15 mensagens de cobrança para cliente: e-mail e WhatsApp

Lidar com clientes inadimplentes, sem dúvida, está entre os principais desafios dos empreendedores.

Infelizmente, nenhum comerciante está ileso da “dor de cabeça”, visto que mais de 70 milhões de brasileiros iniciaram 2023 com dívidas para pagar, segundo o estudo da Serasa Experian.

Porém, nem tudo está perdido: enviar uma mensagem de cobrança para o cliente pode ser muito eficiente para reverter a situação dos consumidores inadimplentes. Afinal, muitas vezes, o atraso pode ser apenas um esquecimento.

Não sabe como enviar um comunicado com uma mensagem de cobrança educada e assertiva? Fique tranquilo! A seguir, você confere diversos modelos para adaptar e encaminhar para seu cliente. Aproveite!

O que você verá no artigo:

Afinal, para que serve a mensagem de cobrança?

O nome é autoexplicativo, certo? A mensagem serve, principalmente, para lembrar o cliente de que o prazo acordado para pagamento passou e o débito ainda não foi confirmado.

Em geral, essa é a finalidade deste comunicado. Porém, é possível conseguir mais resultados com a estratégia do que você imagina. Você pode usá-la para:

lembrar o comprador de concluir a transação;
avisar que o vencimento da fatura está próximo;
informar que uma assinatura está acabando e lembrá-lo de renovar;
atualizar links e boletos de pagamento;
negociar dívidas, etc.

Dessa forma, além de ser uma maneira de cobrar o inadimplente, você pode lançar mão do comunicado para estabelecer uma relação com o cliente, sobretudo no que se refere aos seus débitos.

Como enviar mensagem de cobrança para o cliente?

Não existe um canal mais eficiente ou correto para fazer uma cobrança ao comprador. Você pode optar por contatá-lo via e-mail, WhatsApp, SMS e até notificações de aplicativos próprios, por exemplo.

Além disso, é necessário pensar no tom da mensagem: será uma cobrança formal? Amigável? Um simples lembrete? Todos esses são pontos importantes a se definir antes de escrever o comunicado.

Tais fatores podem ser influenciados pelo tempo de atraso do pagamento. Se a mensalidade, parcela, etc, venceu no dia anterior, uma mensagem de cobrança sutil pode ser uma boa escolha. Afinal, o cliente pode ter se esquecido.

Porém, quando falamos de pessoas inadimplentes há meses, ser mais incisivo pode trazer melhores resultados.

Dicas para tornar sua cobrança mais efetiva

Saber como requerer débitos do comprador é crucial não somente para conseguir receber, de fato, mas também para fortalecer a relação cliente-empresa.

Para isso, existem certos cuidados que devem ser tomados ao escrever e enviar o comunicado. Veja os principais!

Não envie lembretes diariamente

Cobrar alguém não é um crime, por mais que a prática ainda seja malvista entre as pessoas. No entanto, ainda que você esteja em seu direito, é fundamental ter critérios, como definir uma frequência para o envio dos lembretes.

Não envie mensagens todos os dias para o cliente falando sobre o débito, pois isso pode trazer o resultado oposto ao que você espera. A prática também pode ser considerada cobrança abusiva, segundo o Código do Consumidor, porque interfere no seu dia a dia.

Por outro lado, é importante implementar os comunicados na rotina do seu negócio, evitando atrasos e até mesmo o descumprimento de acordos.

Qual a periodicidade ideal de cobrança?

Você deve estar se perguntando como chegar ao equilíbrio com clientes inadimplentes, não é? Aqui vão algumas dicas que podem te ajudar.

Primeiro, analise o grau de dificuldade da cobrança.

Se você já fez um contato inicial que foi bem recebido pelo cliente (em alguns casos, o primeiro contato até resulta em um novo prazo de pagamento), espere o tempo acordado antes de tentar uma nova abordagem. Afinal, já foi definido um período para que a pessoa consiga quitar o débito.

Além disso, se a pessoa é um cliente recorrente da sua empresa e essa é a primeira vez em que está inadimplente, a regularidade pode ser mais espaçada.

Contudo, se o consumidor já tem um histórico de devedor, vale a pena fazer um follow up de cobrança mais incisivo, aumentando a frequência a cada 2 dias, por exemplo.

Em cenários como estes, é fundamental não fazer intervalos longos entre as tentativas, pois o cliente pode perder o senso de urgência e importância.

Seja amigável e educado

Por mais que seja uma obrigação do consumidor pagar por um produto ou serviço que recebeu, atualizou ou realizou, ser educado durante a cobrança é imprescindível para diminuir a inadimplência.

