Seja você um empreendedor iniciante ou um gestor experiente, entender a função e a estrutura de um plano de contas é essencial para a organização contábil e o sucesso financeiro do seu negócio.
Afinal, esse documento é mais do que uma ferramenta de contabilidade — é o mapa que fornece as coordenadas para uma gestão eficiente das finanças de uma empresa.
No entanto, para que ele realmente possa cumprir seu objetivo, você precisa estruturá-lo de forma que toda a sua equipe possa navegar pelas informações sem se perder no meio do caminho.
Para aprender como fazer essa organização, continue a leitura. Aqui, você vai descobrir o que é e para que serve o plano de contas, quais seus tipos e categorias e como estruturar esse importante documento empresarial.
O que você verá no artigo:
O que é um plano de contas?
O plano de contas é uma ferramenta de gestão empresarial que tem como função organizar todas as transações financeiras — entradas e saídas — de um negócio.
Ele consiste em uma série de categorias (e subcategorias) empregadas para registrar receitas e despesas, sendo, por isso, fundamental para orientar a criação dos relatórios contábeis da empresa.
Embora não seja um relatório financeiro em si, o plano de contas é essencial para a elaboração de documentos importantes, como o DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício), o balanço patrimonial e o fluxo de caixa, por exemplo.
Além disso, desempenha um papel central na elaboração do orçamento empresarial.
É por meio dele que você consegue uma visão clara das metas financeiras da empresa, mês a mês, o que permite não apenas uma comparação com o que foi inicialmente planejado no orçamento, mas também projeções e ajustes.
Para que serve um plano de contas?
Ao permitir um planejamento financeiro mais assertivo e baseado em dados concretos, o plano de contas oferece a clareza necessária para uma administração eficaz do patrimônio da empresa e para o controle de inadimplência.
Além disso, para empresas sujeitas a regimes específicos de tributação como Lucro Presumido ou Lucro Real, o plano de contas é indispensável para o cumprimento das obrigações legais, como a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) através do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
Em outras palavras, o documento serve para organizar as informações financeiras de maneira que atenda às exigências legais e gerenciais, além de otimizar a análise financeira e dar suporte para decisões estratégicas por parte dos gestores.
Quais os tipos de planos de conta?
Os três tipos de planos de contas são: referencial, contábil e gerencial, cada um com suas especificidades e funções. Compreender esses tipos ajuda a organizar melhor as finanças da empresa e atender às exigências fiscais e demandas gerenciais.
Descubra para que serve cada um deles.
Plano de contas referencial
Esse documento serve como uma base para a estruturação do plano de contas principal de uma empresa.
Ele é obrigatório para cumprir com as obrigações da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) e deve ser apresentado ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), a menos que a empresa seja enquadrada como Simples Nacional, órgão público, empresa inativa ou entidade isenta/imune.
Exemplo de planos de contas referencial
1 ATIVO
1.1 ATIVO CIRCULANTE
1.1.1 Caixa
1.1.2 Bancos com Movimento
1.1.3 Clientes
1.1.4 Estoques
1.2 ATIVO NÃO CIRCULANTE
1.2.1 Investimentos
1.2.2 Imobilizado
1.2.2.01 Edifícios
1.2.2.02 Máquinas
1.2.3 Intangíveis
2 PASSIVO
2.1 PASSIVO CIRCULANTE
2.1.1 Fornecedores
2.1.2 Empréstimos de Curto Prazo
2.1.3 Obrigações Fiscais
2.2 PASSIVO NÃO CIRCULANTE
2.2.1 Empréstimos de Longo Prazo
2.2.2 Provisões para Contingências
3 RECEITAS
3.1 RECEITAS OPERACIONAIS
3.1.1 Vendas de Produtos
3.1.2 Prestação de Serviços
3.2 RECEITAS NÃO OPERACIONAIS
3.2.1 Receitas Financeiras
3.2.2 Ganhos na Venda de Ativos
4 DESPESAS
4.1 DESPESAS OPERACIONAIS
4.1.1 Custo dos Produtos Vendidos
4.1.2 Despesas com Pessoal
4.1.3 Despesas Administrativas
4.2 DESPESAS NÃO OPERACIONAIS
4.2.1 Perdas Financeiras
4.2.2 Despesas Extraordinárias
Plano de contas contábil
Esse tipo de plano de contas abrange todas as movimentações financeiras da empresa, incluindo entradas, saídas, custos e investimentos. Ele é desenhado para atender às necessidades contábeis e está em conformidade com legislações específicas.
