Os processos internos permitem que uma empresa execute suas atividades de forma mais organizada e eficiente. Entretanto, nem sempre os processos adotados pela sua empresa atualmente são os melhores caminhos que ela poderia percorrer.
Será que é possível realizar alguma ação em menos tempo? Com menos custo? Alcançando um melhor resultado?
Essas são perguntas que gestores de todas as empresas deveriam se fazer de forma contínua.
A boa notícia é que atualmente as ferramentas usadas pelos negócios para executar seus processos, oferecem uma boa lista de dados que permitem a identificação de oportunidades para a otimização de cada etapa dos procedimentos.
Isso significa que os empreendedores têm em mãos, mais do que nunca, a oportunidade de fazer mais, melhor, em menos tempo e com menos gastos.
Parece bom para você? Então neste artigo vamos apresentar tudo sobre:
- O que são processos internos;
- Como otimizar os processos internos da empresa;
- Vantagens da otimização e mais.
Continue lendo e descubra tudo o que você precisa saber para fazer sua empresa avançar em direção a eficiência dos processos que ela executa.
O que você verá no artigo:
O que são processos internos?
Processos internos são atividades organizadas e realizadas em sequência com o objetivo de gerar um resultado determinado.
Criar um processo com etapas claras ajuda sua empresa a alcançar seus objetivos de forma organizada e eficiente.
Sem processos definidos uma empresa perde muito tempo para realizar uma ação simples.
Afinal, a cada vez que for executá-la, será necessário definir uma nova forma de começar e pensar o que fazer em seguida, até atingir o resultado final.
Pense em uma chef de cozinha que comanda um restaurante. Após a criação de uma receita, é importante definir o passo a passo para executá-la.
Essa sequência de atividades torna mais simples a replicação da receita no dia a dia corrido de uma cozinha profissional. Não é necessário pensar sobre qual é o passo seguinte a executar.
Basta aprender e seguir o processo, replicando etapa a etapa, para garantir que no final o resultado será alcançado: o prato do cliente estará pronto, servido com qualidade e sem demora.
Os processos, então, tornam mais fácil a realização de tarefas comuns de uma empresa.
Por exemplo, ao definir um processo de venda, a equipe comercial sabe exatamente o que fazer na etapa seguinte, conforme um prospect avança no funil de vendas.
Sem um processo de vendas definido, cada colaborador pode seguir seu próprio caminho, o que em alguns casos pode funcionar e em outros não.
Fato é que a criação de processos garante que uma atividade seja realizada de maneira padronizada, seguindo as etapas definidas pelos especialistas e líderes da empresa.
Mais uma vez, vamos voltar ao exemplo da cozinha de um restaurante. Se não há um processo a ser seguido para a preparação de um prato, cada colaborador poderá elaborar o prato seguindo seus próprios instintos e gostos. Isso pode trazer muitos problemas.
O primeiro deles está relacionado a qualidade. Geralmente, o criador de uma receita profissional tem mais experiência e capacitação do que um aprendiz. Logo, sem seguir os processos criados pelo líder da área, é possível que haja uma queda de qualidade.
Além disso, se cada um desenvolver o prato da maneira que quiser, não haverá nenhum padrão para oferecer aos clientes. Ou seja, o mesmo prato poderá ter sabor e aparência diferentes para cada consumidor.
Vale lembrar que o tempo na cozinha é um fator indispensável. Se não há um processo definido, os profissionais demoram muito mais para fazer a preparação, afinal, precisam aprender enquanto fazem, sem ter onde consultar ou um guia para seguir.
Afinal, o que fazer primeiro? O tempo perdido em questionamentos sobre o que fazer ao montar uma receita será precioso para a experiência do cliente.
Sem processos também é muito mais difícil treinar os novos profissionais que chegam na sua equipe.
Poderíamos continuar listando outros prejuízos que um restaurante teria ao não usar processos para a execução de suas receitas. Mas, não é este o foco deste artigo.
