráveis em seus estoques devido a datas comemorativas e demais eventos do calendário comercial, como Dia do Cliente, Black Friday, Natal, etc. E isso faz com que os negócios precisem estar preparados para lidar com as oscilações nas demandas. 

Você consegue se imaginar com o estoque baixo de um produto que tem uma ótima saída em datas comemorativas? Isso representaria um grande desperdício de vendas.

Por isso, saiba que fazer uma boa gestão de estoque é fundamental para o sucesso de qualquer empresa, independentemente do período do ano. Falamos isso porque esse gerenciamento envolve a organização, controle e monitoramento de todos os itens que compõem o estoque, desde a matéria-prima até os produtos já finalizados.

Vantagens da gestão de estoque para uma empresa

Depois de entender o que é gestão de estoque e qual a sua importância, você precisa conhecer algumas vantagens pontuais sobre esse tipo de processo. Veja:

Redução de custos

Uma boa gestão de estoque permite à empresa armazenar somente a quantidade necessária de produtos em estoque. Na prática, isso é ótimo para evitar o excesso de estoque e, consequentemente, a perda de dinheiro com produtos obsoletos ou vencidos.

Além disso, também diminui os gastos com limpeza e conservação do espaço, podendo deixar organizado períodos definidos para procedimentos de higienização.

Melhor planejamento

Com uma gestão de estoque adequada, a empresa consegue planejar suas compras de produtos ou matérias-primas de forma mais estratégica, evitando desperdícios e garantindo que sempre haja itens disponíveis para venda.

Nada mais frustrante para um consumidor do que acessar uma loja virtual e não encontrar a mercadoria que deseja disponível. 

Maior lucratividade

Por último, mas não menos importante, a gestão de estoque ajuda a empresa a precificar seus produtos de forma mais eficiente, aumentando assim sua margem de lucro.

Isso acontece porque, com um controle mais rigoroso dos níveis de estoque, é possível evitar a perda de vendas por causa da falta de produtos em estoque, bem como minimizar os problemas causados pelo excesso de estoque.

Dito isto, vamos entender a seguir quais são os tipos de gestão de estoque que você pode aplicar na sua empresa? 

Quais são os principais métodos da gestão de estoque?

Como vimos, a gestão de estoque envolve a identificação dos níveis adequados de estoque de uma empresa e a escolha dos métodos mais adequados para gerenciá-lo. Vamos apresentar os principais deles a seguir. Confira:

1. Método do custo específico ou do preço específico

O método do custo específico, ou do preço específico, é um dos mais simples e diretos para gerenciar estoques. Ele envolve a identificação e acompanhamento do custo de cada item no estoque. Esse método é particularmente útil para empresas que possuem um mix de produtos com preços variáveis.

2. Curva ABC

A curva ABC é um método popular de gestão de estoque que divide os produtos em três categorias, com base em sua importância financeira: A, B e C. Produtos da categoria A são aqueles com maior importância financeira e, portanto, requerem maior atenção na gestão do estoque.

3. UEPS (Último a entrar, primeiro a sair)

O método UEPS é usado para gerenciar estoques a fim de maximizar o lucro líquido das empresas. Nele, os itens mais recentes que entraram no estoque são considerados os primeiros a sair. 

Esse método é especialmente útil para empresas que vendem produtos perecíveis ou produtos que podem perder valor rapidamente.

4. PEPS (Primeiro a entrar, primeiro a sair)

O método PEPS é o oposto do método UEPS, em que os itens mais antigos que entraram no estoque são considerados os primeiros a sair. Esse método é particularmente útil para empresas que vendem produtos com data de validade, como alimentos ou medicamentos.

Esse método garante que a prioridade da venda seguirá uma ordem cronológica, evitando que itens expirem antes que cheguem às mãos dos clientes.

5. Just in time

O Just In Time (JIT) é um método de gestão de estoque que envolve a produção ou aquisição de produtos exatamente no momento em que são necessários. Ele tem como objetivo reduzir ao máximo a quantidade de estoque armazenado e, consequentemente, os custos associados à sua gestão e armazenamento por períodos de tempo prolongados.

6. Custo médio

O método do custo médio é utilizado para gerenciar estoques quando o preço dos produtos é relativamente estável. Esse método envolve o cálculo da média ponderada dos custos de todos os itens no estoque.