É claro que ser polido não quer dizer que você precisa mudar o tom de voz da sua comunicação. Se sua marca é mais séria, a mensagem de cobrança para os clientes também deve ser. Porém, não dá para esquecer de ser cordial.

Dessa forma, você evita que o comprador receba o comunicado como uma afronta ou se sinta coagido, mantendo-o mais aberto a negociações e acordos.

Torne o pagamento mais rápido

Já pensou que, em certos casos, apenas uma mensagem pode ser suficiente? Especialmente em episódios de esquecimento do cliente, um simples lembrete pode fazer com que ele efetue o pagamento na hora.

Nesse momento, tente simplificar os caminhos para a quitação do débito: se estiver enviando um e-mail, mande a fatura em anexo, por exemplo. Se for um SMS, inclua o número do código de barras ou a chave PIX para que ele apenas o copie. Usar o QR Code também é uma estratégia interessante.

O que escrever na mensagem de cobrança?

Então, o que não pode faltar em uma mensagem de cobrança? Como fazer um bom texto?

Certas informações são cruciais, como a data de vencimento e o valor do débito. Se puder, chame a pessoa pelo nome, pois pode ajudá-la a receber melhor o comunicado.

Lembre-se de incluir uma assinatura no recado, seja apenas o nome da marca ou também do funcionário e seu cargo. Caso contrário, o cliente pode não associar a cobrança com sua empresa e não dar a devida atenção.

Se houver juros ou multa por atraso, é válido manter o destinatário informado. No caso de um pagamento por boleto, por exemplo, pode ser interessante já encaminhar um novo documento, com o valor corrigido e um novo prazo, na própria mensagem.

15 modelos de mensagem de cobrança amigável

modelos de mensagem de cobrança para cliente

Ainda tem dúvidas de como fazer? Fique tranquilo! Veja, a seguir, sugestões de comunicados de cobrança para enviar ao seu cliente. Não esqueça de adaptar a mensagem, ok? Vamos lá!

Mensagem de cobrança para cliente no WhatsApp

Modelo 1

Olá [cliente], tudo bem?

Aqui é a [seu nome], da empresa [x].

Estou entrando em contato para lembrar da sua fatura no valor R$XX, que está em atraso.

Para facilitar, gerei um boleto atualizado com uma nova data de vencimento, que envio a seguir.

Caso tenha dificuldade para efetuar o pagamento, não hesite em entrar em contato.

Estou à disposição!

Modelo 2

Olá [cliente], como vai? Espero que esteja bem!

Gostaria de conversar sobre o pagamento da fatura do mês [x], no valor de R$XX, que está pendente.

Aconteceu alguma coisa em que eu possa ajudar?

Caso precise de uma nova condição de pagamento, sinta-se à vontade para nos procurar. Tenha um ótimo dia!

[Nome da empresa]

Modelo 3

Olá [cliente]!

Notamos que sua parcela no valor de R$XX, com validade para X, continua em aberto em nosso sistema. Ficamos preocupados com você, está tudo bem? Lembre-se de que estamos à disposição para ajudar!

Se quiser, retorne esta mensagem para enviarmos um novo link de pagamento ou boleto.

Até logo!

[Empresa]

Modelo 4

[Cliente], tudo bem?

Sou [seu nome], da empresa [X].

Estou entrando em contato porque estamos com dificuldades para localizar o pagamento da sua fatura do mês [x], no valor de R$XX. Você pode me ajudar?

Caso já tenha efetuado o pagamento, responda a esta mensagem com a palavra “SIM”. Se precisar de um boleto atualizado ou de outro auxílio, estou à disposição.

Muito obrigado!

Modelo 5

Olá [cliente], aqui é da [empresa].

Imagino que as coisas estejam corridas por aí. Não quero te trazer mais uma preocupação, por isso, estou entrando em contato para lembrá-lo de que seu pagamento de R$ XX, referente ao mês [X], está em atraso.

Você ainda tem interesse em manter o seu acesso ao [serviço ou produto adquirido pelo cliente]?. Se sim, me diga como posso te ajudar a regularizar sua situação.

Conte comigo.

Até logo!

Mensagem de cobrança para cliente via SMS

Modelo 1

Olá [cliente]! Notamos que sua fatura do mês [x] está pendente. Segue código de barras atualizado para pagamento do débito: [insira o código]. Em caso de dúvidas, entre em contato com a [empresa] pelo telefone xxxx-xxxx.

Modelo 2

Olá! Gostaríamos de lembrar que sua fatura do mês [x], no valor de R$XX, está em aberto. Para solicitar a 2ª via do documento, responda a este SMS com a palavra “SIM”. Até logo, [empresa].

