Lidar com clientes inadimplentes está entre os principais desafios dos empreendedores. Infelizmente, nenhum comerciante está ileso da “dor de cabeça”, visto que mais de 70 milhões de brasileiros iniciaram 2023 com dívidas para pagar, segundo o estudo da Serasa Experian. Porém, nem tudo está perdido: enviar uma mensagem de cobrança para o cliente ajuda a reverter a inadimplência. Afinal, muitas vezes, o atraso é só esquecimento. 

Não sabe como enviar um comunicado com uma mensagem de cobrança educada e eficiente? Fique tranquilo! A seguir, você confere diversos modelos para adaptar e encaminhar para seu cliente. Aproveite!

Afinal, para que serve a mensagem de cobrança? 

O nome é autoexplicativo. A mensagem serve, principalmente, para lembrar o cliente de que o prazo acordado para pagamento passou e o débito continua em aberto. 

Em geral, essa é a finalidade deste comunicado. Porém, é possível conseguir mais resultados com a estratégia do que você imagina. Veja como usá-la! 

• Lembrar o comprador de concluir a transação;
• Avisar que o vencimento da fatura está próximo;
• Informar que uma assinatura está com o prazo para vencer e lembrar de renovar;
• Atualizar links e boletos de pagamento;
• Negociar dívidas. 

Dessa forma, além de ser uma maneira de cobrar o inadimplente, você pode lançar mão da mensagem de cobrança para estabelecer uma relação com o cliente, sobretudo no que se refere aos seus débitos. 

Como enviar mensagem de cobrança?

Não existe um canal mais eficiente ou correto para fazer uma cobrança ao comprador. É possível contatá-lo via e-mail, WhatsApp, SMS e até notificações de aplicativos próprios, por exemplo. 

Para saber como enviar mensagem de cobrança, é necessário pensar no tom da comunicação: será uma cobrança formal? Amigável? Um simples lembrete? É importante definir todos esses pontos antes de escrever o comunicado.

Tais fatores sofrem influência do tempo de atraso do pagamento. Se a mensalidade ou a parcela vencerem no dia anterior, uma mensagem de cobrança sutil é uma boa escolha. Afinal, qualquer cliente pode se esquecer de pagar.

Porém, quando falamos de pessoas inadimplentes há meses, ser mais incisivo aumenta as chances de ter melhores resultados. 

Leia também: Mensagem para o Dia do Cliente: 20 opções para usar nesse grande dia

Dicas para tornar sua mensagem de cobrança mais efetiva

Saber como requerer débitos do comprador é crucial não somente para receber, de fato, mas também para fortalecer a relação cliente-empresa. 

Para isso, existem certos cuidados que deve tomar ao escrever e enviar o comunicado. Veja os principais! 

Evite o envio de lembretes diários 

Cobrar o consumidor não é crime, por mais que a prática ainda seja malvista entre as pessoas. No entanto, mesmo que você esteja no seu direito, é fundamental ter critérios, como definir uma frequência para o envio dos lembretes. 

Evite encaminhar mensagens de cobrança para o cliente todos os dias, pois essa atitude pode trazer o resultado oposto ao que você espera. Segundo o Código do Consumidor, a prática é abusiva, uma vez que interfere na rotina do público. 

Por outro lado, é importante implementar os comunicados na rotina do seu negócio para evitar o descumprimento de acordos.

Qual a periodicidade ideal de cobrança? 

Já que o mais adequado é não enviar lembretes diários, você deve estar com a seguinte pergunta em mente: como chegar ao equilíbrio com clientes inadimplentes?

Primeiro, analise o grau de dificuldade da cobrança. 

Se você fez contato inicial e teve boa aceitação do cliente (em alguns casos, a primeira comunicação resulta em um novo prazo de pagamento), espere o tempo acordado antes de tentar uma nova abordagem. Afinal, você já definiu um período para a quitação do débito. 

Além disso, se a pessoa é um comprador recorrente da sua empresa e essa é a primeira vez que está inadimplente, espace mais a regularidade de envio da mensagem.

Contudo, se o consumidor tem um histórico de devedor, vale a pena fazer um follow-up (em português, acompanhamento) de cobrança mais incisivo e aumentar a frequência a cada 2 dias, por exemplo. 

