Se você tem uma empresa, aposto que já ficou imaginando como seria o cotidiano do seu negócio se você não tivesse acesso a relatórios gerenciais para tomar suas decisões estratégicas…
Seria o caos, não é mesmo? Afinal, esse cenário é o oposto do que consideramos como ideal para um negócio bem-sucedido.
Esse fator se torna ainda mais impactante no que diz respeito às atividades logísticas que precisam ser baseadas em informações confiáveis de forma que a tomada de decisões seja feita com segurança.
Assim, os relatórios gerenciais são parte importante desse processo. O artigo de hoje vai mostrar o porquê. Confira!
O que você verá no artigo:
O que é relatório gerencial?
Relatório gerencial é um documento que contém informações e dados objetivos sobre o seu negócio, apresentando análise de resultados por área e/ou operação. Quando analisados em conjunto, contribuem significativamente para uma compreensão da situação real do empreendimento.
Com essa análise é possível também ter melhor absorção das informações apresentadas, já que sendo um documento de formato único, tende a favorecer a organização dos dados através de recursos gráficos e tabelas, tornando a leitura de dados complexos em algo simples.
Nos relatórios gerenciais, constam todas as informações relevantes da empresa, como por exemplo:
- Relatório de Fluxo de Caixa;
- Relatório de Vendas;
- Relatórios de Estoque;
- Relatório de Impostos e Tributos;
- Relatório das Taxas pagas aos marketplaces;
- Entre outros.
Tais documentos são poderosas ferramentas para mensurar resultados, identificar problemas e elaborar estratégias, além de serem extremamente eficazes para gerenciar recursos de modo mais assertivo, monitorar dados e otimizar recursos e operações.
Sem usar os relatórios gerenciais fica quase impossível garantir uma visão ampla sobre o negócio, já que é graças a esses documentos que o empreendedor pode tomar decisões mais sábias e certeiras para garantir o sucesso.
Qual a importância do relatório gerencial?
Ao abordarmos os relatórios gerenciais para controle de estoque, é preciso lembrar que há uma conexão natural entre o módulo de compras e o estoque – afinal, o nível deste, assim como a logística envolvida e a distribuição dos fornecedores, irão determinar a quantidade de produtos disponíveis para venda e o prazo necessário para realizar a compra desses itens e garantir que serão entregues para o consumidor sem maiores transtornos e atrasos.
Mesmo que seu negócio já seja automatizado, algumas atividades devem ser realizadas de forma manual, como a contagem do estoque nos depósitos e o controle das mercadorias armazenadas.
É aqui que entra o relatório gerencial, realizando a identificação correta dos itens que possuem maior rotatividade no estoque, de forma que o setor de compras defina as quantidades necessárias para adquirir, sua frequência, etc.
Conseguiu perceber que a importância de utilizar os relatórios gerenciais é enorme? Isso porque os resultados podem determinar o sucesso ou fracasso do seu negócio.
Como os relatórios gerenciais ajudam na gestão do estoque?
O uso de relatórios ajuda sua empresa a manter um controle de estoque assertivo e eficaz.
A gestão do estoque é um setor diretamente ligado aos departamentos de compras e produção, pois entre a aquisição da matéria-prima e a fabricação dos itens está o estoque onde ficam armazenados os insumos e mercadorias.
Esse departamento é impactado de forma direta pelo comportamento dos outros dois setores citados acima, já que os relatórios de estoque demonstram a necessidade de compra, movimentações de mercadorias e elementos que a empresa possui para o processo produtivo.
Esses documentos detalham o que entra, o que sai e o que permanece em seu depósito. Essas informações, quando usadas na gestão, ajudam com uma visão ampla sobre tudo o que está relacionado ao setor.
No varejo online ou físico, o controle de estoque é fundamental pois evita erros, minimiza prejuízos e facilita a tomada de decisões na hora das compras.
Controle de estoque e giro de estoque
Compreendida a importância dos relatórios, precisamos entender esses dois processos e as diferenças e semelhanças entre eles, para então perceber como, alinhados aos relatórios, estas atividades podem impactar na sua empresa.
Controle de estoque: o que é?
Essa é uma tarefa que vai além do armazém, pois cuida da gestão de produtos e mercadorias durante sua vida útil dentro da empresa: desde quando o produto entra no armazém até o momento da venda (quando sai do depósito).