Exemplo de plano de contas contábil
1 ATIVO
1.1 ATIVO CIRCULANTE
1.1.1 Detalhes de Todas as Contas Bancárias
1.1.2 Clientes a Receber
1.1.3 Estoques Detalhados por Tipo
1.2 ATIVO NÃO CIRCULANTE
1.2.1 Detalhamento de Imobilizados
1.2.1.01 Separados por Tipo
1.2.1.02 Localização
1.2.2 Amortização Acumulada
2 PASSIVO
2.1 PASSIVO CIRCULANTE
2.1.1 Contas a Pagar Detalhadas por Fornecedor
2.1.2 Impostos a Recolher
2.1.3 Obrigações com Salários
2.2 PASSIVO NÃO CIRCULANTE
2.2.1 Financiamentos em Longo Prazo
2.2.2 Juros a Pagar
3 PATRIMÔNIO LÍQUIDO
3.1 Capital Social
3.1.1 Valor Integralizado
3.2 Reservas
3.2.1 Reservas de Lucros
3.2.2 Reservas de Capital
4 RECEITAS
4.1 Vendas
4.1.1 Categorizadas por Produto
4.1.2 Categorizadas por Serviço
4.2 Outras Receitas Operacionais
4.2.1 Aluguéis Recebidos
4.2.2 Serviços Não Usuais
5 DESPESAS
5.1 Custos
5.1.1 Detalhados por Linha de Produto
5.2 Despesas Gerais
5.2.1 Despesas Administrativas Detalhadas
5.2.2 Despesas de Vendas
5.2.3 Despesas Financeiras
Plano de contas gerencial
O foco desse tipo de plano de contas é fornecer um panorama geral e simplificado das finanças, com base nos resultados financeiros, para facilitar a gestão e o planejamento empresarial.
Ele é menos detalhado que o plano de contas contábil e projetado para oferecer acesso rápido à visualização das operações financeiras básicas da empresa.
Exemplo de plano de contas gerencial
1 RECEITAS
1.1 Total de Receitas Mensais
2 DESPESAS
2.1 Total de Despesas Mensais
3 RESULTADO OPERACIONAL
3.1 Lucro ou Prejuízo do Mês
Cada tipo de plano de contas desempenha um papel fundamental na estrutura financeira de uma empresa, pois contribuem para alinhar as operações do dia a dia com os requisitos legais e objetivos estratégicos.
Como estruturar um plano de contas? Tipos de contas e categorias
Antes de mais nada, você precisa ter em mente que a estruturação de um plano de contas deve seguir uma hierarquia de informações. Assim, seu documento fica organizado de forma compreensível e pode ser consultado sem dificuldades sempre que for preciso.
Para facilitar a compreensão dessa estrutura, pense no plano de contas como o sumário de um relatório, onde você lê claramente os nomes dos capítulos e as seções de cada um deles.
Pois bem, no plano de contas, os nomes dos capítulos são chamados de contas sintéticas, e os das seções são conhecidos por contas analíticas.
Logo, um plano de contas é composto por:
- contas sintéticas: são categorias amplas no plano de contas que organizam e resumem grupos de contas relacionadas. Sua função principal é simplificar a visualização das finanças, facilitando a compreensão e estruturação do balanço patrimonial. Exemplos: “Ativos”, “Passivos”;
- contas analíticas: detalham elementos financeiros específicos enquadrados nas contas sintéticas. Elas otimizam o controle das transações, facilitando a auditoria, análise financeira e tomada de decisões. Exemplos: “Caixa” e “Bancos c/ Movimento”.
Então, se contas sintéticas e analíticas nada mais são do que categorias de um plano de contas, que categorias são essas? Confira.