7. Custo a Preço de Venda a Varejo

O método do Custo a Preço de Venda a Varejo (CPVV) envolve o cálculo do custo do produto com base no preço de venda a varejo. Esse método é útil para empresas que têm produtos com margens de lucro variáveis.

Boas práticas para uma gestão de estoque eficiente

Agora que você já tem uma boa base sobre o tema, podemos avançar um pouco mais no conteúdo e falar sobre as boas práticas para uma gestão de estoque eficiente. São elas:

1. Mantenha um registro de entradas e saídas

Manter um registro de todas as entradas e saídas de produtos é fundamental para uma gestão de estoque eficaz. 

Isso porque ele ajuda a empresa a ter um quadro geral sobre as entradas de produtos comprados, devoluções de clientes, transferências entre unidades físicas e saídas de produtos vendidos.

Além disso, manter esse registro, torna possível o acompanhamento das tendências de vendas de cada produto, identificando quais itens têm maior saída e quais produtos estão parados no estoque. 

2. Acompanhe o giro dos produtos

O giro de estoque é um indicador que mede a velocidade com que os produtos são vendidos e substituídos no estoque da empresa. 

Para acompanhá-lo é necessário calcular o tempo médio que cada produto permanece no estoque antes de ser vendido. Assim, quanto maior for o giro, menor será esse tempo médio e mais rapidamente os produtos serão vendidos e substituídos no estoque.

Saber isso é importante para que a empresa identifique quais mercadorias estão com um giro alto ou lento, permitindo que a empresa mantenha um equilíbrio entre a oferta e a demanda e evitando a falta ou o excesso de produtos no estoque.

3. Tenha atenção aos custos e às receitas

Ter atenção aos custos e às receitas é fundamental para uma gestão de estoque porque ajuda a identificar quais produtos são mais lucrativos e quais estão gerando prejuízo para a empresa.

Uma forma de fazer isso é por meio do controle de fluxo de caixa, que permite à empresa ter uma visão clara de suas receitas e despesas e, assim, possa tomar decisões mais acertadas em relação ao estoque.

Outro ponto importante é que a devida atenção aos custos e às receitas auxilia na avaliação periódica do custo-benefício de manter cada produto em estoque. Itens com baixo giro e margem de lucro reduzida podem não ser rentáveis e, nesse caso, pode haver a necessidade de reconsiderar a estratégia de estoque, por exemplo.

4. Evite a falta ou o excesso de itens no estoque

Manter o equilíbrio correto de itens no estoque é fundamental para evitar perdas de vendas e desperdícios de recursos. Como mencionamos anteriormente, é crucial garantir que não haja falta ou excesso de produtos no estoque.

A falta de produtos pode resultar em perda de vendas e na insatisfação dos clientes, o que pode afetar negativamente a imagem da empresa. Por outro lado, o excesso de estoque pode gerar custos com armazenagem e prejudicar o fluxo de caixa do negócio.

Sendo assim, para evitar tanto a falta quanto o excesso de itens, é importante ter um registro rigoroso sobre as entradas e saídas de produtos, fazer inventários regulares para monitorar o nível de estoque atual, dentre outras ações.

Com todas essas informações em mãos, você certamente vai conseguir tomar decisões mais acertadas em relação à compra e reposição de produtos.

5. Faça inventário

Realizar inventários regulares é uma boa prática da gestão de estoque. Isso porque eles ajudam o lojista a verificar se o estoque registrado no sistema da empresa está em conformidade com o estoque físico disponível.

Existem diferentes maneiras de fazer inventário, como o inventário rotativo, o inventário periódico e o inventário cíclico. Veja a diferença entre eles

• Inventário rotativo: realiza a contagem de estoque em pequenas áreas da empresa de forma constante e regular;
• Inventário periódico: faz a contagem de estoque em um determinado período de tempo, como trimestral, semestral ou anualmente;
• Inventário cíclico: executa a contagem de um pequeno grupo de itens em cada dia, durante um ciclo definido previamente.

6. Use um sistema para fazer a gestão do seu estoque

Muitos gestores cometem o equívoco de utilizar diversos sistemas para fazer a gestão de estoque. Mas a verdade é que usar apenas um bom sistema já é uma boa prática para manter a precisão dos registros de mercadorias e evitar erros de gerenciamento. 