Em cenários como estes, é fundamental não fazer intervalos longos entre as tentativas, pois existe a possibilidade do cliente perder o senso de urgência e importância. 

Seja amigável e educado

Por mais que seja uma obrigação do consumidor pagar por um produto ou serviço que recebeu, atualizou ou comprou, é imprescindível enviar mensagem de cobrança amigável para diminuir a inadimplência. 

É claro que ser polido não obriga a mudar o tom de voz da sua comunicação. Se a sua marca é mais séria, a mensagem de cobrança para os clientes também tem que seguir essa linha. Porém, não dá para esquecer a cordialidade. 

Dessa forma, você evita que o comprador receba o comunicado como uma afronta, ou se sinta coagido, e se mantenha mais aberto a negociações e acordos. 

Torne o pagamento mais rápido

Já pensou que, em certos casos, apenas uma mensagem é suficiente? Especialmente em episódios de esquecimento do cliente, um simples lembrete pode motivá-lo a efetuar o pagamento na hora. 

Nesse momento, simplifique os caminhos para a quitação do débito: se enviar um e-mail, mande a fatura em anexo, por exemplo. Se for um SMS, inclua o número do código de barras ou a chave PIX para que o inadimplente o copie. Usar o QR Code também é uma boa estratégia.

O que escrever na mensagem de cobrança?

Certas informações são cruciais para escrever na mensagem de cobrança, como a data de vencimento e o valor do débito. Se puder, chame a pessoa pelo nome, pois facilita o recebimento do comunicado. 

Lembre-se de incluir uma assinatura no recado, seja apenas com a marca ou o nome do funcionário e cargo. Caso contrário, o cliente pode não associar a cobrança com sua empresa e não dar atenção. 

Se houver juros ou multa por atraso, é válido informar o destinatário. No caso de pagamento por boleto, por exemplo, encaminhe um novo documento com o valor e prazo corrigidos na própria mensagem. 

Leia também: Como fazer controle financeiro empresarial? 5 dicas + ferramenta

30 modelos de mensagem de cobrança

Ainda tem dúvidas de como fazer uma mensagem de cobrança para cliente? Fique tranquilo! 

Listamos alguns modelos de mensagem de cobrança para enviar para a sua clientela. Não esqueça de adaptar a comunicação. Veja a seguir! 

Mensagem de cobrança para clientes no WhatsApp

Modelo 1

Olá, [cliente]. Tudo bem? 

Aqui é o [seu nome], da empresa [x].

Este comunicado é para lembrar da sua fatura no valor R$XX, que está em atraso. 

Para facilitar, gerei um boleto atualizado com uma nova data de vencimento, que envio a seguir. 

Caso tenha dificuldade para efetuar o pagamento, não hesite em entrar em contato no WhatsApp xxxx-xxxx. 

Estou à disposição! 

Modelo 2

Olá, [cliente]. Como vai? Espero que esteja bem! 

Gostaria de conversar sobre o pagamento da fatura do mês [x], no valor de R$XX, que está pendente. 

Está com alguma dificuldade que eu possa ajudar?

Caso precise de uma nova condição de pagamento, sinta-se à vontade para nos procurar neste número de WhatsApp. Tenha um ótimo dia! 

[Nome da empresa] 

Modelo 3

Olá, [cliente]! 

Notamos que sua parcela no valor de R$XX, com validade para [x], continua em aberto em nosso sistema. Ficamos preocupados com você, está tudo bem? Lembre-se de que estamos à disposição para ajudar!

Se quiser, retorne esta mensagem para enviarmos um novo link de pagamento ou boleto. 

Até logo! 

[Empresa]

Modelo 4

[Cliente], tudo bem?

Sou [seu nome], da empresa [X]. 

O motivo do contato é porque estamos com dificuldades para localizar o pagamento da sua fatura do mês [x], no valor de R$XX. Você pode me ajudar? 

Caso tenha efetuado o pagamento, responda a esta mensagem com a palavra “SIM”. Se precisar de um boleto atualizado ou de outro auxílio, estou à disposição. 

Muito obrigado! 

Modelo 5 

Olá, [cliente]. Aqui é da [empresa]. 

