A substituição tributária é bastante importante para empresas que recolhem ICMS ou que lidam diariamente com transações fiscais. Esse tipo de regime pode ser bastante vantajoso porque diminui a informalidade e facilita a fiscalização de micro e macro empresas.
O assunto pode parecer complexo em um primeiro instante, mas pode ficar tranquilo porque nós trouxemos um guia completo com todos os detalhes sobre a substituição. Acompanhe a leitura!
O que você verá no artigo:
O que é substituição tributária?
A substituição tributária é um regime de arrecadação de impostos que passa a responsabilidade do pagamento de tributos para outro contribuinte. Esse regime é mais utilizado na cobrança de ICMS (Imposto de Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços), para facilitar a fiscalização de mercadorias que passam por muitas etapas.
Na prática, cada empresa é responsável por recolher o seu ICMS na cadeia de circulação.
Porém, nesse caso, o contribuinte, seja o fabricante ou importador, é o substituto tributário. Ou seja: ele se torna responsável por calcular e recolher o seu ICMS e também de todas as operações que serão feitas a seguir.
Esse processo facilita a fiscalização dos impostos, e costuma ser implementado em indústrias e importadoras.
Além disso, a substituição permite que o recolhimento de impostos de produtos seja feito antes do momento da venda. Isso porque o governo faz a arrecadação em via única, atribuindo a responsabilidade do pagamento a um único contribuinte da jornada de venda.
Leia também: ICMS no e-commerce: como funciona e quem deve pagar?
Quais os tipos de substituição tributária?
Há três tipos de substituição: a substituição propriamente dita, substituição para trás (ou diferimento) ou substituição para frente. A seguir, veja mais detalhes sobre cada um.
Substituição propriamente dita
Substituição tributária propriamente dita é o mesmo que substituição do contribuinte, já que o recolhimento é passado para um contribuinte que está envolvido na cadeia do negócio. Por exemplo: uma indústria que paga o valor tributário devido pelo prestador que lhe fornece o transporte.
Substituição para trás
Esse tipo de substituição é conhecida como “antecedente” ou “diferimento”. Ela acontece quando o recolhimento do ICMS é adiado.
Ou seja: o pagamento é realizado pela última pessoa da cadeia de circulação da mercadoria. Nesse caso, o pagamento é integral e engloba todas as operações feitas.
Substituição para frente
A substituição para frente é o inverso da substituição para trás. Aqui, os tributos referentes à circulação das mercadorias são recolhidos de forma antecipada.
Para que isso aconteça, são tidos como base um cálculo padrão presumido e informações de contato divulgadas pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz).
Quais as partes de uma substituição tributária?
Quando uma substituição é feita, existem dois agentes envolvidos: o substituto e o substituído. Basicamente, o substituto é o responsável por calcular e pagar o imposto.
Todas as empresas que participam da cadeia de produção posteriormente são substituídas. Ou seja: não precisam quitar impostos porque já recebem a mercadoria com o ICMS pago.
Dessa forma, aquele que precisou pagar o tributo é o substituto, e os isentos são considerados substituídos.
Apesar de não precisar se preocupar com os impostos, o contribuinte substituído deve seguir duas regras:
- Emitir uma nota fiscal sem incluir o ICMS;
- Mencionar o valor recolhido na substituição no campo de “Informações Complementares”.
Quando a substituição tributária acontece?
A substituição acontece quando e da maneira que a legislação estadual define. Em geral, o processo é mais aplicado ao ICMS e em cadeias produtivas que envolvem muitas empresas. Dessa forma, somente um contribuinte fica responsável pelo pagamento do tributo.
Essa definição, no entanto, varia de estado para estado. Ou seja: um estado pode determinar que o ICMS de toda a cadeia deve ser pago pelo fabricante. Em outros casos, pode ser feita uma substituição para trás.
Não existe uma regra quanto a isso, portanto, o mais indicado é conferir qual a regulamentação de cada tipo de mercadoria e cada estado, pois existem normas específicas.
Quais são os benefícios da substituição tributária?
Afinal, existe alguma vantagem na substituição tributária? Quais são os ganhos para as empresas? E para o Estado? Se você está com dúvida sobre isso, confira os principais benefícios a seguir.
Diminui a informalidade das obrigações fiscais
Ao definir o contribuinte que deve calcular e recolher os tributos de todas as operações, se cria uma obrigação fiscal, dificultando uma informalidade que pode levar à sonegação.
Simplifica burocracia tributária
Imagine que em cada ponto da cadeia produtiva fosse necessário calcular e recolher impostos? Além do processo mais longo, certamente as chances de erros e sonegação seriam maiores.
Por isso, um dos benefícios da substituição é a diminuição de burocracias, já que o recolhimento do imposto é centralizado em um único contribuinte.
Esse processo reduz a necessidade de se fazer diversos cálculos a cada nova etapa da cadeia.
Proporciona previsibilidade de custos
Outra vantagem é a previsibilidade de custos. Para esse benefício em específico, a substituição para frente é a mais eficiente.
