Ao compreender o que é controle de estoque você passa a realizar processos importantes para a gestão da sua empresa, como:
- gerenciar movimentos de entrada e saída;
- reduzir perdas;
- melhorar a comunicação entre as áreas;
- aumentar a produtividade de maneira geral.
Tudo isso é essencial para a manutenção e crescimento de qualquer negócio, seja uma pequena ou grande empresa.
Contudo, apesar da sua importância na gestão de um negócio, o controle de estoque gera muitas dúvidas. Afinal, essa atividade precisa ser feita de forma cuidadosa e com o mínimo de erros possível.
Então, se você deseja fazer um controle de estoque eficiente em sua empresa, é necessário entender como essa prática funciona e dominar suas técnicas..
Por isso, o Bling preparou um post especial sobre o assunto. Aqui, você vai encontrar o conceito de controle de estoque e mais dicas para otimizar e melhorar a gestão da sua empresa. Continue a leitura para conferir!
O que você verá no artigo:
O que é controle de estoque?
O controle de estoque é o processo de acompanhar e gerenciar o fluxo de mercadorias da empresa. Envolve registrar e monitorar as entradas e saídas de produtos, garantindo que a quantidade adequada de itens esteja disponível para atender à demanda dos clientes, evitando, ao mesmo tempo, o excesso de estoque.
Muito mais do que isso, entretanto, o controle de estoque serve para registrar e controlar a demanda de produtos por parte do mercado, sem causar prejuízos com perdas e desvios de logística.
Afinal, quando há um produto com grande giro de estoque é possível considerar, por exemplo, que ele tem uma grande aceitação por seus clientes.
Logo, uma opção é investir em um estoque maior dessa mercadoria ou mesmo optar pela aquisição de opções similares ao complementares.
Perceba que essa é uma decisão estratégica, porque envolve a escolha do que será oferecido aos seus clientes.
Um erro aqui pode causar problemas em seu fluxo de caixa, faturamento e no capital de giro.
Por isso, as decisões tomadas com base em dados são as mais indicadas, porque mostram um cenário real do que está acontecendo.
Sem isso, suas escolhas são feitas com base em achismos, que tendem a ampliar a margem de erro.
Esses dados, todavia, só são acessados quando os gestores entendem o que é controle de estoque.
Tipos de controle de estoque
Esse tipo de controle pode aparecer em duas modalidades diferentes. A primeira é o controle de estoque de matérias-primas, que geralmente fica responsável pela produção industrial.
Já a segunda é o controle de estoque de produtos, que costuma beneficiar o comércio varejista.
Pode parecer óbvio, mas essa é uma prática de extrema importância para apurar as movimentações logísticas de armazéns, self storages ou almoxarifados.
Um estoque controlado pode oferecer informações precisas sobre o mercado e também sobre o lucro líquido obtido no final do mês contábil.
Leia também: O que é e como calcular o lucro operacional da empresa?
Qual a importância do controle de estoque?
Quando a empresa mantém um controle de estoque ativo e eficiente, ela pode usá-lo como embasamento para prever diversos acontecimentos e resultados. Afinal, ao monitorar com frequência os fluxos de entrada e saída é possível criar previsões de compras, reduzir perdas e movimentar mercadorias sem giro.
Nesse último caso, você consegue identificar produtos que não estão gerando movimentação e criar, por exemplo, promoções para os clientes, a fim de desafogar o estoque com produtos parados.
Além disso, quando o controle de estoque ocorre de maneira eficaz, os setores comercial, financeiro e de compras passam a ter uma melhor comunicação, visando o que de fato é importante para a empresa adquirir.
O resultado é uma melhoria significativa na própria organização do espaço físico e a visualização de uma economia gerada.
Como fazer controle de estoque?
O passo a passo para fazer controle de estoque inclui:
- Organize o espaço físico
- Mantenha um controle visual
- Inclua um sistema de código de barras ou QR Code
- Controle a entrada e a saída de mercadoria
- Faça a previsão de demandas
- Acompanhe o giro de estoque
- Execute o inventário
- Utilize um ERP
1. Organize o espaço físico
O primeiro passo do controle de estoque é a organização do espaço físico. Afinal, sem ela suas chances de erro são muito maiores.
Produtos com validade vencida podem ficar encalhados, enquanto itens mais recentes são vendidos, produtos que ainda estão em estoque podem não ser encontrados, o que faz você deixar de vendas e muitos outros problemas tendem a acontecer.
A distribuição dos seus produtos auxilia desde o controle rígido da quantidade e qualidade da mercadoria, até o planejamento para compras e campanhas promocionais.