Imagino que a rotina esteja corrida por aí. Não quero trazer mais uma preocupação, por isso, envio esta mensagem para lembrá-lo do seu pagamento de R$ XX, referente ao mês [X] que está em atraso. 

Você ainda tem interesse em manter o seu acesso ao [serviço ou produto adquirido pelo cliente]? Se sim, me diga como posso ajudar a regularizar sua situação. 

Conte comigo. 

Até logo!

Agora que sabe como mandar mensagem de cobrança pelo WhatsApp, veja outros modelos de comunicados. 

Mensagem de cobrança para cliente via SMS

Modelo 1

Olá, [cliente]! Notamos que sua fatura do mês [x] está pendente. Segue código de barras atualizado para pagamento do débito: [insira o código]. Em caso de dúvidas, envie um SMS para a [empresa] pelo telefone xxxx-xxxx.

Modelo 2

Olá! Gostaríamos de lembrar que sua fatura do mês [x], no valor de R$XX, está em aberto. Para solicitar a 2ª via do documento, responda a este SMS com a palavra “SIM”. Até logo, [empresa]. 

Modelo 3

Olá, [cliente]. Regularize sua situação para evitar o cancelamento do [nome do serviço]. Segue o código de barras do boleto atualizado: [insira o código]. Em caso de dúvida, nós, da [empresa], estamos à sua disposição neste telefone. É só enviar um SMS para te ajudarmos! 

Modelo 4

[Empresa] informa: [cliente], sua mensalidade de [mês], no valor de R$XX, está em aberto. Para receber o código de barras do boleto atualizado e sem juros, responda a esta mensagem de SMS com o número “1”.

Modelo 5

Olá! Faltam x dias para o bloqueio dos seus serviços na [empresa]. Precisa de ajuda? Entre em contato no número xxxx-xxxx com um SMS ou acesse o site para negociarmos. Estamos à disposição!

Mensagem de cobrança educada para e-mail

Modelo 1

Título: Sua fatura está em aberto! – [Empresa] 

Olá, [cliente]!

Esta mensagem é para lembrar que a sua fatura com vencimento em [x] continua pendente. Podemos te ajudar de alguma forma? 

Se já efetuou o pagamento, por favor, desconsidere este e-mail. Caso contrário, podemos acordar novas opções para quitar o débito. 

Caso prefira manter a forma de pagamento anterior, segue, em anexo, a 2ª via do documento. 

Estamos à disposição! 

Atenciosamente,

[seu nome]

[empresa]

Modelo 2

Título: Lembrete: fatura pendente!

Prezado [cliente], esperamos que esteja tudo bem! 

O nosso contato é para falar sobre a sua mensalidade de [mês], no valor de R$XX, que continua pendente em nosso sistema. 

Entendemos que imprevistos acontecem, e queremos garantir que você tenha o suporte necessário para resolver a situação. 

Em anexo, enviamos um boleto atualizado, sem juros ou multas. Essa modalidade de pagamento te interessa? Então, fique à vontade para fazer o download!

Caso precise de uma alternativa de pagamento facilitada, entre em contato conosco. Ficaremos felizes em ajudar! 

Se já fez o pagamento, pedimos, por gentileza, que desconsidere este e-mail. 

Abraços,

[empresa]. 

Modelo 3

Título: Débito em aberto! Veja como regularizar!

Olá, [cliente]. 

Não encontramos o pagamento referente ao [serviço ou produto adquirido] em nosso sistema. 

Por isso, enviamos este e-mail para te lembrar das principais informações: sua fatura tem o valor de R$XX, com vencimento em [data]. 

É importante quitar o seu boleto para evitar o acúmulo de juros ou multas. Se precisar de ajuda para regularizar sua situação, conte conosco! 

Estamos disponíveis via e-mail e no número xxxx-xxxx.

Atenciosamente,

[seu nome]

[empresa]. 

Modelo 4

Título: Renegociação de dívida – [Empresa]

Prezado [cliente],

Seu pagamento de R$XX, referente ao mês [x], com vencimento em [x], está em aberto. Para ajudar, estendemos a data limite para [x], e enviamos em anexo um novo documento. 

Caso precise de auxílio ou deseje renegociar seu débito, estamos à disposição para atendê-lo e encontrar a melhor solução. Envie um e-mail para [endereço eletrônico da sua empresa] ou ligue para xxxx-xxxx. 