Modelo 3

Olá, [cliente]. Regularize sua situação para evitar o cancelamento do [nome do serviço]. Segue o código de barras do boleto atualizado: [insira o código]. Em caso de dúvida, nós, da [empresa], estaremos à sua disposição.

Modelo 4

[Empresa] informa: [cliente], sua mensalidade de [mês], no valor de R$XX, está em aberto. Para receber o código de barras do boleto atualizado e sem juros, responda a esta mensagem com o número “1”.

Modelo 5

Olá! Faltam x dias para o bloqueio dos seus serviços na [empresa]. Precisa de ajuda? Entre em contato no número xxxx-xxxx ou acesse o site para negociarmos. Estamos à disposição!

Mensagem de cobrança educada para e-mail

Modelo 1

Título: Sua fatura está em aberto! – [Empresa]

Olá [cliente],

Estamos passando para lembrar que a sua fatura com vencimento em [x] continua pendente. Podemos te ajudar de alguma forma?

Se já efetuou o pagamento, por favor, desconsidere este e-mail. Caso contrário, podemos acordar novas opções para quitar o débito.

Caso prefira manter a forma de pagamento anterior, segue anexo a 2ª via do documento.

Estamos à disposição!

Atenciosamente,

[seu nome]

[empresa]

Modelo 2

Título: Lembrete: fatura pendente!

Prezado [cliente],

Esperamos que esteja tudo bem!

Estamos entrando em contato para falar sobre a sua mensalidade de [mês], no valor de R$XX, que continua pendente em nosso sistema.

Entendemos que imprevistos podem acontecer, e queremos garantir que você tenha o suporte necessário para resolver a situação.

Em anexo, enviamos um boleto atualizado, sem juros ou multas. Essa modalidade de pagamento te interessa? Então, fique à vontade para fazer o download!

Caso precise de uma alternativa de pagamento facilitada, entre em contato conosco. Ficaremos felizes em ajudar!

Se já tiver efetuado o pagamento, pedimos, por gentileza, que desconsidere este e-mail.

Abraços,

[empresa].

Modelo 3

Título: Débito em aberto! Veja como regularizar

Olá, [cliente].

Não encontramos o pagamento referente ao [serviço ou produto adquirido] em nosso sistema.

Por isso, enviamos este e-mail para te lembrar das principais informações: sua fatura tem o valor de R$XX, com vencimento em [data].

É importante realizar o pagamento para evitar o acúmulo de juros ou multas. Se precisar de ajuda para regularizar sua situação, conte conosco!

Estamos disponíveis via e-mail e no número xxxx-xxxx.

Atenciosamente,

[seu nome]

[empresa].

Modelo 4

Título: Renegociação de dívida – [Empresa]

Prezado [cliente],

Seu pagamento de R$XX, referente ao mês [x], com vencimento em [x], está em aberto. Para ajudar, estendemos a data limite para [x], e enviamos em anexo um novo documento.

Caso precise de auxílio ou deseje renegociar seu débito, estamos à disposição para atendê-lo e encontrar a melhor solução. Envie um e-mail para [endereço eletrônico da sua empresa] ou ligue para xxxx-xxxx.

Atenciosamente,

[empresa].

Modelo 5

Título: X dias para o bloqueio do seu acesso à [produto ou serviço].

[Cliente], tudo bem?

Nossos registros indicam que a sua fatura, no valor de R$XX, está vencida há X dias. Você está precisando de algum suporte?

O pagamento do débito é crucial para manter o acesso à [produto ou serviço]. Por isso, estamos disponíveis para te ajudar.

Caso precise de outra cópia do documento ou queira modificar o método de pagamento, por favor, entre em contato conosco.

Atenciosamente,

[empresa].

Dica extra: envie um lembrete de vencimento!

Como vimos, a mensagem também pode ser muito útil para lembrar o cliente de realizar o pagamento. Portanto, além dos comunicados de cobrança, inclua mensagens de lembretes de vencimento na rotina da sua empresa.

Dessa forma, você consegue manter o prazo e o valor na mente do seu cliente, aumentando as chances de receber em dia e evitar inadimplência. Acredite, o resultado dessa simples ação pode te surpreender!

Use o ERP Bling para manter o controle financeiro da sua empresa

Já pensou em centralizar a gestão financeira do seu negócio em um único lugar? No Bling, você pode fazer o controle das finanças da sua empresa de forma simples e on-line.

Em nosso sistema, você consegue emitir links de pagamento, boleto e QRCode, enviando-os direto para o cliente em poucos cliques.

Além disso, na Conta Bling, é possível acompanhar todos os valores que já foram recebidos e aqueles ainda em aberto, como você confere no vídeo abaixo.