Mantê-lo sempre organizado facilita o trabalho de todos e otimiza o tempo investido nas atividades que precisam ser executadas, como o próprio inventário.
Existem algumas estratégias que podem ser aplicadas no processo de organização, como disponibilizar os produtos em ordem alfabética ou numérica dentro de categorias também separadas e distribuídas em locais determinados.
Para que você aprenda como arrumar seus produtos, organizamos um guia prático, que você tem acesso no artigo; “Como organizar um estoque físico? Checklist completo”.
2. Mantenha um controle visual das mercadorias estocadas
A organização visual do estoque físico facilita encontrar as mercadorias e enxergar a rotina da cadeia de produtos de maneira simples e resumida.
Assim, fica mais fácil identificar problemas, falta de produtos e demandas prioritárias.
Um dos métodos para adotar no seu controle de estoque é o Kanban, uma metodologia ágil, que permite a gestão visual, consiste em colocar referências visuais em produtos, lugares comuns e murais da linha de produção.
É possível utilizar desde post-its até grandes placas coloridas que servem para demonstrar o status de determinada tarefa.
Dessa forma, você consegue monitorar aquilo que está sendo feito e identificar rapidamente um problema.
Outra opção nesse sentido é optar por uma das metodologias de controle de estoque como Peps, primeiros produtos a entrarem serão os primeiros produtos a saírem, ou Ueps, em que os últimos produtos que chegam, são os primeiros a saírem.
Cada empresa se adapta melhor dentro de cada modelo, mas fato é que a organização visual dos produtos no armazém é essencial para que o método escolhido seja, de fato, praticado.
Essa é uma solução manual e, portanto, pode ser um bom ponto de partida para empresas que estão começando e tem poucos produtos para controlar.
3. Inclua um sistema de código de barras ou QR Code
Dando um passo a mais no seu controle de estoque, a implementação de um sistema de código de barras que pode ser requerido por um leitor eletrônico (que pode ser até mesmo o seu celular), vai tornar o seu controle de estoque muito mais profissional.
E, acredite, mesmo um pequeno negócio pode implementar esse recursos que facilita muito a contagem de estoque e a atualização da quantidade de mercadorias disponíveis.
O código de barras bidimensional do QR Code é facilmente escaneado por dispositivos móveis, como o seu celular, equipado com câmera. Quando lido, o código é convertido em texto, site, contato ou localização.
Na gestão de estoque, o QR Code pode ser usado para incluir mais informações, como:
- descrição de produto;
- lote de fabricação;
- data de validade etc.
Assim, fica mais fácil cumprir etapas como:
- organizar a área de armazenamento;
- controlar movimentações de produtos;
- simplificar o processo de inventário.
Vale lembrar que, antes de utilizar o QR Code, é importante planejar uma forma de integração entre os processos.
Você pode utilizar um software como o ERP como o Bling para centralizar as informações ou um banco de dados que faça gestão integrada. Veja também como criar etiquetas dentro da nossa plataforma e facilitar a contagem do estoque.
4. Tenha um controle rígido da entrada e saída de mercadoria
Quando um produto for finalizado como matéria prima ou der entrada como mercadoria, é essencial que você registre essa movimentação, seja em sua planilha ou no sistema de controle de estoque.
Em controles de estoque automatizados, que usam ferramentas como o Bling, por exemplo, através do código GTIN originado ou recebido, você poderá automatizar sua entrada através da leitura óptica. Assim, o produto será contabilizado diretamente nos números de seu estoque.
O preenchimento do GTIN na NF emitida também permite que o sistema contabilize o número de objetos que estão saindo de seu estoque.
Para casos de perdas ou danos, é importante garantir que essa informação seja inserida também.
Quando você cria esse controle exato de entrada e saída de seu estoque, garante a absoluta comunicação com o setor de compras e de finanças, a fim de evitar custos excessivos e visualizar o lucro obtido em vendas.
Isso é essencial inclusive para criar campanhas ou promoções — afinal, sua empresa precisa estar preparada para atender as demandas que impulsionar.
Caso o controle seja manual, por meio de uma planilha, lembre-se de detalhar informações como: tamanho, cor e modelo. Veja no exemplo abaixo.