Isso porque, no geral, ele garante que todas as informações estejam atualizadas e disponíveis em tempo real, melhorando significativamente a eficiência e produtividade na gestão de estoque.

Para implementar um, você precisa escolher um software confiável e adequado às necessidades da sua empresa. Você pode, por exemplo, usar um sistema ERP como o Bling, que ajuda milhares de empreendedores todos os dias. 

O sistema do Bling disponibiliza diversos relatórios importantes – inclusive sobre seu estoque – com informações mais direcionadas para que você trace as melhores ações para sua empresa crescer.

7. Monitore as vendas para você ficar sem mercadoria

Monitorar as vendas é fundamental para garantir que nunca faltem mercadorias para os clientes. Acompanhar as vendas pode ajudar a identificar os produtos que estão se esgotando e que precisam ser repostos.

Quem empreende online sabe como os clientes ficam frustrados ao acessar o site de vendas e encontrar a mensagem “produto fora de estoque”. Isso faz com que eles, imediatamente, sigam para o site do concorrente para realizar a compra do produto ou serviço que precisam.

E não é isso que você deseja que aconteça no seu negócio, certo? Logo, não deixe de monitorar as vendas para evitar a falta ou excesso de produtos no seu estoque.

Principais erros na gestão de estoque

A gestão de estoque é uma área crítica para o sucesso de qualquer empresa… só que existem alguns erros muito comuns que podem prejudicar a eficiência e a rentabilidade do negócio. E alguns dos principais erros na gestão de estoque são:

1. Excesso de estoque

Manter um estoque excessivo pode ser tentador para alguns empreendedores. Mas a verdade é que isso pode levar a custos desnecessários e reduzir a eficiência operacional da empresa. 

Além disso, o excesso de estoque tem grandes chances de acarretar problemas de perda e vencimento de produtos. Para evitar isso, acompanhe com total atenção as demandas dos clientes e a movimentação de mercadorias no seu estoque. A ideia é manter um equilíbrio entre os dois.

2. Estoque insuficiente

Por outro lado, manter um estoque baixo pode prejudicar a capacidade da empresa de atender às necessidades dos clientes, aumentar os tempos de espera e comprometer  a reputação da empresa.

Isso seria um grande problema, não é mesmo? Os consumidores estão cada vez mais exigentes, querendo praticidade e agilidade para comprar e receber os produtos em suas casas.

3. Não atualizar o status dos produtos no estoque

É fundamental manter o status atualizado de todos os produtos no estoque. Na prática, isso  inclui informações sobre a quantidade, localização, data de validade e outros detalhes relevantes.

Para muitos lojistas, isso pode parecer bobagem… mas não é. Atualizar o status de cada mercadoria ajuda a evitar erros de registro, extravios e outros problemas de gestão.

4. Não padronizar a descrição dos produtos, nem classificá-los

A falta de padronização e classificação de produtos pode levar a uma grande confusão no  registro de estoque, prejudicando a eficiência da gestão de estoque e a tomada de decisões estratégicas por parte do empreendedor.

Quando a descrição dos produtos não é padronizada, a equipe responsável pela gestão do estoque pode ter dificuldades para identificar os produtos corretos, o que leva a erros de registro e atrasos no processo.

O mesmo vale para a falta de classificação adequada dos itens. Isso pode dificultar o gerenciamento do estoque como um todo porque as mercadorias são organizadas de acordo com suas características e demandas.

Isso torna difícil identificar quais produtos têm mais saída e quais são mais críticos para manter em estoque.

5. Falta de controle e monitoramento

A falta de controle e monitoramento é outro erro comum quando falamos de gestão de estoque. Isso porque os empreendedores precisam saber tudo a respeito das entradas, saídas e permanências de produtos em suas dependências.

Sem isso, há problemas para identificar e classificar produtos, além do excesso ou da falta de mercadorias. Ou seja, diversos fatores que só atrapalham o bom desempenho da empresa como um todo. 

Contudo, precisamos dizer que quando falamos no sucesso de um negócio, existem muitos outros assuntos que vão além da logística… como atendimento ao cliente, marketing, comercial, etc. 

E você, enquanto empreendedor, precisa saber sobre todos eles. 

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