O controle de estoque é a organização das informações que, para ser efetivo, deve levar em conta toda a cadeia de suprimentos.
Seu intuito é manter os setores envolvidos a par da situação dos itens, sua disponibilidade e/ou a necessidade de reposição.
Ele é importante e essencial, pois proporciona maior poder de previsibilidade à sua empresa, podendo evitar situações como:
- Falta de produtos no estoque;
- Estocagem desnecessária;
- Uso exacerbado do espaço do armazém;
- Dano aos produtos;
- Mercadorias com prazo de validade expirado;
- E, principalmente: prejuízos.
Giro de estoque: o que é?
É um parâmetro usado para verificar o desempenho do estoque na sua empresa. Indica inclusive a qualidade dos produtos armazenados e qual foi a quantidade vendida em um período de tempo.
Os dados obtidos pelo giro de estoque ajudam na avaliação da saúde financeira do negócio, pois os cálculos auxiliam na identificação do número de vezes ao ano que ocorre o giro de mercadorias e a média de tempo que os itens ficam parados.
Isso ajuda o gestor a avaliar o cenário global e criar estratégias para reduzir o tempo entre o armazenamento da matéria-prima, a confecção do produto e a entrega ao cliente.
Tipos de relatórios gerenciais de estoque
Agora que você já aprendeu o que são os relatórios gerenciais e a importância deles, separamos 6 documentos importantes que farão toda a diferença na gestão do seu estoque:
Relatórios de estoque e vendas
Esses relatórios contêm informações sobre a compra de matérias-primas, consumo de materiais na produção e produtos prontos que já estão disponíveis para venda e servem para saber o grupo, subgrupo ou linha de produtos que sua empresa está vendendo mais ou menos.
Eles também podem informar se o estoque está próximo do volume mínimo ou máximo da capacidade.
Você pode usar relatórios do tipo:
- Estoque Atual Sintético: para mostrar os produtos cadastrados no sistema;
- Estoque Financeiro: para demonstrar o valor total dos itens armazenados;
- Estoque Rotativo Mensal: para informar compras realizadas, valores e quantidade vendidas no mês.
Relatório de necessidade de compra
É o documento que mostra os itens que precisam ser comprados com base no seu estoque mínimo e estoque disponível naquele momento.
Nesse relatório pode-se inserir dados como código do produto, quantidade de venda por período, estoque atual e preço da última compra, etc.
Esse documento atua como base para o planejamento de compras futuras, evitando estoque parado ou excesso de itens nas prateleiras, além de garantir que sua empresa disponha dos componentes necessários para a fabricação dos produtos.
Movimentação de estoque
Trata-se de um relatório que demonstra entradas e saídas dos depósitos em um determinado período.
Nesse relatório, você poderá encontrar dados como:
- Aquisição de itens;
- Devolução de compra;
- Requisições;
- Transferência de itens entre os setores;
- Transformação de matéria-prima;
- Baixa de venda;
- Entre outros.
Todas as informações presentes nesse documento servem de apoio para controlar o fluxo de itens do seu estoque, otimizando processos e aprimorando a organização das prateleiras e corredores.
Reserva de produto x pedido
Relatório que exibe as matérias-primas requeridas para um determinado processo, de forma que esse documento serve para fazer a reserva dos insumos em estoque que serão destinados para determinado pedido ou ordem de produção específica.
Aqui o relatório pode inclusive abordar informações como:
- Data de reserva;
- Origem;
- Número do pedido;
- Produto;
- Status – processado, pendente, etc.
Contagem de inventário
Documento que mostra a quantidade exata de itens que sua empresa possui estocado – um relatório gerencial extremamente importante, pois serve de apoio para a realização de um controle de estoque o mais transparente e confiável possível.
Citamos abaixo alguns dos principais tipos de inventário:
- Inventário rotativo: realiza a contagem de produtos e matérias-primas e ocorre em períodos pré-determinados, que podem ser em intervalos de dia, semana ou mês;
- Periódico: é a contagem feita no final de um período contábil, como: no último dia de um mês ou ao final de um trimestre;
- Inventário anual: trata-se da contagem de produtos que permaneceram em estoque ao final do ano, sendo utilizado como base para o ano seguinte.