Observe o exemplo de uma tabela simples abaixo.
| Item | Modelo | Gênero | Tamanho | Cor | Quantidade |
| Calça Jeans | Flare | Feminina | 36 | Azul | 7 |
| Calça Jeans | Flare | Feminina | 38 | Azul | 4 |
| Calça Jeans | Flare | Feminina | 40 | Azul | 3 |
| Calça Jeans | Flare | Feminina | 42 | Azul | 5 |
5. Faça uma previsão das demandas
Um controle eficiente envolve analisar as vendas para planejar melhor a compra de produtos para repor o estoque.
Assim, sua loja, por exemplo, não corre o risco de ficar sem itens ou com excesso de mercadorias.
Uma das dicas para prever as demandas é levar em conta as sazonalidades, como datas comemorativas, feriados e férias.
Além disso, também é importante trabalhar com um fornecedor de confiança, para não deixá-lo na mão quando você mais precisar.
6. Acompanhe o giro de estoque
Parte do planejamento para compra de produtos envolve o cálculo do giro de estoque.
Por meio desse indicador você pode definir o volume máximo para cada item que faz parte de seu estoque, bem como um volume mínimo.
Essas quantidades são estipuladas conforme a rotatividade que cada produto tem.
Por exemplo, ao saber que um produto tem uma demanda alta de saída, você consegue prevenir a falta dele ao perceber que atingiu o limite mínimo necessário para ter em estoque, acionando o setor de compras.
A definição do estoque mínimo, que é o ponto em que você precisa fazer o pedido de reposição ao fornecedor, pode ser encontrado a partir da seguinte equação:
Estoque mínimo = consumo médio diário x tempo de reposição.
Considere que você vendeu 15 calças jeans flare, tamanho 36, em um mês, logo, o consumo médio diário é de 0,5 unidades (15 unidades/30 dias). Se o tempo para reposição que o seu fornecedor pede é de 10 dias, seu estoque mínimo deve ser de 5 unidades.
Estoque mínimo = 0,5 x 10
Estoque mínimo = 5
Da mesma forma, com o volume máximo definido, você detecta quando precisará ou não comprar mais daquele produto. Como dissemos anteriormente, a comunicação entre estoque e finanças passa a funcionar de maneira muito mais eficiente.
7. Execute o inventário de estoque
O inventário de estoque é uma arma poderosa que pode te ajudar a garantir uma redução em perdas e desperdícios e também a planejar ações para aprimorar a rotatividade de seus produtos.
Sua prática consiste em identificar, classificar e contar todos os itens armazenados para conferir as informações obtidas em entradas e saídas de mercadorias.
Existem dois tipos de inventário — rotativo e periódico. O rotativo é realizado com uma frequência determinada pela empresa, seja ela diária, semanal, quinzenal ou outra.
O periódico, por sua vez, é feito sempre ao final de um período determinado pela empresa, por exemplo, um mês, um semestre ou até um ano.
O primeiro atende demandas de acordo com as necessidades que surgem, enquanto o segundo atualiza todas as informações do estoque.
Após escolher de qual forma executará seu inventário, você deve separar e organizar seus produtos por categorias para que não haja erros durante a contagem.
Lembre-se também da importância de especificar essas categorias, para posteriormente detalhar as especificidades dos produtos.
Mais uma vez, o uso de um QR Code é uma excelente alternativa para facilitar o seu trabalho.
8. Utilize um ERP de gestão empresarial
Acima, citamos brevemente o sistema de ERP para ferramenta de suporte à gestão empresarial.
De fato, o programa integra e controla diversas frentes de um negócio, inclusive o controle de estoque.
Além disso, essa tecnologia pode ser ideal para lojistas que precisam gerenciar múltiplos estoques da sua empresa ou e-commerce, como é o caso de quem vende em mais de um canal, como uma loja virtual, física e marketplace.
O Bling, por exemplo, controla o estoque das vendas em marketplaces, lojas virtuais e lojas físicas de forma simples e centralizada.
Se houver uma venda, a disponibilidade do produto em cada canal é atualizada automaticamente, evitando erros nos processos e reduzindo a armazenagem de itens desnecessários.
Tudo sobre controle de estoque eficiente
Diante de tudo o que falamos até aqui, não resta dúvidas de que o primeiro passo para dar início ao controle de estoque otimizado é contar com um sistema eficiente de ERP capaz de auxiliar e facilitar a realização de todas as etapas envolvidas no trabalho.
Para empresas que atuam em mais de uma plataforma como o próprio e-commerce, marketplaces e loja física, o uso de um software integrador de dados é ainda mais indicado.
Afinal, otimizar tempo ao realizar a automação de tarefas do dia a dia é aumentar a produtividade e os resultados. E você já sabe que pode contar com o Bling para isso, não é mesmo?!
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