Na prática, além de precisar ficar atento aos processos operacionais e administrativos do negócio, o empreendedor também precisa ficar de olho nas obrigações fiscais e na emissão de documentos fiscais importantes para o funcionamento regular da empresa.
Diante disso, o Bling! separou as principais dúvidas com relação ao SPED Fiscal, um assunto cheio de detalhes e que merece atenção.
Descubra o que é o SPED Fiscal e para o que serve, além dos principais desafios no dia a dia de quem precisa fazer o controle fiscal de uma empresa.
O que você verá no artigo:
O que é SPED Fiscal?
O SPED fiscal é um processo de escrituração digital da Receita Federal, chamado também de EFD, que determina que os contribuintes enviem as informações sobre ICMS e IPI. Nada mais é do que a digitalização das informações de interesse do fisco com os seus contribuintes.
Proposto pela Lei 9.989/2000 que previa a modernização da gestão tributária e aduaneira, sua criação efetiva veio em 2007, após avanços do PAC (Programa de Aceleração do Crescimento), no Decreto 6022/2007.
Entre os módulos que o sistema é composto estão o ECD, ECF, EFD, PIS COFINS, ICMS, entre outros.
Para que serve o SPED Fiscal?
Através do SPED Fiscal é possível encurtar o caminho das empresas com o fisco, eliminando a necessidade do envio de documentos físicos, apenas digital e como forma de reduzir burocracias.
Ao entregar a Escrituração Fiscal Digital, a empresa substitui a escrituração e impressão dos seguintes livros:
- I – Livro Registro de Entradas;
- II – Livro Registro de Saídas;
- III – Livro Registro de Inventário;
- IV – Livro Registro de Apuração do IPI;
- V – Livro Registro de Apuração do ICMS;
- VI – documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP;
- VII – Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque.
Como enviar o SPED Fiscal?
Em geral, pode se dizer que o arquivo do SPED Fiscal é uma transcrição do antigo Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços) adicionado de controle patrimonial geradora de crédito de ICMS e movimentação de estoque.
A transmissão das informações da EFD (Escrituração Fiscal Digital) ao fisco ocorre através do envio de um arquivo de texto contendo as informações segundo um layout especificado. Para gerar este arquivo é preciso seguir as diretrizes do Manual de Orientação – conhecido como manual Sped Fiscal.
A responsabilidade pela geração desse arquivo é da empresa contribuinte, que deve fazê-lo mensalmente. Para tanto, ela deverá extrair e submeter as informações ao Programa Validador e Assinador (PVA SPED FISCAL), que é fornecido pela própria Receita Federal.
O que é Bloco K no SPED Fiscal?
O Bloco K é foi o último bloco de informações adicionado ao SPED Fiscal, especificamente para registrar movimentações de estoques de mercadorias e insumos movimentados por atacados e indústrias. Mas não são apenas dessas ocorrências que o bloco solicita dados.
Especialmente para indústrias e empresas equiparadas a indústrias, a complexidade do Bloco K exige muita atenção.
É importante observar que em todos os campos do Bloco K não devem ser preenchidos valores, apenas quantidades dos produtos e insumos e com as quais a empresa trabalha.
Quem está obrigado ao SPED Fiscal?
O SPED Fiscal é obrigatório para todos os contribuintes do ICMS ou do IPI, podendo ser dispensados da obrigação, desde que a dispensa seja autorizada pelo fisco da unidade federada do contribuinte e pela Secretaria da Receita Federal do Brasil.
A Sefaz do estado costuma dividir as empresas que devem fazer SPED em 3 categorias:
- Perfil “A” determina a apresentação dos registros de forma mais detalhada;
- Perfil “B” trata as informações de forma sintética (totalizações por período: diário e mensal).
- Perfil “C”, implementado a partir de 01/01/2013, é utilizado para a apresentação de escriturações mais simplificadas
Através do portal Consulta Contribuinte é possível visualizar qual categoria a sua empresa se encaixa. As MEI e empresas de pequeno porte também não precisam entregar o SPED Fiscal. Mas existem empresas que podem ser dispensadas da obrigação em caso de exceção concedida pelo fisco do estado do contribuinte ou pela Secretaria da Receita Federal do Brasil.
Quem assina o SPED Fiscal?
O signatário da escrituração deverá atender a uma das seguintes condições:
- Ser o informante da escrituração (CNPJ);
- Ser representante legal do informante da escrituração;
- Ser procurador do informante da escrituração;
- Ser sucessor do informante da escrituração.
Como transmitir SPED Fiscal passo a passo?