O objetivo é que você compreenda que sem processos, a sua empresa, assim como a cozinha de um restaurante, pode enfrentar uma lista de problemas que podem resultar em:
- Aumento do tempo gasto para a execução de uma atividade;
- Queda na qualidade da entrega;
- Redução da produtividade;
- Gasto desnecessário de insumos;
- Dificuldade no treinamento da equipe;
- Insatisfação dos clientes, e mais.
É por isso que processos internos são tão relevantes para a empresa. Quando criados eles garantem que o fluxo de trabalho seja mais eficiente.
Como otimizar processos internos? Passo a passo
A definição dos processos, entretanto, não é uma garantia de que o modo como algo está sendo feito, é a melhor maneira de execução.
Os processos podem sempre evoluir, a fim de oferecer melhores resultados para a empresa e para os clientes que interagem com ela.
Por exemplo, é possível reformular um processo de atendimento para que o cliente espere menos tempo para ser atendido.
O processo de marketing pode identificar que algumas ações simplesmente não estão trazendo resultados, logo é necessário reformular o contato com as personas da empresa.
Enfim, existem muitas razões para um processo precisar passar por mudanças.
A ironia é que quanto mais definidos forem os processos das empresas, mais fácil será identificar gargalos e oportunidades de melhoria.
Mas, afinal, como fazer a otimização de processos internos? A seguir criamos um passo a passo. Confira!
1. Faça o mapeamento de processos
O primeiro passo para otimizar processos internos é conhecer quais processos são realizados atualmente.
É comum que empresas que não tenham processos definidos oficialmente acabem realizando uma sequência de atividades, que vai passando dos mais experientes para os profissionais que acabaram de chegar na empresa.
Por isso, entenda como são realizadas as atividades atualmente dentro de um setor. Por exemplo:
Como é feito o processo de atendimento ao cliente?
Será necessário acompanhar o dia a dia dos profissionais e tentar desenhar um tipo de escopo sobre o que é feito atualmente.
Se a sua empresa já tem um processo definido, melhor ainda. Analise esse processo, verifique se ele realmente é aplicado na prática e comece a partir dele. Nesse mapeamento inclua:
- O que é feito;
- Qual é a sequência de atividades cumprida;
- Quem é o responsável por cada etapa.
2. Identifique oportunidades de melhoria
Com um mapeamento do que é feito atualmente, você poderá identificar oportunidades de melhoria e lacunas que precisam ser preenchidas.
Caso sua empresa tenha acesso a ferramentas de processos que ofereçam dados sobre cada etapa, use-os para identificar gargalos.
O objetivo aqui é propor ideias para otimizar processos. Uma das formas de fazer isso, além dos indicadores apresentados pelas ferramentas, é conversando com os responsáveis pela execução de cada etapa.
Ninguém melhor do que eles para falar o que funciona, o que falta e o que precisa ser mudado.
Aproveite também para conversar com quem é impactado pelo resultado dos processos.
Por exemplo, uma sequência de atividades de atendimento impacta nos clientes. Então você precisa perguntar o que eles acham do suporte que recebem.
3. Execute os processos novos
Com os novos processos definidos é hora de colocá-los para funcionar. Todos os profissionais envolvidos devem estar treinados sobre o que fazer.
Também é importante que haja uma base de conhecimento para consulta.
Evite etapas que não contribuem para o avançar das fases e que são meramente ilustrativas. Lembre-se que o objetivo da gestão e mapeamento de processos é tornar a empresa mais eficiente.
4. Avalie os resultados
Com os novos processos em prática, é hora de medir os resultados que eles apresentam.
Se a sua empresa não usava ferramentas, é importante mudar essa realidade.
No mercado altamente competitivo em que as empresas estão inseridas, o uso de tecnologia é indispensável para a otimização de processos internos e externos.
A tecnologia oferece mais agilidade, assertividade, aumenta a produtividade e reduz custos dos mais variados setores e atividades.
Além claro que permitirem que você tenha acesso a dados fundamentais para gestão inteligente da empresa.
5. Otimize os processos internos mais uma vez
A avaliação dos dados sobre cada processo da empresa deve mostrar o que está funcionando e o que pode funcionar melhor.