Isto porque ela permite que o cálculo dos impostos seja feito ainda na primeira fase, e o contribuinte consegue entender exatamente quanto o processo gerará de tributos, já que são determinados previamente.
Facilita a fiscalização do Fisco
Os órgãos fiscais também se beneficiam da substituição, afinal, o processo se torna mais ágil e preciso.
Em vez de fiscalizar diversos contribuintes, o Fisco pode ir direto naquele definido como responsável pelo pagamento dos impostos.
Esse processo ajuda a evitar a evasão fiscal, pois dificulta a omissão ou manipulação de informações.
Substituição tributária para pequenas empresas
Para os pequenos empresários, a substituição é algo que inviabiliza o fluxo de caixa, pois o recolhimento ocorre, em grande parte, no momento de compra da mercadoria.
Se a empresa tem problemas com capital de giro, pagar o ICMS em uma substituição tributária não é vantajoso, porque não é possível saber quando ocorrerá a venda.
A situação tende a piorar quando falamos de um e-commerce, que passa a recolher também o diferencial de alíquota.
A boa notícia é que existe um regime especial para e-commerce, que permite o ressarcimento da substituição em alguns cenários. A seguir, entenda mais sobre isso.
Ressarcimento de ST para e-commerce: como funciona?
Se você realizou a venda de um produto em seu e-commerce, mas o cliente solicitou a devolução do item ou até mesmo cancelou o pedido antes de ser enviado, é possível solicitar o ressarcimento do tributo que foi recolhido.
Essa “devolução” é importante para evitar que o negócio fique no prejuízo, com o valor de ICMS pago indevidamente.
É importante saber que esse processo é diferente em cada estado, de acordo com a legislação estadual. Portanto, não esqueça de se inteirar sobre o assunto e entender como acontece no local em que sua empresa está situada.
Principais dúvidas sobre substituição tributária
Ainda tem dúvidas sobre a substituição? Fique tranquilo! Confira, a seguir, as perguntas mais comuns sobre o tema!
Como funciona a substituição tributária?
Na substituição tributária, os impostos que seriam pagos em várias etapas são cobrados de uma só vez, como quando se compra um produto com tributos já incluídos. Esse pagamento é feito pelo contribuinte substituto, que normalmente é o fabricante ou importador.
Para ficar mais claro, imagine que você está comprando uma blusa em uma loja. Se a substituição tributária estiver em vigor, o valor que você paga já terá o imposto embutido, como se a loja tivesse recolhido o tributo por você, antes de você comprar o item.
Dessa forma, os impostos são arrecadados mais facilmente e de forma menos burocrática.
Quem tem que pagar substituição tributária?
Usando a substituição tributária, o pagamento dos impostos acontece quando os produtos são produzidos ou importados, em vez de ser na hora da venda. Isso significa que as fábricas, os centros de distribuição ou as empresas que importam são as responsáveis por pagar os impostos.
Ou seja: se você trabalha com a revenda de joias, por exemplo, a empresa que fabricou ou importou os produtos já terá pago os impostos antes de você adquirir as peças para revender.
Leia também: Como montar uma loja de bijuterias? 5 passos para começar
Qual a diferença de ICMS e substituição tributária?
A sigla ICMS significa Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação. Já a substituição tributária é um regime de recolhimento de imposto, principalmente o ICMS.
Ou seja, apesar de relacionados, eles não são o mesmo: o ICMS é o imposto que incide sobre a circulação de produtos ou prestação de serviços entre cidades, estados ou pessoas jurídicas e físicas.
Por outro lado, a substituição é apenas uma forma de arrecadar os tributos.
Quais são os produtos com substituição tributária?
Entre os segmentos que estão sujeitos à substituição tributária, estão:
- Autopeças
- Bebidas alcoólicas, exceto cerveja e chope
- Cervejas, chopes, refrigerantes, águas e outras bebidas
- Cigarros e outros produtos derivados do fumo
- Cimentos
- Combustíveis e lubrificantes
- Energia elétrica
- Ferramentas
- Lâmpadas, reatores e “starter”
- Materiais de construção e congêneres
- Materiais de limpeza
- Materiais elétricos
- Medicamentos de uso humano e outros produtos farmacêuticos para uso humano ou veterinário
- Papéis
- Plásticos
- Pneumáticos, câmaras de ar e protetores de borracha
- Produtos alimentícios
- Produtos cerâmicos
- Produtos de papelaria
- Produtos de perfumaria e de higiene pessoal e cosméticos
- Produtos eletrônicos, eletroeletrônicos e eletrodomésticos
- Rações para animais domésticos
- Sorvetes e preparados para fabricação de sorvetes em máquinas
- Tintas e vernizes
- Veículos automotores
- Veículos de duas e três rodas motorizados
- Vidros
- Venda de mercadorias pelo sistema porta a porta
Quando não se aplica a substituição tributária?
O regime de substituição tributária não é válido em certos casos, que incluem: quando os itens são enviados para outra parte da cadeia de circulação, sem a finalidade de venda; ou quando as mercadorias são transferidas para outros estabelecimentos (exceto no varejo) e em casos de produtos usados em processos de fabricação.
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