Atenciosamente,

[empresa]. 

Modelo 5

Título: X dias para o bloqueio do seu acesso à [produto ou serviço].

[Cliente], tudo bem? 

Nossos registros indicam que a sua fatura, no valor de R$XX, venceu há [x] dias. Você precisa de algum suporte? 

O pagamento do débito é crucial para manter o acesso à [produto ou serviço]. Por isso, estamos disponíveis para te ajudar. 

Caso precise de outra cópia do documento ou queira modificar o método de pagamento, por favor, entre em contato conosco. 

Atenciosamente,

[empresa]. 

Mensagens de aviso de vencimento de boleto

Modelo 1

Olá, [cliente]! Tudo bem?

A quitação da fatura [número da fatura], no valor de R$XX, vence hoje [xx/xx/xxxx). 

Por favor, realize o pagamento o mais breve possível para evitar atrasos e multas. 

Caso precise esclarecer alguma dúvida, estamos à disposição! Entre em contato no telefone xxxx-xxxx!

Até logo! 

[Empresa]

Modelo 2

[Cliente], tudo bem?

Sou [seu nome], da empresa [X], e vi no nosso sistema que a fatura do [mês], no valor de R$XX, está em atraso.

Para evitar multas, pague até o dia [xx/xx/xxxx]. Aproveito para informar que se você efetuar o pagamento até a nova data, seu boleto fica isento de juros. Aproveite este benefício!

Atenciosamente,

[Empresa]

Modelo 3

Olá, [cliente]! Tudo bem com você?

Sou [seu nome], da empresa [X].

Percebi no nosso sistema que o boleto do [mês] está pendente. O valor de R$ XX é referente à compra do [produto ou serviço], com vencimento para [xx/xx/xx].

Caso tenha alguma dificuldade para pagar nessa data, responda essa mensagem para receber uma fatura sem juros no seu e-mail. 

Conte comigo!

[Assinatura]”

Modelo 4

“Olá, [cliente]! Como está?

A data do vencimento da sua fatura de [mês] está próxima de vencer!

Se você quitá-la até o dia [xx/xx/xx], evita juros por atraso.

Até logo! 

[seu nome]

[Empresa]

Modelo 5

[Cliente], tudo bem?

Sou [seu nome], da empresa [X]. 

A sua parcela [número da parcela] venceu dia 5 de [mês], e até agora, não registramos o seu pagamento. 

Entre em contato por este e-mail para que eu possa enviar a segunda via.

Estamos à disposição!

Abraços,

[seu nome]

Mensagens de negociação de dívida

Modelo 1

Prezado [cliente], tudo bem com você? Espero que sim!

Percebemos que o pagamento do seu boleto de [mês] está atrasado há [x] dias. 

Se você está com alguma dificuldade financeira, podemos parcelar o valor em até 2 vezes sem juros. 

Para mais opções de negociação, entre em contato conosco por este e-mail ou no telefone xxx-xxxx. 

Será um prazer poder te ajudar!

Atenciosamente, 

[Empresa]

Modelo 2

Olá, [cliente]! 

Como você está?

Sou o [seu nome], da [empresa].

Até o momento, não identifiquei a quitação da sua última fatura de [mês]. 

Gostaria de saber se houve algum problema e se posso ajudá-lo a manter suas contas em dia.

Caso precise renegociar o valor do boleto, entre em contato por este e-mail para conversarmos sobre a quantia ideal para pagar.

Estou à disposição para ajudá-lo da melhor maneira possível!

Abraços,

[seu nome]

[Empresa]

Modelo 3

[Cliente], tudo bem?

Me chamo [seu nome], da [empresa].

Gostaria de lembrar que seu boleto com vencimento para o dia [xx/xx/xx], no valor de R$ XX,XX, está em aberto. 

Para facilitar o pagamento, atualizei a quantia da fatura e o prazo de vencimento para o início do próximo mês. Aproveite para enviar a 2ª via, em anexo.

Caso você não tenha como efetuar o pagamento total da dívida, entre em contato comigo.

Podemos negociar seu boleto em atraso e encontrar a melhor alternativa para quitá-lo.