Principais categorias de um plano de contas
As categorias de um plano de contas refletem as principais áreas financeiras de uma empresa e geralmente são divididas em quatro grandes grupos:
1. Ativos
Essa categoria inclui tudo o que a empresa possui que pode ser convertido em dinheiro. São divididos em:
- ativos circulantes: caixa, bancos, estoques, contas a receber;
- ativos não circulantes: imobilizado (terrenos, edifícios, máquinas), investimentos em longo prazo, propriedade intelectual.
2. Passivos
Consistem nas obrigações financeiras e dívidas da empresa, ou seja, todas as contas a pagar. Também são divididos em:
- passivos circulantes: fornecedores, salários a pagar, impostos a recolher,
- passivos não circulantes: empréstimos de longo prazo, compras parceladas em mais de 12 meses.
3. Receitas
As receitas de uma empresa se referem a todas as entradas de recursos resultantes de suas operações, como valor das vendas, aluguéis e juros recebidos.
4. Despesas
As despesas financeiras envolvem os custos e gastos operacionais necessários para a manutenção da atividade empresarial, como pagamentos de fornecedores, salário de funcionários e colaboradores, despesas administrativas, aquisição de equipamentos etc.
Agora que você já sabe o que é e quais as categorias de um plano de contas, veja como elaborar o documento.
Como elaborar um plano de contas?
Com todos os detalhes e particularidades que você conheceu até aqui, talvez esteja pensando que elaborar um plano de contas seja uma tarefa trabalhosa — e é mesmo. Porém, é menos complexa do que você imagina.
Com as dicas a seguir, você consegue organizar tudo o que precisa para estruturar seu plano de contas. Confira!
1. Faça o levantamento das contas da empresa
Antes de estruturar o plano de contas da sua empresa, é essencial fazer um levantamento completo de todas as contas existentes e aquelas que podem ser necessárias devido a mudanças operacionais ou regulamentares.
Comece revisando os documentos financeiros para identificar as contas usadas anteriormente. Converse com as lideranças dos departamentos da empresa para entender suas necessidades específicas de relatórios. Muitas vezes, o que atende a um setor, pode deixar a desejar em outro. É bom alinhar as informações.
Verifique também as exigências legais e fiscais para incluir contas essenciais para o cumprimento dessas obrigações.
E não se esqueça de analisar as transações mais comuns para assegurar que todas as áreas importantes estão cobertas, antecipando possíveis mudanças que possam impactar o plano de contas.
2. Defina os principais tipos de contas
Um plano de contas bem estruturado começa com a definição clara dos principais grupos de contas. Estes grupos ajudam a categorizar as transações de maneira que façam sentido tanto para a gestão interna quanto para atender aos requisitos legais e fiscais.
São as categorias principais que falamos anteriormente: ativos, passivos, receitas e despesas.
3. Categorize com detalhes
Dentro de cada grupo principal, você precisa detalhar as subcategorias para fornecer mais precisão na contabilidade e relatórios. Por exemplo:
- ativos circulantes: crie categoria para caixa, investimentos de curto prazo, estoques, contas a receber;
- passivos de longo prazo: empréstimos bancários, debêntures e outras obrigações financeiras que têm prazos de vencimento superiores a um ano.;
- receitas operacionais: receitas de produtos, receitas de serviços e outras receitas operacionais como royalties e aluguéis;
- despesas operacionais: custo dos produtos vendidos, despesas administrativas, despesas com vendas, despesas financeiras etc.
4. Considere as necessidades da empresa
Seu plano de contas deve refletir operações específicas da sua empresa, bem como sua estrutura organizacional e requisitos importantes para relatórios.
Por exemplo, uma empresa que fabrica e vende produtos pode precisar de categorias detalhadas para diferentes linhas de produção, enquanto uma empresa prestadora de serviços pode focar mais em contas relacionadas a pessoal e serviços contratados.
5. Atualize sempre que for necessário
Leis, normas contábeis e tecnologias podem mudar. Por isso, é importante que você estruture seu plano de contas de forma que ele possa ser atualizado sem grandes transtornos para se adaptar a novas condições de mercado ou alterações na legislação.
Logo, você deve fazer revisões periódicas para avaliar a necessidade de adicionar novas contas ou reorganizar as existentes, se for o caso.
Ao seguir essas diretrizes, você pode construir um plano de contas que não só pode facilitar a contabilidade diária como também prover insights valiosos para a gestão estratégica do seu negócio.
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