Curva ABC de faturamento
É um relatório gerencial que utiliza um método de classificação que faz a separação dos itens de maior importância e impacto na sua empresa.
Nesse documento, os produtos precisam ser separados em classes, veja o exemplo:
- Itens Classe A: engloba os itens com maior quantidade, valor ou importância;
- Itens Classe B: inclui os produtos de importância, quantidade ou valor intermediário;
- Itens Classe C: abarca os itens menos importantes e que são mantidos em pouca quantidade no estoque.
Como certas mercadorias podem ficar muito tempo paradas no seu armazém, você pode utilizar esse documento para conseguir identificar os produtos que possuem menor giro no estoque e/ou que ocupam muito espaço.
O relatório Curva ABC é considerado um dos relatórios gerenciais de estoque mais importantes para qualquer empreendimento.
Como criar um relatório gerencial para o seu negócio
De forma geral, um relatório gerencial possui alguns dados e informações obrigatórios, veja quais:
- Introdução: traz o assunto a ser tratado e as informações básicas para compreensão do documento;
- Plano de fundo: necessário para refletir os motivos que levaram ao desenvolvimento do referido relatório;
- Metodologia: aponta os métodos utilizados para tratamento dos dados apresentados no documento;
- Resultados: oferece estes sob realidades negativas e positivas que precisam ser observadas;
- Limitações: são os dados não inclusos do documento;
- Conclusão: traz as soluções para modificar e/ou melhorar a situação atual;
- Recomendações: passa diretrizes e tudo que precisa ser feito de uma forma mais prática;
- Informações complementares: conta com citações secundárias e outras informações.
Qual é a frequência ideal para gerar um novo relatório gerencial de estoque?
O tempo de desenvolvimento do relatório vai variar de acordo com o quadro atual da sua empresa, ou seja, o que você precisa analisar em um determinado momento ou situação.
Mas você deve ter atenção, pois relatórios de estoque são documentos que precisam ser preparados constantemente, para que a análise siga acompanhando as ações em prol de melhorar os pontos fracos da área. É importante lembrar também que, de maneira geral, o estoque é algo sempre muito movimentado, independente do tipo de empresa.
Se o seu estoque estiver enfrentando problemas, você precisará realizar esse controle em períodos de tempo menores para melhor compreender e perceber se as ações geraram os resultados esperados ou não.
Quando o seu negócio está no começo, pode não haver muitas informações disponibilizadas de forma organizada, então o primeiro passo é fazer essa organização da sua empresa. Ou seja, antes de fazer o relatório gerencial, o foco deve ser organizar os principais pontos que mantém sua empresa funcionando.
Mas, independente da área de atuação da sua empresa, os relatórios são essenciais para uma boa performance do seu estoque.
Assim, uma forma de facilitar a atividade de geração de relatórios é contratar sistemas de gestão que armazenam e organizam os dados da sua empresa. Você otimiza os processos, facilita sua rotina e até mesmo gera relatórios de maneira automática.
Relatórios gerenciais de estoque são indispensáveis
Os relatórios de estoque desempenham um papel extremamente importante para qualquer tipo de negócio.
As informações contidas nesses documentos impactam sua visão sobre a saúde da sua empresa, por oferecerem dados precisos que influenciam diretamente nas tomadas de decisões.
Mas como são muitos relatórios, você deve estar pensando que é praticamente impossível acessar todos os documentos de forma unificada, não é mesmo?
Porém, com a tecnologia atual, já é possível que sua empresa obtenha acesso a essas e a outras informações de uma forma bastante prática e simples.
Basta usar um software de gestão ERP, que disponibiliza diversos relatórios gerenciais que servem para facilitar sua rotina, ajudando seu negócio a automatizar processos, integrar os setores e permitindo acompanhar de perto todos os dados relacionados ao estoque (e outras áreas da empresa).
Com o Bling, você faz a gestão completa do seu negócio, desde as operações do dia a dia até o controle de estoque com dezenas de relatórios gerenciais para te apoiar. O Bling conta com relatórios de estoque, finanças, vendas, notas fiscais, DRE, curva ABC, e muito mais! E ainda é possível personalizar estes relatórios, para garantir que essas ferramentas oferecem exatamente aquilo que sua empresa precisa.
Ou seja, com todas essas dicas, criar relatórios gerenciais, acessá-los e fazer a gestão do seu estoque ficou muito fácil!