Trabalhar com comércio, compra e venda de produtos online ou em loja física exige que o empreendedor se utilize de formalizações, como é o caso da ordem se serviço (OS).
Conforme os negócios vão crescendo as empresas passam a necessitar de processos para auxiliar na organização do negócio, e a implementação da ordem de serviço é um caminho para facilitar a rotina da empresa e acrescentar valor ao serviço.
Confira neste artigo o passo a passo para preencher uma ordem de serviço. Continue a leitura.
O que você verá no artigo:
O que é ordem de serviço?
Como citamos, a ordem de serviço é a formalização do serviço prestado ao cliente através de um documento que é importante para as partes envolvidas.
O documento pode ser alterado conforme as ações realizadas, e é feito assim que o cliente faz a sua demanda a fim de especificar aspectos do serviço que será prestado.
Afinal, para que serve a ordem de serviço?
Ou seja, a ordem de serviço serve para registrar tudo o que é importante em relação ao que foi apresentado pelo cliente e para determinar o início do serviço a ser prestado ou algo a ser produzido.
O que deve constar na ordem de serviço?
A ordem de serviço deve constar principalmente os dados da sua empresa, do seu cliente e também do serviço a ser prestado. Além disso, as informações a seguir também são necessárias:
- Logo da empresa
- Razão Social
- CNPJ da empresa
- Telefone/e-mail
- Data de emissão da ordem de serviço
- Endereço físico
- Nome, código, função e setor do colaborador
- Razão Social + CNPJ + telefone + email + endereço físico do cliente
- Nome do responsável
- Atividades a serem desenvolvidas
- EPIs e preço (quando necessário)
- Status do serviço
- Assinatura do cliente e do colaborador
Importância da ordem de serviço para a empresa
A ordem de serviço direciona o trabalho e deixa tudo documentado. Ela também precisa ter uma atualização de status do serviço prestado, se já foi concluído ou não e se está dentro prazo combinado.
O documento além de organizar o processo também auxilia na produtividade dos colaboradores, para que os prazos sejam devidamente respeitados. Dessa forma, alguns pontos podem ser destacados:
- Comunicação: Empresários e colaboradores ficam com as informações documentadas, e todo o detalhamento fica armazenado na ordem de serviço, o que facilita a gestão interna. Os colaboradores são executores, por isso, quando a ordem de serviço é feita da maneira correta todo o processo do trabalho torna-se mais eficiente.
- Organização: Com o serviço em andamento, o setor financeiro da empresa passa a ter prazos mais corretos com relação a compra de materiais, entregas e recebimentos.
- Processo documentado: Quando o serviço está em dia, fica mais fácil manter o controle do negócio e principalmente, a satisfação do cliente. Outro fator importante é que a ordem se serviço mantém o histórico do trabalho que está sendo desenvolvido, com determinação de prazo, entregas e cobranças.
- Legalidade: ordem de serviço é importante no fato de ser um documento previsto por lei.
Como preencher uma ordem de serviço: passo a passo
Para preencher a ordem de serviço é possível fazer de forma manual, contendo os documentos e informações já abordados neste texto, mas também pode ser feita de forma digital.
Através do sistema de gestão, é possível automatizar o processo de ordem se serviço e auxiliar no controle de serviços de assistência técnica, consertos e outros.
Ordem de serviço através do ERP:
É possível automatizar a ordem de serviço através do Bling, onde o sistema preenche automaticamente os dados da empresa e do cliente. Também é possível incluir uma nova ordem de serviço mesmo se o cliente não estiver cadastrado no sistema.
Com o vendedor cadastrado no sistema e com comissão predefinida, você poderá selecioná-lo no campo ‘Vendedor’ da OS e verá que o cálculo da comissão será carregado automaticamente.
Qual a relação da ordem de serviço com segurança do trabalho?
A ordem de serviço (OS) resguarda os direitos e deveres de empresas, colaboradores e clientes.
Por isso, dispor de uma ordem de serviço organizada é muito importante para assegurar que o colaborador cumpra o seu trabalho e tenha em mãos as informações necessárias para executar um bom trabalho.
O Bling! te ajuda na emissão automatizada da ordem de serviço
Além das funções já citadas com relação ao Bling na ordem de serviço digital, o sistema ainda permite:
- Lançar contas (financeiro) e estoque
- Imprimir a OS, etiquetas ou versão para o técnico
- Enviar a OS para o cliente por e-mail ou Whatsapp
- Clonar a OS
Contar com um sistema de gestão ERP online e em nuvem é contar com um aliado para a organização do seu negócio, desde o cadastro de clientes até a automatização de fluxo de caixa, estoque, frente de caixa, logística, e integrações aos canais de venda.