- A empresa vai alimentando o próprio programa de gestão fiscal com informações diárias durante o período. Isso é, vai fazendo a escrituração normalmente;
- Ao fim do período, é gerado um arquivo, normalmente em extensão “.TXT”, a partir do próprio programa;
- Esse arquivo deve ser transferido para o PVA (entenda mais abaixo);
- O PVA analisa, busca incongruências e valida as informações, se for o caso;
- Depois, ocorre a formatação dos devidos livros fiscais;
- Registro de Entradas e Saídas
- Registros de Apuração do ICMS
- Registros de Apuração do IPI
- Registro de Inventário
- Uma vez validado o arquivo, o PVA providencia a assinatura digital;
- O PVA envia, também digitalmente, os arquivos já efetivados para os órgãos competentes;
- Tais órgãos se servem das informações para fiscalizar e analisar as operações, além de confrontá-las com outros elementos recebidos de empresas que tenham relações comerciais com a empresa emissora.
Quais as vantagens do SPED Fiscal?
Uma das maiores vantagens de fazer o SPED Fiscal certamente é a questão da eliminação de burocracia impressa em papel. Antigamente, uma empresa entregava livros e livros com todas as informações fiscais e hoje tudo é digital.
Com isso, o processo também fica mais ágil, já que o processo pode ser feito online e a validação ocorre muito mais rapidamente. Atualmente o processo de download do arquivo, preenchimento e envio ao PVA pode levar entre 2 e 3 horas.
O aumento de produtividade é uma consequência, já que o financeiro e a contabilidade trabalham de maneira mais organizada e com informações integradas. E por fim, a redução de erros devido ao processo mais automatizado, assim como a redução de custos, com armazenamento, deslocamentos para entrega dos materiais, entre outros.
Como lançar NFC-e no SPED Fiscal?
Um sistema ERP como o Bling! pode te ajudar a manter a comunicação em dia com o SPED Fiscal. Com integração ao sistema da Receita Federal, é possível fazer o lançamento dos documentos fiscais, como a NFC-e, exigidos legalmente.
Quando devo entregar o SPED Fiscal?
Até o dia 20 do mês subsequente. A data pode ser negociada pelo contador na SEFAZ.
Como lançar nota inutilizada no SPED Fiscal?
Para realizar a inutilização de numeração de nota fiscal eletrônica é preciso recorrer ao mesmo sistema de emissão de nota fiscal eletrônica (que geralmente é feito via software de gestão vinculado ao sistema da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e informar que uma determinada série de notas ou numeração deve ser desconsiderada dos dados de seu negócio.
Como lançar nota fiscal complementar de ICMS no SPED Fiscal?
- Insira um item com o nome de Complemento de ICMS e o valor do ICMS.
- Na unidade insira UN e informe a sigla da unidade de algum dos produtos da nota original.
- Na quantidade preencha com 1.
- O preço unitário deve ser informado com 0.
- No campo de NCM, insira o NCM de algum dos itens da nota original.
Qual o bloco do inventário no SPED Fiscal?
Os totais do inventário devem ser informados ao SPED através do Bloco H, nas mesmas periodicidades e hipóteses da escrituração do Livro Registro de Inventário em papel.
Qual o valor da multa do SPED Fiscal?
As penalidades são aplicadas a ECD (Sped Contábil), FCont, EFD-Contribuições e inclusive EFD (Sped Fiscal). São 0,02% ao dia de atraso, ou R $1.000,00 por mês-calendário, caso seja intimada pela RFB e não cumpra o prazo estipulado multa de 1000,00. Obs. A multa será reduzida em 70% no caso de PJ do Simples Nacional.
Quais os principais erros no SPED Fiscal que sua empresa deve evitar?
Alguns erros bastante corriqueiros fazem com que ocorram problemas no SPED Fiscal, e podem ser evitados:
- Colocar o valor errado no documento fiscal;
- Utilizar uma sequência incorreta de documentos;
- Não cadastrar o valor de conversão;
- Não abrir e fechar os blocos sem movimentação;
Como retificar SPED Fiscal fora do prazo?
A retificação do SPED Fiscal pode ser realizada sem autorização da Secretaria da Fazenda até o último dia do terceiro mês subsequente ao encerramento do mês apurado.
O que é SPED Contábil?
Assim como o SPED Fiscal, o SPED Contábil também tem como objetivo principal substituir a escrituração contábil tradicional pela transmissão de arquivos em um ambiente digital. Dessa forma, toda a organização contábil também pode ser feita, validada e armazena de forma eletrônica.
Como fazer backup do SPED Fiscal?
Quando feito no sistema de gestão ERP, o SPED Fiscal fica armazenado com backup no armazenamento em nuvem do gestor automatizado. Por isso é importante contar com uma ferramenta eficiente.
SPED Fiscal e ERP: como um sistema de gestão pode te ajudar
O ERP, sistema de gestão, possibilita a geração dos arquivos do SPED, com informações das notas fiscais emitidas no sistema. É importante consultar um contador para auxiliá-lo no entendimento do SPED e outras questões importantes referente a empresa. Além disso, o Bling possui SPED integrado ao seu sistema, facilitando a gestão da sua empresa.
