As notas fiscais garantem a legalidade das transações comerciais, comprovam a origem dos produtos e os tributos envolvidos. Para organizar essas operações, cada movimentação recebe um Código Fiscal de Operações e Prestações, como o CFOP 5405, voltado às mercadorias com Substituição Tributária (ST).
Contudo, o uso desses códigos sempre gerou dúvidas entre empresas e contadores. Para simplificar, a Reforma Tributária e o Ajuste SINIEF nº 3/2024 reformularam a tabela de CFOPs ao extinguir os específicos de ST, como o 5405, e adotar códigos comuns, como, por exemplo, o 5102.
A identificação da ST agora ocorre nos campos de CST e CSOSN das notas fiscais. As mudanças não encerram a substituição tributária, apenas alteram sua forma de registro, o que torna o processo mais simples e padronizado.
Essas mudanças fazem parte de um processo gradual de simplificação que deve culminar até 2033. Até lá, compreender seu uso ainda é essencial para evitar erros fiscais.
Portanto, se você ainda tem dúvidas sobre o significado do código 5405 e quando utilizá-lo, continue a leitura do artigo. Saiba também qual CSOSN usar para CFOP 5405, qual CST usar para CFOP 5405 e entenda como utilizá-lo corretamente caso você seja MEI. E então, vamos lá?
Principais aprendizados
- Os códigos CSOSN 500 ou CST 060 são os mais comuns para CFOP 5405, a depender do regime fiscal do empreendedor;
- Para MEIs, é crucial consultar o enquadramento, emitir notas fiscais corretamente, usar o código tributário adequado e guardar a documentação;
- A substituição tributária simplifica a fiscalização e reduz a carga tributária, o que padroniza a emissão de notas fiscais para produtos isentos ou já tributados.
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O que é o código 5405?
É a referência do Código Fiscal de Operações e Prestações para a emissão de notas fiscais relacionadas à venda de mercadorias adquiridas de terceiros, enquadradas no regime de substituição tributária. Nesse caso, o vendedor atua como contribuinte substituído, pois o imposto já foi recolhido anteriormente.
Quando utilizá-lo?
O 5405 aplica-se às vendas de mercadorias adquiridas de terceiros sujeitas à substituição tributária, quando o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) já foram recolhidos pelo fabricante.
Seu uso evita dupla tributação, assegura a isenção nas etapas seguintes e garante que a operação fiscal esteja corretamente classificada e registrada.
Quais são suas principais características?
Essa nota indica operação com substituição tributária, em que o ICMS já foi recolhido anteriormente. No XML, constam o valor do imposto pago e as TAGs que comprovam a retenção. Também há isenção de IPI, pois o tributo foi pago pelo fabricante na origem da mercadoria.
Leia mais: Tabela CFOP: o que é e qual sua funcionalidade?
Qual CSOSN usar para CFOP 5405?
O Código de Situação da Operação no Simples Nacional mais comum é o 500, utilizado em operações com substituição tributária, quando o imposto já foi recolhido. A depender da operação, também pode-se usar o 400 (não tributada). A escolha deve seguir o enquadramento fiscal e o regime do Simples Nacional.
Qual CST usar para CFOP 5405?
O Código de Situação Tributária correto é o 060, aplicável a operações com substituição tributária, quando o ICMS já foi retido. Em alguns casos, pode-se usar o 500, conforme a legislação estadual. Entretanto, é essencial verificar a natureza da operação e a origem da mercadoria antes de definir o código.
Como usar o CFOP 5405 para MEI?
Caso seja um microempreendedor individual (MEI) e tenha dúvidas sobre como implementar esse código fiscal, é importante que você:
- Consulte o enquadramento do seu MEI;
- Emita a nota fiscal corretamente;
- Utilize o código tributário adequado;
- Guarde toda a documentação fiscal;
- Busque orientação contábil quando necessário.
A seguir, veja mais detalhes de cada passo a passo de como usar o CFOP 5405 para MEI.
1. Consulte o enquadramento do seu MEI
Antes de emitir notas fiscais com esse CFOP, confirme se sua atividade está dentro das permitidas pelo regime MEI e se a operação se enquadra nas regras estaduais. Algumas UFs exigem cuidados específicos em vendas com substituição tributária.
2. Emita a nota fiscal corretamente
Ao registrar a venda, selecione o código 5405 e destaque no campo de observações que o ICMS já foi retido por substituição tributária. Informe também os dados do fornecedor que realizou o recolhimento inicial do imposto.
3. Utilize o código tributário adequado
Use o CSOSN 500 (Simples Nacional) ou o CST 060 (regime normal), conforme o tipo de operação e o enquadramento fiscal. Essa escolha evita inconsistências e autuações por erro de classificação tributária.
4. Guarde toda a documentação fiscal
Mantenha as notas fiscais de compra e venda arquivadas, tanto em formato digital quanto impresso, o que garante a comprovação de que o imposto foi recolhido na origem. A medida facilita eventuais fiscalizações e protege o MEI contra multas.
5. Busque orientação contábil quando necessário
Em casos de dúvida sobre o uso do 5405, consulte seu contador. Ele pode confirmar o código correto e orientá-lo sobre exigências específicas do estado ou da atividade comercial.
Leia mais: Nota fiscal de devolução de compras e vendas: como emitir?
FAQ
Como funciona o CFOP 5405 para fora do estado?
O código é usado em vendas de mercadorias tributadas com destino a contribuintes de outros estados. A operação gera destaque de ICMS, e o imposto é calculado conforme a alíquota interestadual. Portanto, é essencial informar corretamente o destinatário e manter a documentação fiscal atualizada para evitar penalidades.
Como dar entrada no CFOP 5405 para uso e consumo?
Para uso e consumo, o 5405 é aplicado no momento da entrada de mercadorias adquiridas de outro estado. Você, como um contribuinte, deve registrar a nota fiscal de compra, informar o código corretamente e recolher o diferencial de alíquota (DIFAL), quando aplicável, conforme a legislação vigente.
Qual o CST para CFOP 5405 de optantes do Simples Nacional?
Optantes desse regime fiscal devem utilizar o CST 102 quando a operação com o código referido for tributada pela modalidade simplificada. Caso a empresa esteja sujeita à substituição tributária, aplica-se o CST 500. A escolha correta depende do enquadramento fiscal e da natureza da operação comercial.
Qual o CFOP de devolução do 5405?
Para devolver uma mercadoria, use o código CFOP 1411. O número caracteriza o retorno de vendas de mercadorias adquiridas ou recebidas de terceiros, que tiveram as saídas classificadas como operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária.
Qual a diferença entre 5403 e 5405?
O CFOP 5403 aplica-se quando o vendedor é o contribuinte substituto, responsável por reter e recolher o ICMS. Já o 5405 é usado pelo contribuinte substituído que vende mercadorias com imposto pago anteriormente. Utilizar o código incorreto pode gerar inconsistências fiscais e uma série de penalidades.
O código 5405 tem substituição tributária?
Sim. Nesse caso, o imposto já foi recolhido na etapa anterior da cadeia comercial, e dispensa um novo pagamento de ICMS e IPI. A substituição tributária simplifica a fiscalização e reduz a carga tributária, o que padroniza a emissão de notas fiscais para produtos isentos ou já tributados.
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Gostou de saber mais sobre o CFOP 5405? Se este código faz parte da sua rotina de compra e venda, vale a pena seguir as instruções aprendidas no artigo.
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