Atenciosamente,

[Empresa]

Modelo 4

Olá, [cliente]!

Tudo bem?

Sabemos que o momento econômico atual não está fácil, por isso gostaríamos de conversar sobre suas faturas de [meses X e Y] em aberto e negociar a melhor solução para quitá-las.

Entre em contato neste e-mail ou pelo telefone xxx-xxxx.

Conte conosco para ajudá-lo!

Atenciosamente, 

[Empresa]

Modelo 5

Como vai, [cliente]? Espero que esteja bem!

Percebemos no nosso sistema que você está com as faturas de [meses X e Y] atrasadas. 

Se estiver com algum problema financeiro que atrapalhe o pagamento das suas contas, podemos te ajudar com a renegociação da dívida.

Gostaríamos de apresentar algumas alternativas e possibilidades de novos valores para os dois boletos. Tem interesse em conversar?

Entre em contato por esse e-mail ou pelo número xxx-xxxx!

Conte conosco para realizar o pagamento de suas dívidas!

Atenciosamente,

[Empresa]

Mensagens de notificação extrajudicial

Modelo 1

Prezado(a) [cliente],

Alertamos que, infelizmente, seu nome será negativado em [X] dias. Regularize seu débito até [xx/xx/xx] para evitar complicações judiciais. 

Acesse o link ou ligue para xxx-xxxx para mais informações.

Atenciosamente,

[Empresa]

Modelo 2

Olá, [cliente]!

Seu nome está prestes a entrar em negativação devido a débitos em aberto. 

Para evitar que essa situação ocorra, oferecemos algumas opções para regularizar sua condição com a [empresa]. 

Entre em contato no nosso número xxx-xxxx ou acesse o link para negociar formas de pagamento e evitar problemas no seu histórico de crédito.

Conte com a nossa equipe para ajudá-lo a quitar suas dívidas!

[Empresa]

Modelo 3

Prezado(a) [cliente],

Tudo bem?

Urgente!! Seu nome ficará negativado em [X] dias pelo não pagamento de algumas faturas da [empresa].

Para resolver esta questão e evitar consequências negativas com seu histórico financeiro, ligue para o nosso telefone xxx-xxxx.

Estamos à disposição para esclarecer qualquer dúvida!

[Empresa]

Modelo 4

Caro(a) [cliente]!

Informamos que seu nome será negativado devido a débitos pendentes. 

Caso queira regularizar sua situação para evitar transtornos judiciais, regularize o pagamento das suas faturas até o dia [xx/xx/xx].

Acesse link ou ligue para o nosso número xxx-xxxx para obter mais informações!

Atenciosamente,

[Empresa]

Modelo 5

Olá, [cliente]!

Esta mensagem é para alertá-lo que, caso continue a atrasar o pagamento do [produto/serviço] adquirido em [xx/xx/xx], corre o risco de sofrer consequências legais. 

Caso não pague as faturas de [meses x, y e z), a [empresa] terá que tomar medidas judiciais.

Aguardamos o seu contato urgente no nosso telefone xxx-xxxx ou por e-mail para resolvermos a sua situação de inadimplência.

Atenciosamente,

[Empresa]

Dica extra: envie um lembrete de vencimento! 

Como vimos, a mensagem de cobrança também é muito útil para lembrar o cliente de realizar o pagamento. Portanto, além dos comunicados, inclua mensagens de lembretes de vencimento na rotina da sua empresa. 

Dessa forma, você mantém o prazo e o valor na mente do consumidor, aumenta as chances de receber em dia e evitar a inadimplência. Acredite, o resultado dessa simples ação pode surpreender.

Use o ERP Bling para manter o controle financeiro da sua empresa

Já pensou em centralizar a gestão financeira do seu negócio em um único lugar? No Bling, você controla as finanças da sua empresa de forma simples e on-line. 

Em nosso sistema, você emite links de pagamento, boleto e QR code e envia mensagens de cobrança diretamente para o cliente com poucos cliques. 

Além disso, na Conta Bling, é possível acompanhar todos os valores recebidos e aqueles ainda em aberto, como você confere no vídeo abaixo.

Demais, não é? Para experimentar a plataforma, na prática, faça um teste gratuito ou assine um de nossos planos.