Se você usa um sistema ERP, por exemplo, você consegue reunir facilmente em um só lugar dados de diversos setores da sua organização.
Ao identificar processos que não estão oferecendo os resultados que você esperava, é preciso reformulá-los.
Comece pelas etapas prioritárias, ou seja, aquelas que estão mais eficientes, e criar novas propostas para melhorias.
Perceba como o acesso a dados facilita a gestão. Ao invés de ficar chutando sobre qual fase de um processo pode estar atrapalhando seu avanço, os indicadores são capazes de mostrar exatamente onde há um gargalo que gera ineficiência.
Dessa forma, você reduz custos tentando descobrir o que está acontecendo e fazendo mudanças desnecessárias, ao mesmo tempo que reduz o tempo para encontrar e aplicar a solução.
Logo, é possível corrigir o problema muito mais rapidamente e voltar a execução. Isso diminui o tempo de perdas que a sua empresa tem com um processo ineficaz.
[Bônus] Automatize os processos
Um dos objetivos de otimizar os processos internos é torná-los mais rápidos e mais eficientes.
Para que isso aconteça a automação vai ser um ganho muito importante para a sua empresa.
Ao automatizar processos repetitivos você libera tempo da sua equipe para trabalhar com aspectos mais estratégicos do negócio. Logo, você tem ainda mais ganho em melhoria de resultados.
Além disso, a automação de processos permite que muitas tarefas até então impossíveis de serem realizadas manualmente, passem a se tornar simples, trazendo resultados efetivos para o negócio.
Por exemplo, a automação do fluxo de nutrição por e-mail marketing garante a qualificação dos leads automaticamente, de forma assertiva, a partir da pontuação desses contatos em relação à interação que eles têm com os materiais da empresa.
Agora imagine fazer isso manualmente: pontuar cada lead da sua base de contatos, em tempo real, com o objetivo de qualificá-los para vendas.
Se a sua empresa faz a gestão de um, dois ou até três leads isso é possível, mas com o sucesso das campanhas de captação será improvável fazer isso, e todo o resto.
Por meio da automação de processos sua empresa ganha em muitos sentidos, inclusive na melhoria dos resultados que eles trazem para o negócio.
Veja mais alguns exemplos de processos internos do seu negócio que podem ser otimizados através da automação e integração de sistemas:
Resumindo, para otimizar processos internos indicamos as seguintes etapas:
- Faça o mapeamento de processos;
- Identifique oportunidades de melhoria;
- Execute os processos novos;
- Avalie os resultados;
- Otimize os processos internos mais uma vez;
- Automatize os processos [bônus].
Quais os benefícios de otimizar processos internos?
Ao longo deste artigo, citamos algumas vantagens que a gestão e mapeamento de processos trazem para a empresa.
Sem dúvida uma cultura organizacional voltada para a melhoria contínua de processos tende a levar a empresa à alta performance.
Por isso, investir em ferramentas que facilitem o acesso a dados, integrem informações relevantes e geram insights sobre processos que executam, é uma prática indispensável para quem busca alcançar desempenhos cada vez melhores.
Entre os benefícios que as organizações de todos os portes e setores podem alcançar com a otimização dos processos internos estão:
- Redução do desperdício de recursos humanos e financeiros;
- Aumento na produtividade;
- Ampliação da qualidade das entregas de cada setor;
- Mais agilidade na tomada de decisões;
- Oferecimento de uma melhor experiência ao cliente;
- Redução de custos;
- Aumento da lucratividade;
- Maior capacidade de escalabilidade do negócio;
- Sustentabilidade e mais.
Lembre-se que todos os setores da sua empresa são feitos dos processos que executam. E eles podem contribuir para uma atividade sem interrupções ou podem gerar retrabalho, desperdício e custos.
Agora que você sabe o impacto da gestão e mapeamento de processos inicie a execução de cada etapa que listamos acima e alcance melhores resultados de forma contínua.
Este post foi escrito por Diego Minone, CMO da Pluga – empresa líder em integração de ferramentas web e automatização de processos que elimina tarefas manuais e chatas da sua empresa e aumenta a produtividade (sem escrever uma única linha de código).
